Talousohjauksen tietojärjestelmäratkaisut ja niihin liittyvät palvelut

Lyhyt kuvaus

Hankinnan kohteena on Helsingin kaupungin (jäljempänä Tilaajan) talousohjauksen tietojärjestelmäratkaisut ja niihin liittyvät palvelut. Hankinta kattaa teknologiat, toteutuksen ja käyttöönoton, jatkuvan ohjelmistopalvelun ja sen vaatimat käyttöoikeudet, jatkuvan tuen ja ylläpidon, jatkokehityksen sekä muut ratkaisujen käyttöön ja kehittämiseen liittyvät asiantuntijapalvelut.
Sopimusteknisesti hankinta järjestetään siten, että toimittajan ja teknologiantoimittajan tai useiden teknologiantoimittajien kanssa solmitaan erilliset sopimukset saman hankinnan alla.

Prosessinäkökulmasta hankittava ratkaisu käsittää perustietojen hallinnan, strategisen suunnittelun, taloussuunnittelun prosessit (toiminnan ja talouden muutostarkastelu, raami, talousarvio, tulosbudjetointi, ennustaminen), palvelu- ja tuotekustannuslaskennan ja raportoinnin prosessit sekä prosesseja palvelevat analytiikkaratkaisut. Toiminnallinen prosessilaajuus sekä toiminnalliset vaatimukset on kuvattu tarkemmin osiossa 2.1 Alustavat vaatimukset ratkaisuille sekä liitteissä Talousohjauksen prosessit ja Toiminnalliset vaatimukset.

Hankinnan kohteena ovat kaupunkiyhteiset ratkaisut, jotka palvelevat kaikkien tämän dokumentin osiossa 1.1 Hankintayksikön esittely kuvattujen toimialojen sekä liikelaitosten tarpeita talousohjauksen prosesseissa. Hankittavista kaupunkiyhteisistä ratkaisuista tarjotaan reaaliaikaista ja luotettavaa tietoa johtamisen tueksi sekä helpotetaan talouden prosesseissa työskentelevien arkea minimoimalla manuaalisia työvaiheita.

Hankinnan kohteena on pilvipohjainen ohjelmistopalvelu. Lähtökohtaisesti hankitaan Helsingin kaupungin tarpeisiin konfiguroitavia, valmisohjelmistoihin perustuvia ratkaisuja, joissa räätälöitävät osuudet minimoidaan. Ratkaisu voi koostua useammasta kuin yhdestä eri ohjelmistovalmistajan komponentista ja useasta eri järjestelmästä. Ratkaisun tulee olla arkkitehtuurillisesti tehokas ja eri komponenttien toimia saumattomasti yhteen.

Hankittavan ratkaisun tulee täyttää lakisääteisen kunnan ja hyvinvointialueen taloussuunnittelun ja raportoinnin tarpeet ja muut kuntia sekä sosiaali-, terveys- ja pelastustoimintaa koskevat lainsäädännön vaatimukset. Ratkaisulla on kyettävä tuottamaan lakisääteinen kuntia ja hyvinvointialueita koskeva taloustietoraportointi (jäljempänä valtion talousraportointi) sekä siihen tarvittava taustalaskenta. Ratkaisun tulee lisäksi olla joustava käytettävien rakenteiden ja organisaatiomuutosten hallinnassa.

Hankinnan kohde on tarkemmin kuvattu tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintamääriin.

Hankinnan kuvaus

Hankinnan kohteena on Helsingin kaupungin (jäljempänä Tilaajan) talousohjauksen tietojärjestelmäratkaisut ja niihin liittyvät palvelut. Hankinta kattaa teknologiat, toteutuksen ja käyttöönoton, jatkuvan ohjelmistopalvelun ja sen vaatimat käyttöoikeudet, jatkuvan tuen ja ylläpidon, jatkokehityksen sekä muut ratkaisujen käyttöön ja kehittämiseen liittyvät asiantuntijapalvelut.
Sopimusteknisesti hankinta järjestetään siten, että toimittajan ja teknologiantoimittajan tai useiden teknologiantoimittajien kanssa solmitaan erilliset sopimukset saman hankinnan alla.

Prosessinäkökulmasta hankittava ratkaisu käsittää perustietojen hallinnan, strategisen suunnittelun, taloussuunnittelun prosessit (toiminnan ja talouden muutostarkastelu, raami, talousarvio, tulosbudjetointi, ennustaminen), palvelu- ja tuotekustannuslaskennan ja raportoinnin prosessit sekä prosesseja palvelevat analytiikkaratkaisut. Toiminnallinen prosessilaajuus sekä toiminnalliset vaatimukset on kuvattu tarkemmin osiossa 2.1 Alustavat vaatimukset ratkaisuille sekä liitteissä Talousohjauksen prosessit ja Toiminnalliset vaatimukset.

Hankinnan kohteena ovat kaupunkiyhteiset ratkaisut, jotka palvelevat kaikkien tämän dokumentin osiossa 1.1 Hankintayksikön esittely kuvattujen toimialojen sekä liikelaitosten tarpeita talousohjauksen prosesseissa. Hankittavista kaupunkiyhteisistä ratkaisuista tarjotaan reaaliaikaista ja luotettavaa tietoa johtamisen tueksi sekä helpotetaan talouden prosesseissa työskentelevien arkea minimoimalla manuaalisia työvaiheita.

Hankinnan kohteena on pilvipohjainen ohjelmistopalvelu. Lähtökohtaisesti hankitaan Helsingin kaupungin tarpeisiin konfiguroitavia, valmisohjelmistoihin perustuvia ratkaisuja, joissa räätälöitävät osuudet minimoidaan. Ratkaisu voi koostua useammasta kuin yhdestä eri ohjelmistovalmistajan komponentista ja useasta eri järjestelmästä. Ratkaisun tulee olla arkkitehtuurillisesti tehokas ja eri komponenttien toimia saumattomasti yhteen.

Hankittavan ratkaisun tulee täyttää lakisääteisen kunnan ja hyvinvointialueen taloussuunnittelun ja raportoinnin tarpeet ja muut kuntia sekä sosiaali-, terveys- ja pelastustoimintaa koskevat lainsäädännön vaatimukset. Ratkaisulla on kyettävä tuottamaan lakisääteinen kuntia ja hyvinvointialueita koskeva taloustietoraportointi (jäljempänä valtion talousraportointi) sekä siihen tarvittava taustalaskenta. Ratkaisun tulee lisäksi olla joustava käytettävien rakenteiden ja organisaatiomuutosten hallinnassa.

Hankinnan kohde on tarkemmin kuvattu tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintamääriin.

Lisätietoja

Alla on kuvattu keskeisempiä muutoksia verrattuna aiempaan tarjouspyyntöön. Myös muita täsmennyksiä ja korjauksia on tehty tässä lueteltujen muutosten lisäksi. Tarjoajan vastuulla on käydä koko tarjouspyyntö kaikkine liitteineen huolellisesti läpi ja laatia vastaukset kuvattujen vaatimusten ja ohjeiden perusteella.

Aikataulu, projektisuunnitelma ja käyttöönottosuunnitelma

- Kokonaisaikataulua ja -vaiheistusta on päivitetty (kappale 2.5), ottaen huomioon Tilaajan organisaatiossa tehtävät merkittävät laskentatunnistemuutokset TARMO-projektin rinnalla.
- Toimitus- ja käyttöönottoprojektin projektisuunnitelma -dokumenttipohjaa on täydennetty.
- Projektin toimitusmallin valintaa on korostettu; Toimittajan on huomioitava osa-alueiden eroavaisuudet (esim. iteratiivisemman lähestymistavan vaativien osa-alueiden määrittely tulee huomioida projektisuunnitelmassa).
- Osana projektisuunnitelmaa tulee laatia käyttöönottosuunnitelma, mukaan lukien roolit ja vastuut.
- Vastuunjakotaulukkoa on tarkennettu eri kokonaisuuksien osalta.
- Päivitetty tehostetun tuen eli hypercaren toteutusta osana uutta vaiheistusta.
- Lisätty käyttöönoton vaatimukset liitteeseen ‘Käyttöönoton ja muutosjohtamisen vaatimukset’.
- Testauksen vastuita ja sisältöä on tarkennettu, mukaan lukien testauksen resursoinnin kuvaus ja Tilaajan edustajien osallistuminen eri testausvaiheisiin.

Raportointi ja johdon työpöytä

- Johdon työpöydän raporttien tuotokset on tarkennettu vaiheittain ja sovitettu uuteen vaiheistukseen.
- Uusia johdon työpöydän raportteja on lisätty ‘Raporttilistaus’ - liitteelle.

Konversio ja migraatio

- Konversio- ja migraatiovaatimuksia ja vastuita on tarkennettu.

Sopimusluonnos

- Sopimusluonnokseen on lisätty työllistämisehto. Lisäys sopimusluonnokseen on sisällöltään vastaava mitä työllistämisliitteessä on kuvattu. Työllistämisehdon mukainen työllistämisliite oli mukana myös edellisessä tarjouspyynnössä.
- Tämän tarjouspyynnön työllistämisliite on sisällöltään sama kuin edellisessä tarjouspyynnössä.
- Työllistämisliite on myös lisätty sopimusluonnoksen liitelistaan, ja tämän myötä sopimuksen liitteiden soveltamisjärjestys on muuttunut.

Referenssit

- Asiantuntijareferenssien osalta on selkeytetty niin, että projektipäällikkö, ratkaisuarkkitehti ja prosessiasiantuntijat eivät voi toimia muissa rooleissa.
- Valtion talousraportoinnin asiantuntijan kuvausta on tarkennettu substanssiosaamisen osalta.
- Toimittajareferenssien kohdalla tietovarastoratkaisun referenssin tulee koskea nimenomaan erillistä tiedonhallinnan ja varastoinnin ratkaisua, joka on teknologialtaan erillinen taloussuunnittelujärjestelmästä. Tämä varmistaa, että toimittajalla on riittävä kokemus ja osaaminen myös tietovaraston hallinnasta ja toteutuksesta erillisenä kokonaisuutena.
- Lisäksi konserni- tai tytäryhtiöreferenssejä ei hyväksytä, elleivät ne ole virallisesti osa tarjoavaa ryhmittymää tai alihankkijaa

Teknologia ja kustannukset

- Power BI -lisenssien ohjeistusta ja teknologiakustannusten syöttöpohjaa on tarkennettu Hintaliitteeseen.
- Valtion talousraportoinnin käyttöönottojen liitteeseen on lisätty selvennys, että kaikki kunnan ja hyvinvointialueen taksonomian raportit kuuluvat projektin laajuuteen riippumatta niiden käyttöönottojen aikatauluista.

Arkkitehtuuri ja integraatiot

- Lisätty uusi integraatio Cloudia sopimushallinnan järjestelmästä.
- Tarkennettu hankinnan kohteen tavoitetilan arkkitehtuuria ja tiedonhallinnan ja varastoinnin ratkaisun vaatimuksia.

Muut muutokset

- Käytettävyysarvioinnin poisjättäminen ja laadun painoarvot määritetty uudelleen.
- Pakollisten vaatimusten täyttämistä koskevaa ohjeistusta on tarkennettu, mukaan lukien hylkäyskriteerit.
- Maksuaikataulu täsmennetty uuden kokonaisaikataulun päivityksen mukaisesti.
- Palvelutasoliitettä ja palveluvaatimuksia tarkennettu palvelupyyntöjen hallinnan osalta.

Vaihtoehtojen kuvaus

Hankintasopimukseen voidaan sisällyttää seuraavat optiot:
Valtion talousraportoinnin lähettäminen palveluna Valtiokonttorille, ja
Tiedonhallinnan ja varastoinnin ratkaisun kapasiteetin laajentaminen

Toimittajan ei ole pakko esittää tarjousta optioista, eikä niitä oteta huomioon tarjousten vertailussa tai tarjouksen vähimmäisvaatimustenmukaisuuden arvioinnissa. Optioiden arvo lasketaan kuitenkin osaksi hankinnan ennakoitua arvoa. Tilaajalla on oikeus päättää option käytöstä tai käyttämättä jättämisestä, eikä tilaajalla ei näin ollen ole sitovaa velvollisuutta käyttää optioita. Optioihin liittyvät vaatimukset löytyvät liitteestä Toiminnalliset vaatimukset erilliseltä välilehdeltä Optiot. Toimittajan tulee sisällyttää optioiden hinta-arviot hintaliitteeseen, ja Toimittaja sitoutuu toimittamaan option tai optiot esitettyyn hintaan sopimuskauden aikana. Optiot on kuvattu tarkemmin liitteessä Hankinnan kohteen kuvaus.

Alla on kuvattu keskeisempiä muutoksia verrattuna aiempaan tarjouspyyntöön. Myös muita täsmennyksiä ja korjauksia on tehty tässä lueteltujen muutosten lisäksi. Tarjoajan vastuulla on käydä koko tarjouspyyntö kaikkine liitteineen huolellisesti läpi ja laatia vastaukset kuvattujen vaatimusten ja ohjeiden perusteella.

Aikataulu, projektisuunnitelma ja käyttöönottosuunnitelma

- Kokonaisaikataulua ja -vaiheistusta on päivitetty (kappale 2.5), ottaen huomioon Tilaajan organisaatiossa tehtävät merkittävät laskentatunnistemuutokset TARMO-projektin rinnalla.
- Toimitus- ja käyttöönottoprojektin projektisuunnitelma -dokumenttipohjaa on täydennetty.
- Projektin toimitusmallin valintaa on korostettu; Toimittajan on huomioitava osa-alueiden eroavaisuudet (esim. iteratiivisemman lähestymistavan vaativien osa-alueiden määrittely tulee huomioida projektisuunnitelmassa).
- Osana projektisuunnitelmaa tulee laatia käyttöönottosuunnitelma, mukaan lukien roolit ja vastuut.
- Vastuunjakotaulukkoa on tarkennettu eri kokonaisuuksien osalta.
- Päivitetty tehostetun tuen eli hypercaren toteutusta osana uutta vaiheistusta.
- Lisätty käyttöönoton vaatimukset liitteeseen ‘Käyttöönoton ja muutosjohtamisen vaatimukset’.
- Testauksen vastuita ja sisältöä on tarkennettu, mukaan lukien testauksen resursoinnin kuvaus ja Tilaajan edustajien osallistuminen eri testausvaiheisiin.

Raportointi ja johdon työpöytä

- Johdon työpöydän raporttien tuotokset on tarkennettu vaiheittain ja sovitettu uuteen vaiheistukseen.
- Uusia johdon työpöydän raportteja on lisätty ‘Raporttilistaus’ - liitteelle.

Konversio ja migraatio

- Konversio- ja migraatiovaatimuksia ja vastuita on tarkennettu.

Sopimusluonnos

- Sopimusluonnokseen on lisätty työllistämisehto. Lisäys sopimusluonnokseen on sisällöltään vastaava mitä työllistämisliitteessä on kuvattu. Työllistämisehdon mukainen työllistämisliite oli mukana myös edellisessä tarjouspyynnössä.
- Tämän tarjouspyynnön työllistämisliite on sisällöltään sama kuin edellisessä tarjouspyynnössä.
- Työllistämisliite on myös lisätty sopimusluonnoksen liitelistaan, ja tämän myötä sopimuksen liitteiden soveltamisjärjestys on muuttunut.

Referenssit

- Asiantuntijareferenssien osalta on selkeytetty niin, että projektipäällikkö, ratkaisuarkkitehti ja prosessiasiantuntijat eivät voi toimia muissa rooleissa.
- Valtion talousraportoinnin asiantuntijan kuvausta on tarkennettu substanssiosaamisen osalta.
- Toimittajareferenssien kohdalla tietovarastoratkaisun referenssin tulee koskea nimenomaan erillistä tiedonhallinnan ja varastoinnin ratkaisua, joka on teknologialtaan erillinen taloussuunnittelujärjestelmästä. Tämä varmistaa, että toimittajalla on riittävä kokemus ja osaaminen myös tietovaraston hallinnasta ja toteutuksesta erillisenä kokonaisuutena.
- Lisäksi konserni- tai tytäryhtiöreferenssejä ei hyväksytä, elleivät ne ole virallisesti osa tarjoavaa ryhmittymää tai alihankkijaa

Teknologia ja kustannukset

- Power BI -lisenssien ohjeistusta ja teknologiakustannusten syöttöpohjaa on tarkennettu Hintaliitteeseen.
- Valtion talousraportoinnin käyttöönottojen liitteeseen on lisätty selvennys, että kaikki kunnan ja hyvinvointialueen taksonomian raportit kuuluvat projektin laajuuteen riippumatta niiden käyttöönottojen aikatauluista.

Arkkitehtuuri ja integraatiot

- Lisätty uusi integraatio Cloudia sopimushallinnan järjestelmästä.
- Tarkennettu hankinnan kohteen tavoitetilan arkkitehtuuria ja tiedonhallinnan ja varastoinnin ratkaisun vaatimuksia.

Muut muutokset

- Käytettävyysarvioinnin poisjättäminen ja laadun painoarvot määritetty uudelleen.
- Pakollisten vaatimusten täyttämistä koskevaa ohjeistusta on tarkennettu, mukaan lukien hylkäyskriteerit.
- Maksuaikataulu täsmennetty uuden kokonaisaikataulun päivityksen mukaisesti.
- Palvelutasoliitettä ja palveluvaatimuksia tarkennettu palvelupyyntöjen hallinnan osalta.

Tarkat tiedot uudelleentarkastelumenettelyjen määräajasta (määräajoista)

Julkista hankintaa koskevaan päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun voidaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä hankintalaki) mukaan hakea muutosta vaatimalla hankintayksiköltä oikaisua (jäljempänä hankintaoikaisu). Asia voidaan myös saattaa valituksella markkinaoikeuden käsiteltäväksi (jäljempänä valitus markkinaoikeudelle). Muutoksenhakumenettelyjen määräajat ovat hankintalain mukaiset.

HANKINTAOIKAISU
Asianosaisen on vaadittava hankintaoikaisua 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä valitusosoituksineen tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta.

VALITUS MARKKINAOIKEUDELLE
Valitus markkinaoikeudelle on tehtävä kirjallisesti 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintaa koskevasta päätöksestä valitusosoituksineen.