Monitoimilaitteet ja niihin liittyvät palvelut

Lyhyt kuvaus

Hankinnan kohteena ovat monitoimilaitteet ja niihin liittyvät palvelut. Kaikkien tarjottujen laitteiden tulee olla uusia ja toimittajan maahantuontivalikoimissa ja toimitettavissa sopimuskauden alkaessa. Sopimuskauden aikana valikoimiin on mahdollista tulla uusia laitemalleja.

Helsingin seurakuntayhtymän kokonaislaitemäärä on noin 130 laitetta, joista uusitaan vuosittain keskimäärin 30 kpl. Nykyiset laitteet ovat leasingilla ja ne vaihdetaan, kun leasingaika tulee täyteen ja jos asiakas niin päättää. Laitteilla tulostettava sivumäärä on arviolta 1,0 milj. kpl mustavalkosivuja ja 1,0 milj. kpl värisivuja vuodessa.

Sopimustoimittajaksi valitaan yksi toimittaja. Tilaukset tehdään keskitetysti Helsingin seurakuntayhtymän tietohallinnosta. Tilaaja ei sitoudu mihinkään tiettyyn hankintamäärään. Toimittajalle ei myönnetä yksinoikeutta.

Menettelyn tärkeimmät piirteet

Menettelyn vaiheet ovat seuraavat:
1. Hankintailmoituksen ja tarjouspyyntöasiakirjojen julkaisu
2. Kysymysten esittäminen ja niihin vastaaminen
3. Tarjousten jättäminen määräaikaan mennessä
4. Tarjousten avaaminen
5. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi
6. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
7. Tarjousvertailu
9. Hankintapäätös ja tiedoksianto tarjoajille
10. Sopimuksen solmiminen valitun tarjoajan kanssa.

Tarjoajan tulee täyttää tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet. Hankintayksikkö pyytää alla mainitut todistukset ja selvitykset vain siltä tarjoajalta, joka näyttää alustavan tarjousvertailun perusteella tulevan valituksi ellei selvityksiä ole saatavilla www.vastuugroup.fi - palvelusta tai www.ytj.fi - sivustolta (Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä). Tarjoajan tulee varautua toimittamaan todistukset ja selvitykset tilaajalle tämän näitä pyytäessä annetussa aikataulussa missä tahansa vaiheessa hankintamenettelyä.Hankintayksiköllä on oikeus tarkistaa dokumentit tarjouskilpailuun tarjonneilta tarjoajilta missä tahansa vaiheessa menettelyä.

Hankintayksikkö tarkistaa valittavalta tarjoajalta sen soveltuvuuden täyttämisen varmistavat dokumentit viimeistään ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Tarkastus tehdään mm. seuraavat alla luetellut rekisterit ja todistukset läpikäymällä. Mahdolliset yksityiskohtaiset tarjoajaa koskevat vaatimukset on kuvattu tällä tarjouspyynnöllä ja erityisesti sen liitteessä ESPD-lomake.

• Kaupparekisteri
• Ennakkoperintälain mukainen ennakkoperintärekisteri ja työnantajarekisteri
• Arvonlisäverolain mukainen arvonlisäverovelvollisten rekisteri
• Sijoittumismaan lainsäädännön mukaisten verojen ja sosiaaliturvamaksujen maksaminen
• Suomen lainsäädännön mukaisten verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkemaksujen
maksaminen, jos tarjoaja on Suomessa verovelvollinen ja velvollinen maksamaan
sosiaaliturvamaksuja
• Tilinpäätöstiedot tai
• Suomen Asiakastiedon Rating Alfa -raportti tai vastaava todistus
• Todistus toiminnan vastuuvakuutuksen ottamisesta ja voimassaolosta

Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen solmimisella.

HUOM.
1. Mikäli tarjoaja on ulkomainen yritys, joka lähettää Suomeen työntekijöitään, sen tulee toimittaa selvitys lähetettyjen työntekijöiden sosiaaliturvan järjestämisestä.
2. Edellä mainitut todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia laskettuna tarjousten jätön määräpäivästä.
3. Ulkomaalaisen tarjoajan on toimitettava kaikki edellä mainitut tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisteriotteella tai vastaavalla ja yleisesti hyväksyttävällä tavalla. Tiedot tulee toimittaa sekä alkuperäiskielellä että käännettynä suomeksi.
4. Tarjousmenettelyn kieli on suomi. Kaikista mahdollisista käännöskuluista vastaa tarjoaja.
5. Mikäli tarjoaja ei ole rekisteröitynyt johonkin edellytetyistä rekistereistä, sen tulee varautua esittämään kirjallisesti perustelut rekisteröimättömyydelle.
6. Pakotteista noudatetaan, mitä voimassaolevassa lainsäädännössä ja Julkisten hankintojen yleisissä sopimusehdoissa 2025 todetaan. Lisäksi todetaan että Euroopan unioni ja Yhdistyneet kansakunnat ovat asettaneet ja saattavat tulevaisuudessa asettaa pakotteita lainsäädännön ja/tai toimielintensä päätöksillä. Tarjoaja on velvollinen huolehtimaan, ettei sen toiminta tai sen tuottamien tuotteiden tai palvelujen käyttö riko asetettuja pakotteita. Tilaaja voi irtisanoa tämän tähän hankintaan tehtävän sopimuksen päättymään välittömästi joko kokonaan tai niiden tuotteiden, toimitusten tai palvelujen osalta, joihin pakotteet kohdistuvat.

Edellä kuvatut vaatimukset koskevat myös tarjoajan mahdollista alihankkijaa.

Mikäli toimintansa aloittavalla tarjoajalla ei vielä ole kaikkia edellä lueteltuja todistuksia ja selvityksiä, sen tulee toimittaa ne viimeistään ennen mahdollisen sopimuksen allekirjoittamista.