Mobility Management System for Haaga-Helia University of Applied Sciences

Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Oy

Haaga-Helia University of Applied Sciences seeks a comprehensive SaaS-based Mobility Management System to support the full lifecycle of international student, staff, and teacher exchanges. The solution must streamline all exchange-related processes—from marketing opportunities to application handling, selections, documentation, financial management, reporting, and partner institution coordination—while meeting the specific requirements of higher education mobility programs such as Erasmus+. The system shall provide integrated tools for application workflows, digital signatures, learning agreements, grant calculations, partner database management with EWP connectivity, dashboards for administrators and participants, analytics, and automated communications. It must support multiple user groups, enable efficient data management without duplication, and integrate with Haaga-Helia’s existing systems where applicable. The supplier will deliver a fully functional, production-ready solution by autumn 2026, including implementation, documentation, training, data migration, and required integrations, in accordance with defined security, data protection, and service level requirements. The Agreement is valid 2 years from the signing of the Agreement, after which the Agreement continues as valid until further notice. Object of the procurement is described in more detail on Annex A1 Description fot the procurement.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2026-03-11. Hankinta julkaistiin 2026-02-19.

Kuka?

• Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Oy

Mitä?

Missä?

• Helsinki-Uusimaa › Helsinki-Uusimaa

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2026-02-19	hankintailmoitus

hankintailmoitus (2026-02-19)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Mobility Management System for Haaga-Helia University of Applied Sciences
Viitenumero: 594983
Lyhyt kuvaus:
“Haaga-Helia University of Applied Sciences seeks a comprehensive SaaS-based Mobility Management System to support the full lifecycle of international...”
Sopimustyyppi: Tavarat
Tuotteet/palvelut: Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät 📦
Täydentävä hankintalaji: Palvelut
Suorituspaikkaa koskevat rajoitukset: Missä tahansa Euroopan talousalueella
Kuvaus
Sisäinen tunniste: 594983
Tämä hankinta soveltuu myös pienille ja keskisuurille yrityksille (pk-yrityksille) ✅
Hankinnan kuvaus:
“Haaga-Helia University of Applied Sciences seeks a comprehensive SaaS-based Mobility Management System to support the full lifecycle of international...”
Lisätietoja:
“According to the assessment of the contracting authority, more than half of the value of the contract consists of compensation paid for the licences...”
Sopimustyyppi: Tavarat
Tuotteet/palvelut: Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät 📦
Lisätuotteet/palvelut: Ohjelmiston integrointia koskevat konsulttipalvelut 📦
Täydentävä hankintalaji: Palvelut
Kesto: 24 (MONTH)
Jäljempänä oleva aikataulu on ilmaistu kuukausina.
Tietoa vaihtoehdoista
Vaihtoehdot ✅
Vaihtoehtojen kuvaus:
“After the two‑year fixed-term contract period, the contract shall remain in force until further notice The customer has the right to purchase expert...”
Myöntämisperusteet
Hinta ✅
Laatukriteeri (nimi): QUALITY 30 %
Otsikko
Erän tunnistenumero: LOT-0000
Hankinnan laajuus
Lisätuotteet/palvelut: Ohjelmiston integrointia koskevat konsulttipalvelut 📦

Menettely
Toimenpiteen tyyppi
Avoin menettely ✅
Oikeusperusta: Muu
Menettelyn tärkeimmät piirteet:
“The procurement is governed by the Act on Public Procurement and Concession Contracts (1397/2016, Procurement Act). This is a procurement below the EU...”

Menettelyn tärkeimmät piirteet

The procurement is governed by the Act on Public Procurement and Concession Contracts (1397/2016, Procurement Act). This is a procurement below the EU threshold under Section 26 of the Act—a so‑called “national procurement.” The procedure to be used corresponds to the open procedure referred to in Section 32 of the Procurement Act.

PROCESSING OF TENDERS
Procedure steps (Contracting Authority):

1. Opens the tenders,
2. Checks the tenderer’s responses concerning suitability,
3. Checks the tenders’ compliance with the request to tender,
4. Compares the tenders,
5. Requests and checks certificates and statements regarding the winner’s suitability, and
6. Makes the procurement decision and notifies all tenderers of the decision.

At step 4, the Contracting Authority may either:
a) select, based on the evaluation criteria, the tenderer assessed to be the best, or
b) move to a negotiated procedure.

A negotiated procedure may be initiated if:
a) no tenders compliant with the request to tender have been received, or
b) none of the tenders can be accepted due to an excessively high price or for another reason.

All tenderers who submitted a tender by the deadline and meet the eligibility criteria will be invited to negotiate. The aim of the negotiations is to update the original request to tender so that the tenderers selected for the negotiations can submit new tenders on that basis. Negotiations will be conducted on an equal basis with all invited tenderers within a time period defined by the Contracting Authority. After the negotiations, the Contracting Authority will send an updated request to tender to all tenderers who took part in the negotiations, on the basis of which they will submit new tenders. The new tenders will be compared in accordance with the criteria described in the updated request to tender, and the winner will be selected on the basis of that comparison.

Additionally, Sections 96 and 125 of the Procurement Act apply to this procurement.

LANGUAGE USED IN THE TENDERING PROCEDURE

The procurement documents are available in English. If a tenderer needs the documents in another language, the tenderer is responsible for arranging the translation and for the related costs. Tenders and their appendices must be prepared in English.

PARTIAL TENDERS

Partial tenders are not accepted.

ALTERNATIVE (PARALLEL) TENDERS

Alternative (parallel) tenders are prohibited.

NOTIFICATION OF PROCUREMENT DECISIONS

Information about procurement decisions will be communicated to all tenderers electronically, using the email address provided by the tenderer in their tender.

Hallinnolliset tiedot
Tarjousten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika: 2026-03-11 11:00:00 📅
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: englanti 🗣️
Vähimmäisaika, jonka kuluessa tarjoajan on pidettävä tarjous voimassa: 6
Tarjouspyynnön ehdot
Tarjoaja voi jättää useamman kuin yhden tarjouksen
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: englanti 🗣️
Sähköinen laskutus: Pakollinen
Sähköistä tilaamista käytetään ✅
Sähköistä maksua käytetään ✅
Lisätietojen pyytämisen määräaika: 2026-02-25 11:00:00 📅

Hankintaviranomainen
Nimi ja osoitteet
Nimi: Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Oy
Kansallinen rekisterinumero: 2029188-8
Postiosoite: Ratapihantie 13
Postinumero: 00520
Postitoimipaikka: Helsinki
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: ict-hankinnat@haaga-helia.fi 📧
URL: http://www.haaga-helia.fi/ 🌏
Hankintaviranomaisen tyyppi
Julkisoikeudellinen yhteisö
Päätoimi
Koulutus
Viestintä
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/haagahelia?id=594983&tpk=f36997ee-1e3e-467b-a7b4-3bbdd0755745 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/haagahelia?id=594983&tpk=f36997ee-1e3e-467b-a7b4-3bbdd0755745 🌏
Tarjouksen/hakemuksen jättäminen sähköisesti: Pakollinen

Täydentävät tiedot
Lisätietoja

“According to the assessment of the contracting authority, more than half of the value of the contract consists of compensation paid for the licences...”
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Kansallinen rekisterinumero: 3006157-6
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postinumero: 00520
Postitoimipaikka: Helsinki
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Puhelin: +358 295643300 📞
URL: https://www.markkinaoikeus.fi 🌏
Tietoa sähköisistä työnkuluista
Sähköinen laskutus hyväksytään
Sähköistä tilaamista käytetään
Sähköistä maksua käytetään
Lähde: OJS 2026/S 036-121161 (2026-02-19)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät (>20 uudet hankinnat)