M-Files -dokumenttienhallintajärjestelmän käyttöönoton asiantuntijatuki

Helsingin kaupunki, kaupunkiympäristön toimiala

Helsingin kaupunkiympäristön toimiala on mukana kaupunkiyhteisen dokumentinhallintaratkaisun (M-Files) käyttöönotossa osana Helsingin kaupungin tiedonhallinnan kehittämistä. Kaupunginkanslia toteuttaa M-Files-järjestelmän teknisen perustamisen, mutta toimialojen tehtävänä on varmistaa järjestelmän onnistunut jalkauttaminen omiin palveluihinsa. Kaupungin kanslia vastaa myös järjestelmän yleisistä määrittelyistä ja emäjärjestelmätason toimivuudesta. Kaupunkiympäristön toimiala vastaa siitä, miten toimialan palvelut ottavat M-Filesin osaksi päivittäistä toimintaansa, ja tarvitsee asiantuntija-apua erityisesti käyttöönoton suunnitteluun sekä toteutettavien toimintamallien määrittelyyn. Tämä sisältää esimerkiksi dokumenttien siirron nykyisistä käyttäytymisympäristöistä (kuten verkkolevyiltä ja projektipankeista), metatiedottamisen toiminnallisuuksien hyödyntämisen suunnittelun, käyttöoikeuksien mallintamisen sekä käyttöönoton vaiheittaisen etenemisen suunnittelun. Hankittava asiantuntijatuki (konsultti) tuo hankkeeseen syvää asiantuntemusta M-Files-järjestelmän tai vastaavien käytännöistä, ja hänen tehtävänään on ohjata organisaatiota löytämään parhaat ratkaisut ja toimintamallit dokumentinhallinnan jalkauttamiseen. Konsultin työn tavoitteena ei ole projektin johtaminen, kaupunkiympäristön toimialalla on jo oma projektipäällikkö ja käyttöönotosta vastaava organisaatio, vaan tuen ja osaamisen tuominen ratkaisuteknisten päätösten tueksi. Hankinnan kohteen kuvaus on tarjouspyynnön liite 1.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2026-05-04. Hankinta julkaistiin 2026-04-02.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• Arkance Systems Finland Oy

Kuka?

• Helsingin kaupunki, kaupunkiympäristön toimiala

Mitä?

• Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki

Missä?

• Helsinki-Uusimaa › Helsinki-Uusimaa

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2026-04-02	hankintailmoitus
2026-08-04	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

hankintailmoitus (2026-04-02)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: M-Files -dokumenttienhallintajärjestelmän käyttöönoton asiantuntijatuki
Viitenumero: 606002 HEL 2026-000651
Lyhyt kuvaus:

Sopimustyyppi: Palvelut
Tuotteet/palvelut: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Suorituspaikkaa koskevat rajoitukset: Missä tahansa tietyn maan alueella
Kuvaus
Sisäinen tunniste: 606002 HEL 2026-000651
Tämä hankinta soveltuu myös pienille ja keskisuurille yrityksille (pk-yrityksille) ✅
Maa: Suomi 🇫🇮
Kesto: 24 kuukautta
Myöntämisperusteet
Hinta ✅
Hinta (painotus): 40
Laatukriteeri (nimi): Laatu
Laatukriteeri (painotus): 60
Otsikko
Erän tunnistenumero: LOT-0000

Menettely
Toimenpiteen tyyppi
Avoin menettely ✅
Oikeusperusta: Direktiivi 2014/24/EU
Menettelyn tärkeimmät piirteet:

Tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos tarjoajaa tai tarjoajan alihankkijaa koskee jokin hankintalain 80 §:n pakollinen poissulkemisperuste. Tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos tarjoaja tai tarjoajan alihankkijaa ei ole merkitty kaupparekisteriin eikä merkinnän puuttumiseen ole laillista perustetta taikka jos tarjoajalla tai alihankkijalla ei ole vaadittua lupaa hankittavan palvelun suorittamiseen jäljempänä tarjouspyynnössä mainituin tavoin (hankintalain 84 §:n poissulkemisperuste). Tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta, jos tarjoajaa tai tarjoajan alihankkijaa koskee jokin hankintalain 81 §:n harkinnanvarainen poissulkemisperuste. Tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos tarjoaja tai tarjoajan alihankkija ei täytä hankintayksikön asettamia kelpoisuuden vähimmäisvaatimuksia.Tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos osoittautuu, ettei tarjoaja tai alihankkija kykene pyydettäessä toimittamaan tilaajavastuulaista johtuvia selvityksiä tai todistuksia taikka ellei selvityksen tai todistuksen puuttumiseen ole laillista perustetta. Kaikki mainitut todistukset ja selvitykset saavat olla enintään 3 kuukautta vanhoja. Määräaika lasketaan siitä, kun hankintayksikkö on vastaanottanut kyseiset asiakirjat. Jos mainitut tarjoajaa ja / tai alihankkijaa koskevat todistukset ja selvitykset ovat saatavissa VastuuGroup-palvelusta (aik. tilaajavastuu.fi-palvelu), hankintayksikkö tarkastaa tiedot tästä palvelusta. Kaikilta tarjouksen antavilta yksityisiltä elinkeinonharjoittajilta edellytetään YEL-vakuutuksen ottamista (YEL-todistusta) viimeistään ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista. Perusteena tälle vaatimukselle on julkisten alojen eläkelain (KuEL) 4 §, jonka mukaan ilman YEL-vakuutusvelvollisuutta toimivaa julkisen työnantajan palkkaamaa konsulttia pidetään lain piirissä olevana. Tämä tarkoittaa sitä, että toimeksiantajan (Helsingin kaupunkikonsernin) olisi suoritettava eläkemaksu vapaaehtoisen YEL-vakuutuksen piiriin kuuluvien yrittäjien osalta. Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun perusteella edellytämme sen vuoksi YEL-vakuutuksen ottamista kaikilta tarjouksen antavilta yksityisiltä elinkeinonharjoittajilta, tulorajoista riippumatta. Helsingin kaupunki ja Helsingin Konsernihankinta Oy soveltavat hankinnoissaan lakia eräiden Suomelle Yhdistyneiden kansakuntien ja Euroopan unionin jäsenenä kuuluvien velvoitusten täyttämisestä (659/1967), ns. pakotelakia.

Menettelyn tärkeimmät piirteet

Tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos tarjoajaa tai tarjoajan alihankkijaa koskee jokin hankintalain 80 §:n pakollinen poissulkemisperuste.

Tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos tarjoaja tai tarjoajan alihankkijaa ei ole merkitty kaupparekisteriin eikä merkinnän puuttumiseen ole laillista perustetta taikka jos tarjoajalla tai alihankkijalla ei ole vaadittua lupaa hankittavan palvelun suorittamiseen jäljempänä tarjouspyynnössä mainituin tavoin (hankintalain 84 §:n poissulkemisperuste). Tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta, jos tarjoajaa tai tarjoajan alihankkijaa koskee jokin hankintalain 81 §:n harkinnanvarainen poissulkemisperuste.

Tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos tarjoaja tai tarjoajan alihankkija ei täytä hankintayksikön asettamia kelpoisuuden vähimmäisvaatimuksia.Tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos osoittautuu, ettei tarjoaja tai alihankkija kykene pyydettäessä toimittamaan tilaajavastuulaista johtuvia selvityksiä tai todistuksia taikka ellei selvityksen tai todistuksen puuttumiseen ole laillista perustetta.

Kaikki mainitut todistukset ja selvitykset saavat olla enintään 3 kuukautta vanhoja.

Määräaika lasketaan siitä, kun hankintayksikkö on vastaanottanut kyseiset asiakirjat.

Jos mainitut tarjoajaa ja / tai alihankkijaa koskevat todistukset ja selvitykset ovat saatavissa VastuuGroup-palvelusta (aik. tilaajavastuu.fi-palvelu), hankintayksikkö tarkastaa tiedot tästä palvelusta.

Kaikilta tarjouksen antavilta yksityisiltä elinkeinonharjoittajilta edellytetään YEL-vakuutuksen ottamista (YEL-todistusta) viimeistään ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista. Perusteena tälle vaatimukselle on julkisten alojen eläkelain (KuEL) 4 §, jonka mukaan ilman YEL-vakuutusvelvollisuutta toimivaa julkisen työnantajan palkkaamaa konsulttia pidetään lain piirissä olevana. Tämä tarkoittaa sitä, että toimeksiantajan (Helsingin kaupunkikonsernin) olisi suoritettava eläkemaksu vapaaehtoisen YEL-vakuutuksen piiriin kuuluvien yrittäjien osalta. Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun perusteella edellytämme sen vuoksi YEL-vakuutuksen ottamista kaikilta tarjouksen antavilta yksityisiltä elinkeinonharjoittajilta, tulorajoista riippumatta.

Helsingin kaupunki ja Helsingin Konsernihankinta Oy soveltavat hankinnoissaan lakia eräiden Suomelle Yhdistyneiden kansakuntien ja Euroopan unionin jäsenenä kuuluvien velvoitusten täyttämisestä (659/1967), ns. pakotelakia.

Hallinnolliset tiedot
Tarjousten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika: 2026-05-04 09:00:00 📅
Tarjousten avaamista koskevat ehdot: 2026-05-04 09:30:00 📅
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Vähimmäisaika, jonka kuluessa tarjoajan on pidettävä tarjous voimassa: 6 kuukautta
Tarjouspyynnön ehdot
Tarjoaja voi jättää useamman kuin yhden tarjouksen
Hankintasopimuksen toteuttamiseen osoitetun henkilöstön nimet ja ammatillinen pätevyys on ilmoitettava
Tarjousten avaamisen päivämäärä: 2026-05-04 09:30:00 📅
Sähköinen laskutus: Pakollinen
Sähköistä tilaamista käytetään ✅
Sähköistä maksua käytetään ✅
Lisätietojen pyytämisen määräaika: 2026-04-14 09:00:00 📅
Myöntämisperusteet
Painotustyyppi: Painotus (pisteinä, tarkka)
Tarjouspyynnön ehdot
Salassapitosopimus on pakollinen ✅

Hankintaviranomainen
Nimi ja osoitteet
Nimi: Helsingin kaupunki, kaupunkiympäristön toimiala
Kansallinen rekisterinumero: 0201256-6
Postiosoite: PL 58208
Postinumero: 00099
Postitoimipaikka: Helsingin kaupunki
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Yhteyspiste: Kymp Hankintapalvelut, ICT-kategoria
Sähköposti: kymp.icthankinnat@hel.fi 📧
Puhelin: +358 93101691 📞
URL: https://www.hel.fi/fi/paatoksenteko-ja-hallinto/kaupungin-organisaatio/toimialat/kaupunkiympariston-toimiala 🌏
Hankintaviranomaisen tyyppi
Alue- tai paikallistason viranomainen
Päätoimi
Asuminen ja yhdyskuntapalvelut
Viestintä
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/helsinki?id=606002&tpk=86339301-1ff4-411c-88c5-5b373694ae11 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/helsinki?id=606002&tpk=86339301-1ff4-411c-88c5-5b373694ae11 🌏
Tarjouksen/hakemuksen jättäminen sähköisesti: Pakollinen

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Kansallinen rekisterinumero: 3006157-6
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postinumero: 00520
Postitoimipaikka: Helsinki
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Puhelin: +358 295643300 📞
URL: https://www.markkinaoikeus.fi 🌏
Palvelu, josta voi saada tietoja uudelleentarkastelumenettelystä
Sama kuin: Nimi ja osoitteet
Tietoa sähköisistä työnkuluista
Sähköinen laskutus hyväksytään
Lähde: OJS 2026/S 066-232484 (2026-04-02)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2026-08-04)
Kohde
Hankinnan laajuus
Hankinnan kokonaisarvo (ilman arvonlisäveroa): 250 000 EUR 💰

Sopimuksen tekeminen
Sopimus/erä myönnetään ✅
Erän tunnistenumero: LOT-0000
Sopimuksen numero: Hankintasopimus HEL 2026-000651 M-Files Kymp Asiantuntijatuki Arkance Systems Finland
Sopimuksen tekopäivä: 2026-06-17 📅
Tietoa tarjouskilpailuista
Saatujen tarjousten määrä: 3
Tiedot sopimuksen/erän arvosta (ilman alv:tä)
Sopimuksen/osuuden kokonaisarvo: 250 000 EUR 💰
Tarjouksen tunniste: tenderReference-4857814-939270
Osan tai osien ryhmän tunniste: LOT-0000
Toimeksisaajan nimi ja osoite
Nimi: Arkance Systems Finland Oy
Kansallinen rekisterinumero: 2709325-1
Postiosoite: Klovinpellontie 1-3
Postinumero: 02180
Postitoimipaikka: Espoo
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Organisaation koko: Keskisuuri

Täydentävät tiedot
Palvelu, josta voi saada tietoja uudelleentarkastelumenettelystä
Nimi: Markkinaoikeus
Kansallinen rekisterinumero: 3006157-6
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postinumero: 00520
Postitoimipaikka: Helsinki
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Puhelin: +358 295643300 📞
URL: https://www.markkinaoikeus.fi 🌏
Lähde: OJS 2026/S 149-540650 (2026-08-04)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (>20 uudet hankinnat)