Analogisen aineiston digitointi

Kymenlaakson hyvinvointialue

Hankinnan kohteena on digitalisointipalvelu Kymenlaakson hyvinvointialueen arkistoissa olevan analogisen aineiston muuntamiseksi sähköiseen muotoon ja käytettäväksi sähköisestä arkistojärjestelmästä. Tavoitteena on vähentää paperiarkistotilojen tarvetta, parantaa aineiston käytettävyyttä toimipaikkariippumattomasti ja tehostaa tietopalvelua. Tämän kilpailutettavan digitoinninpalvelun ”projektissa” tarkoituksena on digitoida potilasarkiston analoginen aineisto ja siirtää se Tilaajan tulevaan sähköiseen arkistoratkaisuun (erikseen kilpailutettava järjestelmä). Selvyyden vuoksi todetaan, että Kymenlaakson hyvinvointialueella on käynnissä oma erillinen hankinta liittyen Sähköiseen arkistointiin (SaaS-järjestelmä). Tarjouspyynnön julkaisun aikana ei vielä tiedetä mikä on Kymen hyvinvointialueen tuleva sähköinen arkistojärjestelmä. Tällä hankinnalla ei siis hankita sähköisen arkiston ratkaisua, vaan hankinnan kohteena on tarjouspyynnössä määritellyt digitointipalvelut. Hankintaa varten on tunnistettu aineistokokonaisuus, joka tulee projektissa digitoitavaksi. Hankinnan ensivaiheessa (projektissa) on tarkoitus digitoida Kymenlaakson hyvinvointialueen potilasarkiston pysyvästi säilytettäviä potilasasiakirjoja. Aineisto sijaitsee Kotkassa, Kymenlaakson keskussairaalan tiloissa, osoitteessa Kotkantie 41. Aineistoa on n. 80–100 hyllymetriä. Digitoitava aineisto on lähtökohtaisesti salassa pidettävää. Hankinnan kohde muodostuu seuraavista kokonaisuuksista: 1. Projekti, kattaen tarjouspyynnössä määritellyn analogisen aineiston digitoinnin 2. Muut digitointipalvelut, kattaen sopimuskaudella erikseen tilattavat digitointipalvelut tai muut hankinnan kohteeseen liittyvät vastaavat palvelut. Tilaajan on mahdollista hankkia sopimuskaudella digitointipalveluita tämän kilpailutettavan sopimuksen puitteissa. Tilaaja tarkentaa ja sopii valitun toimittajan kanssa erikseen digitoitavat kokonaisuudet ja niiden tarkemmat sisältövaatimukset (esim. aikataulu, palvelun sisältö). Sopimuskausi on neljä (4) vuotta, ja sitä voidaan jatkaa kahden (2) vuoden pituisella optiolla. Tilaaja hankkii sopimuskaudella digitointipalvelua tarpeen mukaisesti, eikä sitoudu mihinkään hankintamääriin.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2026-03-26. Hankinta julkaistiin 2026-02-20.

Kuka?

• Kymenlaakson hyvinvointialue

Mitä?

• Toimistotyön tukipalvelut › Arkistointipalvelut

Missä?

• Helsinki-Uusimaa › Helsinki-Uusimaa
• Kymenlaakso

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2026-02-20	hankintailmoitus

hankintailmoitus (2026-02-20)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Analogisen aineiston digitointi
Viitenumero: D/11427/02.08.00.03/2025
Lyhyt kuvaus:

Lyhyt kuvaus

Hankinnan kohteena on digitalisointipalvelu Kymenlaakson hyvinvointialueen arkistoissa olevan analogisen aineiston muuntamiseksi sähköiseen muotoon ja käytettäväksi sähköisestä arkistojärjestelmästä.

Tavoitteena on vähentää paperiarkistotilojen tarvetta, parantaa aineiston käytettävyyttä toimipaikkariippumattomasti ja tehostaa tietopalvelua.
Tämän kilpailutettavan digitoinninpalvelun ”projektissa” tarkoituksena on digitoida potilasarkiston analoginen aineisto ja siirtää se Tilaajan tulevaan sähköiseen arkistoratkaisuun (erikseen kilpailutettava järjestelmä).

Selvyyden vuoksi todetaan, että Kymenlaakson hyvinvointialueella on käynnissä oma erillinen hankinta liittyen Sähköiseen arkistointiin (SaaS-järjestelmä). Tarjouspyynnön julkaisun aikana ei vielä tiedetä mikä on Kymen hyvinvointialueen tuleva sähköinen arkistojärjestelmä. Tällä hankinnalla ei siis hankita sähköisen arkiston ratkaisua, vaan hankinnan kohteena on tarjouspyynnössä määritellyt digitointipalvelut.

Hankintaa varten on tunnistettu aineistokokonaisuus, joka tulee projektissa digitoitavaksi. Hankinnan ensivaiheessa (projektissa) on tarkoitus digitoida Kymenlaakson hyvinvointialueen potilasarkiston pysyvästi säilytettäviä potilasasiakirjoja. Aineisto sijaitsee Kotkassa, Kymenlaakson keskussairaalan tiloissa, osoitteessa Kotkantie 41. Aineistoa on n. 80–100 hyllymetriä.

Digitoitava aineisto on lähtökohtaisesti salassa pidettävää.

Hankinnan kohde muodostuu seuraavista kokonaisuuksista:
1. Projekti, kattaen tarjouspyynnössä määritellyn analogisen aineiston digitoinnin
2. Muut digitointipalvelut, kattaen sopimuskaudella erikseen tilattavat digitointipalvelut tai muut hankinnan kohteeseen liittyvät vastaavat palvelut.

Tilaajan on mahdollista hankkia sopimuskaudella digitointipalveluita tämän kilpailutettavan sopimuksen puitteissa. Tilaaja tarkentaa ja sopii valitun toimittajan kanssa erikseen digitoitavat kokonaisuudet ja niiden tarkemmat sisältövaatimukset (esim. aikataulu, palvelun sisältö).

Sopimuskausi on neljä (4) vuotta, ja sitä voidaan jatkaa kahden (2) vuoden pituisella optiolla.

Tilaaja hankkii sopimuskaudella digitointipalvelua tarpeen mukaisesti, eikä sitoudu mihinkään hankintamääriin.

Sopimustyyppi: Palvelut
Tuotteet/palvelut: Liike-elämän palvelut: laki, markkinointi, neuvonta, työhönotto, painatus ja turvallisuus 📦
Kuvaus
Sisäinen tunniste: D/11427/02.08.00.03/2025
Tämä hankinta soveltuu myös pienille ja keskisuurille yrityksille (pk-yrityksille) ✅
Lisätuotteet/palvelut: Arkistointipalvelut 📦
Maa: Suomi 🇫🇮
Suorituspaikka: Kymenlaakso 🏙️
Kesto: 72 kuukautta
Tietoa sähköisistä luetteloista
Tarjoukset on esitettävä sähköisinä luetteloina tai niihin on sisällyttävä sähköinen luettelo
Myöntämisperusteet
Hinta ✅
Hinta (painotus): 100
Otsikko
Erän tunnistenumero: LOT-0000

Menettely
Toimenpiteen tyyppi
Avoin menettely ✅
Oikeusperusta: Direktiivi 2014/24/EU
Hallinnolliset tiedot
Tarjousten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika: 2026-03-26 10:00:00 📅
Tarjousten avaamista koskevat ehdot: 2026-03-26 10:01:00 📅
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Vähimmäisaika, jonka kuluessa tarjoajan on pidettävä tarjous voimassa: 12 kuukautta
Tarjouspyynnön ehdot
Tarjoaja voi jättää useamman kuin yhden tarjouksen
Tarjousten avaamisen päivämäärä: 2026-03-26 10:01:00 📅
Sähköinen luettelo: Sallittu
Sähköinen laskutus: Pakollinen
Sähköistä maksua käytetään ✅
Lisätietojen pyytämisen määräaika: 2026-03-06 10:00:00 📅
Myöntämisperusteet
Painotustyyppi: Painotus (pisteinä, tarkka)
Tarjouspyynnön ehdot
Salassapitosopimus on pakollinen ✅

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Valintaperuste: Rekisteröinti kaupparekisteriin
Luettelo ja lyhyt kuvaus säännöistä ja kriteereistä:

Tarjoaja on merkitty asiaankuuluviin sijoittautumisjäsenvaltionsa pitämiin kaupparekistereihin.

Valintaperuste: Yleinen vuotuinen liikevaihto
Luettelo ja lyhyt kuvaus säännöistä ja kriteereistä: Tarjoajan (”yleinen”) vuotuinen liikevaihto on vähintään 400000 euroa
Poissulkemisperuste:

Ammatin harjoittamiseen liittyvä vakava virhe

Ennenaikainen irtisanominen, vahingonkorvaukset tai muut vastaavat seuraamukset

Järjestelyt velkojien kanssa

+ 21 lisää

Kansallisesta lainsäädännöstä johtuva konkurssia tai muuta sellaista vastaava tilanne

Konkurssi

Korruptio

Lapsityövoima ja muut ihmiskaupan muodot

Liiketoiminta on keskeytetty

Maksukyvyttömyys

Petos

Puhtaasti kansallisten poissulkemisperusteiden nojalla asetettujen velvoitteiden rikkominen

Rahanpesu tai terrorismin rahoitus

Rikollisjärjestön toimintaan osallistuminen

Sosiaalilainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen

Sosiaaliturvamaksujen maksamiseen liittyvän velvoitteen rikkominen

Talouden toimijan hankintamenettelyyn osallistumisesta johtuvat eturistiriidat

Terrorismirikokset tai terroritoimintaan liittyvät rikokset

Toisten talouden toimijoiden kanssa kilpailun vääristämiseksi tehdyt sopimukset

Työlainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen

Varat selvitysmiehen hallinnassa

Verojen maksamiseen liittyvän velvoitteen rikkominen

Välitön tai välillinen osallistuminen tämän hankintamenettelyn valmisteluun

Väärien tietojen antaminen, tietojen salaaminen, vaadittujen asiakirjojen toimittamatta jättäminen tai tätä menettelyä koskevien luottamuksellisten tietojen saaminen

Ympäristölainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen

Kuvaus poissulkemisperusteista:

Tarjoajalle tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen…

… jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, annettu lahjonnasta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

… jäsen, on annettu petoksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu rahanpesusta tai terrorismin rahoituksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoajalle tai henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu rikollisjärjestön toimintaan osallistumisesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa,…

… annettu terrorismirikoksesta tai terroritoimintaan liittyvästä rikoksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

… on annettu lapsityövoiman käytöstä tai muista ihmiskaupan muodoista lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoaja on rikkonut ympäristölainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.

Tarjoaja on rikkonut työlainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.

Tarjoaja on rikkonut sosiaalilainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.

Tarjoaja on tehnyt muiden kanssa sopimuksia, joilla pyritään vääristämään kilpailua.

Tarjoaja on syyllistynyt ammatin harjoittamiseen liittyvään vakavaan virheeseen.

Tarjoajaa koskee jokin seuraavista tilanteista. a) on syyllistynyt väärän tiedon antamiseen poissulkemis- tai valintaperusteiden osalta, b) on jättänyt antamatta tällaisia tietoja, c) on toimittanut viiveellä tai ei lainkaan ostajan vaatimia tietoja, tai d) on yrittänyt vaikuttaa ostajan päätöksentekoprosessiin asiattomalla tavalla tai hankkinut luottamuksellista tietoa, joista voisi olla sille hankintamenettelyssä asiaankuulumatonta etua, taikka on toimittanut harhaanjohtavia tietoja, joilla voi olla merkittävä vaikutus poissulkemista, tarjoajan valintaa tai hankintaa koskeviin päätöksiin.

Tarjoajan osallistumisesta hankintamenettelyyn aiheutuu eturistiriitoja.

Tarjoaja tai tarjoajaan liittyvä yritys on antanut ostajalle neuvoja tai muulla tavoin osallistunut hankintamenettelyn valmisteluun.

Tarjoajan aikaisempia hankintasopimuksia tai käyttöoikeussopimuksia on irtisanottu ennenaikaisesti tai kyseisen aikaisemman sopimuksen yhteydessä on vaadittu vahingonkorvauksia tai määrätty muita vastaavia seuraamuksia.

Tarjoajan hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai edustus-,päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on rikosrekisteristä ilmenevällä lainvoimaisella tuomiolla tuomittu työturvallisuusrikoksesta, työaikasuojelurikoksesta, työsyrjinnästä, kiskonnantapaisesta työsyrjinnästä, työntekijöiden järjestäytymisvapauden loukkaamisesta tai luvattoman ulkomaisen työvoiman käytöstä.

Tarjoaja on rikkonut sosiaaliturvamaksujen maksamiseen liittyviä velvoitteitaan sijoittumismaassaan tai ostajan maassa.

Tarjoaja on rikkonut verojen maksamiseen liittyviä velvoitteitaan sijoittumismaassaan tai ostajan maassa.

Tarjoajan liiketoiminta on keskeytetty.

Tarjoaja on konkurssissa.

Tarjoajalla on järjestelyjä velkojien kanssa.

Tarjoajan osalta on käynnistetty maksukyvyttömyys- tai likvidaatiomenettely.

Tarjoajan varat ovat selvitysmiehen tai tuomioistuimen hallinnassa.

Tarjoaja on kansalliseen lainsäädäntöön ja kansallisiin määräyksiin perustuen yllämainittuja tilanteita vastaavassa samankaltaisessa menettelyssä.

Hankintaviranomainen
Nimi ja osoitteet
Nimi: Kymenlaakson hyvinvointialue
Kansallinen rekisterinumero: 3221311-5
Postiosoite: Keskuskatu 19
Postinumero: 48100
Postitoimipaikka: Kotka
Alue: Kymenlaakso 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Yhteyspiste: Ostopalvelut
Sähköposti: hankintapalvelut@kymenhva.fi 📧
Puhelin: +358 522051 📞
URL: https://kymenhva.fi 🌏
Hankintaviranomaisen tyyppi
Alue- tai paikallistason viranomainen
Päätoimi
Terveys
Viestintä
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/kymenhva?id=592994&tpk=e2ae10f0-43a4-4f82-8c35-778f9e7475e6 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/kymenhva?id=592994&tpk=e2ae10f0-43a4-4f82-8c35-778f9e7475e6 🌏
Tarjouksen/hakemuksen jättäminen sähköisesti: Pakollinen

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Kansallinen rekisterinumero: 3006157-6
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postinumero: 00520
Postitoimipaikka: Helsinki
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Puhelin: +358 295643300 📞
URL: https://www.markkinaoikeus.fi 🌏
Palvelu, josta voi saada tietoja uudelleentarkastelumenettelystä
Sama kuin: Nimi ja osoitteet
Tietoa sähköisistä työnkuluista
Sähköinen laskutus hyväksytään
Lähde: OJS 2026/S 037-124206 (2026-02-20)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Liike-elämän palvelut: laki, markkinointi, neuvonta, työhönotto, painatus ja turvallisuus (>20 uudet hankinnat)