Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen Sähköisen pysyväisarkiston hankinta SaaS palveluna

Vantaan ja Keravan hyvinvointialue

Vantaan ja Keravan hyvinvointialue kilpailuttaa Sähköisen pysyväisarkiston hankinnan SaaS (Software as a Service) -palveluna liitteenä olevien vaatimusmäärityksien ja muiden liitteiden mukaisesti. Palvelu tulee olla integroitavissa mm. AD:n sekä muihin liitteissä ilmoitettuihin sovelluksiin. Migraatio tulee suorittaa mm. olemassa olevista kahdesta arkistoista, nk. 3.arkistot sekä alasajettavista sovelluksista vaatimusmäärityksen ja arkkitehtikuvauksen mukaisesti hyödyntäen tarvittavilta osin tilaajan HiQ-integraatioalustaa. Hankittava Ratkaisu tukee asiakirjahallinnon ja arkistotoimen päätehtäviä: aineistojen säilyminen, käytettävyys ja todistusvoima. Hankinnalla haetaan yhtä (1) kokonaisvastuullista toimittajaa. SaaS-palvelu perustuu tuotepohjaiseen ratkaisuun. Palvelun tulee olla tuotannossa 12 kuukauden sisällä sopimuksen allekirjoituksessta. Tilaajan tulee pääsääntöisesti itse pystyä viemään aineistoa Pysyväisarkistoon. Toimittajan tulee sitoutua viemään uudet aineistot arkistoon, mikäli Tilaaja erikseen tilaa viennin, koskee esim. uusien käytöstä poistuvien sovelluksien aineistoja. Sähköiseen pysyväisarkistoon siirretään pitkäaikaisesti tai pysyvästi säilytettävää ja arkistoitavaa aineistoa. Mikäli kyse on elinkaarensa päättävästä järjestelmästä tai mahdollisesta muusta poikkeavasta tilanteesta, arkistoitava aineisto voi sisältää myös alle kymmenen (10) vuotta säilytettävää aineistoa. Siirrettävien aineistojen tulee noudattaa Sähke2 -vaatimuksia ja metatietomallia. Toimitukseen tulee sisältyä erillisiä arkistokokonaisuuksia, joihin voidaan tallentaa esim. pelkästään asiakas- tai potilastietoja sisältäviä aineistoja, ja joihin voidan antaa erillisiä käyttöoikeuksia. Ratkaisua voidaan muutoshallinnan kautta, Tilaajan erillisellä päätöksellä, kehittää hankkimalla uusia toiminnallisuuksia, kokonaisuuksia sekä integraatioita. Lisäksi Ratkaisuun voidaan muutoshallinnan kautta Tilaajan erillisellä päätöksellä liittää uusia arkistoitavia kokonaisuuksia hyödyntäen esim. Tilaajan sitoumuksetonta tuntimäärää. Toimitukseen sisältyy neljän (4) kuukauden pituinen pilotointivaihe.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2025-04-04. Hankinta julkaistiin 2025-03-04.

Kuka?

• Vantaan ja Keravan hyvinvointialue

Mitä?

• Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki

Missä?

• Helsinki-Uusimaa › Helsinki-Uusimaa

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2025-03-04	hankintailmoitus
2025-03-06	hankintailmoitus

hankintailmoitus (2025-03-04)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen Sähköisen pysyväisarkiston hankinta SaaS palveluna
Viitenumero: VAKEDno-2024-408
Lyhyt kuvaus:

Sopimustyyppi: Palvelut
Tuotteet/palvelut: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa: 2 200 000 EUR 💰
Suorituspaikkaa koskevat rajoitukset: Missä tahansa tietyn maan alueella
Kuvaus
Sisäinen tunniste: VAKEDno-2024-408
Lisätietoja: Sopimuskausi on 48 kk ja sen jälkeen toistaiseksi
Pääkohde tai suorituspaikka: Vantaalla
Maa: Suomi 🇫🇮
Kesto: 48 kuukautta
Tietoa vaihtoehdoista
Vaihtoehdot ✅
Vaihtoehtojen kuvaus: Sopimus on voimassa määräaikaisena 48 kk ja sen jälkeen toistaiseksi
Myöntämisperusteet
Hinta ✅
Laatukriteeri (nimi): Laadun painoarvo vertailussa on 40 %. Eniten laatupisteitä saanut tarjous saa 40 vertailupistettä. Vertailukriteetit on ilmoitettu Liitteessä Vertailukriteerit
Otsikko
Erän tunnistenumero: LOT-0000

Menettely
Toimenpiteen tyyppi
Avoin menettely ✅
Oikeusperusta: Direktiivi 2014/24/EU
Menettelyn tärkeimmät piirteet:

Hankintaan sovelletaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annettua lakia (1397/2016, jäljempänä myös hankintalaki). Hankinnan arvo ylittää hankintalain 26 §:n mukaisen EU-kynnysarvon. Hankinta julkaistaan tarjouspalvelu.fi palvelussa. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus myös HILMA:ssa internet-osoitteessa http://www.hankintailmoitukset.fi. Tilaaja pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista ja keskeyttää hankintamenettelyn tai hankinnan todellisesta ja perustellusta syystä. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavissa vain suomeksi. Tarjoukset on laadittava suomen kielellä. Tarjous ei saa olla ehdollinen, eikä osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia hyväksytä. Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska palvelut tulee rakentaa yhdenmukaisesti. Jakamalla osiin on vaarana, että ratkaisut eivät olisi yhteensopivia ja jouduttaisiin mahdollisiin päällekkäisiin hankintoihin. Alla on kuvattu hankintamenettelyn eteneminen ja alustava, sitoumukseton arvio aikataulusta. • Tarjousten jättö maaliskuu 2025, • Tarjousten vertailu maalis-huhtikuu 2025, • Hankintapäätöksen tekeminen huhtikuu 2025 • Sopimusneuvottelut ja sopimuksen allekirjoitus huhti-toukokuu 2025. Tarjoajalle ei makseta korvausta tarjouksen tekemisestä tai muusta tarjouskilpailuun kuuluvaan menettelyyn osallistumisesta. Selvyyden vuoksi todetaan, että Hankintayksikkö julkaisee hankintapäätöksen internetissä, kun hankintapäätös on tehty.

Hallinnolliset tiedot
Tarjousten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika: 2025-04-04 12:00:00 📅
Tarjousten avaamista koskevat ehdot: 2025-04-04 12:15:00 📅
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Vähimmäisaika, jonka kuluessa tarjoajan on pidettävä tarjous voimassa: 6 kuukautta
Tarjouspyynnön ehdot
Tarjoaja voi jättää useamman kuin yhden tarjouksen
Hankintasopimuksen toteuttamiseen osoitetun henkilöstön nimet ja ammatillinen pätevyys on ilmoitettava
Tarjousten avaamisen päivämäärä: 2025-04-04 12:15:00 📅
Sähköinen laskutus: Pakollinen
Sähköistä tilaamista käytetään ✅
Sähköistä maksua käytetään ✅
Lisätietojen pyytämisen määräaika: 2025-03-18 13:00:00 📅
Salassapitosopimus on pakollinen ✅

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Taloudellinen ja rahoituksellinen asema
Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista:

Tilikausi: Kts. ESPD lomake IV Vaintaperusteet B. Taloudellinen tilanne ja rahoitusasema

Vakuutussumma: Kts. ESPD lomake IV Vaintaperusteet B. Taloudellinen tilanne ja rahoitusasema

Osallistumisehdot
Luettelo ja lyhyt kuvaus olosuhteista:

Kaupparekisteriin merkitseminen: Kts. ESPD lomake kohta IV osa Valintaperusteet A.Soveltuvuus

Tekninen ja ammatillinen pätevyys
Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista:

Toimittajan referenssit: Kts. ESPD lomake IV Valintaperusteet C: Tekninen ja ammatillinen pätevyys

Osallistumisehdot
Poissulkemisperuste:

Ennenaikainen irtisanominen, vahingonkorvaukset tai muut vastaavat seuraamukset

Järjestelyt velkojien kanssa

Kansallisesta lainsäädännöstä johtuva konkurssia tai muuta sellaista vastaava tilanne

+ 20 lisää

Konkurssi

Korruptio

Lapsityövoima ja muut ihmiskaupan muodot

Liiketoiminta on keskeytetty

Maksukyvyttömyys

Petos

Puhtaasti kansalliset poissulkemisperusteet

Rahanpesu tai terrorismin rahoitus

Rikollisjärjestön toimintaan osallistuminen

Sosiaalilainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen

Sosiaaliturvamaksujen maksaminen

Syyllistyminen ammatin harjoittamiseen liittyvään vakavaan virheeseen

Talouden toimijan hankintamenettelyyn osallistumisesta johtuvat eturistiriidat

Terrorismirikokset tai terroritoimintaan liittyvät rikokset

Toisten talouden toimijoiden kanssa kilpailun vääristämiseksi tehdyt sopimukset

Työlainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen

Varat selvitysmiehen hallinnassa

Verojen maksu

Välitön tai välillinen osallistuminen tämän hankintamenettelyn valmisteluun

Ympäristölainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen

Kuvaus poissulkemisperusteista:

Tarjoaja on kansalliseen lainsäädäntöön ja kansallisiin määräyksiin perustuen yllämainittuja tilanteita vastaavassa samankaltaisessa menettelyssä.

Tarjoaja on konkurssissa.

Tarjoajalle tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, annettu lahjonnasta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoajalla on järjestelyjä velkojien kanssa.

Tarjoajalle tai henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu rikollisjärjestön toimintaan osallistumisesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoaja on tehnyt muiden kanssa sopimuksia, joilla pyritään vääristämään kilpailua.

Tarjoaja on rikkonut ympäristölainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.

Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu rahanpesusta tai terrorismin rahoituksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoajalle tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen, on annettu petoksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu lapsityövoiman käytöstä tai muista ihmiskaupan muodoista lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoajan osalta on käynnistetty maksukyvyttömyys- tai likvidaatiomenettely.

Tarjoaja on rikkonut työlainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.

Tarjoajan varat ovat selvitysmiehen tai tuomioistuimen hallinnassa.

Tarjoajan hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai edustus-,päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on rikosrekisteristä ilmenevällä lainvoimaisella tuomiolla tuomittu työturvallisuusrikoksesta, työaikasuojelurikoksesta, työsyrjinnästä, kiskonnantapaisesta työsyrjinnästä, työntekijöiden järjestäytymisvapauden loukkaamisesta tai luvattoman ulkomaisen työvoiman käytöstä.

Tarjoajan osallistumisesta hankintamenettelyyn aiheutuu eturistiriitoja.

Tarjoaja tai tarjoajaan liittyvä yritys on antanut ostajalle neuvoja tai muulla tavoin osallistunut hankintamenettelyn valmisteluun.

Tarjoaja on syyllistynyt ammatin harjoittamiseen liittyvään vakavaan virheeseen.

Tarjoajan aikaisempia hankintasopimuksia tai käyttöoikeussopimuksia on irtisanottu ennenaikaisesti tai kyseisen aikaisemman sopimuksen yhteydessä on vaadittu vahingonkorvauksia tai määrätty muita vastaavia seuraamuksia.

Tarjoaja on rikkonut sosiaalilainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.

Tarjoaja on rikkonut sosiaaliturvamaksujen maksamiseen liittyviä velvoitteitaan sijoittumismaassaan tai ostajan maassa.

Tarjoajan liiketoiminta on keskeytetty.

Tarjoaja on rikkonut verojen maksamiseen liittyviä velvoitteitaan sijoittumismaassaan tai ostajan maassa.

Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, annettu terrorismirikoksesta tai terroritoimintaan liittyvästä rikoksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Hankintaviranomainen
Nimi ja osoitteet
Nimi: Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Kansallinen rekisterinumero: 3221356-1
Postiosoite: PL 1000
Postinumero: 01301
Postitoimipaikka: Vantaa
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Yhteyspiste: Janne Kentala
Sähköposti: janne.kentala@vakehyva.fi 📧
Puhelin: +358 403558840 📞
URL: https://vakehyva.fi 🌏
Hankintaviranomaisen tyyppi
Alue- tai paikallistason viranomainen
Päätoimi
Yleinen julkishallinto
Viestintä
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/vakehvalue?id=548378&tpk=a157737d-3abd-4d6c-a3f5-30ab9f0a7288 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/vakehvalue?id=548378&tpk=a157737d-3abd-4d6c-a3f5-30ab9f0a7288 🌏
Tarjouksen/hakemuksen jättäminen sähköisesti: Pakollinen

Täydentävät tiedot
Lisätietoja
Sopimuskausi on 48 kk ja sen jälkeen toistaiseksi
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Kansallinen rekisterinumero: 3006157-6
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postinumero: 00520
Postitoimipaikka: Helsinki
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Puhelin: +358 295643300 📞
URL: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Tietoa sähköisistä työnkuluista
Sähköinen laskutus hyväksytään
Lähde: OJS 2025/S 045-142992 (2025-03-04)

hankintailmoitus (2025-03-06)
Kohde
Hankinnan laajuus
Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa: 2 200 000 EUR 💰

Menettely
Toimenpiteen tyyppi
Menettelyn tärkeimmät piirteet:

Hankintaan sovelletaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annettua lakia (1397/2016, jäljempänä myös hankintalaki). Hankinnan arvo ylittää hankintalain 26 §:n mukaisen EU-kynnysarvon. Hankinta julkaistaan tarjouspalvelu.fi palvelussa. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus myös HILMA:ssa internet-osoitteessa http://www.hankintailmoitukset.fi. Tilaaja pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista ja keskeyttää hankintamenettelyn tai hankinnan todellisesta ja perustellusta syystä. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavissa vain suomeksi. Tarjoukset on laadittava suomen kielellä. Tarjous ei saa olla ehdollinen, eikä osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia hyväksytä. Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska palvelut tulee rakentaa yhdenmukaisesti. Jakamalla osiin on vaarana, että ratkaisut eivät olisi yhteensopivia ja jouduttaisiin mahdollisiin päällekkäisiin hankintoihin. Alla on kuvattu hankintamenettelyn eteneminen ja alustava, sitoumukseton arvio aikataulusta. • Tarjousten jättö huhtikuu 2025, • Tarjousten vertailu maalis-huhtikuu 2025, • Hankintapäätöksen tekeminen huhtikuu 2025 • Sopimusneuvottelut ja sopimuksen allekirjoitus huhti-toukokuu 2025. Tarjoajalle ei makseta korvausta tarjouksen tekemisestä tai muusta tarjouskilpailuun kuuluvaan menettelyyn osallistumisesta. Selvyyden vuoksi todetaan, että Hankintayksikkö julkaisee hankintapäätöksen internetissä, kun hankintapäätös on tehty.

Hallinnolliset tiedot
Tarjousten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika: 2025-04-09 09:00:00 📅
Tarjousten avaamista koskevat ehdot: 2025-04-09 09:15:00 📅
Tarjouspyynnön ehdot
Tarjousten avaamisen päivämäärä: 2025-04-09 09:15:00 📅
Lisätietojen pyytämisen määräaika: 2025-03-21 13:00:00 📅

Muutokset
Alkuperäiseen ilmoitukseen korjattava teksti
Jakson numero: PROCEDURE
Erän tunnistenumero: LOT-0000
Muut lisätiedot
Ilmoitukseen korjattu riittävät määräajat tarjousten jättämiselle.
Muutoksen pääasiallinen syy: Ajantasaiset tiedot
Tiedot muutoksista
Muutettavan ilmoituksen edellinen versio: 393c60a9-6574-4a36-bf22-bdff681fb8b5-01
Lähde: OJS 2025/S 047-149173 (2025-03-06)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (>20 uudet hankinnat)