Työvuorosuunnittelu- ja työajanhallintajärjestelmän hankinta

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue (myöhemmin myös Tilaaja) pyytää tarjouksia työvuorosuunnittelu- ja työajanhallintajärjestelmän hankintaan. Hankinnan kohteena on järjestelmä ohjelmistopalveluna (SaaS), joka sisältää työvuorosuunnittelu- ja työajanseurannan toiminnallisuudet sekä työvuorosuunnittelun piirissä että liukuvassa työajassa oleville työntekijöille (jäljempänä "Ratkaisu") sisältäen: Ratkaisun ohjelmistopalveluna (SaaS), Ratkaisun tuki- ja ylläpitopalvelut ja Ratkaisun käyttöoikeuksineen, Ratkaisun toimitus- ja käyttöönottoprojektin sekä täydentävät asiantuntijapalvelut. Ratkaisun tulee tukea Länsi-Uudenmaan hyvinvointialuetta koskevia eri työaikamuotoja, kuten toimisto-, jakso- ja yleistyöaikaa sekä ympärivuorokautista työtä, sekä työn eri järjestämistapoja, eli kiinteää ja liukuvaa työaikaa. Kilpailutuksen perusteella Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue tulee valitsemaan yhden (1) Toimittajan ja yhden (1) varatoimittajan. Tarkempi kuvaus hankinnan sisällöstä on tarjouspyynnön liitteessä 1, "Hankinnan kohteen kuvaus".

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2025-04-24. Hankinta julkaistiin 2025-03-20.

Kuka?

• Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue

Mitä?

Missä?

• Helsinki-Uusimaa › Helsinki-Uusimaa

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2025-03-20	hankintailmoitus
2025-04-08	hankintailmoitus
2025-04-24	hankintailmoitus

hankintailmoitus (2025-03-20)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Työvuorosuunnittelu- ja työajanhallintajärjestelmän hankinta
Viitenumero: 1097/2024
Lyhyt kuvaus:

Sopimustyyppi: Tavarat
Tuotteet/palvelut: Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät 📦
Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa: 4 900 000 EUR 💰
Täydentävä hankintalaji: Palvelut
Suorituspaikkaa koskevat rajoitukset: Missä tahansa Euroopan talousalueella
Kuvaus
Sisäinen tunniste: 1097/2024
Lisätuotteet/palvelut: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Edistettävä sosiaalinen tavoite: Oikeudenmukaiset työolot
Innovaatiohankinnat: Hankitut urakat, tavarat tai palvelut ovat uusia tai huomattavia parannuksia verrattuna jo markkinoilla oleviin urakoihin, tavaroihin tai palveluihin.
Tietoa vaihtoehdoista
Vaihtoehdot ✅
Vaihtoehtojen kuvaus:

Hankintaan sisältyy hankintalain 136 § 2 momentin 1 kohdassa kuvattuja lisätilausmahdollisuuksia. Nämä on merkitty vaatimus- ja hinnoitteluliitteissä sanalla Optio. Hankintaan sisältyy erityisesti Asiakkaan valittavissa oleva lisähankintamahdollisuus järjestelmän ja sen palvelujen käytöstä myös Pelastustoimen työvuorosuunnittelussa ja työajanhallinnassa. Tämä Pelastustoimen Optio on Toimittajalle pakollinen (Toimittajan tulee tarjota) mutta Asiakkaalle vapaaehtoinen (Asiakkaalla ei ole velvollisuutta lunastaa Pelastustoimen Optiota, mutta sillä on oikeus lunastaa Pelastustoimen optio). Hankinta voi lisäksi sisältää hankinnan kokonaiskokoon suhteutettuna vähäisiä palveluiden toimittamisen edellyttämän teknologian ja erityisvarusteiden hankintaa sekä hankinnan kohteeseen kytkeytyviä täydentäviä lisäpalveluja. Mahdollisia lisähankintamahdollisuuksia voivat esimerkiksi olla (ei kuitenkaan seuraavaan listaan rajautuen): työvuorosuunnittelua ja ajanhallintaa täydentävien sovellusten/moduulien käyttöoikeuksia, tai palvelujen tuottamisessa hyödynnettäviä työvälineitä, palveluun ja sen kehittämiseen liittyviä työkaluja, pieniä teknologiatäydennyksiä asiakkaan ympäristöön tai muita palvelun laatua ja laadunvarmistamista tukevia välineitä, ratkaisuja, sovelluksia tai erityispalveluja. Edellä olevat palvelukomponentit ja tehtävät on sisällytetty ilmoitettu hankinnan arvoon.

Myöntämisperusteet
Hinta ✅
Hinta (painotus): 25
Laatukriteeri (nimi): Laatu
Laatukriteeri (painotus): 75
Otsikko
Erän tunnistenumero: LOT-0000

Menettely
Toimenpiteen tyyppi
Avoin menettely ✅
Oikeusperusta: Direktiivi 2014/24/EU
Menettelyn tärkeimmät piirteet:

Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, hankintalaki). Hankinta toteutetaan hankintalain 32 §:n tarkoittamaa avointa menettelyä käyttäen. Alla on kuvattu hankintamenettelyn eteneminen ja alustava sitoumukseton arvio aikataulusta: - tarjousten jättö (huhtikuu 2025) - tarjoajien soveltuvuuden ja tarjousten arviointi (huhtikuu-toukokuu 202x) - hyväksyttyjen tarjoajien työnäytetilaisuudet (toukokuu 2025) - tarjousten vertailu (toukokuu 2025) - päätöksenteko (toukokuu 2025) - sopimuksen allekirjoitus (kesäkuu 2025)

Hallinnolliset tiedot
Tarjousten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika: 2025-04-24 09:00:00 📅
Tarjousten avaamista koskevat ehdot: 2025-04-24 09:05:00 📅
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Vähimmäisaika, jonka kuluessa tarjoajan on pidettävä tarjous voimassa: 6 kuukautta
Tarjouspyynnön ehdot
Tarjoaja voi jättää useamman kuin yhden tarjouksen
Tarjousten avaamisen päivämäärä: 2025-04-24 09:05:00 📅
Sähköinen laskutus: Pakollinen
Sähköistä maksua käytetään ✅
Lisätietojen pyytämisen määräaika: 2025-04-04 09:00:00 📅
Myöntämisperusteet
Painotustyyppi: Painotus (prosentteina, tarkka)

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Taloudellinen ja rahoituksellinen asema
Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista:

Tarjoajan vuotuinen liikevaihto on seuraava:: Tarjoajan taloudellisten edellytysten on oltava hankinnan kokoon nähden riittävät siten, että yrityksen liikevaihto sen viimeiseltä vahvistetulta tilikaudelta on vähintään 4 000 000 euroa. Mikäli tarjoaja on ryhmittymä, tulee ryhmittymän jäsenten yhteenlasketun liikevaihdon olla vaatimuksen mukainen. Vastaavasti mikäli tarjoaja hyödyntää kolmansien osapuolten (esim. konsernin emoyhtiön) voimavaroja tämän soveltuvuusvaatimuksen täyttämiseen, tulee tarjoajan ja voimavaroina käytettyjen kolmansien osapuolten liikevaihdon olla vaatimuksen mukainen.

Tarjoajan ottaman ammatinharjoittajan vastuuvakuutuksen vakuutussumma on seuraava:: 1 000 000 euroa (per vahinkotapahtuma)

Luottotiedot:: Tarjoajan luottotiedot ovat lähtökohtaisesti häiriöttömät. Tilaaja voi harkintansa mukaan hyväksyä tarjoajan, mikäli sen luottotiedoissa olevat häiriömerkinnät ovat vähäisiä.

Luottoluokitus:: Tarjoajan rating -luokituksen on oltava vähintään A Tyydyttävä tai riskiluokitus 1-3. Mikäli tarjoaja on ryhmittymä, tulee kunkin ryhmittymän jäsenen luottoluokituksen olla vaatimuksen mukainen. Mikäli tarjoaja hyödyntää kolmansien osapuolten voimavaroja soveltuvuusvaatimusten täyttämiseen, tulee myös kyseisten osapuolten luottoluokituksen olla vaatimuksen mukainen.

Osallistumisehdot
Luettelo ja lyhyt kuvaus olosuhteista:

Kaupparekisteriin merkitseminen: Tarjoaja on merkitty asiaankuuluviin sijoittautumisjäsenvaltionsa pitämiin kaupparekistereihin: Se on merkitty sijoittautumisjäsenvaltion pitämään, direktiivin 2014/24/EU liitteessä XI kuvattuun ammattirekisteriin; tietyistä jäsenvaltioista tulevien tarjoajien täytyy mahdollisesti täyttää muita samassa liitteessä säädettyjä vaatimuksia.

Tekninen ja ammatillinen pätevyys
Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista:

Tarjoaja on suorittanut viitejakson aikana seuraavantyyppiset pääasialliset tavarantoimitukset:: Tarjoajan tekniseen ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät tarjoajan kokemukselle asetetut vaatimukset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 5, "Referenssilomake" (Excel-lomake). Tarjoajan tulee täyttää kaikki tarjoajan kokemukselle asetetut vaatimukset. Tarjoajan tulee täyttää "Referenssilomake" siinä esitettyjen ohjeiden ja vaatimusten mukaisesti. Tarjoajan tulee ladata "Referenssilomake" tarjouksensa liitteeksi.

Koulutusta ja ammatillista pätevyyttä koskevat tiedot: a) palveluntarjoaja tai urakoitsija itse:: Tarjoajan tekniseen ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät Tarjoajan asiantuntijoille asetetut vaatimukset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 4, "Vaatimuslomake" (Excel-lomake). Tarjoajan tarjoamien nimettyjen henkilöiden tulee täyttää heidän kokemukselleen asetetut asiantuntijoiden kokemus- ja osaamisvaatimukset.

Osallistumisehdot
Poissulkemisperuste:

Ennenaikainen irtisanominen, vahingonkorvaukset tai muut vastaavat seuraamukset

Järjestelyt velkojien kanssa

Kansallisesta lainsäädännöstä johtuva konkurssia tai muuta sellaista vastaava tilanne

+ 21 lisää

Konkurssi

Korruptio

Lapsityövoima ja muut ihmiskaupan muodot

Liiketoiminta on keskeytetty

Maksukyvyttömyys

Petos

Puhtaasti kansalliset poissulkemisperusteet

Rahanpesu tai terrorismin rahoitus

Rikollisjärjestön toimintaan osallistuminen

Sosiaalilainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen

Sosiaaliturvamaksujen maksaminen

Syyllistyminen ammatin harjoittamiseen liittyvään vakavaan virheeseen

Syyllistyminen väärien tietojen antamiseen, tietojen antamatta jättämiseen, vaadittujen asiakirjojen antamiseen kykenemättömien tietojen toimittamiseen ja tätä menettelyä koskevien luottamuksellisten tietojen antamiseen

Talouden toimijan hankintamenettelyyn osallistumisesta johtuvat eturistiriidat

Terrorismirikokset tai terroritoimintaan liittyvät rikokset

Toisten talouden toimijoiden kanssa kilpailun vääristämiseksi tehdyt sopimukset

Työlainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen

Varat selvitysmiehen hallinnassa

Verojen maksu

Välitön tai välillinen osallistuminen tämän hankintamenettelyn valmisteluun

Ympäristölainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen

Kuvaus poissulkemisperusteista:

Tarjoaja on kansalliseen lainsäädäntöön ja kansallisiin määräyksiin perustuen yllämainittuja tilanteita vastaavassa samankaltaisessa menettelyssä.

Tarjoaja on konkurssissa.

Tarjoajalle tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, annettu lahjonnasta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoajalla on järjestelyjä velkojien kanssa.

Tarjoajalle tai henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu rikollisjärjestön toimintaan osallistumisesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoaja on tehnyt muiden kanssa sopimuksia, joilla pyritään vääristämään kilpailua.

Tarjoaja on rikkonut ympäristölainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.

Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu rahanpesusta tai terrorismin rahoituksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoajalle tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen, on annettu petoksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu lapsityövoiman käytöstä tai muista ihmiskaupan muodoista lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoajan osalta on käynnistetty maksukyvyttömyys- tai likvidaatiomenettely.

Tarjoaja on rikkonut työlainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.

Tarjoajan varat ovat selvitysmiehen tai tuomioistuimen hallinnassa.

Tarjoajaa koskee jokin seuraavista tilanteista. a) on syyllistynyt väärän tiedon antamiseen poissulkemis- tai valintaperusteiden osalta, b) on jättänyt antamatta tällaisia tietoja, c) on toimittanut viiveellä tai ei lainkaan ostajan vaatimia tietoja, tai d) on yrittänyt vaikuttaa ostajan päätöksentekoprosessiin asiattomalla tavalla tai hankkinut luottamuksellista tietoa, joista voisi olla sille hankintamenettelyssä asiaankuulumatonta etua, taikka on toimittanut harhaanjohtavia tietoja, joilla voi olla merkittävä vaikutus poissulkemista, tarjoajan valintaa tai hankintaa koskeviin päätöksiin.

Tarjoajan hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai edustus-,päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on rikosrekisteristä ilmenevällä lainvoimaisella tuomiolla tuomittu työturvallisuusrikoksesta, työaikasuojelurikoksesta, työsyrjinnästä, kiskonnantapaisesta työsyrjinnästä, työntekijöiden järjestäytymisvapauden loukkaamisesta tai luvattoman ulkomaisen työvoiman käytöstä.

Tarjoajan osallistumisesta hankintamenettelyyn aiheutuu eturistiriitoja.

Tarjoaja tai tarjoajaan liittyvä yritys on antanut ostajalle neuvoja tai muulla tavoin osallistunut hankintamenettelyn valmisteluun.

Tarjoaja on syyllistynyt ammatin harjoittamiseen liittyvään vakavaan virheeseen.

Tarjoajan aikaisempia hankintasopimuksia tai käyttöoikeussopimuksia on irtisanottu ennenaikaisesti tai kyseisen aikaisemman sopimuksen yhteydessä on vaadittu vahingonkorvauksia tai määrätty muita vastaavia seuraamuksia.

Tarjoaja on rikkonut sosiaalilainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.

Tarjoaja on rikkonut sosiaaliturvamaksujen maksamiseen liittyviä velvoitteitaan sijoittumismaassaan tai ostajan maassa.

Tarjoajan liiketoiminta on keskeytetty.

Tarjoaja on rikkonut verojen maksamiseen liittyviä velvoitteitaan sijoittumismaassaan tai ostajan maassa.

Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, annettu terrorismirikoksesta tai terroritoimintaan liittyvästä rikoksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Hankintaviranomainen
Nimi ja osoitteet
Nimi: Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue
Kansallinen rekisterinumero: 3221347-3
Postiosoite: Tekniikantie 15
Postinumero: 02033
Postitoimipaikka: PL 33 Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Yhteyspiste: Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue
Sähköposti: hankinta@luvn.fi 📧
Puhelin: +358 291512000 📞
URL: https://www.luvn.fi/fi 🌏
Hankintaviranomaisen tyyppi
Alue- tai paikallistason viranomainen
Päätoimi
Terveys
Viestintä
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/luhva?id=536138&tpk=cac797ac-ffab-4bc8-a5d4-15b2cf52b859 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/luhva?id=536138&tpk=cac797ac-ffab-4bc8-a5d4-15b2cf52b859 🌏
Tarjouksen/hakemuksen jättäminen sähköisesti: Pakollinen

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Kansallinen rekisterinumero: 3006157-6
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postinumero: 00520
Postitoimipaikka: Helsinki
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Puhelin: +358 295643300 📞
URL: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Tietoa sähköisistä työnkuluista
Sähköinen laskutus hyväksytään
Lähde: OJS 2025/S 057-182906 (2025-03-20)

hankintailmoitus (2025-04-08)
Kohde
Hankinnan laajuus
Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa: 4 900 000 EUR 💰

Menettely
Hallinnolliset tiedot
Tarjousten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika: 2025-05-02 09:00:00 📅
Tarjousten avaamista koskevat ehdot: 2025-05-02 09:05:00 📅
Tarjouspyynnön ehdot
Tarjousten avaamisen päivämäärä: 2025-05-02 09:05:00 📅

Muutokset
Alkuperäiseen ilmoitukseen korjattava teksti
Erän tunnistenumero: LOT-0000
Muut lisätiedot

Tarjouspyyntöön on tehty korjauksia, koska liite 1.2.9 (Paikallinen sopimus – työaikapankki) oli korruptoitunut tiedosto, jota tarjoajat eivät pystyneet avaamaan. Lisäksi tietosuoja- ja salassapitoliitteessä (Sop liite 1 Tietosuoja- ja salassapitoliite) oli kirjoitusvirhe. Virheiden vuoksi tarjousaikaa on pidennetty.

Muutoksen pääasiallinen syy: Julkaisijan virheen korjaaminen
Tiedot muutoksista
Muutettavan ilmoituksen edellinen versio: 3a2d7400-79ae-46a2-a895-72bcd411e66c-01
Lähde: OJS 2025/S 071-232349 (2025-04-08)

hankintailmoitus (2025-04-24)
Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa: 4 900 000 EUR 💰
Tietoa vaihtoehdoista
Vaihtoehtojen kuvaus:

Menettely
Toimenpiteen tyyppi
Menettelyn tärkeimmät piirteet:

Hallinnolliset tiedot
Tarjousten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika: 2025-05-12 09:00:00 📅
Tarjousten avaamista koskevat ehdot: 2025-05-12 09:05:00 📅
Tarjouspyynnön ehdot
Tarjousten avaamisen päivämäärä: 2025-05-12 09:05:00 📅

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Taloudellinen ja rahoituksellinen asema
Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista:

Osallistumisehdot
Kuvaus poissulkemisperusteista:

Muutokset
Alkuperäiseen ilmoitukseen korjattava teksti
Erän tunnistenumero: LOT-0000
Muut lisätiedot

Liite 4, Vaatimuslomake: "Korjattu 23.4.2025: Vaatimusvastaukset summakaavassa välilehdessä Kooste on korjattu 4-Tuki ja sovellusylläpito -välilehden vastausten summaviittaukset oikeisiin soluihin Kooste-välilehden soluissa D19-K19. Lisäksi on selkeytetty jo alkuperäisessä tarjouspyynnössä olevaa ohjetta, jonka mukaan pisteytettäviin vaatimuksiin tulee Osittain-vastauksen yhteyteen kuvata selitys, miltä osin vaatimus täyttyy. Tämä on kuvattu Kyllä/Osittain/Ei-vastaussolun viereen sarakkeeseen H (välilehdellä 2 sarake I) koottuihin kyseisen ohjeen kertaaviin otsikkoteksteihin. Vaatimuksiin ei ole tehty mitään muutoksia. Alkuperäisiä vastausohjeita ei ole muutettu." Liite 3, Hintalomake: 23.4.2025 hankintayksikkö on korjannut välilehdeltä 1-Vertailuhinta kaksi summakaavan viittausvirhettä soluista I23 ja I24. Korjaus ei vaikuta hinnoittelumalliin tai hinnoiteltaviin yksikköhintakohtiin. Korjauksista johtuen tarjousten jättämisen määräaikaa on jatkettu 12.5.2025 kello 12 asti.

Muutoksen pääasiallinen syy: Julkaisijan virheen korjaaminen
Tiedot muutoksista
Muutettavan ilmoituksen edellinen versio: 55c3d786-54ae-430d-8edc-64998d2e4ca8-01
Lähde: OJS 2025/S 081-269544 (2025-04-24)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät (>20 uudet hankinnat)