Tuusulan kunnan tila- ja vuokrahallintajärjestelmä

Lyhyt kuvaus

Hankinnan kohteena on kiinteistöjen tietojen hallintaan, dokumentointiin ja raportointiin tarkoitettu tila- ja vuokrahallintajärjestelmä, joka toimii kokonaan pilvipalveluna. Järjestelmä ohjelmistopalveluna (SaaS) tarkoittaa Tila- ja vuokrahallintajärjestelmän ja sen käyttöoikeuksien toimittamisen ohjelmistopalveluna, jossa toimittaja vastaa järjestelmän edellyttämistä konesali- ja kapasiteettipalveluista.

Tavoitteena on löytää valmis ratkaisu, joka soveltuu Tuusulan kunnan olemassa olevaan tietotekniseen ympäristöön mahdollisimman yksinkertaisesti. Hankintayksikkö korostaa, että tavoitteena ei ole aloittaa järjestelmäkehitystyötä alusta alkaen palveluntuottajan kanssa, vaan löytää valmis ratkaisu avaimet käteen -toteutuksella.

Tila- ja vuokrahallintajärjestelmän käyttöönotto tarkoittaa valmistuotteeseen perustuvan Tila- ja vuokrahallintajärjestelmän kiinteähintaista käyttöönottoa Tuusulan kunnassa tämän hankinnan vaatimusten mukaisessa laajuudessa. Käyttöönottoa voi edeltää valmistuotteen sovittaminen tai kehittäminen Tuusulan kunnan tarpeita vastaavaksi.

Tavoitteena on saada sopimus voimaan 1.1.2026. Sopimus on toistaiseksi voimassa oleva. Pääsopimuksen irtisanomisaika on asiakkaalle kuusi (6) kuukautta ja toimittajalle kaksitoista (12) kuukautta.

Hankittava kokonaisuus koostuu vähintään seuraavista osa-alueista:

Kiinteistörekisteri, jossa vähintään seuraavat toiminnollisuudet
- rakennusten arvot (arvojen päivitystoiminto)
- karttatoiminnallisuus, jossa rakennukset merkitty dynaamiselle karttapohjalle
- muokattavat tietokentät ja hierarkiat

Tilahallinta, jossa vähintään seuraavat toiminnollisuudet
- Graafinen tilahallinta, jossa dynaamiset pohjakuvat
- Henkilöiden/henkilöryhmien sijoitus tiloihin eri värein näytettynä
- Aikaan sidotut tiedot
- Tasot eri käyttöjä varten, esimerkiksi siivousalueet

Vuokrauksen hallinta, jossa vähintään seuraavat toiminnollisuudet
- Sisäisten vuokrien laskenta, joka edellyttää toteutuneiden kustannusten tuontia talouden järjestelmästä integraation avulla (nykyinen käytössä oleva järjestelmä on Visma Intime)
- Sisäisten vuokrien vienti talouden järjestelmään
- Ulkoisten vuokrasopimusten perustaminen järjestelmään
- Sisään vuokrattujen tilojen sopimusten hallinta
- Vuokran tarkistusten laskenta automaattisesti
- Vuokrasopimuksen päättymiseen liittyvät tehtävät
- Laskutustietojen siirto taloushallinnon järjestelmään

Hankinnan kuvaus

Hankinnan kohteena on kiinteistöjen tietojen hallintaan, dokumentointiin ja raportointiin tarkoitettu tila- ja vuokrahallintajärjestelmä, joka toimii kokonaan pilvipalveluna. Järjestelmä ohjelmistopalveluna (SaaS) tarkoittaa Tila- ja vuokrahallintajärjestelmän ja sen käyttöoikeuksien toimittamisen ohjelmistopalveluna, jossa toimittaja vastaa järjestelmän edellyttämistä konesali- ja kapasiteettipalveluista.

Tavoitteena on löytää valmis ratkaisu, joka soveltuu Tuusulan kunnan olemassa olevaan tietotekniseen ympäristöön mahdollisimman yksinkertaisesti. Hankintayksikkö korostaa, että tavoitteena ei ole aloittaa järjestelmäkehitystyötä alusta alkaen palveluntuottajan kanssa, vaan löytää valmis ratkaisu avaimet käteen -toteutuksella.

Tila- ja vuokrahallintajärjestelmän käyttöönotto tarkoittaa valmistuotteeseen perustuvan Tila- ja vuokrahallintajärjestelmän kiinteähintaista käyttöönottoa Tuusulan kunnassa tämän hankinnan vaatimusten mukaisessa laajuudessa. Käyttöönottoa voi edeltää valmistuotteen sovittaminen tai kehittäminen Tuusulan kunnan tarpeita vastaavaksi.

Tavoitteena on saada sopimus voimaan 1.1.2026. Sopimus on toistaiseksi voimassa oleva. Pääsopimuksen irtisanomisaika on asiakkaalle kuusi (6) kuukautta ja toimittajalle kaksitoista (12) kuukautta.

Hankittava kokonaisuus koostuu vähintään seuraavista osa-alueista:

Kiinteistörekisteri, jossa vähintään seuraavat toiminnollisuudet
- rakennusten arvot (arvojen päivitystoiminto)
- karttatoiminnallisuus, jossa rakennukset merkitty dynaamiselle karttapohjalle
- muokattavat tietokentät ja hierarkiat

Tilahallinta, jossa vähintään seuraavat toiminnollisuudet
- Graafinen tilahallinta, jossa dynaamiset pohjakuvat
- Henkilöiden/henkilöryhmien sijoitus tiloihin eri värein näytettynä
- Aikaan sidotut tiedot
- Tasot eri käyttöjä varten, esimerkiksi siivousalueet

Vuokrauksen hallinta, jossa vähintään seuraavat toiminnollisuudet
- Sisäisten vuokrien laskenta, joka edellyttää toteutuneiden kustannusten tuontia talouden järjestelmästä integraation avulla (nykyinen käytössä oleva järjestelmä on Visma Intime)
- Sisäisten vuokrien vienti talouden järjestelmään
- Ulkoisten vuokrasopimusten perustaminen järjestelmään
- Sisään vuokrattujen tilojen sopimusten hallinta
- Vuokran tarkistusten laskenta automaattisesti
- Vuokrasopimuksen päättymiseen liittyvät tehtävät
- Laskutustietojen siirto taloushallinnon järjestelmään

Lisätietoja

Hankintapäätös on tavoitteena tehdä marraskuussa 2025. Sopimukset allekirjoitetaan, kun päätös on saanut lainvoiman.
Tavoitteena on saada sopimus voimaan 1.1.2026. Työ aloitetaan välittömästi sopimuksen ja salassapitositoumusten allekirjoittamisen jälkeen.

Toimittajan tulee viedä käyttöönottoprojekti kokonaan läpi ja saattaa järjestelmä asiakkaalle tuotantokäyttöön tavoitteellisesti 1.3.2026 mennessä.

Piirustusten osalta käyttöönottoaikataulu 1.6.2026 mennessä.

Hankintapäätös on tavoitteena tehdä marraskuussa 2025. Sopimukset allekirjoitetaan, kun päätös on saanut lainvoiman.
Tavoitteena on saada sopimus voimaan 1.1.2026. Työ aloitetaan välittömästi sopimuksen ja salassapitositoumusten allekirjoittamisen jälkeen.

Toimittajan tulee viedä käyttöönottoprojekti kokonaan läpi ja saattaa järjestelmä asiakkaalle tuotantokäyttöön tavoitteellisesti 1.3.2026 mennessä.

Piirustusten osalta käyttöönottoaikataulu 1.6.2026 mennessä.

Tarkat tiedot uudelleentarkastelumenettelyjen määräajasta (määräajoista)

Hankintayksikön päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun tyytymätön voi vaatia hankintalain 132–135 §:n mukaan hankintaoikaisua. Hankintaoikaisua voi vaatia hankintayksiköltä kirjallisesti tarjouskilpailuun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas eli se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen).

Asianosaisen on vaadittava hankintaoikaisua 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta.

Teksti

Tarjouslomakkeessa on pyritty laatimaan hinnoittelurakenne siten, että se tukee useita erilaisia hinnoittelumalleja. Tästä syystä hinnastossa on useita kenttiä, joihin hinta voidaan ilmoittaa. Hinnoittelutapaan kuulumattomiin kenttiin voidaan merkitä hinnaksi 0 €, jolloin vertailuhinta huomioi tämän automaattisesti.

Vertailuhintasivun kohdassa “Ohjelmistopalvelun tuotantoympäristön jatkuvat kustannukset” tarkoituksena on saada näkyviin, mikä osuus kuukausihinnasta kohdistuu itse järjestelmään ja mikä mahdollisesti pohjapiirustusten ylläpitoon, mikäli tällainen erittely on sovellettavissa.

Kyseisen osion hinnoittelun tavoitteena on muodostaa selkeä ja kattava kuva SaaS-palvelun kuukausihinnasta, sisältäen myös tuen ja ylläpidon jatkuvat kustannukset.

Neliöhintojen muodostumisessa on ollut epäselvyys johtuen vertailukaavassa olleesta virheestä, jossa neliömäärää ei otettu huomioon. Tämä virhe on nyt korjattu ja laskenta huomioi jatkossa neliöperusteisen hinnoittelun asianmukaisesti.