Suomen Lähetysseuran palkkahallinnon ulkoistus

Suomen Lähetysseura ry

Hankinnan kohteena on Suomen Lähetysseuran käyttöön hankittava ulkoistettu palkkahallinto, joka kattaa tarjouspyynnössä ja alla mainitut palkanlaskennan prosessit kokonaisuudessaan. Henkilöstön määrä yhteensä: noin 140 työntekijää. Työntekijöistä noin 100 tekevät töitä Suomesta käsin ja noin 40 lähetettyinä työntekijöinä ulkomaista käsin (Aasia, Afrikka, Etelä-Amerikka, Lähi-Itä). Lisäksi Lähetysseuralla on palkkionsaajia keskimäärin noin 10 kpl / kuukausi. Palkkahallinnon piirissä olevien henkilöiden määrä voi vaihdella sopimuskauden aikana (myös alaspäin eli tarjouspyynnössä esitetty työntekijöiden vähimmäismäärä ei ole taattu). Palkanmaksu tapahtuu kuun 20. päivänä tai sitä edeltävänä pankkipäivänä. Lomarahat maksetaan vuosittain kesäkuussa. Työehtosopimus on Kristillisiä järjestöjä koskeva työehtosopimus. Suomen lähetysseuralla on käytössä HRM- ja palkanmaksujärjestelmänä Mepco. Mepco on tällä hetkellä Suomen Lähetysseuran hallinnoima ja tuleva Ulkoistuskumppani (jäljempänä myös ”Toimittaja”) saa Mepcoon käyttöoikeudet. Tulevaisuudessa (noin vuoden sisällä) HRM- ja palkanmaksujärjestelmä on tarkoitus kilpailuttaa (yhteistyössä ulkoistuskumppanin kanssa tai ulkoistuskumppanille ulkoistaen), jolloin myös järjestelmän hallinnointi siirtyy ulkoistuskumppanille.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2025-03-05. Hankinta julkaistiin 2025-02-03.

Kuka?

• Suomen Lähetysseura ry

Mitä?

Missä?

• Helsinki-Uusimaa › Helsinki-Uusimaa

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2025-02-03	hankintailmoitus

hankintailmoitus (2025-02-03)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Suomen Lähetysseuran palkkahallinnon ulkoistus
Lyhyt kuvaus:

Sopimustyyppi: Palvelut
Tuotteet/palvelut: Palkkahallinto 📦
Kuvaus
Sisäinen tunniste: 2025-019764-LOT-0001
Tämä hankinta soveltuu myös pienille ja keskisuurille yrityksille (pk-yrityksille) ✅
Lisätietoja: ks. Tarjouspyyntö
Lisätuotteet/palvelut: Henkilöstö- ja palkanlaskentapalvelut 📦
Edistettävä sosiaalinen tavoite: Ihmisoikeuksia koskeva due diligence -velvoite maailmanlaajuisissa toimitusketjuissa
Maa: Suomi 🇫🇮
Kesto
Aloituspäivä: 2025-05-01 📅
Tutkintojärjestelmän kesto
Määrittelemätön kesto ✅
Tietoa vaihtoehdoista
Vaihtoehdot ✅
Vaihtoehtojen kuvaus:

Lähetysseura voi tehdä ulkoistuskumppanilta palkkahallintoon liittyviä lisätilauksia ilman erillistä kilpailutusta. Tällaisia lisätilauksia voivat esimerkiksi olla ulkomailta rekrytoitavien henkilöiden palkkahallinto Suomessa ja heihin liittyvät viranomaisilmoitukset ja maksutiedot sekä neuvonta. Myös Lähetysseuran ja ulkoistuskumppanin keskinäistä tehtävänjakoa voidaan muuttaa. Lähetysseura voi tehdä yhteistyössä uuden palkkahallinnon järjestelmän hankinnan / teetättää hankinnan ulkoistuskumppanilla, missä yhteydessä palkkahallinnon järjestelmä siirtyy ulkoistusyrityksen hallintaan. Lisähankinnan ovat sisällöltään ja tarvittavan tai syntyvän osaamisen suhteen kytköksissä tämän kilpailutuksen sisällön kanssa.

Myöntämisperusteet
Hinta ✅
Hinta (painotus): 40
Laatukriteeri (nimi): Ennalta nimetty tiimi
Laatukriteeri (painotus): 10
Laatukriteeri (nimi): Tiimin kokemus
Laatukriteeri (painotus): 25
Laatukriteeri (nimi): Tiimin työn laatu
Yrityksen kokemus palkkahallinnon järjestelmän kilpailutuksesta
Palvelun aloitusajankohta
Laatukriteeri (painotus): 5
Otsikko
Erän tunnistenumero: LOT-0000

Menettely
Toimenpiteen tyyppi
Avoin menettely ✅
Oikeusperusta: Direktiivi 2014/24/EU
Hallinnolliset tiedot
Tarjousten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika: 2025-03-05 23:00:00 📅
Tarjousten avaamista koskevat ehdot: 2025-03-06 13:00:00 📅
Tarjousten avaamista koskevat ehdot (paikka): Tilaisuus ei ole julkinen.
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Vähimmäisaika, jonka kuluessa tarjoajan on pidettävä tarjous voimassa: 3 kuukautta
Tarjouspyynnön ehdot
Tarjoaja voi jättää useamman kuin yhden tarjouksen
Hankintasopimuksen toteuttamiseen osoitetun henkilöstön nimet ja ammatillinen pätevyys on ilmoitettava
Tarjousten avaamisen päivämäärä: 2025-03-06 13:00:00 📅
Paikka: Tilaisuus ei ole julkinen.
Sähköinen laskutus: Pakollinen
Sähköistä maksua käytetään ✅
Lisätietojen pyytämisen määräaika: 2025-02-14 12:00:00 📅
Myöntämisperusteet
Painotustyyppi: Painotus (prosentteina, tarkka)
Tarjouspyynnön ehdot
Sopimukseen sisältyy suoritusehtoja ✅

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Luettelo ja lyhyt kuvaus säännöistä ja kriteereistä:

Ulkoistuskumppani toteuttaa palkkahallinnon Mepcossa: Ulkoistuskumppani sitoutuu tekemään palkkahallinnon asiakkaan Mepcossa, kunnes palkkahallinnon järjestelmä on kilpailutettu yhteistyössä ulkoistuskumppanin kanssa, jolloin järjestelmän siirtyy kumppanin hallinnoimaksi. KYLLÄ / EI

Ulkoistuskumppani sitoutuu palkanmaksupäivään: Ulkoistuskumppani sitoutuu siihen, että palkanmaksu tapahtuu kuun 20. päivänä tai sitä aiempana pankkipäivänä. KYLLÄ / EI

Palkkahallinto toteutetaan suomen kielellä.: Ulkoistuskumppani sitoutuu toteuttamaan palkkahallinnon suomen kielellä. KYLLÄ/EI

Sopimukseen liittyvät ehdot
Sopimuksen täytäntöönpanoehdot: Keskeiset sopimusehdot kuvattu tarjouspyynnössä.
Osallistumisehdot
Poissulkemisperuste:

Ennenaikainen irtisanominen, vahingonkorvaukset tai muut vastaavat seuraamukset

Järjestelyt velkojien kanssa

Kansallisesta lainsäädännöstä johtuva konkurssia tai muuta sellaista vastaava tilanne

+ 18 lisää

Konkurssi

Korruptio

Lapsityövoima ja muut ihmiskaupan muodot

Liiketoiminta on keskeytetty

Maksukyvyttömyys

Petos

Puhtaasti kansalliset poissulkemisperusteet

Rahanpesu tai terrorismin rahoitus

Rikollisjärjestön toimintaan osallistuminen

Sosiaalilainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen

Sosiaaliturvamaksujen maksaminen

Syyllistyminen ammatin harjoittamiseen liittyvään vakavaan virheeseen

Syyllistyminen väärien tietojen antamiseen, tietojen antamatta jättämiseen, vaadittujen asiakirjojen antamiseen kykenemättömien tietojen toimittamiseen ja tätä menettelyä koskevien luottamuksellisten tietojen antamiseen

Terrorismirikokset tai terroritoimintaan liittyvät rikokset

Toisten talouden toimijoiden kanssa kilpailun vääristämiseksi tehdyt sopimukset

Työlainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen

Varat selvitysmiehen hallinnassa

Verojen maksu

Kuvaus poissulkemisperusteista:

Tarjoajalle tai henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu rikollisjärjestön toimintaan osallistumisesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoajalle tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen…

… jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, annettu lahjonnasta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa

… jäsen, on annettu petoksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa

Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa,…

… annettu terrorismirikoksesta tai terroritoimintaan liittyvästä rikoksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa

… on annettu rahanpesusta tai terrorismin rahoituksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

… on annettu lapsityövoiman käytöstä tai muista ihmiskaupan muodoista lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa

Tarjoaja on rikkonut verojen maksamiseen liittyviä velvoitteitaan sijoittumismaassaan tai ostajan maassa.

Tarjoaja on rikkonut sosiaaliturvamaksujen maksamiseen liittyviä velvoitteitaan sijoittumismaassaan tai ostajan maassa.

Tarjoajan hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai edustus-,päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on rikosrekisteristä ilmenevällä lainvoimaisella tuomiolla tuomittu työturvallisuusrikoksesta, työaikasuojelurikoksesta, työsyrjinnästä, kiskonnantapaisesta työsyrjinnästä, työntekijöiden järjestäytymisvapauden loukkaamisesta tai luvattoman ulkomaisen työvoiman käytöstä.

Tarjoaja on rikkonut sosiaalilainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.

Tarjoajan aikaisempia hankintasopimuksia tai käyttöoikeussopimuksia on irtisanottu ennenaikaisesti tai kyseisen aikaisemman sopimuksen yhteydessä on vaadittu vahingonkorvauksia tai määrätty muita vastaavia seuraamuksia.

Tarjoajaa koskee jokin seuraavista tilanteista. a) on syyllistynyt väärän tiedon antamiseen poissulkemis- tai valintaperusteiden osalta, b) on jättänyt antamatta tällaisia tietoja, c) on toimittanut viiveellä tai ei lainkaan ostajan vaatimia tietoja, tai d) on yrittänyt vaikuttaa ostajan päätöksentekoprosessiin asiattomalla tavalla tai hankkinut luottamuksellista tietoa, joista voisi olla sille hankintamenettelyssä asiaankuulumatonta etua, taikka on toimittanut harhaanjohtavia tietoja, joilla voi olla merkittävä vaikutus poissulkemista, tarjoajan valintaa tai hankintaa koskeviin päätöksiin.

Tarjoajan osalta on käynnistetty maksukyvyttömyys- tai likvidaatiomenettely.

Tarjoajalla on järjestelyjä velkojien kanssa.

Tarjoaja on kansalliseen lainsäädäntöön ja kansallisiin määräyksiin perustuen yllämainittuja tilanteita vastaavassa samankaltaisessa menettelyssä.

Tarjoajan varat ovat selvitysmiehen tai tuomioistuimen hallinnassa.

Tarjoajan liiketoiminta on keskeytetty.

Tarjoaja on syyllistynyt ammatin harjoittamiseen liittyvään vakavaan virheeseen.

Tarjoaja on tehnyt muiden kanssa sopimuksia, joilla pyritään vääristämään kilpailua.

Tarjoaja on konkurssissa.

Tarjoaja on rikkonut työlainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.

Hankintaviranomainen
Nimi ja osoitteet
Nimi: Suomen Lähetysseura ry
Kansallinen rekisterinumero: 0116962-5
Postiosoite: Maistraatinportti 2A, PL 56
Postinumero: 00241
Postitoimipaikka: Helsinki
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: info@suomenlahetysseura.fi 📧
Puhelin: +358 9 12 971 📞
URL: https://www.suomenlahetysseura.fi 🌏
Hankintaviranomaisen tyyppi
EU:n toimielin/virasto tai kansainvälinen organisaatio
Päätoimi
Virkistys, kulttuuri ja uskonto
Viestintä
Asiakirjojen URL-osoite: https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/public/procedure/13578/enotice/19764 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/tendering/procedure/13578/call-for-tenders 🌏
Tarjouksen/hakemuksen jättäminen sähköisesti: Pakollinen

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Kansallinen rekisterinumero: FI30061576
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postinumero: 00520
Postitoimipaikka: Helsinki
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Puhelin: +358 295643300 📞
URL: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Palvelu, josta voi saada tietoja uudelleentarkastelumenettelystä
Sama kuin: Nimi ja osoitteet
Tietoa sähköisistä työnkuluista
Sähköinen laskutus hyväksytään
Lähde: OJS 2025/S 025-078538 (2025-02-03)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Liike-elämän palvelut: laki, markkinointi, neuvonta, työhönotto, painatus ja turvallisuus (>20 uudet hankinnat)

Kirjanpito-, tilintarkastus- ja verotuspalvelut (6)

Kirjanpito- ja tilintarkastuspalvelut (3)

Kirjanpito (2)

Kirjanpitopalvelut (2)