Hankinnan kuvaus
Kotkan kaupunki (hankintayksikkö, tilaaja) pyytää tarjouksia paloilmoitinlaitteistojen ja turvavalojen huolto- ja korjauspalveluista tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti.
Sopimus käsittää paloilmoittimien ja turvavalojen vuosihuollon hankinta-asiakirjojen mukaisesti. Ilmaisinvaihdoissa käytetään huollettuja vaihtoilmaisimia, ellei järjestelmätekninen syy estä huolletun vaihtoilmaisimen käyttöä. Hankinnasta on poisrajattu uusien paloilmoitinlaitteistojen asennukset.
Hankinnasta tehdään yhden (1) vuoden määräaikainen vuosihuoltosopimus kilpailutuksen voittaneen tarjoajan (toimittaja) kanssa. Hankinta-asiakirjoissa ilmoitettu sopimuskauden aloituspäivämäärä on arvio, sopimus solmitaan heti, kun hankintapäätös on lainvoimainen. Tilaajalla on oikeus yksipuolisella päätöksellä jatkaa määräaikaista yhden (1) vuoden sopimuskautta ottamalla käyttöön yhden kolmen (3) vuoden mittaisen kausioption. Mikäli Tilaaja ottaa optiokauden käyttöön, pätevät tällä hankintamenettelyllä kilpailutetun sopimuksen ja sen liitteiden ehdot sellaisenaan myös siihen.
Sopimuspalveluiden pääasiallinen suorituspaikka on Kotkan kaupungin aluerajojen sisällä sijaitsevat Kotkan kaupungin omistamat kiinteistöt. Hankinta-asiakirjoissa on ilmoitettu tilaajan hankinnan valmisteluaikana tunnistamat, tämän hetkiset kiinteistökohteet ja palveluntarpeet. Tilaaja ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin.
TUTUSTUMINEN KOHTEISIIN
Tarjoajilla on mahdollisuus tutustua kohteisiin ennen tarjouksen jättämistä.
Tutustumiskäynnit sovitaan etukäteen hankintayksikön edustajan kanssa:
kiinteistöpäällikkö Vesa Minkkinen, 040 140 5686,
vesa.minkkinen@kotka.fi
Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tutustumiskäyntien aikana ei ole sallittua keskustella hankinta-asiakirjojen sisältöön, hankinnan kohteen määrittelyihin yms. liittyvistä asioista. Kaikki hankinta-asiakirjojen sisältöön ja hankinnan kohteeseen liittyvät kysymykset on jätettävä kirjallisesti Tarjouspalvelu.fi -portaalin kautta.
ALIHANKINTAAN LIITTYVÄT RAJAUKSET
Tilaaja ei salli alihankinnan käyttämistä seuraavien tehtävien osalta: Tilaaja edellyttää toimittajaa tekemään omana työnään itse kaikki erityisen kriittiset suoraan paloilmoitinjärjestelmiin ja hätäkeskuksen linjayhteyksiin vaikuttavat huolto- ja korjaustyöt.
Poikkeuksena, mikäli jokin laite edellyttää nimenomaan laitevalmistajan oman lisenssin käyttöä esim. ohjelmoinnissa, voi toimittaja tästä erityisestä perusteesta johtuen käyttää ohjelmoinnin osalta alihankkijaa. Tässä tapauksessa alihankintaa saa käyttää vain siltä osin kuin se on välttämätöntä esim. lisenssin käyttöoikeudesta johtuvasta syystä. Toimittajan on haettava tilaajalta hyväksyntä alihankinnan käyttämiselle ko. kohteissa ennen sopimuksen allekirjoitusta.
Perusteena alihankinnan rajauksessa on hankintalain (1397/2016) 77§:n 4 mom. mukainen tilaajan oikeus vaatia tarjoajaa tai ryhmittymän jäsentä itse toteuttamaan tietyt kriittiset tehtävät. Tilaaja täsmentää erityisen kriittisiä tehtäviä hallituksen esityksen (HE 108/2016) mukaisesti tarkoittamaan muutoin riskeiltään merkittäviä palveluun sisältyviä töitä, joissa mahdollisimman lyhyt valvonta- tai vastuuketju on perusteltu. Tilaaja lisäksi perustelee vaatimustaan sillä, että useissa tilaajan hallinnoimissa kiinteistöissä on lapsiin, vanhuksiin ja liikunta- tai toimintarajoittuneisiin ihmisryhmiin liittyvää ympärivuorokautista toimintaa sekä kilpaurheilun massatapahtumia, jolloin paloilmoitinjärjestelmän ylläpito katsotaan erityisen kriittiseksi tehtäväksi turvallisen toiminnan takaamiseksi.