Lyhyt kuvaus
Hankinnan tavoitteena on ylläpitää ja parantaa VAV:n omistamien asuin-, hoivakoti- ja palvelukiinteistöjen turvallista käyttöä, vähentää vahinkoja, tunnistaa ennakoivasti riskit ja varmistaa, että asukkaiden arki sujuu turvallisessa asuinympäristössä 24/7/365. Hankinta on kuvattu tarkemmin hankintailmoituksen liitteenä olevassa dokumenteissa "Palvelukuvaus".
Kiinteistön turvateknillisiin palveluihin kuuluu mm.
Osa-alue 1
- paloilmoitinjärjestelmien huolto- ja tarkastustyöt sekä määräaikaistarkastukset
- automaattisen sammutuslaitteiston huolto- ja tarkastustyöt sekä kuukausikokeilut
- pelastussuunnitelmien hallinnointi, päivittäminen ja laatiminen
Osa-alue 2
- väestönsuojatilojen määräaikaishuolto
- merkkivalojärjestelmien huolto- ja tarkastustyöt
- savunpoistojärjestelmien huolto-, tarkastus- ja testaustyöt
Tavoitteiden osallistumisen edellytykset on kerrottu tarkemmin tarjouspyynnön ESPD-lomakkeella, hankinnan kohteen kriteerit -osiossa sekä hankintailmoituksen liitteissä. Tarjoaja voi tarjota molempia osa-alueita tai jättää tarjouksen vain toisesta osa-alueesta. Tilaaja valitsee joko yhden tai kaksi Tarjoajaa, Tarjoajan antaman kokonaistarjouksen edullisuus huomioiden. Hankintapäätöksen tekoperusteena on halvin hinta.
Mikäli Tarjoaja tarjoaa molempia osa-alueita, Tarjoaja voi määrittää alennusprosentin, jota käytetään vertailun ensimmäisessä vaiheessa. Alennusprosentti vähennetään vertailun ensimmäisessä vaiheessa Tarjoajan antamista osa-alueiden 1 ja 2 tarjoushinnoista. Mikäli Tarjoaja tarjoaa molempia osa-alueita ja määrittää alennusprosentin, laskee Tilaaja vertailun ensimmäisessä vaiheessa manuaalisesti Tarjoajan vertailuhinnat kaavalla: Tarjoajan antama hinta x (1 - alennusprosentti/100) = Tarjoajan lopullinen vertailuhinta. Mikäli Tarjoajan vertailuhinnat ovat molemmilla osa-alueilla näin laskettuina edullisimmat, voittaa Tarjoaja molemmat osa-alueet ja vertailuhintoja käytetään sopimushintoina. Muussa tapauksessa osa-aluekohtaisina vertailuhintoina käytetään tarjoajan Tarjouksessaan antamia hintoja ilman alennusprosenttien vaikutuksia.
Tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintamääriin. Tarjoajan on annettava tarjous kaikista tarjouslomakkeen töistä. Mikäli Tarjoaja ei ole tarjonnut kaikkia tarjouslomakkeeseen eriteltyjä töitä, tulkitaan tarjous puutteelliseksi. Puutteellinen tarjous hylätään. Tarjoajan kannalta huomioitavaa on myös se, että tarjottujen töiden ja hintojen tulee sisältää kaikki tässä tarjouspyynnössä, hankintasopimusluonnoksessa ja palvelukuvauksessa määritellyt kriteerit.
Palvelu toteutetaan tarjouspyynnön, palvelukuvauksen ja laatuvaatimusten mukaisesti. Tarjous tulee tarjoajia sitovaksi, kun Tilaaja on vastaanottanut tarjouksen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella, selonottoneuvottelujen jälkeen. EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 vuorokauden kuluttua siitä, kun Tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen perusteluineen tiedoksi. Tarjoaja ei saa esittää esimerkiksi omissa tarjousasiakirjoissaan ehtoja, jotka vaikuttaisivat hankintasopimuksen sisältöön.
Sopimuskauden tavoitealkamisajankohta on 1.2.2026 ja sopimus on voimassa määräajan; 4 vuotta + optiona 2 vuotta + optiona 2 vuotta, kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Tilaaja päättää optiovuosien käytöstä sopimusluonnokseen kirjatun mukaisesti. Tilaajan ensimmäinen mahdollinen irtisanomisajan alkamisen ajankohta on 1.7.2027, ja Toimittajan ensimmäinen mahdollinen irtisanomisajan alkamisen ajankohta on 1.7.2028.