Lyhyt kuvaus
Tarjouskilpailun tavoitteena on solmia hankintasopimukset kattavasta valikoimasta oppilaskalusteita, varhaiskasvatuskalusteita sekä koulujen, oppilaitosten ja varhaiskasvatusyksiköiden yleisten tilojen irtokalusteita Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimialan käyttöä varten.
Kasvatuksen ja koulutuksen toimialalla on varhaiskasvatuksessa noin 325 päiväkotia ja yli 60 leikkipuistoa, peruskouluja on noin 100 toimipaikkaa, lukioita on noin 15 toimipaikkaa sekä ammatillisia oppilaitoksia noin 15 toimipaikkaa.
Sopimuksen kesto on kaksi (2) vuotta sopimuksen allekirjoituksesta alkaen. Sopimusta on mahdollista jatkaa kahdella (2) yhden (1) vuoden mittaisella optiokaudella. Hankinnan arvioitu kokonaisarvo sopimuskaudella optiokaudet mukaan laskettuna 40 - 60 miljoonaa euroa. Tilaaja ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana.
Hankinta on jaettu kolmeen (3) osa-alueeseen seuraavasti:
1. Oppilaskalusteet
2. Varhaiskasvatuskalusteet
3. Yleisten tilojen kalusteet
Tarjouksen voi tehdä yhdestä tai useammasta osa-alueesta, tarjottavien osien enimmäismäärää ei ole rajattu.
Sopimukset kattavat sopimuskumppanin koko tuotevalikoiman niin, että toimipaikkojen kaikki erilaiset tarpeet voidaan toteuttaa. Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa hinnan painotus on 80 % ja laadun 20 %. Laatuperusteiden määräytyminen on kerrottu tarkemmin kohdassa "hankinnan kohteen kriteerit".
Jokaiseen puitejärjestelyn osa-alueeseen valitaan seitsemän (7) sopimustoimittajaa. Mikäli vaatimuksia täyttäviä toimittajia ei ole edellä mainittujen lukumäärien mukaisesti, niin toimittajia valitaan vähemmän. Toimittajat asetetaan vertailupisteiden perusteella etusijajärjestykseen.
Puitejärjestelyn sisällä noudatetaan seuraavaa toimintamallia:
Alle 20 000 euron hankinnat voidaan hankkia tarpeeseen nähden tarkoituksenmukaisimmalta puitejärjestelyyn valitulta toimittajalta tai minikilpailuttaa puitesopimustoimittajien kesken.
20 000 - 60 000 euron hankinnat voidaan hankkia etusijajärjestyksen mukaisesti tai minikilpailuttaa puitesopimustoimittajien kesken.
Enintään 60 000 euron hankinnoissa etusijajärjestyksestä voidaan poiketa, jos:
- ensisijaisella toimittajalla ei ole kyseisen hankintatarpeen täyttäviä tuotteita valikoimissaan
- ensisijainen toimittaja ei pysty toimittamaan tuotteita tilaajan edellyttämässä aikataulussa
- kyseessä on lisä- tai jatkotilaus, jota ei ole, hankinnan kohteen kannalta, tarkoituksenmukaista tilata muulta kuin kohteessa jo olevien kalusteiden toimittajalta.
Yli 60 000 euron hankinnat minikilpailutetaan puitesopimustoimittajien kesken. Minikilpailutuksessa tilaaja voi asettaa kutakin kevennettyä kilpailutusta koskien erityisiä ehtoja, jotka kohdistuvat esimerkiksi ko. hankinnan sisältöön, toimitusaikaan tai –ehtoon. Minikilpailutuksissa vertailuperusteena voi olla halvin hinta tai paras hinta-laatusuhde. Parasta hinta-laatusuhdetta käyttäessä laatutekijät voivat vaihdella ja laatutekijöiden suhteellisen painotuksen vaihteluväli voi olla 30-60 %, hinnan painotuksen vaihteluväli voi olla 40-70 %.
Pääsääntöisesti kilpailutamme uudis- ja perusparannushankkeiden irtokalusteet, jotka muodostavat suurimman osan kasvatuksen ja koulutuksen toimialan irtokalusteinvestointibudjetista. Minikilpailutuksissa puitesopimustoimittaja voi laskea vertailuvaiheessa annettuja hintoja.
Hankintayksikkö voi myös käyttää minikilpailutuksessa ns. ranskalaisen urakan eli käänteisen kilpailuttamisen mallia. Käänteisessä kilpailutuksessa tilaaja ilmoittaa hinnan ja tarjoukset valitaan vertailemalla ainoastaan laatua.
Hankintayksikkö voi käyttää myös sähköistä huutokauppaa minikilpailutuksissa. Sähköisen huutokaupan ehdot määritellään tarkemmin minikilpailutuksen yhteydessä.
Tarjoajan on huomioitava, että merkittävä osa kalusteiden toimituksista sijoittuu kesäkaudelle, sillä suuri osa hankkeista valmistuu kesä-heinäkuussa ja kohteen toiminta käynnistyy elokuussa. Toimitusaikojen pitävyydellä on tilaajalle olennainen merkitys.