Irtokalusteiden kunnostuksen ja huollon palvelujen hankinta

Lyhyt kuvaus

Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala pyytää tarjouksia varhaiskasvatuksen, perusopetuksen sekä lukioiden ja ammattioppilaitosten irtokalusteiden kunnostamiseen ja huoltamiseen. Toimialan tavoitteena on kaupungin hiilineutraalisuustavoitteiden mukaisesti lisätä koulujen ja varhaiskasvatusyksiköiden kalusteiden kierrättämistä.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialalla on varhaiskasvatuksessa noin 325 päiväkotia ja yli 60 leikkipuistoa, peruskouluja noin 100 toimipaikkaa, lukioita noin 15 toimipaikkaa sekä ammatillisia oppilaitoksia noin 15 toimipaikkaa.

Sopimuksen kesto on vuosi (1) vuotta sopimuksen allekirjoituksesta alkaen. Sopimusta on mahdollista jatkaa yhden (1) vuoden mittaisella optiokaudella.

Arvioitu irtokalusteiden kunnostamiseen käytettävä euromäärä sopimuskaudella sisältäen mahdollisen optiokauden on 250 000 - 490 000 euroa.

Hankinta on jaettu kahteen (2) osa-alueeseen seuraavasti:
1 osa-alue: Tilahankkeiden irtokalusteiden kunnostus ja/tai huolto
2 osa-alue: Toimipaikkojen irtokalusteiden kunnostus ja/tai huolto

Tarjouksen voi tehdä yhdestä tai molemmista osa-alueista.

Tarkoitus on muodostaa puitejärjestely viiden (5) toimittajan kanssa per osa-alue, edellyttäen, että hyväksyttyjä tarjoajia ja tarjouksia per osa-alue on vähintään tämän verran.

Puitejärjestelyn sisällä noudatetaan seuraavaa toimintamallia:
Alle 60 000 euron hankinnat voidaan hankkia etusijajärjestyksen mukaisesti tai minikilpailuttaa puitesopimustoimittajien kesken.
Arvonlisäverottomalta kokonaisarvoltaan alle 60 000 euron suuruisissa hankinnoissa etusijajärjestyksestä voidaan poiketa ilman minikilpailutusta, jos:
- ensisijaisella toimittajalla ei ole kyseisen hankintatarpeen täyttäviä palveluja valikoimissaan
- ensisijainen toimittaja ei pysty toimittamaan palvelua tilaajan edellyttämässä aikataulussa
- kyseessä on lisä- tai jatkotilaus, jota ei ole hankinnan kohteen kannalta tarkoituksenmukaista tilata muulta kuin aiemman irtokalusteiden kunnostustyön tehneeltä toimittajalta.
-mikäli toimittaja ei ole sitoutunut kunnostamaan sisäilmakohteessa ollutta irtokalustetta, tällöin kyseinen voidaan tilata etusijajärjestyksessä seuraavalta toimittajalta.

Yli 60 000 euron hankinnat minikilpailutetaan puitesopimustoimittajien kesken. Minikilpailutuksessa tilaaja voi asettaa kutakin kevennettyä kilpailutusta koskien erityisiä ehtoja, jotka kohdistuvat esimerkiksi ko. hankinnan sisältöön, toimitusaikaan tai –ehtoon. Minikilpailutuksissa vertailuperusteena voi olla halvin hinta tai parashinta-laatusuhde.

Hankinnan kuvaus

Tarjoaja kunnostaa ja/tai huoltaa irtokalusteet hankkeen määräajan puitteissa omissa tiloissaan määritellyn kunnostustarpeen mukaan.

Tarjoaja voi huoltaa ja/tai kunnostaa irtokalusteen tilaajan toimipaikassa tai kasvatuksen ja koulutuksen toimialan kalustevarastossa, mikäli irtokalusteen kunnostustarve sallii. Pääasiallisesti kunnostus/huolto käsittää huoltotyönä tehtäviä kunnostustöitä: puhdistus, ruuvien kiristys, vähäinen liimaus. Tilaaja päättää voidaanko irtokaluste kunnostaa tilaajan toimipaikassa tai kasvatuksen ja koulutuksen toimialan kalustevarastossa.

Hankinnan kuvaus

Tarjoaja voi huoltaa ja/tai kunnostaa irtokalusteen tilaajan toimipaikassa, mikäli irtokalusteen kunnostustarve sallii. Pääasiallisesti kunnostus käsittää huoltotyönä tehtäviä kunnostustöitä: puhdistus, ruuvien kiristys, vähäinen liimaus. Tilaaja päättää voidaanko irtokaluste kunnostaa tilaajan toimipaikassa.

Tarjoaja noutaa kunnostettavat irtokalusteet omaan toimipaikkaansa ja kuljettaa ne kunnostuksen jälkeen takaisin toimipaikkaan.

Hankinta on jaettu kahteen (2) osa-alueeseen seuraavasti:

1 osa-alue: Tilahankkeiden irtokalusteiden kunnostus ja/tai huolto
- Hankkeisiin kuuluu kasvatuksen ja koulutuksen toimialan toimipaikkojen perusparannusten, laajennusten ja uudisrakennushankkeiden tilojen sekä väistötilojen irtokalusteiden kunnostaminen ja/tai huoltaminen. Irtokalusteiden määrät vaihtelevat kohteittain. Kunnostettavien ja/tai huollettavien irtokalusteiden arvioidut määrät on 20 - 1 000 irtokalustetta per hanke. Kunnostettaviin ja/tai huollettaviin irtokalusteisiin kuuluu useita eri irtokalustetyyppejä. Kunnostukseen ja/tai huoltoon käytettävä aika määräytyy hankkeen aikataulujen mukaan, joka on arvioituna noin 2 kuukautta. Vuonna 2025 hankkeita on suunnitteilla noin 35:een eri toimipaikkaan.

2 osa-alue: Toimipaikkojen irtokalusteiden kunnostus ja/tai huolto
- Toiminnassa olevan toimitilan irtokalusteen kunnostus ja/tai huolto. Irtokalusteiden määrät vaihtelevat toimipaikoittain. Kunnostettavien ja/tai huollettavien irtokalusteiden arvioidut määrät on 1 - 50 irtokalustetta per toimipaikka. Kunnostettaviin ja/tai huollettaviin irtokalusteisiin saattaa kuulua useita eri irtokalustetyyppejä.

Tarjouksen voi tehdä yhdestä, tai molemmista osa-alueista.

Osa-alueisiin kuuluvien kunnostettavien ja/tai huollettavien irtokalusteiden tuote-esimerkit on lueteltu tarjouspyynnön liitteinä olevissa hintaliitteissä (Liitteet 3.1-3.2). Liitteessä olevia kalusteita ei ole mahdollista katselmoida, tarjoaja voi kysyä lisätietoa kysymysten määräaikaan mennessä.

Pääasiassa osa-alueiden tarjouspyynnöt tullaan tekemään kuvallisen inventointiluettelon ja siinä esitettyjen irtokalusteiden kunnostuksen ja/tai huollon määrittelyjen perusteella. Toimittajalla on mahdollisuus katselmoida kalusteet toimialan osoittamissa tiloissa sovittavan määräajan puitteissa max viikko tarjouspyynnön saapumisesta.

Tarjotun hinnan tulee sisältää kuljetukset sekä kunnostettavan ja/tai huollettavan irtokalusteeseen käytettävät materiaalit ja kunnostukseen liittyvät kulut.

Kunnostettuja ja/tai huollettuja irtokalusteita noudettaessa sekä palautettaessa tulee toimittajan huolehtia lattioiden suojaamisesta riittävällä tavalla, etteivät esimerkiksi kuljetusvälineet vaurioita rakennuksen lattiapintoja. Mikäli toimittaja aiheuttaa kuljetuksessa vaurioita kiinteistölle on toimittajan korvattava aiheutuneet vahingot.

Toimittajalla tulee olla tarvittava määrä henkilöstöä kunnostukseen noudettavien sekä palautettavien kunnostettujen irtokalusteiden siirtämiseen. Toimipaikan henkilöstö ei ole käytettävissä irtokalusteiden siirtämiseen, vaan palveluntuottajan tulee varmistaa oman henkilökunnan riittävyys siirtotilanteissa. Toimitukset tulee aina sopia tilauksessa mainitun yhteyshenkilön kanssa etukäteen. Arvokalusteet ja desingkalusteet tulee suojata huolellisesti kuljetusten ajaksi. Mikäli irtokalusteelle aiheutuu vahinkoa toimittajan käsittelyn tai kuljetuksen aikana toimittaja on korvausvelvollinen.