Hankinnan kuvaus
Kaupunkiympäristön toimiala vastaa kiinteistönpitokirjasta ja sen laadinnasta Maankäyttö- ja rakennuslain ja siinä kohdan Rakennuksen käyttö- ja huolto-ohjeen edellyttämällä tavalla sekä Kiinteistönpitokirjan-ohjesarjan mukaisesti.
Tällä kilpailutuksella haetaan sopimustoimittajia kiinteistönpitokirjan laadintaan käyttö- ja ylläpitovaiheessa sekä sähköisen huoltokirjan sisällön tuottamiseen ja ylläpitoon liittyviin tehtäviin.
Palvelukokonaisuus koskee yli 1000 kohteen kiinteistökantaa, joka koostuu pääasiassa erilaisista palvelutiloista mm:
- Kasvatuksen ja koulutuksen kiinteistöt, koulut, oppilaitokset, päiväkodit, leikkipuistot
- Kulttuuri- ja vapaa-ajan kiinteistöt, kirjastot, nuorisotalot, kulttuurikeskukset, museot
- Sosiaali- ja terveystoimen kiinteistöt, terveys- ja palvelukeskukset, sairaalat, vanhusten ja nuorten hoitokodit
- Kaupunkiympäristön toimialan ja kaupunginkanslian kiinteistöt, toimistot, liikekiinteistöt ja virastot
Tehtävät koostuvat palvelukuvauksessa tarkemmin esitettyjen toiminnallisuuksien sisältöjen tuottamisesta ja palvelukuvauksessa mainittua lakia ja ohjeistusta noudattaen myös mahdollisien laki- ja ohjeistusmuutokset huomioon ottaen. Tehtävien suorittamisessa noudatetaan myös tilaajan erillisohjeistuksia ja laatuvaatimuksia. Tilaajalla on oikeus päivittää ja muuttaa ohjeistuksia sisällön tuottamisen laadun parantamiseksi sekä yleisten toimintojen kehittämiseksi. Perustehtävät muodostuvat huoltosuunnitelmien ja järjestelmäkorttien laatimisesta sekä paikantamispiirustusten ja pihan puhtaanapitokarttojen ja piirtämisestä.
Puitesopimus tullaan tekemään kahden (2) tarjoajan kanssa, mikäli soveltuvia tarjoajia on näin monta.
Sopimuksen piiriin kuuluvista tehtävistä ja niiden sisällöstä on kerrottu tarkemmin tarjouspyynnön liitteenä olevassa Palvelukuvauksessa ja kohdekohtaisissa sähköisissä huoltokirjoissa, joihin pääsy ja sisältö on selostettu liitteenä olevassa BEM-huoltokirjaohjeessa sekä tarjouspyynnön muissa liitteissä.
LUOTTAMUKSELLINEN AINEISTO
Sopimuksen piiriin kuuluvista tehtävistä ja niiden sisällöstä on kerrottu tarkemmin kohdekohtaisissa huoltokirjoissa. Huoltokirjat sisältävät Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan luottamuksellista aineistoa. Tästä syystä tunnukset huoltokirjoihin luovutetaan vain allekirjoitettua yrityksen salassapitositoumusta (tarjouspyynnön liite) ja täytettyä ”Huoltokirjan sisällön tuottaminen kilpailutus 2026, käyttöoikeusilmoitus BEM-huoltokirjaan” -liitettä (tarjouspyynnön liite) vastaan.
Toimittakaa täytetty ja allekirjoitettu salassapitositoumus yhdessä täytetyn ”Huoltokirjan sisällön tuottaminen kilpailutus 2026, käyttöoikeusilmoitus BEM-huoltokirjaan” -liitteen kanssa hankintayksikölle sähköpostitse osoitteeseen
kymp.yllapitokilpailutukset@hel.fi. Huoltokirjan käyttöoikeuksista ohjelma lähettää sähköpostin ensikirjautumista varten (ellei ole aikaisempia käyttöoikeuksia).
Sähköpostiviestin aihekenttään pyydetään kirjoittamaan ¨Salassapitositoumus Huoltokirjan sisällön tuottaminen 2026 ja yrityksen nimi. Salassapitositoumus on allekirjoitettava henkilön/henkilöiden toimesta, jolla/joilla on siihen yrityksen kaupparekisteriotteesta todennettavissa oleva laillinen edustamisoikeus.