Helsingin yliopiston Sopimushallintajärjestelmä pilvipalveluna

Lyhyt kuvaus

Helsingin yliopisto hankkii valmisohjelmistona sopimusten elinkaarenhallintaan tarkoitetun sopimushallintajärjestelmän pilvipalveluna korvaamaan nykyisen Kronodoc-tietojärjestelmän. Hankittavaa järjestelmää voi käyttää koko yliopistokonsernin henkilökunta.

Hankinta toteutetaan avoimen menettelyn mukaisesti ja tarjouksen pitää sisältää järjestelmän käyttöönotto, tarvittavat koulutukset, tiedonsiirto nykyisestä järjestelmästä sekä käyttölisenssit ja tuki.

Hankinnan kuvaus

Helsingin yliopisto hankkii valmisohjelmistona sopimusten elinkaarenhallintaan tarkoitetun sopimushallintajärjestelmän pilvipalveluna korvaamaan nykyisen Kronodoc-tietojärjestelmän. Hankittavaa järjestelmää voi käyttää koko yliopistokonsernin henkilökunta.

Hankinta toteutetaan avoimen menettelyn mukaisesti ja tarjouksen pitää sisältää järjestelmän käyttöönotto, tarvittavat koulutukset, tiedonsiirto nykyisestä järjestelmästä sekä käyttölisenssit ja tuki.

Lisätietoja

Yliopistossa käytössä oleva Kronodoc-tietojärjestelmä on tarkoitettu yliopiston hallinnon, tiedekuntien, erillisten laitosten ja yksikköjen allekirjoitettujen sopimusten ja sitoumusten tallentamiseen. Järjestelmässä on arvioilta 30 000 sopimusta.

Helsingin yliopiston nykyiset sopimushallinnan prosessit on kuvattu liitteessä Liite 1.3 HY Sopimusprosessien kuvaus.
Helsingin yliopisto haluaa sujuvoittaa sopimushallinnan prosesseja sekä parantaa yliopiston sopimusten valmistelua, hallintaa ja säilytystä. Keskeiset vaatimukset hankittavalle järjestelmälle ovat

- järjestelmä on valmisohjelmisto, joka sopeutetaan konfiguroimalla Helsingin yliopiston käyttöön
- järjestelmä tukee yliopiston sopimushallinnan prosessia sekä kaikkia sopimuksen elinkaaren vaiheita.
- järjestelmältä odotetaan työkulkujen monipuolista ja joustavaa suunnittelua ja toteutusta
- järjestelmä mahdollistaa sopimusluonnosten versioinnin, kommentoinnin, tarkistamisen, puollon ja allekirjoittamisen.
- järjestelmä mahdollistaa sopimuksen tilan ja sille tehtyjen toimenpiteiden seuraamisen.
- ulkoisella sopimuskumppanilla on oltava mahdollisuus osallistua sopimuksen valmisteluun. (lukeminen, kommentointi ja allekirjoittaminen)

Hankintakokonaisuus sisältää pilvipalveluna toteuttavan järjestelmän käyttöönottoprojektin sekä pilvipalvelun ylläpito- ja tuki- ja kehityspalvelut tarjouspyynnön liitteissä kuvatun mukaisesti.

Helsingin yliopisto toteuttaa itse pilvipalveluun tulevat integraatiot, mutta tarjottuun hintaan tulee kuulua Toimittajan tuki pilvipalvelun integraatioiden toteutukseen.

Lisenssitarpeet ovat seuraavat:

Järjestelmän varsinaiset käyttäjälisenssit voi ratkaista vaihtoehtoisilla tavoilla:

1. Nimettyjen ja kelluvien lisenssien yhdistelmä
- Nimettyjen lisenssien määrä on 40 kpl ja kelluvien lisenssien määräksi riittää 20 kpl
2. Kelluvat lisenssit
- 100 kelluvaa lisenssiä
3. Kiinteä nimetty käyttäjälisenssimäärä
- 240 nimettyä muutoslisenssiä

Kelluvilla lisensseillä tässä tarkoitetaan, että pilvipalvelussa voi olla samanaikaisesti muutoskäyttäjäksi kirjautuneita käyttäjiä enimmillään sovittu määrä, mutta muutosoikeuksilla varustettuja käyttäjiä voidaan määritellä järjestelmään useampia.

Lisenssivaihtoehtoja on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteissä Liite 1.4 Lisenssien ja toimitusprojektin hinnoittelu sekä Liite 1.5 Hinnoittelun rakenne.
Toimittaja voi jättää vain yhden tarjouksen.

Lisäksi tarjoukseen tulee sisältyä seuraavat lisenssit:

- Admin lisenssit: Tarjoukseen sisältyy 10 kpl järjestelmän käyttäjähallinnan, muun hallinnoinnin ja konfiguroinnin mahdollistavaa lisenssiä
- Lukulisenssit: Yhtäaikaisia lukijoita voi olla enintään 50. Vuositasolla eri lukijoiden määrä voi noista maksimissaan n. 500 käyttäjään.

Järjestelmän tietokannan pitää riittää Helsingin yliopiston sopimustarpeisiin. Nykyisessä Kronodoc-järjestelmässämme on noin 30 000 sopimusta ja arvioimme sopimusten määrän kasvavan keskimäärin 50 000 sopimukseen.

Lisäksi tarvitaan toimittajan asiantuntijatukea vanhan tietojärjestelmän migraatioon. Siirrämme noin 30 000 sopimusta uuteen pilvipalveluun. Toimittajan kuuluu tarjota uuden järjestelmän käyttöönottoon tarvittavat migraatiotyökalut ja tiedonsiirron onnistumisen raportointi.

Pakolliset vaatimukset ovat edellytys pisteytykselle. Toimittajia pyydetään huomoimaan, että useimmissa pisteytettävissä vaatimuksissa on pyydetty kuvaus ominaisuuden arvioimiseksi.

Pakollisiin vaatimuksiin sisältyy tarjouksen maksimihinta 500 000 EUR (ALV 0%).

Tarjoushinnan ja laatupisteytyksen perusteella valitaan enintään 5 toimittajaa käytettävyystestausvaiheeseen. Valittujen toimittajien järjestelmälle tehdään käyttötapauksiin perustuva käytettävyystestaus, jota varten toimittajan tulee tarjota testiympäristö tilaajan käyttöön. Luettelo käyttötapauksista on tämän tarjouspyynnön liitteenä, Liite 1.8 Käyttötapausten kuvaukset.

Tarjouksen voittanut Tarjoaja sitoutuu laatimaan toimitusprojektin projektisuunnitelman, jonka Tilaaja hyväksyy. Projektisuunnitelma kuuluu kiinteään projektihintaan.

Varsinaisen toimitusprojektin töiden lisäksi tilaajalla on sopimuskauden aikana mahdollisuus ostaa toimittajalta erikseen sovittavia lisätöitä.
Näille töille tarjotaan hinta lomakkeella Liite 1.6 Erikseen tilattavat asiantuntijatyöt. Lisätöiden hinta ei vaikuta tarjouksen vertailuhinnan laskentaan.

Menettelyn tärkeimmät piirteet

Tarjouspyynnössä mahdollisesti esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä tarjouspyyntö muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta.

Hankintamenettely suoritetaan avoimen menettelyn mukaisesti.

Helsingin yliopisto valitsee tämän tarjouksen ja siihen liittyvän käytettävyystestauksen perusteella yhden toimittajan, jonka kanssa aloitetaan sopimusneuvottelut.

Helsingin yliopisto valitsee tähän tarjouspyyntöön vastanneista enintään viisi (5) eniten pisteitä saanutta osallistumaan Käytettävyystestaukseen.

Valinta käytettävyystestaukseen suoritetaan hintaan ja laatuun perustuvalla pisteytyksella, jossa hinnan painoarvo on 70% ja laadun painoarvo on 30%. Laatuarviointi perustuu tarjouspyynnön liitteenä olevan Vaatimusmäärittelyn täyttämiseen sekä käyttäjälisenssien hallintatavan laadulliseen pisteytykseen.

Käytettävyystestaus järjestetään aikavälillä 31.3.2025 - 25.4.2025. Toimittajan tulee tarjota koekäyttöä ja käyttötapauksia varten konfiguroitu testiympäristö tilaajan käyttöön.
Kunkin toimittajan kanssa sovitaan tarkempi ajankohta erikseen. Toimittajan tulee tarjouksensa yhteydessä ilmoittaa yhteystiedot käytettävyystestauksen järjestelyjä varten.
Käytettävyystestauksessa käytettävä ympäristö käyttötapauksiin perustuvien ohjeiden kanssa on tarjottava 28.3.2025 mennessä. Järjestelmätoimittajan tulee myös tarjota käyttäjätuki testauksen ajaksi ilman erillisveloitusta.

Toimittajan valinta perustuu Helsingin yliopiston suorittaman käytettävyystestauksen perusteella annettaviin pisteisiin (95 pistettä) sekä käyttöönottoprojektiin osallistuvien konsulttien laadulliseen arviointiin ja pisteytykseen (5 pistettä). Valintapisteitä, joilla toimittajat valittiin käytettävyystestaukseen, ei huomioida Käytettävyystestauksen arvioinnissa.

Mikäli käytettävyystestauksessa ilmenee, että jokin tarjouspyynnön pakollisista vaatimuksista ei toteudu, niin tarjous hylätään.

Hankinta on mahdollisesti EU kynnysarvon ylittävä.

Helsingin yliopisto pidättää oikeuden olla hyväksymättä yhtään tarjousta.

Tarjoajan mahdollisesti käyttämiä alihankkijoita koskevat samat vaatimukset kuin itse tarjoajaa. Tarjoaja vastaa alihankkijan tekemästä työstä kuten omasta työstään.

Tarjouksen tekemisestä, käytettävyystestauksesta tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat on saatavissa suomen kielellä ja tarjoukset tulee jättää suomen kielellä. Helsingin yliopisto ei vastaa tarjoajalle mahdollisesti aiheutuvista käännätyskustannuksista.

Lisätietoja

Yliopistossa käytössä oleva Kronodoc-tietojärjestelmä on tarkoitettu yliopiston hallinnon, tiedekuntien, erillisten laitosten ja yksikköjen allekirjoitettujen sopimusten ja sitoumusten tallentamiseen. Järjestelmässä on arvioilta 30 000 sopimusta.

Helsingin yliopiston nykyiset sopimushallinnan prosessit on kuvattu liitteessä Liite 1.3 HY Sopimusprosessien kuvaus.
Helsingin yliopisto haluaa sujuvoittaa sopimushallinnan prosesseja sekä parantaa yliopiston sopimusten valmistelua, hallintaa ja säilytystä. Keskeiset vaatimukset hankittavalle järjestelmälle ovat

- järjestelmä on valmisohjelmisto, joka sopeutetaan konfiguroimalla Helsingin yliopiston käyttöön
- järjestelmä tukee yliopiston sopimushallinnan prosessia sekä kaikkia sopimuksen elinkaaren vaiheita.
- järjestelmältä odotetaan työkulkujen monipuolista ja joustavaa suunnittelua ja toteutusta
- järjestelmä mahdollistaa sopimusluonnosten versioinnin, kommentoinnin, tarkistamisen, puollon ja allekirjoittamisen.
- järjestelmä mahdollistaa sopimuksen tilan ja sille tehtyjen toimenpiteiden seuraamisen.
- ulkoisella sopimuskumppanilla on oltava mahdollisuus osallistua sopimuksen valmisteluun. (lukeminen, kommentointi ja allekirjoittaminen)

Hankintakokonaisuus sisältää pilvipalveluna toteuttavan järjestelmän käyttöönottoprojektin sekä pilvipalvelun ylläpito- ja tuki- ja kehityspalvelut tarjouspyynnön liitteissä kuvatun mukaisesti.

Helsingin yliopisto toteuttaa itse pilvipalveluun tulevat integraatiot, mutta tarjottuun hintaan tulee kuulua Toimittajan tuki pilvipalvelun integraatioiden toteutukseen.

Lisenssitarpeet ovat seuraavat:

Järjestelmän varsinaiset käyttäjälisenssit voi ratkaista vaihtoehtoisilla tavoilla:

1. Nimettyjen ja kelluvien lisenssien yhdistelmä
- Nimettyjen lisenssien määrä on 40 kpl ja kelluvien lisenssien määräksi riittää 20 kpl
2. Kelluvat lisenssit
- 100 kelluvaa lisenssiä
3. Kiinteä nimetty käyttäjälisenssimäärä
- 240 nimettyä muutoslisenssiä

Kelluvilla lisensseillä tässä tarkoitetaan, että pilvipalvelussa voi olla samanaikaisesti muutoskäyttäjäksi kirjautuneita käyttäjiä enimmillään sovittu määrä, mutta muutosoikeuksilla varustettuja käyttäjiä voidaan määritellä järjestelmään useampia.

Lisenssivaihtoehtoja on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteissä Liite 1.4 Lisenssien ja toimitusprojektin hinnoittelu sekä Liite 1.5 Hinnoittelun rakenne.
Toimittaja voi jättää vain yhden tarjouksen.

Lisäksi tarjoukseen tulee sisältyä seuraavat lisenssit:

- Admin lisenssit: Tarjoukseen sisältyy 10 kpl järjestelmän käyttäjähallinnan, muun hallinnoinnin ja konfiguroinnin mahdollistavaa lisenssiä
- Lukulisenssit: Yhtäaikaisia lukijoita voi olla enintään 50. Vuositasolla eri lukijoiden määrä voi noista maksimissaan n. 500 käyttäjään.

Järjestelmän tietokannan pitää riittää Helsingin yliopiston sopimustarpeisiin. Nykyisessä Kronodoc-järjestelmässämme on noin 30 000 sopimusta ja arvioimme sopimusten määrän kasvavan keskimäärin 50 000 sopimukseen.

Lisäksi tarvitaan toimittajan asiantuntijatukea vanhan tietojärjestelmän migraatioon. Siirrämme noin 30 000 sopimusta uuteen pilvipalveluun. Toimittajan kuuluu tarjota uuden järjestelmän käyttöönottoon tarvittavat migraatiotyökalut ja tiedonsiirron onnistumisen raportointi.

Pakolliset vaatimukset ovat edellytys pisteytykselle. Toimittajia pyydetään huomoimaan, että useimmissa pisteytettävissä vaatimuksissa on pyydetty kuvaus ominaisuuden arvioimiseksi.

Pakollisiin vaatimuksiin sisältyy tarjouksen maksimihinta 500 000 EUR (ALV 0%).

Tarjoushinnan ja laatupisteytyksen perusteella valitaan enintään 5 toimittajaa käytettävyystestausvaiheeseen. Valittujen toimittajien järjestelmälle tehdään käyttötapauksiin perustuva käytettävyystestaus, jota varten toimittajan tulee tarjota testiympäristö tilaajan käyttöön. Luettelo käyttötapauksista on tämän tarjouspyynnön liitteenä, Liite 1.8 Käyttötapausten kuvaukset.

Tarjouksen voittanut Tarjoaja sitoutuu laatimaan toimitusprojektin projektisuunnitelman, jonka Tilaaja hyväksyy. Projektisuunnitelma kuuluu kiinteään projektihintaan.

Varsinaisen toimitusprojektin töiden lisäksi tilaajalla on sopimuskauden aikana mahdollisuus ostaa toimittajalta erikseen sovittavia lisätöitä.
Näille töille tarjotaan hinta lomakkeella Liite 1.6 Erikseen tilattavat asiantuntijatyöt. Lisätöiden hinta ei vaikuta tarjouksen vertailuhinnan laskentaan.