Helsingin seurakuntayhtymän toiminnanohjausjärjestelmä, sisältäen asiakkuudenhallinnan ja sähköisen asioinnin

Lyhyt kuvaus

Hankinnan kohteena on seurakunnallista toimintaa tukeva toiminnanohjausjärjestelmä, joka toimitetaan valmisohjelmistona. Järjestelmä sisältää asiakkuudenhallinnan ja sähköisen asioinnin toiminnot, ja se tarjotaan suomen- ja ruotsinkielisenä ohjelmistopalveluna (SaaS). Hankinta sisältää käyttöönottoprojektin, ohjelmistopalvelun (ml. mm. käyttöoikeudet, päivitykset, tuki ja ylläpito) sekä erikseen tilattavat asiantuntijapalvelut ja koulutukset. Tarkemmin hankinnan kohde on kuvattu tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Lisätietoja

Tarjoaja voi pyytää Suomen ev.lut.kirkon yleisiä tietoturvamääräyksiä ja Kirkon palvelukeskuksen SAP-järjestelmän teknistä rajapintakuvausta tilaajalta tarjouskilpailun aikana.

Pyynnöt tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen: riina.lilja@evl.fi. Muita pyyntöjä tai tarjouksen tekemiseen liittyviä ohjeita ei toimiteta. Pyydetyt tiedot toimitetaan viimeistään pyyntöä seuraavana arkipäivänä.

Vaihtoehtojen kuvaus

Hankinnan kiinteän sopimuskauden jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Tilaajalla on tähän hankintaan ja syntyvään hankintasopimuksiin perustuva oikeus valittavan
SaaS-palvelun laajentamiseen uusilla maksullisilla ominaisuuksilla, moduuleilla tai muilla
vastaavilla lisäosilla ja -palveluilla. Tällaisten lisäosien ja -palveluiden tulee liittyä hankinnan kohteena olleen järjestelmän alkuperäiseen käyttötarkoitukseen, joka on seurakunnallinen toiminnanohjausjärjestelmä, sisältäen asiakkuudenhallinnan ja sähköisen asioinnin.

Menettelyn tärkeimmät piirteet

Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, hankintalaki).

Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellinen edullisuusvertailu suoritetaan tarjouspyynnössä mainitulla tavalla. Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan todellisesta ja perustellusta syystä (hankintalain 125 §).

Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta.

Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä.

Menettelyn vaiheet ovat seuraavat:

1. Hankintailmoituksen ja tarjouspyyntöasiakirjojen julkaisu

2. Kysymysten esittäminen ja niihin vastaaminen

3. Tarjousten jättäminen määräaikaan mennessä

4. Tarjousten avaaminen

5. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

6. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

7. Tarjousvertailu

9. Hankintapäätös ja tiedoksianto tarjoajille

10. Sopimuksen solmiminen valitun tarjoajan kanssa.

Tarjoajan tulee täyttää tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet. Hankintayksikkö pyytää alla mainitut todistukset ja selvitykset vain siltä tarjoajalta, joka näyttää alustavan tarjousvertailun perusteella tulevan valituksi ellei selvityksiä ole saatavilla www.vastuugroup.fi - palvelusta tai www.ytj.fi - sivustolta (Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä). Tarjoajan tulee varautua toimittamaan todistukset ja selvitykset tilaajalle tämän näitä pyytäessä annetussa aikataulussa missä tahansa vaiheessa hankintamenettelyä. Hankintayksiköllä on oikeus tarkistaa dokumentit tarjouskilpailuun tarjonneilta tarjoajilta missä tahansa vaiheessa menettelyä.

Hankintayksikkö tarkistaa valittavalta tarjoajalta sen soveltuvuuden täyttämisen varmistavat dokumentit viimeistään ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Tarkastus tehdään mm. seuraavat rekisterit ja todistukset läpikäymällä (vaihtoehtoisesti vastuugroup.fi):

• Kaupparekisteri

• Ennakkoperintälain mukainen ennakkoperintärekisteri ja työnantajarekisteri

• Arvonlisäverolain mukainen arvonlisäverovelvollisten rekisteri

• Sijoittumismaan lainsäädännön mukaisten verojen ja sosiaaliturvamaksujen maksaminen

• Suomen lainsäädännön mukaisten verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkemaksujen maksaminen, jos tarjoaja on Suomessa verovelvollinen ja velvollinen maksamaan sosiaaliturvamaksuja

• Tilinpäätöstiedot tai

• Suomen Asiakastiedon Rating Alfa -raportti tai vastaava

• Todistus toiminnan vastuuvakuutuksen ottamisesta ja voimassaolosta

HUOM.

1. Mikäli tarjoaja on ulkomainen yritys, joka lähettää Suomeen työntekijöitään, sen tulee toimitta selvitys lähetettyjen työntekijöiden sosiaaliturvan järjestämisestä.

2. Edellä mainitut todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia laskettuna tarjousten jätön määräpäivästä.

3. Ulkomaalaisen tarjoajan on toimitettava kaikki edellä mainitut tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisteriotteella tai vastaavalla ja yleisesti hyväksyttävällä tavalla. Tiedot tulee toimittaa sekä alkuperäiskielellä että käännettynä suomeksi.

4. Tarjousmenettelyn kieli on suomi. Kaikista mahdollisista käännöskuluista vastaa tarjoaja.

5. Mikäli tarjoaja ei ole rekisteröitynyt johonkin edellytetyistä rekistereistä, sen tulee varautua esittämään kirjallisesti perustelut rekisteröimättömyydelle.

6. Pakotteista noudatetaan, mitä voimassaolevassa lainsäädännössä ja Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot.

Edellä kuvatut vaatimukset koskevat myös tarjoajan mahdollista alihankkijaa.

Mikäli toimintansa aloittavalla tarjoajalla ei vielä ole kaikkia edellä lueteltuja todistuksia ja selvityksiä, sen tulee toimittaa ne viimeistään ennen mahdollisen sopimuksen allekirjoittamista.

Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen solmimisella.

Lisätietoja

Tarjoaja voi pyytää Suomen ev.lut.kirkon yleisiä tietoturvamääräyksiä ja Kirkon palvelukeskuksen SAP-järjestelmän teknistä rajapintakuvausta tilaajalta tarjouskilpailun aikana.

Pyynnöt tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen: riina.lilja@evl.fi. Muita pyyntöjä tai tarjouksen tekemiseen liittyviä ohjeita ei toimiteta. Pyydetyt tiedot toimitetaan viimeistään pyyntöä seuraavana arkipäivänä.