Valtion matkatoimistopalvelut 2024-2029

Lyhyt kuvaus

HANKINNAN KOHDE

Tämän hankinnan kohteena on kokonaisvaltainen matkatoimistopalveluratkaisu sisältäen puitejärjestelyyn liittyneiden asiakkaiden työ-, virka- ja ryhmämatkustukseen ja muihin asiakkaiden maksamiin matkoihin liittyvät varauspalvelut sekä asiakkaiden matkahallintoa tukevat muut palvelut.

Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä, erityisesti liitteessä "Hankinnan kohteen kuvaus". Puitejärjestelyyn valitaan yksi (1) toimittaja.

SOPIMUSKAUSI

Sopimuskausi on neljä (4) vuotta ja kuusi (6) kuukautta (ks. myös tarjouspyynnön liitteenä B olevan puitesopimuksen luku 6).

PUITEJÄRJESTELYN LAAJUUS

Puitejärjestelyn enimmäisarvo on 14 milj. euroa (alv 0 %).

Asiakkaiden matkatoimiston kautta tekemien matkustuspalveluhankintojen arvo on Hanselin ja asiakkaiden arvioiden mukaan noin 50-60 milj. euroa vuodessa.

Tarjouspyynnön liitteessä 3 "Hintalomake" esitetyt painoarvot ovat arvioita palveluiden vuotuisesta käytöstä. Luvut perustuvat liittyneiden asiakkaiden antamiin tietoihin ja Hanselin arvioihin.

Tarjouspyynnön liitteessä A ”Asiakkaat” on esitetty asiakaskohtaisesti arvioitu aloitusajankohta matkatoimistopalveluiden käyttöönotoille. Lisäksi liitteessä A ”Asiakkaat” on esitetty arvio kunkin asiakkaan matkustuspalveluiden hankintavolyymista yhden vuoden osalta. Liitteessä on esitetty myös arviot kunkin asiakkaan matkustajien määrästä sekä online-varausten tavoitemäärästä lento- ja majoitusvarausten osalta.

Arviot esitetään tarjouspyynnössä, jotta tarjoajilla on tarjouksen antamista varten mahdollisimman kattava kuva asiakkaiden ennakoiduista hankintatarpeista. Tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että asiakkaiden matkustuspalveluiden hankintatarpeet voivat muuttua sopimuskauden aikana. Esimerkiksi asiakkaiden mahdolliset toiminnan muutokset, kuten toimenpiteet matkustamisen vähentämiseksi, voivat vaikuttaa hankinnan laajuuteen. Arvioihin voivat vaikuttaa myös matkustuspalveluihin liittyvät vaikeasti ennustettavat ulkoiset tekijät, kuten esimerkiksi luonnonilmiöiden, pandemian ja mahdollisten lakkojen aiheuttamat vaikutukset.

Suurimmalla osalla asiakkaista (noin 65 %) sekä matkustajat että matkanvaraajat varaavat matkoja. Osa asiakkaista (noin 20 %) on ilmoittanut, että vain matkanvaraajat varaavat matkoja. Osa asiakkaista (noin 15 %) on ilmoittanut, että matkustajat varaavat matkansa itse. Noin 75 % asiakkaista varaa matkoja oman organisaation matkustajien lisäksi myös organisaation ulkopuolisille matkustajille.

Kaikki asiakkaat ovat ilmoittaneet tekevänsä varauksia palvelutiimin varauspalvelun kautta ja lähes kaikki (99 %) asiakkaat ovat ilmoittaneet tekevänsä varauksia tämän lisäksi myös online-varauspalvelun kautta. Noin 75 % asiakkaista on ilmoittanut tekevänsä varauksia muiden varaustapojen lisäksi myös mobiilivarauspalvelun kautta.

Noin 75 % asiakkaista hyödyntää automaattisiirtoa matkustajatietojen hallinnointiin (nk. HR-feed). Noin 15 % asiakkaista hallinnoi matkustajatietoja manuaalisesti. Noin 10 % asiakkaista ei ole ennakolta määritellyt matkustajatietojen hallinnointitapaa.

Työ- ja virkamatkojen maksutapana käytetään yleisimmin matkatiliä (Hanselin maksamisratkaisu). Muutamalla asiakkaalla voi olla sopimuskauden aikana tarve verkkolaskutukseen.

Arviot ryhmämatkojen, kokousten ja tapahtumien määrästä ovat vaikeasti ennakoitavissa. Asiakkaiden antamien arvioiden perusteella ryhmämatkoja tehdään yhteensä noin 700 kpl vuosittain (ryhmien koko ja kohteet vaihtelevat) ja kokouksia ja tapahtumia (pääasiassa kotimaassa) järjestetään yhteensä noin 600 kpl vuosittain.

Kotimaassa sopimushotelleja on 48 eri paikkakunnalla noin 150 kpl. Ulkomailla sopimushotelleja on 23 kaupungissa yhteensä noin 100 kpl. Asiakkaiden kaikista majoitusvarauksista noin 35 % on Hanselin arvion mukaan sopimushintaisia majoitusvarauksia.

TARJOUSTEN KIELI

Tarjoukset tulee toimittaa suomen- tai englanninkielisinä.

Hankinnan kuvaus

HANKINNAN KOHDE

Tämän hankinnan kohteena on kokonaisvaltainen matkatoimistopalveluratkaisu sisältäen puitejärjestelyyn liittyneiden asiakkaiden työ-, virka- ja ryhmämatkustukseen ja muihin asiakkaiden maksamiin matkoihin liittyvät varauspalvelut sekä asiakkaiden matkahallintoa tukevat muut palvelut.

Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä, erityisesti liitteessä "Hankinnan kohteen kuvaus". Puitejärjestelyyn valitaan yksi (1) toimittaja.

SOPIMUSKAUSI

Sopimuskausi on neljä (4) vuotta ja kuusi (6) kuukautta (ks. myös tarjouspyynnön liitteenä B olevan puitesopimuksen luku 6).

PUITEJÄRJESTELYN LAAJUUS

Puitejärjestelyn enimmäisarvo on 14 milj. euroa (alv 0 %).

Asiakkaiden matkatoimiston kautta tekemien matkustuspalveluhankintojen arvo on Hanselin ja asiakkaiden arvioiden mukaan noin 50-60 milj. euroa vuodessa.

Tarjouspyynnön liitteessä 3 "Hintalomake" esitetyt painoarvot ovat arvioita palveluiden vuotuisesta käytöstä. Luvut perustuvat liittyneiden asiakkaiden antamiin tietoihin ja Hanselin arvioihin.

Tarjouspyynnön liitteessä A ”Asiakkaat” on esitetty asiakaskohtaisesti arvioitu aloitusajankohta matkatoimistopalveluiden käyttöönotoille. Lisäksi liitteessä A ”Asiakkaat” on esitetty arvio kunkin asiakkaan matkustuspalveluiden hankintavolyymista yhden vuoden osalta. Liitteessä on esitetty myös arviot kunkin asiakkaan matkustajien määrästä sekä online-varausten tavoitemäärästä lento- ja majoitusvarausten osalta.

Arviot esitetään tarjouspyynnössä, jotta tarjoajilla on tarjouksen antamista varten mahdollisimman kattava kuva asiakkaiden ennakoiduista hankintatarpeista. Tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että asiakkaiden matkustuspalveluiden hankintatarpeet voivat muuttua sopimuskauden aikana. Esimerkiksi asiakkaiden mahdolliset toiminnan muutokset, kuten toimenpiteet matkustamisen vähentämiseksi, voivat vaikuttaa hankinnan laajuuteen. Arvioihin voivat vaikuttaa myös matkustuspalveluihin liittyvät vaikeasti ennustettavat ulkoiset tekijät, kuten esimerkiksi luonnonilmiöiden, pandemian ja mahdollisten lakkojen aiheuttamat vaikutukset.

Suurimmalla osalla asiakkaista (noin 65 %) sekä matkustajat että matkanvaraajat varaavat matkoja. Osa asiakkaista (noin 20 %) on ilmoittanut, että vain matkanvaraajat varaavat matkoja. Osa asiakkaista (noin 15 %) on ilmoittanut, että matkustajat varaavat matkansa itse. Noin 75 % asiakkaista varaa matkoja oman organisaation matkustajien lisäksi myös organisaation ulkopuolisille matkustajille.

Kaikki asiakkaat ovat ilmoittaneet tekevänsä varauksia palvelutiimin varauspalvelun kautta ja lähes kaikki (99 %) asiakkaat ovat ilmoittaneet tekevänsä varauksia tämän lisäksi myös online-varauspalvelun kautta. Noin 75 % asiakkaista on ilmoittanut tekevänsä varauksia muiden varaustapojen lisäksi myös mobiilivarauspalvelun kautta.

Noin 75 % asiakkaista hyödyntää automaattisiirtoa matkustajatietojen hallinnointiin (nk. HR-feed). Noin 15 % asiakkaista hallinnoi matkustajatietoja manuaalisesti. Noin 10 % asiakkaista ei ole ennakolta määritellyt matkustajatietojen hallinnointitapaa.

Työ- ja virkamatkojen maksutapana käytetään yleisimmin matkatiliä (Hanselin maksamisratkaisu). Muutamalla asiakkaalla voi olla sopimuskauden aikana tarve verkkolaskutukseen.

Arviot ryhmämatkojen, kokousten ja tapahtumien määrästä ovat vaikeasti ennakoitavissa. Asiakkaiden antamien arvioiden perusteella ryhmämatkoja tehdään yhteensä noin 700 kpl vuosittain (ryhmien koko ja kohteet vaihtelevat) ja kokouksia ja tapahtumia (pääasiassa kotimaassa) järjestetään yhteensä noin 600 kpl vuosittain.

Kotimaassa sopimushotelleja on 48 eri paikkakunnalla noin 150 kpl. Ulkomailla sopimushotelleja on 23 kaupungissa yhteensä noin 100 kpl. Asiakkaiden kaikista majoitusvarauksista noin 35 % on Hanselin arvion mukaan sopimushintaisia majoitusvarauksia.

TARJOUSTEN KIELI

Tarjoukset tulee toimittaa suomen- tai englanninkielisinä.

Pääkohde tai suorituspaikka

Toimittajalla on oikeus käsitellä Asiakkaan matkustaja-, varaus- ja matkustustietoja ainoastaan Euroopan talousalueella, Yhdysvalloissa ja maissa, joiden osalta komissio on tehnyt vastaavuuspäätöksen tietosuoja-asetuksen 45 artiklan perusteella.

Lisäksi tarjouspyynnön liitteenä B olevan puitesopimuksen kohdan 27.9 mukaisesti Toimittajalla on oikeus käsitellä tiettyjen Asiakkaiden matkustaja-, varaus- ja matkustustietoja ainoastaan Euroopan talousalueella.

Puitesopimusten osalta on esitettävä perustelut 4 vuotta ylittävälle kestolle

Matkatoimistopalveluiden käyttöönotto kaikille puitejärjestelyn käyttöön oikeutetuille asiakkaille lyhentää ajanjaksoa, jolloin puitejärjestelyn pääasiallisena kohteena olevat matkanvarauspalvelut ovat asiakkaiden käytettävissä. Käyttöönotot tapahtuvat porrastetusti ensimmäisen noin kuuden (6) kuukauden aikana puitesopimuksen voimaantulosta lukien (ks. tarjouspyynnön liite A "Asiakkaat"). Toimittajalla ei ole oikeutta veloittaa käyttöönotoista, vaan niistä sille mahdollisesti aiheutuvat kustannukset tulee kattaa sopimuskauden aikana asiakkailta veloitettavilla palvelumaksuilla. Näin ollen puitejärjestelyn kestoksi asetetaan neljä (4) vuotta ja kuusi (6) kuukautta.

Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista

Vastuuvakuutus: Toimittajalla tulee olla sopimuskauden alkaessa ja koko sopimuskauden ajan palvelun tuottamista koskeva toiminnan vastuuvakuutus, jonka vakuutusmäärän tulee olla vähintään miljoona (1 000 000) euroa.

Jos tarjous tehdään ryhmittymänä, tulee kaikilla ryhmittymän jäsenillä olla tämän vaatimuksen mukainen vastuuvakuutus.

Tarjoaja sitoutuu toimittamaan todistuksen vastuuvakuutuksen olemassaolosta ennen puitesopimuksen allekirjoittamista, mikäli tulee valituksi toimittajaksi.

Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista

Riskiluokka: Tarjoajalla on oltava riittävä vakavaraisuus, taloudellinen kantokyky ja maksukyky hankinnan kohteena olevien palvelujen tuottamiseen. Tarjoajan vakavaraisuus, taloudellinen kantokyky ja maksukyky voidaan katsoa riittäväksi, jos sen riskiluokitus Suomen Asiakastieto Oy:n Riskimittarin riskiluokituksessa on 1-3.

Tarjoajan vakavaraisuutta, taloudellista kantokykyä ja maksukykyä voidaan arvioida myös pyydettäessä toimitettavien tilinpäätöstietojen ja/tai muun selvityksen sekä hankintayksikön oma-aloitteisesti hankkiman selvityksen perusteella. Näin toimitaan myös siinä tilanteessa, että tarjoajan riskiluokitusta ei ole saatavilla Suomen Asiakastieto Oy:n riskiluokituksesta.

Tarjoaja, jonka riskiluokitus Suomen Asiakastieto Oy:n riskiluokituksessa on 5 tai jonka vakavaraisuuden, taloudellisen kantokyvyn ja maksukyvyn arvioidaan vastaavan riskiluokkaa 5, suljetaan hankintamenettelyn ulkopuolelle.

Tarjoaja, jonka riskiluokitus Suomen Asiakastieto Oy:n riskiluokituksessa on 4 tai jonka vakavaraisuuden, taloudellisen kantokyvyn ja maksukyvyn arvioidaan vastaavan riskiluokkaa 4, voidaan sulkea tarjouskilpailusta, jos tarjoaja ei kykene esittämään luotettavaa ja hankintayksikköä tyydyttävää selvitystä toimenpiteistä, joihin se ryhtyy tai on ryhtynyt vakavaraisuuden, taloudellisen kantokyvyn sekä maksukyvyn parantamiseksi.

Jos tarjous tehdään ryhmittymänä, vaatimus koskee ryhmittymän kaikkia jäseniä.

Jos tarjoaja käyttää voimavarayksiköitä, tulee tarjoajan ohella kaikkien voimavarayksiköiden täyttää vaatimus.

Luettelo ja lyhyt kuvaus olosuhteista

Kaupparekisterimerkintä: Tarjoaja on merkitty asiaankuuluviin sijoittautumisjäsenvaltionsa pitämiin kaupparekistereihin:
Se on merkitty sijoittautumisjäsenvaltion pitämään, direktiivin 2014/24/EU liitteessä XI kuvattuun ammattirekisteriin; tietyistä jäsenvaltioista tulevien tarjoajien täytyy mahdollisesti täyttää muita samassa liitteessä säädettyjä vaatimuksia.

Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista

Referenssit: Tarjoajan tulee täyttää kaikki tarjoajan kokemukselle asetetut referenssivaatimukset.

Tarjoajan tulee täyttää tarjouspyynnön liitteenä oleva ”Referenssit”-lomake siinä esitettyjen ohjeiden ja vaatimusten mukaisesti. "Referenssit"-lomake on ladattava tarjouksen liitteeksi sähköisen kilpailutusjärjestelmän välilehdelle ''Muut ehdot''.

Tarjoajalla on kokemusta matkatoimistopalvelujen tuottamisesta. Tarjoajalla on alla kuvatut vaatimukset täyttävät liikematkamyyntiä koskevat referenssit.
Referenssien tulee täyttää seuraavat vähimmäisvaatimukset:
- Kunkin referenssin tulee koskea matkatoimiston tuottamaa liikematkamyyntiä.
- Referenssivaatimus 1: Yhden (1) referenssiasiakkaan liikematkamyynnin arvon tulee olla ollut vähintään 1 000 000 € (alv 0 %) kalenterivuodelta 2020, 2021, 2022 tai 2023.
- Referenssivaatimus 2: Tarjoajan referenssien yhteenlasketun liikematkamyynnin arvon tulee olla ollut vähintään 6 000 000 € (alv 0 %) kalenterivuodelta 2020, 2021, 2022 tai 2023. Referenssivaatimuksen 2 tarjoaja voi täyttää 1-20 todennettavissa olevalla referenssiasiakkaalla.

Selvitys:
Jos tarjous tehdään ryhmittymänä, ryhmittymän jäsenet voivat täyttää vaatimuksen yhdessä. Jos tarjous tehdään ryhmittymänä, tulee tarjouksen lähettämisestä vastuussa olevan ryhmittymän jäsenen lähettää ESPD-lomake sähköisessä kilpailutusjärjestelmässä täytettäväksi muille ryhmittymän jäsenille (ks. tarjouspyynnön liite D ESPD-lomakkeen täyttöohje).

Jos tarjoaja vetoaa muiden yksiköiden voimavaroihin (voimavarayksiköt) vaatimuksen täyttämiseksi, tarjoaja yhdessä voimavarayksiköidensä kanssa voi täyttää vaatimuksen. Muiden yksiköiden kokemukseen liittyviä voimavaroja voidaan käyttää hyväksi vain, jos kyseiset voimavarayksiköt suorittavat hankinnan kohteena olevat palvelut taikka osan niistä. Jos tarjoaja vetoaa voimavarayksiköiden voimavaroihin vaatimuksen täyttämiseksi, tulee tarjoajan lähettää ESPD-lomake sähköisessä kilpailutusjärjestelmässä täytettäväksi voimavarayksiköille (ks. tarjouspyynnön liite D ESPD-lomakkeen täyttöohje).

Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista

Laadunvarmistustoimenpiteet: Tarjoajalla ja sen alihankkijalla (siltä osin kun alihankkija ja/tai voimavarayksikkö osallistuu palvelujen tuottamiseen) on käytössään laadunvarmistusmenetelmä sekä suunnitelma normaaliolojen häiriötilanteisiin varautumiselle, jotka kohdistuvat hankinnan kohteena oleviin matkatoimistopalveluihin.

1. Tarjoajalla on käytössään laadunvarmistusmenetelmä.

Selvitys:
Voittaneelta tarjoajalta pyydetään ennen puitesopimuksen tekemistä tässä kohdassa tarkoitettu selvitys laadunvarmistukseen käytettävistä teknisistä välineistä ja/tai toimenpiteistä.

Selvityksestä tulee käydä ilmi vähintään seuraavat asiat:
- Kuinka Asiakas tunnistetaan palvelutilanteissa
- Kuinka varmistutaan Asiakkaan matkustuspolitiikan noudattamisesta palvelutilanteissa
- Kuinka varmistetaan kaikkien varausten organisaatio- ja matkustajaprofiilin mukaisuus

2. Tarjoajalla on suunnitelma normaaliolojen häiriötilanteisiin varautumiselle. Normaaliolojen häiriötilanteella tarkoitetaan esimerkiksi luonnonkatastrofia, erityisen vaikeita sääolosuhteita, pandemiaa, lakkoa, onnettomuutta tai matkustuspalvelun tuottajan konkurssia.

Selvitys:
Voittaneelta tarjoajalta pyydetään ennen puitesopimuksen tekemistä tässä kohdassa tarkoitettu selvitys normaaliolojen häiriötilanteisiin varautumisesta.

Selvityksestä tulee käydä ilmi vähintään seuraavat asiat:
- Kuinka normaaliolojen häiriötilanteisiin on varauduttu
- Kuinka häiriötilanteissa toimitaan
- Kuinka häiriötilanteista palautuminen on varmistettu
- Kuinka Toimittaja hoitaa häiriötilanteiden kohdatessa yhteydenpidon Asiakkaaseen ja matkustajiin

Jos tarjous tehdään ryhmittymänä, ryhmittymän kaikkien jäsenien tulee täyttää vaatimukset.
Selvitys annetaan myös niistä laadunhallinnan ja varautumisen toimenpiteistä, joita alihankkija ja/tai voimavarayksikkö noudattaa siltä osin kuin alihankkija ja/tai voimavarayksikkö osallistuu palvelujen tuottamiseen.

Selvitykset liitetään osaksi valitun toimittajan kanssa tehtävää puitesopimusta.

Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista

Ympäristönhoitotoimenpiteet: Tarjoaja ja sen alihankkija (siltä osin kun alihankkija ja/tai voimavarayksikkö osallistuu palvelujen tuottamiseen) noudattaa ympäristönhoitoon liittyviä toimenpiteitä, jotka kattavat hankinnan kohteena olevat matkatoimistopalvelut.

Voittaneelta tarjoajalta pyydetään ennen puitesopimuksen tekemistä tässä kohdassa tarkoitettu selvitys ympäristönhoitotoimenpiteistä. Tarjoajalta voidaan myös hankintamenettelyn aikana pyytää ko. selvitys.

Selvityksestä tulee käydä ilmi seuraavat asiat:
- Mitä tukea Toimittaja tarjoaa Asiakkaille ja matkustajille ympäristövastuullisten matkustusvalintojen tekemiseen.
- Millaista ympäristövastuullisen matkustuksen seurantaa (raportointia) Toimittaja tarjoaa Asiakkaille.
- Toimittajan tekemät konkreettiset ympäristönhoitotoimenpiteet (esimerkiksi: energiatehokkuus, henkilöstön koulutus).

Selvitys annetaan myös niistä ympäristönhoitotoimenpiteistä, joita alihankkija ja/tai voimavarayksikkö noudattaa siltä osin kuin alihankkija ja/tai voimavarayksikkö osallistuu palvelujen tuottamiseen.

Selvitys liitetään osaksi valitun toimittajan kanssa tehtävää puitesopimusta.