Toimistotarvikkeet 2025-2027 (2029)

Lyhyt kuvaus

Hankinnan kohteena ovat yleisimmin toimistoissa käytettävät toimistotarvikkeet ja niiden toimittaminen suoratoimituksina tai täyttöpalveluna sekä tuotteisiin liittyvät muut palvelut. Tämän tarjouskilpailun perusteella haetaan toimittajaa, joka pystyy tarjoamaan koko hankinnan kohteena olevan tuote- ja palveluvalikoiman. Tuoteryhmäkohtaisia osatarjouksia ei hyväksytä.

Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä, erityisesti liitteessä 1 "Hankinnan kohde ja vaatimukset".

Tämän tarjouskilpailun perusteella muodostetaan yhden (1) toimittajan puitejärjestely, joka tulee hankintaan liittyneiden asiakkaiden käyttöön. Puitejärjestelyyn liittyneet asiakkaat voivat tehdä tilaukset suoraan toimittajalta puitejärjestelyn ehtojen mukaisesti. Puitesopimuksen kohdassa 5.3 määritellyissä tilanteissa asiakkaan tulee kuitenkin tehdä hankintasopimus valitun toimittajan kanssa ennen tilausten aloittamista. Puitejärjestelyyn liittyneet asiakkaat on ilmoitettu liitteessä A Asiakkaat.

Lisätietoja

Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta. Lisäksi Hansel Oy:llä on oikeus jatkaa puitesopimuksen voimassaoloa enintään kahdella (2) enintään yhden (1) vuoden pituisella optiokaudella puitesopimuksen ehdoin. Ks. myös tarjouspyynnön liitteenä B olevan puitesopimuksen kohta 6.1.

Asiakkaiden hankintasopimukset voivat olla voimassa enintään kuusi (6) kuukautta puitesopimuksen päättymisen jälkeen. Hankintasopimusten kesto voi kuitenkin olla enintään neljä (4) vuotta.

Puitesopimukseen perustuvia hankintoja voidaan tehdä puitesopimuksen tai hankintasopimuksen voimassaolon aikana siten, että toimitusten tulee tapahtua viimeistään kolmen (3) kuukauden kuluessa ko. sopimuksen päättymisestä. Ks. tarkemmin puitesopimuksen (liite B) luku 6.

Puitejärjestelyn arvioitu arvo on 45-55 miljoonaa euroa (alv 0 %) sisältäen myös optiokaudet. Puitejärjestelyn enimmäisarvo on 55 miljoonaa euroa (alv 0 %). Ennakoitu kokonaisarvo perustuu asiakkaiden ilmoittamiin tietoihin sopimuskauden aikaisista hankinnoista kuitenkin siten, että
ennakoidussa kokonaisarvossa on huomioitu myös mahdollinen hintojen nousu. Hankinnan arvon laajuuden määrittämisessä aiheuttaa epävarmuutta vallitseva maailmantilanne.

Lisätietoja uusimisesta

Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta. Hansel Oy:llä on oikeus jatkaa puitesopimuksen
voimassaoloa enintään kahdella (2) enintään yhden (1) vuoden mittaisella optiokaudella puitesopimuksen ehdoin. Ks. myös tarjouspyynnön liitteenä B olevan puitesopimuksen kohta 6.1.

Hankintasopimukset voivat olla voimassa enintään kuusi (6) kuukautta
puitesopimuksen päättymisen jälkeen.

Luettelo ja lyhyt kuvaus olosuhteista

Kaupparekisterimerkintä: Tarjoaja on merkitty asiaankuuluviin sijoittautumisjäsenvaltionsa pitämiin kaupparekistereihin:
Se on merkitty sijoittautumisjäsenvaltion pitämään, direktiivin 2014/24/EU liitteessä XI kuvattuun ammattirekisteriin; tietyistä jäsenvaltioista tulevien tarjoajien täytyy mahdollisesti täyttää muita samassa liitteessä säädettyjä vaatimuksia.

Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista

Laadunvarmistusjärjestelmä: Tarjoajalla on laadunvarmistusmenetelmä, joka kattaa myös mahdollisten alihankkijoiden osuudet sopimusvelvoitteiden täyttämisessä.

Puitejärjestelyyn valitun toimittajan tulee toimittaa ennen puitesopimuksen allekirjoittamista vapaamuotoinen selvitys käytettävistä laadunvarmistustoimenpiteistä, joita noudatetaan hankinnan kohteena olevien tuotteiden toimittamisessa ja tuotteisiin liittyvien palveluiden tuottamisessa.

Selvityksessä on annettava vähintään seuraavat tiedot:

1. Asiakkuuksien haltuunottosuunnitelma sisältäen vähintään:
a) Miten Toimittaja seuraa haltuunoton käynnistymistä ja toteutumista? Miten Toimittaja reagoi havaittuihin
poikkeamiin?
b) Miten riittävä tiedonvälitys varmistetaan eri osapuolten (Toimittaja, Asiakas ja Hansel) välillä?

2. Selvitys puitesopimukseen kohdennetuista henkilöresursseista ja niiden organisoinnista sisältäen vähintään:
a) Asiakkuusvastuut sopimuskaudella
b) Asiakaspalvelu
c) Sopimustuotteiden saatavuuksien seuranta ja saatavuushäiriöissä korvaavien tuotteiden esittäminen
d) Toimitusten organisointi ja seuranta
e) Täyttöpalvelun toteuttaminen
f) Sähköisen tilausjärjestelmän ylläpito mm. korvaavien tuotteiden lisääminen tilausjärjestelmään sekä tuotetietojen
ylläpito
g) Laskutus
h) Reklamaatioiden käsittely, korjaavat toimenpiteet, asiakasviestintä, dokumentointi

3. Kuinka Asiakkaiden reklamaatiot käsitellään (dokumentointi, korjaavat toimenpiteet ja asiakasviestintä)?

4. Millä keinoilla sähköisen tilausjärjestelmän toimintavarmuutta ja tietojen ajantasaisuutta ylläpidetään?

5. Kuinka Toimittaja varmistaa varastonsa ja kuljetusten virheettömän toiminnan ja kuinka niitä seurataan?

6. Sopimustuotevalikoiman tuotteiden saatavuuksien varmistaminen, sisältäen vähintään seuraavat tiedot:
a) Kuinka toimittaja varmistaa, että perustuotevalikoiman tuotteita on saatavilla koko sopimuskauden ajan?
b) Kuinka Toimittaja varmistaa puitesopimuksen mukaisen menettelyn saatavuushäiriöisten tuotteiden osalta?
c) Menettelytavat poikkeusoloissa ja muissa mahdollisissa häiriötilanteissa?
d) Millä työvälineillä tuotteiden saatavuutta seurataan?

7. Suoratoimituksen toimitusvarmuus:
a) Miten suoratoimitusten virheettömyys varmistetaan (toimitus vastaa tilausta)?
b) Kuinka varmistetaan toimitukset sopimuksen mukaisessa toimitusajassa?
c) Miten poikkeamat toimituksissa havaitaan ja mitkä ovat menettelytavat mahdollisissa häiriötilanteissa?

8. Asiakkaan täyttöpalveluvalikoimat
a) Millä keinoilla Toimittaja tukee Asiakasta täyttöpalveluvalikoiman muodostamisessa?
b) Kuinka Toimittaja huolehtii, että Asiakkaan täyttöpalveluvalikoimiin esitetään ensisijaisesti perustuotevalikoiman
tuotteita?
b) Kuinka Toimittaja varmistaa, että Asiakkaan kanssa sovittua täyttöpalvelusuunnitelmaa noudatetaan?
b) Kuinka taataan toimituskyky ja täyttövälit siten, että täyttöpalvelupisteessä olevien tuotteiden määrä pysyy
sovituissa minimi- ja maksimirajoissa?
c) Miten poikkeamat toimituksissa havaitaan ja mitkä ovat menettelytavat mahdollisissa häiriötilanteissa?

9. Kuinka varmistetaan riittävä tiedon kulku sopimuskaudella eri osapuolten välillä (Asiakas, Toimittaja, Hansel sekä mahdolliset muut osapuolet)?

Laadunvarmistustoimenpiteiden on oltava auditoitavissa sopimuskaudella.

Edellä mainittu selvitys ”Laadunvarmistustoimenpiteet” liitetään valitun Toimittajan kanssa tehtävän puitesopimuksen liitteeksi.

Lisätietoja

Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta. Lisäksi Hansel Oy:llä on oikeus jatkaa puitesopimuksen voimassaoloa enintään kahdella (2) enintään yhden (1) vuoden pituisella optiokaudella puitesopimuksen ehdoin. Ks. myös tarjouspyynnön liitteenä B olevan puitesopimuksen kohta 6.1.

Asiakkaiden hankintasopimukset voivat olla voimassa enintään kuusi (6) kuukautta puitesopimuksen päättymisen jälkeen. Hankintasopimusten kesto voi kuitenkin olla enintään neljä (4) vuotta.

Puitesopimukseen perustuvia hankintoja voidaan tehdä puitesopimuksen tai hankintasopimuksen voimassaolon aikana siten, että toimitusten tulee tapahtua viimeistään kolmen (3) kuukauden kuluessa ko. sopimuksen päättymisestä. Ks. tarkemmin puitesopimuksen (liite B) luku 6.

Puitejärjestelyn arvioitu arvo on 45-55 miljoonaa euroa (alv 0 %) sisältäen myös optiokaudet. Puitejärjestelyn enimmäisarvo on 55 miljoonaa euroa (alv 0 %). Ennakoitu kokonaisarvo perustuu asiakkaiden ilmoittamiin tietoihin sopimuskauden aikaisista hankinnoista kuitenkin siten, että
ennakoidussa kokonaisarvossa on huomioitu myös mahdollinen hintojen nousu. Hankinnan arvon laajuuden määrittämisessä aiheuttaa epävarmuutta vallitseva maailmantilanne.