Lyhyt kuvaus
Tarjouskilpailun tavoitteena on solmia hankintasopimukset kattavasta valikoimasta
toimisto- ja julkitilakalusteita Helsingin kaupungin eri toimialojen, liikelaitosten sekä Helsingin Konsernihankinta Oy:n osakkaiden (Kaupunkiliikenne Oy:n, Kaupunkitilat Oy:n, Urheiluhallit Oy:n sekä Helen Oy:n) käyttöä varten.
Sopimus kattaa määriteltyjen tuotteiden lisäksi myös sopimuskumppanin muun toimisto- ja julkitilakalustevalikoiman niin, että toimialojen,
liikelaitoksien sekä Helsingin Konsernihankinta Oy:n osakkaiden kaikki erilaiset
tarpeet voidaan toteuttaa. Tarjoajalla tulee olla valikoimissaan kattava valikoima
sekä toimisto- että julkitilakalusteita. Julkitilakalusteilla tarkoitetaan esimerkiksi
aulatilaan soveltuvia kalusteita.
Sopimuskausi on neljä (4) vuotta ja se sisältää kolmen (3) vuoden perussopimuskauden lisäksi yhden (1) yhden (1) vuoden optiokauden. Hankinnan enimmäisarvo on 40 000 000 miljoonaa euroa.
Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytetään tässä hankinnassa ainoastaan halvinta hintaa. Hankittaville kalusteille on asetettu pakollisia vähimmäisvaatimuksia, jotka tarjottavien kalusteiden pitää täyttää. Jos pakolliset vähimmäisvaatimukset eivät täyty, hylätään tarjous tarjouspyynnön vastaisena.
Puitejärjestelyyn valitaan enintään kymmenen
(10) sopimustoimittajaa. Toimittajat asetetaan halvimman vertailuhinnan perusteella
etusijajärjestykseen.
Puitejärjestelyn sisällä noudatetaan seuraavaa toimintamallia:
Enintään 60 000 euron hankinnat voidaan hankkia etusijajärjestyksen mukaisesti tai
minikilpailuttaa kaikkien puitesopimustoimittajien kesken.
Enintään 60 000 euron hankinnoissa etusijajärjestyksestä voidaan poiketa ilman minikilpailutusta,
jos:
• ensisijaisella toimittajalla ei ole tarpeen mukaisia tuotteita valikoimissaan
• ensisijainen toimittaja ei pysty toimittamaan tuotteita tilaajan edellyttämässä aikataulussa
• kyseessä on lisä- tai jatkotilaus, jota ei ole, hankinnan kohteen kannalta, tarkoituksen mukaista tilata muulta kuin kohteessa jo olevien kalusteiden toimittajalta
Yli 60 000 euron hankinnat minikilpailutetaan puitesopimustoimittajien
kesken. Minikilpailutuksessa tilaaja voi asettaa kutakin kevennettyä kilpailutusta koskien erityisiä ehtoja, jotka kohdistuvat esimerkiksi ko. hankinnan sisältöön, toimitus-aikaan tai -ehtoon.
Minikilpailutuksissa vertailuperusteena voi olla halvin hinta tai paras
hinta-laatusuhde. Laatutekijät voivat vaihdella ja laatutekijöiden suhteellisen painotuksen vaihteluväli voi olla 30–60 %, hinnan painotuksen vaihteluväli voi olla 40–70 %. Minikilpailutuksessa toimittaja voi laskea puitejärjestelyn kilpailutusvaiheessa ilmoitettuja vertailussa huomioitujen tuotteiden hintoja tai nostaa ilmoitettua alennusprosenttia.
Hankintayksikkö voi myös käyttää minikilpailutuksessa ns. ranskalaisen urakan eli käänteisen kilpailuttamisen mallia.
Puitejärjestelyyn valituilla toimittajilla ei ole yksinoikeutta puitejärjestelyn kohteena oleviin hankintoihin, vaan tilaajalla on oikeus hankkia samaa hankinnan kohdetta myös tämän puitejärjestelyn ulkopuolelta.
Tarkempi kuvaus hankinnasta on tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.