Tapahtumahallinta työkalu

Helsingin yliopisto

Hankinnan kohteena on tapahtumahallinnan verkkopohjainen työkalu Helsingin yliopiston käyttöön. Vuosittain yliopistossa järjestetään noin 1000 tapahtumaa, joissa tapahtumahallinnan työkalua tullaan hyödyntämään. Tapahtumat voivat esim. olla kansainvälisiä konferensseja, suurelle yleisölle suunnattuja tiedetapahtumia, yliopiston kutsuvierastilaisuuksia, alumnitapahtumia, kirjastoverkostolle suunnattuja koulutuksia ja webinaareja tai yliopiston sisäisiä, vain henkilöstölle suunnattuja tapahtumia. Tapahtumahallinnan työkalua hyödyntävät työssään mm. johdon assistentit, tiedekuntien palvelukoordinaattorit- ja sihteerit, projektikoordinaattorit sekä tapahtumatuotannon, viestinnän ja markkinoinnin asiantuntijat. Tapahtumahallinnan työkalua käytetään yliopistolla tapahtumien kutsuprosessiin (live, online tai hybriditapahtumat), ilmoittautumisten/rekisteröitymisten vastaanottamiseen, osallistujatietojen hallintaan, tapahtumaviestintään, kyselyihin sekä palautteen vastaanottamiseen. Työkalun käyttäjätyypit jakautuvat satunnaiskäyttäjiin (n. 1–5 tapahtumaa/vuosi: 35 % kaikista käyttäjistä), kuukausittaisiin käyttäjiin (n. 5–19 tapahtumaa/vuosi: 50 % kaikista käyttäjistä) sekä tehokäyttäjiin (n. 20–50 tapahtumaa/vuosi: 15 % kaikista käyttäjistä). Tapahtumahallintatyökalu on myös myynnin väline ja sen avulla prospektoidaan potentiaalisia kumppaneita, lahjoittajia ja muita yhteistyötahoja, jolloin työkalussa tulee olla integraatiomahdollisuus CRM-järjestelmään sekä avoin rajapinta (API) esim. tapahtumakalenterin integrointiin. Työkalun tulee noudattaa EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR) ja siinä tulee olla mahdollisuus osallistujatietojen poistamiseen ja sensitiivisten tietojen automaattiseen anonymisointiin. Yliopiston maksullisissa tapahtumissa käytetään Ceepos-verkkokauppajärjestelmää, joten työkalun mahdollinen verkkomaksumoduuli tulee olla inaktivoituna käyttäjälisensseistä.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2024-09-27. Hankinta julkaistiin 2024-08-23.

Kuka?

• Helsingin yliopisto

Mitä?

• Erilaiset verkko-ohjelmatuotteet › Tapahtumapalvelinohjelmatuotteet

Missä?

• Helsinki-Uusimaa › Helsinki-Uusimaa

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2024-08-23	hankintailmoitus

hankintailmoitus (2024-08-23)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Tapahtumahallinta työkalu
Viitenumero: 517695
Lyhyt kuvaus:

Sopimustyyppi: Tavarat
Tuotteet/palvelut: Tapahtumapalvelinohjelmatuotteet 📦
Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa: 250 000 EUR 💰
Kuvaus
Sisäinen tunniste: 741646
Edistettävä sosiaalinen tavoite: Ihmisoikeuksia koskeva due diligence -velvoite maailmanlaajuisissa toimitusketjuissa
Maa: Suomi 🇫🇮
Suorituspaikka: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Kesto: 48 kuukautta
Sopimuksen optiokausien enimmäismäärä: 2
Lisätietoja uusimisesta: Optiot 1+1
Myöntämisperusteet
Hinta ✅
Hinta (painotus): 30
Laatukriteeri (nimi): Laatu
Laatukriteeri (painotus): 70
Otsikko
Erän tunnistenumero: LOT-0000

Menettely
Toimenpiteen tyyppi
Avoin menettely ✅
Oikeusperusta: Direktiivi 2014/24/EU
Hallinnolliset tiedot
Tarjousten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika: 2024-09-27 09:00:00 📅
Tarjousten avaamista koskevat ehdot: 2024-09-27 09:30:00 📅
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Vähimmäisaika, jonka kuluessa tarjoajan on pidettävä tarjous voimassa: 3 kuukautta
Tarjouspyynnön ehdot
Tarjoaja voi jättää useamman kuin yhden tarjouksen
Tarjousten avaamisen päivämäärä: 2024-09-27 09:30:00 📅
Sähköinen laskutus: Pakollinen
Sähköistä maksua käytetään ✅
Lisätietojen pyytämisen määräaika: 2024-09-16 09:00:00 📅
Myöntämisperusteet
Kiintolukutyyppi: Kiinteä arvo (yhteensä)
Tarjouspyynnön ehdot
Salassapitosopimus on pakollinen ✅

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Poissulkemisperuste:

Ennenaikainen irtisanominen, vahingonkorvaukset tai muut vastaavat seuraamukset

Järjestelyt velkojien kanssa

Kansallisesta lainsäädännöstä johtuva konkurssia tai muuta sellaista vastaava tilanne

+ 21 lisää

Konkurssi

Korruptio

Lapsityövoima ja muut ihmiskaupan muodot

Liiketoiminta on keskeytetty

Maksukyvyttömyys

Petos

Puhtaasti kansalliset poissulkemisperusteet

Rahanpesu tai terrorismin rahoitus

Rikollisjärjestön toimintaan osallistuminen

Sosiaalilainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen

Sosiaaliturvamaksujen maksaminen

Syyllistyminen ammatin harjoittamiseen liittyvään vakavaan virheeseen

Syyllistyminen väärien tietojen antamiseen, tietojen antamatta jättämiseen, vaadittujen asiakirjojen antamiseen kykenemättömien tietojen toimittamiseen ja tätä menettelyä koskevien luottamuksellisten tietojen antamiseen

Talouden toimijan hankintamenettelyyn osallistumisesta johtuvat eturistiriidat

Terrorismirikokset tai terroritoimintaan liittyvät rikokset

Toisten talouden toimijoiden kanssa kilpailun vääristämiseksi tehdyt sopimukset

Työlainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen

Varat selvitysmiehen hallinnassa

Verojen maksu

Välitön tai välillinen osallistuminen tämän hankintamenettelyn valmisteluun

Ympäristölainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen

Kuvaus poissulkemisperusteista:

Tarjoaja on kansalliseen lainsäädäntöön ja kansallisiin määräyksiin perustuen yllämainittuja tilanteita vastaavassa samankaltaisessa menettelyssä.

Tarjoaja on konkurssissa.

Tarjoajalle tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, annettu lahjonnasta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoajalla on järjestelyjä velkojien kanssa.

Tarjoajalle tai henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu rikollisjärjestön toimintaan osallistumisesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoaja on tehnyt muiden kanssa sopimuksia, joilla pyritään vääristämään kilpailua.

Tarjoaja on rikkonut ympäristölainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.

Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu rahanpesusta tai terrorismin rahoituksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoajalle tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen, on annettu petoksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu lapsityövoiman käytöstä tai muista ihmiskaupan muodoista lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoajan osalta on käynnistetty maksukyvyttömyys- tai likvidaatiomenettely.

Tarjoaja on rikkonut työlainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.

Tarjoajan varat ovat selvitysmiehen tai tuomioistuimen hallinnassa.

Tarjoajaa koskee jokin seuraavista tilanteista. a) on syyllistynyt väärän tiedon antamiseen poissulkemis- tai valintaperusteiden osalta, b) on jättänyt antamatta tällaisia tietoja, c) on toimittanut viiveellä tai ei lainkaan ostajan vaatimia tietoja, tai d) on yrittänyt vaikuttaa ostajan päätöksentekoprosessiin asiattomalla tavalla tai hankkinut luottamuksellista tietoa, joista voisi olla sille hankintamenettelyssä asiaankuulumatonta etua, taikka on toimittanut harhaanjohtavia tietoja, joilla voi olla merkittävä vaikutus poissulkemista, tarjoajan valintaa tai hankintaa koskeviin päätöksiin.

Tarjoajan hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai edustus-,päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on rikosrekisteristä ilmenevällä lainvoimaisella tuomiolla tuomittu työturvallisuusrikoksesta, työaikasuojelurikoksesta, työsyrjinnästä, kiskonnantapaisesta työsyrjinnästä, työntekijöiden järjestäytymisvapauden loukkaamisesta tai luvattoman ulkomaisen työvoiman käytöstä.

Tarjoajan osallistumisesta hankintamenettelyyn aiheutuu eturistiriitoja.

Tarjoaja tai tarjoajaan liittyvä yritys on antanut ostajalle neuvoja tai muulla tavoin osallistunut hankintamenettelyn valmisteluun.

Tarjoaja on syyllistynyt ammatin harjoittamiseen liittyvään vakavaan virheeseen.

Tarjoajan aikaisempia hankintasopimuksia tai käyttöoikeussopimuksia on irtisanottu ennenaikaisesti tai kyseisen aikaisemman sopimuksen yhteydessä on vaadittu vahingonkorvauksia tai määrätty muita vastaavia seuraamuksia.

Tarjoaja on rikkonut sosiaalilainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.

Tarjoaja on rikkonut sosiaaliturvamaksujen maksamiseen liittyviä velvoitteitaan sijoittumismaassaan tai ostajan maassa.

Tarjoajan liiketoiminta on keskeytetty.

Tarjoaja on rikkonut verojen maksamiseen liittyviä velvoitteitaan sijoittumismaassaan tai ostajan maassa.

Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, annettu terrorismirikoksesta tai terroritoimintaan liittyvästä rikoksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Hankintaviranomainen
Nimi ja osoitteet
Nimi: Helsingin yliopisto
Kansallinen rekisterinumero: 0313471-7
Postiosoite: Yliopistonkatu 3
Postinumero: 00100
Postitoimipaikka: Helsinki
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Yhteyspiste: Satu Lerssi
Sähköposti: satu.lerssi@helsinki.fi 📧
Puhelin: +358 2941911 📞
URL: https://www.helsinki.fi/fi 🌏
Hankintaviranomaisen tyyppi
Julkisoikeudellinen yhteisö
Päätoimi
Koulutus
Viestintä
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/helsinginyliopisto?id=517695&tpk=827b468a-dc64-4501-818f-dd25ce5e38fe 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/helsinginyliopisto?id=517695&tpk=827b468a-dc64-4501-818f-dd25ce5e38fe 🌏
Tarjouksen/hakemuksen jättäminen sähköisesti: Pakollinen

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Kansallinen rekisterinumero: 3006157-6
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postinumero: 00520
Postitoimipaikka: Helsinki
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Puhelin: +358 295643300 📞
URL: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Tietoa sähköisistä työnkuluista
Sähköinen laskutus hyväksytään
Lähde: OJS 2024/S 165-510049 (2024-08-23)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät (>20 uudet hankinnat)

Verkko-, internet- ja intranetohjelmatuotteet (2)

Verkko-ohjelmatuotteet

Erilaiset verkko-ohjelmatuotteet