ITSM-järjestelmä SaaS-palveluna

Lyhyt kuvaus

Keva (myöhemmin myös Tilaaja) pyytää tarjouksia ITSM-järjestelmän hankinnasta SaaS-palveluna.

Hankinnan kohteena on Kevan ITSM-järjestelmä SaaS-palveluna.
Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä 1 "Hankinnan kohteen kuvaus" ja hankinnan vaatimukset on kuvattu liitteessä 1, Vaatimukset.

Tilaaja voi tarpeen mukaan hankkia sopimuskumppanilta hankintalain 136 § 2 momentin 1 kohdan mukaisia lisähankintoja, jotka on kuvattu tarjouspyynnön liitteessä A, Hankinnan kohteen kuvaus.

Tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintamääriin.

Tarjouskilpailun perusteella valitaan yksi palveluntuottaja sekä varapalveluntuottaja (ks. tarkemmin kohta "Sopimusmenettely".)

Sopimuskausi on toistaiseksi voimassa oleva. Tilaajan tavoitteena on, että sopimus on allekirjoitettu 30.9.2024 mennessä, jonka jälkeen välittömästi aloitetaan käyttöönottoprojekti, ks. lisätietoja liitteestä 5, Sopimusmalli.

Menettelyn tärkeimmät piirteet

Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, hankintalaki). Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta.

Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä (hankintalaki 32 §).

Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan todellisesta ja perustellusta syystä (hankintalaki 125 §).

Hankintamenettelyn keskeisimmät vaiheet ovat:
1. Tarjouspyynnön ja hankintailmoituksen julkaiseminen
2. Tarjousten vastaanotto ja tarjousten avaaminen
3. Tarjoajien soveltuvuuden täyttymistä koskevien vakuutusten tarkistaminen
4. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
5. Tarjousten vertailu tarjouspyynnössä esitettyjen vertailuperusteiden mukaisesti
6. Hankintapäätöksen tekeminen ja päätöksestä ilmoittaminen
7. Soveltuvuuden tarkistaminen voittaneelta tarjoajalta
8. Hankintasopimuksen tekeminen tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan kanssa.

RYHMITTYMÄNÄ TARJOAMINEN

Hankintalain 92 §:n mukaan yritykset saavat ilmoittautua tarjoajiksi ryhmittymänä. Ryhmittymällä tarkoitetaan yritysten yhteistyötä hankintasopimuksen saamiseksi. Tarjoaja voi käyttää muiden yksiköiden henkilöstön pätevyyteen ja kokemukseen liittyviä voimavaroja vain, jos kyseiset muut yksiköt suorittavat hankinnan kohteena olevat palvelut taikka osan niistä. Ryhmittymiä voidaan käyttää erityisesti mittavissa, eri alojen ammattitaitoa tai resursseja edellyttävissä hankinnoissa. Ryhmittymän on kyettävä viimeistään sopimuksen allekirjoitushetkellä osoittamaan yksi organisaatio, joka hoitaa kaiken yhteydenpidon tilaajan kanssa. Kuitenkin kaikki ryhmittymän jäsenet yhdessä vastaavat sopimusvastuista yhteisvastuullisesti allekirjoittamalla hankintasopimuksen. Ryhmittymän on sitouduttava siihen, että tarjouksessa nimetyt ryhmittymän jäsenet ovat käytettävissä hankinnan toteuttamiseen, mikäli ryhmittymä tulee valituksi. Hankintayksikkö tarkastaa, että ryhmittymä täyttää taloudellista ja rahoituksellista tilannetta, teknistä suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä koskevat sekä muut vaatimukset, ja että ryhmittymän ilmoittamat resurssit ovat käytettävissä koko sen ajan, jonka sopimus kattaa. Todisteena tulee esittää sitoumus, jolla osoitetaan, että vaaditut edellytykset täyttävät voimavarat ovat tarjoajien tai ryhmittymän käytettävissä. Sitoumus tulee liittää osaksi tarjousta tarjouspyynnön kohtaan "Muut ehdot".

MUIDEN TAHOJEN VOIMAVAROIHIN VETOAMINEN

Tarjoaja tai ryhmittymä voi käyttää hankinnan toteuttamiseen muiden yritysten voimavaroja riippumatta niiden välisten suhteiden oikeudellisesta luonteesta. Muiden yritysten voimavarojen on oltava tosiasiallisesti tarjoajan tai ryhmittymän käytössä hankintaa suoritettaessa. Jos tarjoaja vetoaa tarjouksessaan muiden yksiköiden voimavaroihin, tarjoajan tulee tarjouksessaan antaa näyttöä (kuten yritysten välisiä sitoumuksia ja sopimuksia) siitä, että muiden tahojen voimavarat ovat tarjoajan taikka ryhmittymän käytettävissä. Jos tarjoaja on vedonnut alihankkijoiden resursseihin, on tarjoajan sitouduttava siihen, että tarjouksessa nimetyt alihankkijat ovat käytettävissä hankinnan toteuttamiseen, mikäli tarjoaja tulee valituksi.

POISSULKEMINEN JA SOVELTUVUUS (ESPD-lomake)

Ohjeita ESPD-lomakkeen täyttämiseen löydät täältä:
https://tuki.cloudia.fi/hc/fi/articles/4469964780817-ESPD-II-osa-Tarjoajaa-koskevat-tiedot

Ohje ei sido Tilaajaa mihinkään eikä Tilaaja vastaa ohjeiden oikeellisuudesta.

Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Asiointikieli hankinnassa on suomi.

Sopimuksen täytäntöönpanoehdot

EU-kynnysarvot ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen hankintapäätöksen perusteluineen tiedoksi.
Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla vaan edellyttää erillisen kirjallisen sopimusasiakirjan allekirjoittamista.
Ennen sopimuksen allekirjoitusta valitun Palveluntuottajan tulee täyttää yhdessä Tilaajan kanssa sopimuksen liitteeksi tuleva liite 3.1, "Käsittelytoimien kuvaus"
Kilpailutuksen perusteella valitaan myös varapalveluntuottaja, jonka kanssa voidaan solmia sopimus, jos ensimmäiseksi valittu palveluntuottaja ei allekirjoita hankintasopimusta tai ei täytä muuten hankintasopimuksen edellytyksiä sopimuskauden alkaessa. Varapalveluntuottajaksi valitaan toiseksi eniten pisteitä saanut tarjoaja.