Helsingin yliopiston Sopimushallintajärjestelmä pilvipalveluna

Helsingin yliopisto

Helsingin yliopisto hankkii sopimusten elinkaarenhallintaan tarkoitetun sopimushallintajärjestelmän pilvipalveluna korvaamaan nykyisen Kronodoc-tietojärjestelmän. Hankittava järjestelmä tulee koko yliopiston henkilökunnan käyttöön. Tarjouksen pitää sisältää järjestelmän käyttöönotto, tarvittavat koulutukset, tiedonsiirto nykyisestä järjestelmästä sekä käyttölisenssit ja tuki neljän (4) vuoden ajaksi.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2024-05-31. Hankinta julkaistiin 2024-04-30.

Kuka?

• Helsingin yliopisto

Mitä?

• Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät

Missä?

• Helsinki-Uusimaa › Helsinki-Uusimaa

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2024-04-30	hankintailmoitus

hankintailmoitus (2024-04-30)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Helsingin yliopiston Sopimushallintajärjestelmä pilvipalveluna
Viitenumero: 506738
Lyhyt kuvaus:

Sopimustyyppi: Tavarat
Tuotteet/palvelut: Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät 📦
Täydentävä hankintalaji: Palvelut
Suorituspaikkaa koskevat rajoitukset: Missä tahansa Euroopan talousalueella
Kuvaus
Sisäinen tunniste: 722925
Tämä hankinta soveltuu myös pienille ja keskisuurille yrityksille (pk-yrityksille) ✅
Lisätietoja:

Yliopistossa käytössä oleva Kronodoc-tietojärjestelmä on tarkoitettu yliopiston hallinnon, tiedekuntien, erillisten laitosten ja yksikköjen allekirjoitettujen sopimusten ja sitoumusten tallentamiseen. Järjestelmässä on arvioilta 40 000 sopimusta. Helsingin yliopiston haluaa kehittää sopimushallinnan prosesseja sekä parantaa yliopiston sopimusten valmistelua, hallintaa ja säilytystä. Keskeiset vaatimukset hankittavalle järjestelmälle ovat - järjestelmä tukee yliopiston sopimushallinnan prosessia sekä kaikkia sopimuksen elinkaaren vaiheita. - järjestelmältä odotetaan työkulkujen monipuolista ja joustavaa suunnittelua ja toteutusta - järjestelmä mahdollistaa sopimusluonnosten versioinnin, kommentoinnin, tarkistamisen, puollon ja allekirjoittamisen. - järjestelmä mahdollistaa sopimuksen tilan ja sille tehtyjen toimenpiteiden seuraamisen. - ulkoisella sopimuskumppanilla on mahdollisuus käyttää samaa järjestelmää (lukeminen, kommentointi ja allekirjoittaminen) Hankintakokonaisuus sisältää pilvipalveluna toteuttavan järjestelmän käyttöönottoprojektin sekä pilvipalvelun ylläpito- ja tuki- ja kehityspalvelut tarjouspyynnön liitteissä kuvatun mukaisesti. Yliopisto toteuttaa itse pilvipalveluun tulevat integraatiot, mutta tarjottuun hintaan tulee kuulua Toimittajan tuki pilvipalvelun pään integraatioiden toteutukseen. Migraatiota varten Toimittajalta pyydetään migraation asiantuntijatuki, työkalut ja tarvittavat raportit. Nämä sisältyvät toimitusprojekin hintaan. Lisensointitarpeet ovat seuraavat: - Lukulisenssit: Tarvitsemme yhteensä noin 8 300 lukulisenssiä koko henkilökunnalle. - Muutoslisenssit: Joko 350 pysyvää muutoslisenssiä tai 50 kelluvaa lisenssiä. Pyydämme toimittajia tarjoamaan kummatkin vaihtoehdot erillisinä tarjouksina. Lisäksi tarvitaan toimittajan asiantuntijatukea vanhan tietojärjestelmän migraatioon, johon kuuluu työkalut ja raportointi. Nykyisessä Kronodoc-järjestelmässämme on noin 40 000 sopimusta. Siirrämme noin 30 000 sopimusta uuteen pilvipalveluun ja arvioimme sopimusten määrän kasvavan keskimäärin 100 000 sopimukseen. Pakolliset vaatimukset ovat minimivaatimus pisteytykselle. Toimittajia pyydetään huomoimaan, että useimmissa pisteytettävissä vaatimuksissa on pyydetty kuvaus ominaisuuden arvioimiseksi. Tarjouskilpailun voittajan kanssa aloitetaan sopimusneuvottelut hyödyntämällä tarjouspyynnön liitteinä olevia Tilaajan laatimia sopimusluonnoksia. Tarjouksen voittanut Tarjoaja sitoutuu laatimaan toimitusprojektin projektisuunnitelman, jonka Tilaaja hyväksyy. Projektisuunnitelma kuuluu kiinteään projektihintaan.

Lisätietoja

Yliopistossa käytössä oleva Kronodoc-tietojärjestelmä on tarkoitettu yliopiston hallinnon, tiedekuntien, erillisten laitosten ja yksikköjen allekirjoitettujen sopimusten ja sitoumusten tallentamiseen. Järjestelmässä on arvioilta 40 000 sopimusta.

Helsingin yliopiston haluaa kehittää sopimushallinnan prosesseja sekä parantaa yliopiston sopimusten valmistelua, hallintaa ja säilytystä. Keskeiset vaatimukset hankittavalle järjestelmälle ovat

- järjestelmä tukee yliopiston sopimushallinnan prosessia sekä kaikkia sopimuksen elinkaaren vaiheita.
- järjestelmältä odotetaan työkulkujen monipuolista ja joustavaa suunnittelua ja toteutusta
- järjestelmä mahdollistaa sopimusluonnosten versioinnin, kommentoinnin, tarkistamisen, puollon ja allekirjoittamisen.
- järjestelmä mahdollistaa sopimuksen tilan ja sille tehtyjen toimenpiteiden seuraamisen.
- ulkoisella sopimuskumppanilla on mahdollisuus käyttää samaa järjestelmää (lukeminen, kommentointi ja allekirjoittaminen)

Hankintakokonaisuus sisältää pilvipalveluna toteuttavan järjestelmän käyttöönottoprojektin sekä pilvipalvelun ylläpito- ja tuki- ja kehityspalvelut tarjouspyynnön liitteissä kuvatun mukaisesti.

Yliopisto toteuttaa itse pilvipalveluun tulevat integraatiot, mutta tarjottuun hintaan tulee kuulua Toimittajan tuki pilvipalvelun pään integraatioiden toteutukseen. Migraatiota varten Toimittajalta pyydetään migraation asiantuntijatuki, työkalut ja tarvittavat raportit. Nämä sisältyvät toimitusprojekin hintaan.

Lisensointitarpeet ovat seuraavat:

- Lukulisenssit: Tarvitsemme yhteensä noin 8 300 lukulisenssiä koko henkilökunnalle.
- Muutoslisenssit: Joko 350 pysyvää muutoslisenssiä tai 50 kelluvaa lisenssiä. Pyydämme toimittajia tarjoamaan kummatkin vaihtoehdot erillisinä tarjouksina.

Lisäksi tarvitaan toimittajan asiantuntijatukea vanhan tietojärjestelmän migraatioon, johon kuuluu työkalut ja raportointi. Nykyisessä Kronodoc-järjestelmässämme on noin 40 000 sopimusta. Siirrämme noin 30 000 sopimusta uuteen pilvipalveluun ja arvioimme sopimusten määrän kasvavan keskimäärin 100 000 sopimukseen.

Pakolliset vaatimukset ovat minimivaatimus pisteytykselle. Toimittajia pyydetään huomoimaan, että useimmissa pisteytettävissä vaatimuksissa on pyydetty kuvaus ominaisuuden arvioimiseksi.

Tarjouskilpailun voittajan kanssa aloitetaan sopimusneuvottelut hyödyntämällä tarjouspyynnön liitteinä olevia Tilaajan laatimia sopimusluonnoksia. Tarjouksen voittanut Tarjoaja sitoutuu laatimaan toimitusprojektin projektisuunnitelman, jonka Tilaaja hyväksyy. Projektisuunnitelma kuuluu kiinteään projektihintaan.

Edistettävä sosiaalinen tavoite: Ihmisoikeuksia koskeva due diligence -velvoite maailmanlaajuisissa toimitusketjuissa
Myöntämisperusteet
Hinta ✅
Laatukriteeri (nimi): Erityinen teknologinen edistyksellisyys
Laatupisteytettävät toiminnallisuudet
Kelluvat lisenssit
Toimittajan toimitusprojektiin tarjoamien asiantuntijoiden arviointi pisteytyksellä
Otsikko
Erän tunnistenumero: LOT-0000

Menettely
Toimenpiteen tyyppi
Avoin menettely ✅
Oikeusperusta: Direktiivi 2014/24/EU
Menettelyn tärkeimmät piirteet:

Tilaaja valitsee yhden toimittajan, jonka kanssa tekee sopimuksen. Tarjouspyynnössä mahdollisesti esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta. Hankintamenettely suoritetaan avoimen menettelyn mukaisesti. Hankinta on mahdollisesti EU kynnysarvon ylittävä. Helsingin yliopisto pidättää oikeuden olla hyväksymättä yhtään tarjousta. Tarjoajan mahdollisesti käyttämiä alihankkijoita koskevat samat vaatimukset kuin itse tarjoajaa. Tarjoaja vastaa alihankkijan tekemästä työstä kuten omasta työstään. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat on saatavissa suomen kielellä ja tarjoukset tulee jättää suomen kielellä. Helsingin yliopisto ei vastaa tarjoajalle mahdollisesti aiheutuvista käännätyskustannuksista.

Hallinnolliset tiedot
Tarjousten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika: 2024-05-31 13:00:00 📅
Tarjousten avaamista koskevat ehdot: 2024-06-03 06:00:00 📅
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Vähimmäisaika, jonka kuluessa tarjoajan on pidettävä tarjous voimassa: 6 kuukautta
Tarjouspyynnön ehdot
Tarjoaja voi jättää useamman kuin yhden tarjouksen
Tarjousten avaamisen päivämäärä: 2024-06-03 06:00:00 📅
Sähköinen laskutus: Pakollinen
Sähköistä maksua käytetään ✅
Lisätietojen pyytämisen määräaika: 2024-05-17 13:00:00 📅
Salassapitosopimus on pakollinen ✅

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Poissulkemisperuste:

Ennenaikainen irtisanominen, vahingonkorvaukset tai muut vastaavat seuraamukset

Järjestelyt velkojien kanssa

Kansallisesta lainsäädännöstä johtuva konkurssia tai muuta sellaista vastaava tilanne

+ 21 lisää

Konkurssi

Korruptio

Lapsityövoima ja muut ihmiskaupan muodot

Liiketoiminta on keskeytetty

Maksukyvyttömyys

Petos

Puhtaasti kansalliset poissulkemisperusteet

Rahanpesu tai terrorismin rahoitus

Rikollisjärjestön toimintaan osallistuminen

Sosiaalilainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen

Sosiaaliturvamaksujen maksaminen

Syyllistyminen ammatin harjoittamiseen liittyvään vakavaan virheeseen

Syyllistyminen väärien tietojen antamiseen, tietojen antamatta jättämiseen, vaadittujen asiakirjojen antamiseen kykenemättömien tietojen toimittamiseen ja tätä menettelyä koskevien luottamuksellisten tietojen antamiseen

Talouden toimijan hankintamenettelyyn osallistumisesta johtuvat eturistiriidat

Terrorismirikokset tai terroritoimintaan liittyvät rikokset

Toisten talouden toimijoiden kanssa kilpailun vääristämiseksi tehdyt sopimukset

Työlainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen

Varat selvitysmiehen hallinnassa

Verojen maksu

Välitön tai välillinen osallistuminen tämän hankintamenettelyn valmisteluun

Ympäristölainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen

Kuvaus poissulkemisperusteista:

Tarjoaja on kansalliseen lainsäädäntöön ja kansallisiin määräyksiin perustuen yllämainittuja tilanteita vastaavassa samankaltaisessa menettelyssä.

Tarjoaja on konkurssissa.

Tarjoajalle tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, annettu lahjonnasta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoajalla on järjestelyjä velkojien kanssa.

Tarjoajalle tai henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu rikollisjärjestön toimintaan osallistumisesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoaja on tehnyt muiden kanssa sopimuksia, joilla pyritään vääristämään kilpailua.

Tarjoaja on rikkonut ympäristölainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.

Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu rahanpesusta tai terrorismin rahoituksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoajalle tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen, on annettu petoksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu lapsityövoiman käytöstä tai muista ihmiskaupan muodoista lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoajan osalta on käynnistetty maksukyvyttömyys- tai likvidaatiomenettely.

Tarjoaja on rikkonut työlainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.

Tarjoajan varat ovat selvitysmiehen tai tuomioistuimen hallinnassa.

Tarjoajaa koskee jokin seuraavista tilanteista. a) on syyllistynyt väärän tiedon antamiseen poissulkemis- tai valintaperusteiden osalta, b) on jättänyt antamatta tällaisia tietoja, c) on toimittanut viiveellä tai ei lainkaan ostajan vaatimia tietoja, tai d) on yrittänyt vaikuttaa ostajan päätöksentekoprosessiin asiattomalla tavalla tai hankkinut luottamuksellista tietoa, joista voisi olla sille hankintamenettelyssä asiaankuulumatonta etua, taikka on toimittanut harhaanjohtavia tietoja, joilla voi olla merkittävä vaikutus poissulkemista, tarjoajan valintaa tai hankintaa koskeviin päätöksiin.

Tarjoajan hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai edustus-,päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on rikosrekisteristä ilmenevällä lainvoimaisella tuomiolla tuomittu työturvallisuusrikoksesta, työaikasuojelurikoksesta, työsyrjinnästä, kiskonnantapaisesta työsyrjinnästä, työntekijöiden järjestäytymisvapauden loukkaamisesta tai luvattoman ulkomaisen työvoiman käytöstä.

Tarjoajan osallistumisesta hankintamenettelyyn aiheutuu eturistiriitoja.

Tarjoaja tai tarjoajaan liittyvä yritys on antanut ostajalle neuvoja tai muulla tavoin osallistunut hankintamenettelyn valmisteluun.

Tarjoaja on syyllistynyt ammatin harjoittamiseen liittyvään vakavaan virheeseen.

Tarjoajan aikaisempia hankintasopimuksia tai käyttöoikeussopimuksia on irtisanottu ennenaikaisesti tai kyseisen aikaisemman sopimuksen yhteydessä on vaadittu vahingonkorvauksia tai määrätty muita vastaavia seuraamuksia.

Tarjoaja on rikkonut sosiaalilainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.

Tarjoaja on rikkonut sosiaaliturvamaksujen maksamiseen liittyviä velvoitteitaan sijoittumismaassaan tai ostajan maassa.

Tarjoajan liiketoiminta on keskeytetty.

Tarjoaja on rikkonut verojen maksamiseen liittyviä velvoitteitaan sijoittumismaassaan tai ostajan maassa.

Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, annettu terrorismirikoksesta tai terroritoimintaan liittyvästä rikoksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Hankintaviranomainen
Nimi ja osoitteet
Nimi: Helsingin yliopisto
Kansallinen rekisterinumero: 0313471-7
Postiosoite: Yliopistonkatu 3
Postinumero: 00100
Postitoimipaikka: Helsinki
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Yhteyspiste: Neea Holappa
Sähköposti: neea.holappa@helsinki.fi 📧
Puhelin: +358 503228904 📞
URL: https://www.helsinki.fi/fi 🌏
Hankintaviranomaisen tyyppi
Julkisoikeudellinen yhteisö
Päätoimi
Koulutus
Viestintä
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/helsinginyliopisto?id=506738&tpk=f98c7875-28e7-4e14-866f-7ba98dd7daf4 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/helsinginyliopisto?id=506738&tpk=f98c7875-28e7-4e14-866f-7ba98dd7daf4 🌏
Tarjouksen/hakemuksen jättäminen sähköisesti: Pakollinen

Täydentävät tiedot
Lisätietoja

Lisätietoja

Yliopistossa käytössä oleva Kronodoc-tietojärjestelmä on tarkoitettu yliopiston hallinnon, tiedekuntien, erillisten laitosten ja yksikköjen allekirjoitettujen sopimusten ja sitoumusten tallentamiseen. Järjestelmässä on arvioilta 40 000 sopimusta.

Helsingin yliopiston haluaa kehittää sopimushallinnan prosesseja sekä parantaa yliopiston sopimusten valmistelua, hallintaa ja säilytystä. Keskeiset vaatimukset hankittavalle järjestelmälle ovat

- järjestelmä tukee yliopiston sopimushallinnan prosessia sekä kaikkia sopimuksen elinkaaren vaiheita.
- järjestelmältä odotetaan työkulkujen monipuolista ja joustavaa suunnittelua ja toteutusta
- järjestelmä mahdollistaa sopimusluonnosten versioinnin, kommentoinnin, tarkistamisen, puollon ja allekirjoittamisen.
- järjestelmä mahdollistaa sopimuksen tilan ja sille tehtyjen toimenpiteiden seuraamisen.
- ulkoisella sopimuskumppanilla on mahdollisuus käyttää samaa järjestelmää (lukeminen, kommentointi ja allekirjoittaminen)

Hankintakokonaisuus sisältää pilvipalveluna toteuttavan järjestelmän käyttöönottoprojektin sekä pilvipalvelun ylläpito- ja tuki- ja kehityspalvelut tarjouspyynnön liitteissä kuvatun mukaisesti.

Yliopisto toteuttaa itse pilvipalveluun tulevat integraatiot, mutta tarjottuun hintaan tulee kuulua Toimittajan tuki pilvipalvelun pään integraatioiden toteutukseen. Migraatiota varten Toimittajalta pyydetään migraation asiantuntijatuki, työkalut ja tarvittavat raportit. Nämä sisältyvät toimitusprojekin hintaan.

Lisensointitarpeet ovat seuraavat:

- Lukulisenssit: Tarvitsemme yhteensä noin 8 300 lukulisenssiä koko henkilökunnalle.
- Muutoslisenssit: Joko 350 pysyvää muutoslisenssiä tai 50 kelluvaa lisenssiä. Pyydämme toimittajia tarjoamaan kummatkin vaihtoehdot erillisinä tarjouksina.

Lisäksi tarvitaan toimittajan asiantuntijatukea vanhan tietojärjestelmän migraatioon, johon kuuluu työkalut ja raportointi. Nykyisessä Kronodoc-järjestelmässämme on noin 40 000 sopimusta. Siirrämme noin 30 000 sopimusta uuteen pilvipalveluun ja arvioimme sopimusten määrän kasvavan keskimäärin 100 000 sopimukseen.

Pakolliset vaatimukset ovat minimivaatimus pisteytykselle. Toimittajia pyydetään huomoimaan, että useimmissa pisteytettävissä vaatimuksissa on pyydetty kuvaus ominaisuuden arvioimiseksi.

Tarjouskilpailun voittajan kanssa aloitetaan sopimusneuvottelut hyödyntämällä tarjouspyynnön liitteinä olevia Tilaajan laatimia sopimusluonnoksia. Tarjouksen voittanut Tarjoaja sitoutuu laatimaan toimitusprojektin projektisuunnitelman, jonka Tilaaja hyväksyy. Projektisuunnitelma kuuluu kiinteään projektihintaan.

Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Kansallinen rekisterinumero: 3006157-6
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postinumero: 00520
Postitoimipaikka: Helsinki
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Puhelin: +358 295643300 📞
URL: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Tietoa sähköisistä työnkuluista
Sähköinen laskutus hyväksytään
Lähde: OJS 2024/S 087-264056 (2024-04-30)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät (>20 uudet hankinnat)