Espoon Asunnot Oy / Kulunhallinta- ja varausjärjestelmät

Lyhyt kuvaus

1 Hankinnan kuvaus

Hankinnan kohteena on kulunhallinta- ja varausjärjestelmät tarpeen mukaan Espoon Asunnot Oy:n omistamiin kiinteistöihin. Tarve kulunhallinta- ja varausjärjestelmille tulee mm. kiinteistöissä tapahtuvan ilkivallan, uudistamistarpeen ja modernisoinnin seurauksena. Tilaaja ei voi kertoa tarkkoja määriä ennalta eikä luvata tiettyä määrää kulunhallinta- ja varausjärjestelmiä sopimusaikana. Hintalistan määrät perustuvat arvioon, jonka mukaan noin 10 kiinteistöön vuosittain asennettaisiin kulunhallinta- ja varausjärjestelmä ja kiinteistöissä olisi noin 5 ulko-ovea ja 5 varausjärjestelmän piirissä olevaa ovea. Hintalistan määrät ovat vain tarjousten vertailua varten.

2 Hankinnan laajuus ja valittavien toimijoiden määrä

Tilaaja valitsee 1-2 sopimuskumppania toteuttamaan kulunhallintajärjestelmiä ja 1-2 sopimuskumppania toteuttamaan varausjärjestelmiä. Palveluntuottaja voi tarjota molempia järjestelmiä tai vain toista järjestelmää. Valintaperusteena parhaat pisteet saaneet toimittajat. Pisteitä annetaan laadusta ja hinnasta kohdan 10 mukaisesti. Toimijoiden kanssa tehdään toistaiseksi voimassa olevat sopimukset. Töitä tilataan sopimuskumppaneilta tarjottujen hintojen ja sopimuskumppanin sen hetken resurssien ja työn kiireellisyyden perusteella.

Ks. myös kohta 10 ”Valintaperusteet”.

3 Tarjouksen laadinnan lähtöaineisto

Tarjoukset laaditaan tarjouspyynnön liitteenä olevassa kulunhallintajärjestelmän/varausjärjestelmän ominaisuudet -taulukossa kuvattujen työsisältöjen perusteella tarjouspyynnön liitteenä olevalle kulunhallintajärjestelmän/varausjärjestelmän hintalistalle. Kulunhallintajärjestelmän/varausjärjestelmän ominaisuudet -taulukko tulee täyttää huolellisesti taulukossa annettujen ohjeiden mukaisesti. Hintalistan vihreään soluun F16 muodostuva kokonaishinta toimii tarjousten vertailuperusteena. Tarjoajalla ei ole oikeutta muokata hintalistaa lisäämällä tai poistamalla rivejä tai muuttamalla laskentakaavoja. Tarjoajan tulee kirjata yksikköhinnat niille osoitettuun oranssiin soluun euroina sisältäen arvonlisäveron 25,5%. Kaikille riveille on annettava hinta.

4 Hankintamenettely

Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinnan ennakoitu arvonlisäverollinen (alv 25.5 %) kokonaisarvo 4 vuoden ajalle on 425.000 €. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta ilmoitetaan työ- ja elinkeino-ministeriön ylläpitämässä sähköisessä ilmoituskanava HILMA:ssa.

Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (1397/2016).

5 Kelpoisuusehdot ja vaadittavat selvitykset

Ehdokkaan on täytettävä kohdassa 5.2 mainitut ammatilliset vähimmäisvaatimukset ja referenssit. Lisäksi, mikäli tarjoajalla on puutteita kohdassa 5.1 vaadittavissa selvityksissä, on Espoon Asunnoilla oikeus hylätä tarjous.


5.1 Tilaajavastuulain mukaiset ja muut tarjoajalta vaadittavat selvitykset

Tarjoajan on toimitettava tarjouksen yhteydessä seuraavat tilaajavastuulain (1233/2006) mukaiset selvitykset:

1. kaupparekisteriote,

2. selvitys siitä, että yritys on merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä

3. arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvonlisäverollisen rekisteriin,

4. todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty,

5. todistukset eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty,

6. selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta sekä

7. todistus tapaturmavakuutuksen voimassaolosta,

8. selvitys työterveyshuollon järjestämisestä Suomessa.

Selvitykset ja todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä laskettuna. Tarjoaja voi korvata edellä mainitut selvitykset kunnossa olevalla tilaajavastuuraportilla. Ne vaaditut selvitykset, jotka eivät selviä tarjoajan toimittamasta tilaajavastuuraportista on liitettävä erillisinä tarjouksen liitteisiin.


5.2 Ammatillinen pätevyys
Palveluntuottajalla on oltava kulkuoikeuksien hallinnointiin vaadittava turvallisuusalan elinkeinolupa. Tiedot/kopio luvasta on liitettävä tarjouspyyntöön sille varattuun kohtaan.


5.2.1 Yleiset vaatimukset

Referenssit -lomakkeeseen täytetään tiedot tarjoajan referensseistä eli vastaavista tehdyistä toteutuksista, jotka ovat edelleen käytössä.


Referenssiluettelot

Kohdereferensseistä tulee selkeästi käydä ilmi
- tilaajan yhteyshenkilö
- kohteen nimi ja osoite
- millainen kulunhallinta- ja/tai varausjärjestelmä kohteeseen on tehty
- minä vuonna työ on tehty
- kuva/kuvia tehdystä työstä

Referensseiksi kelpaavat 3 vuoden sisällä tehdyt vastaavat kulunhallinta- ja varausjärjestelmät, mitä tässä tarjouspyynnössä kysytään eli vuosina 2021-2024 asuinrakennuksiin tehdyt työt. Referenssejä on ilmoitettava vähintään 6 kappaletta, joista 3 kulunhallinnan ja 3 varausjärjestelmän referenssiä. Mikäli palveluntuottaja tarjoaa vain toista järjestelmää, on tarjottavaa järjestelmää koskevia referenssejä toimitettava 3 kappaletta.

6 Alihankinta

Tarjoajalla on oikeus hyödyntää alihankintaa. Tällaisessa tapauksessa tarjoajan on ilmoitettava, mitkä työt tarjotaan alihankintana. Alihankkijat on nimettävä. Yhtä alihankintaporrasta pidempi ketjuttaminen ei ole sallittua.

Tarjoajan on vastattava alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omastaan. Tarjoajan tulee toimittaa tilaajalle käyttämiensä alihankkijoiden osalta, tämän tarjouspyynnön kohdan 5.1 mukaiset tilaajavastuulain edellyttämät todistukset ja selvitykset.

Menettelyn tärkeimmät piirteet

Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinnan ennakoitu arvonlisäverollinen (alv 25.5 %) kokonaisarvo 4 vuoden ajalle on 850.000 €. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta ilmoitetaan työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämässä sähköisessä ilmoituskanava HILMA:ssa.

Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (1397/2016).

Lisätietoja

7 Tilaus- ja laskutusehdot

Asennustyö ja asennetut laitteet laskutetaan kiinteistökohtaisesti kulloinkin voimassa olevilla sopimushinnoilla. Työ ja laitteet voidaan laskuttaa kiinteistökohtaisella laskulla sen jälkeen, kun tilaaja on hyväksynyt työsuorituksen loppukatselmuksessa. Kuukausimaksut veloitetaan toimittajan käytännön mukaisesti alkaen palvelun käyttöönottopäivästä. Laskutusohje on liitteenä.

8 Sopimusehdot

Sopimuksessa noudatetaan JYSE 2014 Palvelut (2022 päivitys) -ehtoja sopimusluonnoksessa mainituin poikkeuksin.
Sopimus laaditaan Espoon Asuntojen sopimuspohjalle. Sopimusluonnos on tarjouspyynnön liitteenä.

Lisäksi noudatetaan seuraavaa:
Palveluntuottaja toimii hankkeen päätoteuttajana ja vastaa työmaan työsuojelusta ja työturvallisuudesta voimassa olevien lakien ja asetusten sekä valtioneuvoston ja ministeriöiden päätösten mukaisesti. Jokaisella työmaalla työskentelevällä henkilöllä tulee olla voimassa oleva Työturvallisuuskeskuksen työturvallisuuskortti. Päätoteuttaja vastaa siitä, että työmaalla käytetään työn edellyttämiä henkilökohtaisia suojaimia esim. turvavaljaat.
Mikäli tilaaja havaitsee työturvallisuusrikkomuksia, asiakirjoissa mainittujen tehtävien laiminlyöntiä tai muita puutteita em. toiminnassa, on päätoteuttaja velvollinen suorittamaan tilaajalle sopimussakkoa 200 euroa (alv 0 %) / kerta. Sopimussakko kuitataan tulevista laskuista.

9 Muut ehdot

Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta.

Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa, kunnes palveluntuottajat on valittu, kuitenkin enintään kolme (3) kuukautta tässä tarjouspyynnössä määrätystä tarjouksen jättöpäivästä lukien.

Valittujen palveluntuottajien ja Espoon Asuntojen välille syntyy sitova sopimus vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen.

10 Valintaperusteet

Ammatillisten vaatimusten ja referenssien täyttäneiden tarjoajien välillä valintaperusteena on pisteytys. Pisteitä voi saada hinnasta enintään 60 ja laadusta enintään 40. Halvimman tarjouksen tehnyt saa 60 pistettä ja muiden tarjousten pisteet lasketaan kaavalla (halvin hinta / tarjottu hinta) * 60. Laatupisteitä saa kulunhallinta- ja varausjärjestelmän tietyistä ominaisuuksista taulukossa ilmoitetusti. Tarjouksen hintalomakkeessa tulee ilmoittaa arvonlisäverolliset hinnat.

10.1 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Tarjous voidaan hylätä tarjouspyynnön vastaisena, jos tarjouksessa on sellainen virhe tai puute, joka estää tarjouksen tasapuolisen vertailun muiden tarjouspyynnön mukaisten tarjousten kanssa.

Tilaajalla on oikeus hylätä kaikki tarjoukset perustelluista syistä.
10.2 Tarjouksen laatimista koskevat ohjeet

Kulunhallintajärjestelmän ominaisuudet -lomake, ammatillisen pätevyyden ja referenssien lomake sekä tarjoushintalomake tulee olla täytettynä kaikilta osin lomakkeissa esitettyjen ohjeiden mukaisesti. Tarjoukseen tulee liittää tarvittavat liitteet numeroituna.

Tarjous liitteineen on tehtävä kirjallisesti suomen kielellä.

Vaihtoehtoista tarjousta ei hyväksytä. Tarjoukseen ei saa liittää omia ehtoja. Yksi yritys voi jättää vain yhden tarjouksen.


10.3 Tarjousasiakirjojen julkisuus

Tarjoukset ovat pääsääntöisesti julkisia. Tarjoajan on ilmoitettava erillisellä liitteellä, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Tilaaja harkitsee, ovatko salaisiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjouksen vertailussa käytettävä hinta ei voi olla liike- tai ammattisalaisuus.

Hankintapäätös liitteineen ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen.

Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.

Tarjoajan tulee merkitä tarjouskaavakkeeseen sähköpostiosoite, johon hankinta-päätös toimitetaan tiedoksi.