Lyhyt kuvaus
1 Hankinnan kuvaus
Hankinnan kohteena on kulunhallinta- ja varausjärjestelmät tarpeen mukaan Espoon Asunnot Oy:n omistamiin kiinteistöihin. Tarve kulunhallinta- ja varausjärjestelmille tulee mm. kiinteistöissä tapahtuvan ilkivallan, uudistamistarpeen ja modernisoinnin seurauksena. Tilaaja ei voi kertoa tarkkoja määriä ennalta eikä luvata tiettyä määrää kulunhallinta- ja varausjärjestelmiä sopimusaikana. Hintalistan määrät perustuvat arvioon, jonka mukaan noin 10 kiinteistöön vuosittain asennettaisiin kulunhallinta- ja varausjärjestelmä ja kiinteistöissä olisi noin 5 ulko-ovea ja 5 varausjärjestelmän piirissä olevaa ovea. Hintalistan määrät ovat vain tarjousten vertailua varten.
2 Hankinnan laajuus ja valittavien toimijoiden määrä
Tilaaja valitsee 1-2 sopimuskumppania toteuttamaan kulunhallintajärjestelmiä ja 1-2 sopimuskumppania toteuttamaan varausjärjestelmiä. Palveluntuottaja voi tarjota molempia järjestelmiä tai vain toista järjestelmää. Valintaperusteena parhaat pisteet saaneet toimittajat. Pisteitä annetaan laadusta ja hinnasta kohdan 10 mukaisesti. Toimijoiden kanssa tehdään toistaiseksi voimassa olevat sopimukset. Töitä tilataan sopimuskumppaneilta tarjottujen hintojen ja sopimuskumppanin sen hetken resurssien ja työn kiireellisyyden perusteella.
Ks. myös kohta 10 ”Valintaperusteet”.
3 Tarjouksen laadinnan lähtöaineisto
Tarjoukset laaditaan tarjouspyynnön liitteenä olevassa kulunhallintajärjestelmän/varausjärjestelmän ominaisuudet -taulukossa kuvattujen työsisältöjen perusteella tarjouspyynnön liitteenä olevalle kulunhallintajärjestelmän/varausjärjestelmän hintalistalle. Kulunhallintajärjestelmän/varausjärjestelmän ominaisuudet -taulukko tulee täyttää huolellisesti taulukossa annettujen ohjeiden mukaisesti. Hintalistan vihreään soluun F16 muodostuva kokonaishinta toimii tarjousten vertailuperusteena. Tarjoajalla ei ole oikeutta muokata hintalistaa lisäämällä tai poistamalla rivejä tai muuttamalla laskentakaavoja. Tarjoajan tulee kirjata yksikköhinnat niille osoitettuun oranssiin soluun euroina sisältäen arvonlisäveron 25,5%. Kaikille riveille on annettava hinta.
4 Hankintamenettely
Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinnan ennakoitu arvonlisäverollinen (alv 25.5 %) kokonaisarvo 4 vuoden ajalle on 425.000 €. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta ilmoitetaan työ- ja elinkeino-ministeriön ylläpitämässä sähköisessä ilmoituskanava HILMA:ssa.
Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (1397/2016).
5 Kelpoisuusehdot ja vaadittavat selvitykset
Ehdokkaan on täytettävä kohdassa 5.2 mainitut ammatilliset vähimmäisvaatimukset ja referenssit. Lisäksi, mikäli tarjoajalla on puutteita kohdassa 5.1 vaadittavissa selvityksissä, on Espoon Asunnoilla oikeus hylätä tarjous.
5.1 Tilaajavastuulain mukaiset ja muut tarjoajalta vaadittavat selvitykset
Tarjoajan on toimitettava tarjouksen yhteydessä seuraavat tilaajavastuulain (1233/2006) mukaiset selvitykset:
1. kaupparekisteriote,
2. selvitys siitä, että yritys on merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä
3. arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvonlisäverollisen rekisteriin,
4. todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty,
5. todistukset eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty,
6. selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta sekä
7. todistus tapaturmavakuutuksen voimassaolosta,
8. selvitys työterveyshuollon järjestämisestä Suomessa.
Selvitykset ja todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä laskettuna. Tarjoaja voi korvata edellä mainitut selvitykset kunnossa olevalla tilaajavastuuraportilla. Ne vaaditut selvitykset, jotka eivät selviä tarjoajan toimittamasta tilaajavastuuraportista on liitettävä erillisinä tarjouksen liitteisiin.
5.2 Ammatillinen pätevyys
Palveluntuottajalla on oltava kulkuoikeuksien hallinnointiin vaadittava turvallisuusalan elinkeinolupa. Tiedot/kopio luvasta on liitettävä tarjouspyyntöön sille varattuun kohtaan.
5.2.1 Yleiset vaatimukset
Referenssit -lomakkeeseen täytetään tiedot tarjoajan referensseistä eli vastaavista tehdyistä toteutuksista, jotka ovat edelleen käytössä.
Referenssiluettelot
Kohdereferensseistä tulee selkeästi käydä ilmi
- tilaajan yhteyshenkilö
- kohteen nimi ja osoite
- millainen kulunhallinta- ja/tai varausjärjestelmä kohteeseen on tehty
- minä vuonna työ on tehty
- kuva/kuvia tehdystä työstä
Referensseiksi kelpaavat 3 vuoden sisällä tehdyt vastaavat kulunhallinta- ja varausjärjestelmät, mitä tässä tarjouspyynnössä kysytään eli vuosina 2021-2024 asuinrakennuksiin tehdyt työt. Referenssejä on ilmoitettava vähintään 6 kappaletta, joista 3 kulunhallinnan ja 3 varausjärjestelmän referenssiä. Mikäli palveluntuottaja tarjoaa vain toista järjestelmää, on tarjottavaa järjestelmää koskevia referenssejä toimitettava 3 kappaletta.
6 Alihankinta
Tarjoajalla on oikeus hyödyntää alihankintaa. Tällaisessa tapauksessa tarjoajan on ilmoitettava, mitkä työt tarjotaan alihankintana. Alihankkijat on nimettävä. Yhtä alihankintaporrasta pidempi ketjuttaminen ei ole sallittua.
Tarjoajan on vastattava alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omastaan. Tarjoajan tulee toimittaa tilaajalle käyttämiensä alihankkijoiden osalta, tämän tarjouspyynnön kohdan 5.1 mukaiset tilaajavastuulain edellyttämät todistukset ja selvitykset.