Espoon Asunnot Oy / Energiatodistukset

Lyhyt kuvaus

1 Hankinnan kuvaus

Hankinnan kohteena on energiatodistuksien laatiminen tarjouspyynnön liitteissä mainittuihin Espoon Asunnot Oy:n omistamiin rakennuksiin. Lisäksi energiatodistus laaditaan rakennuksen osalle, jos rakennuksen osa kuuluu eri käyttötarkoitusluokkaan kuin itse rakennus ja on pinta-alaltaan merkittävä. Rakennuksen osa on energiatodistuksesta annetun lain 4 §:n 1 momentissa tarkoitetulla tavalla merkittävä, jos sen lämmitetty nettoala on vähintään 10 % koko rakennuksen lämmitetystä nettoalasta ja lämmitetty nettoala ylittää suuruudeltaan 50 neliömetriä.

Energiansäästösuositusten laatimista varten energiatodistuksen laatijan tulee arvioida todistuksen kohteen rakennusosien ja teknisten järjestelmien energiatekninen kunto sekä selvittää sellaiset energiansäästömahdollisuudet, joiden avulla rakennuksen tai rakennuksen osan energiatehokkuutta voidaan parantaa kustannustehokkaasti ja huonontamatta sisäilmasto-olosuhteita (1048/2017, 4 §). Energiansäästösuositusten tulee sisältää arvio energiansäästön määrästä ja vaikutuksesta E-lukuun.

Energiatodistuksien laatimisen yhteyteen sisällytetään kohdekäynti, jossa havainnoidaan ja arvioidaan rakennusosien ja rakennuksen teknisten järjestelmien kunto ja energiatehokkuus ja jonka perusteella esitetään energiatodistuksessa toimenpide-ehdotuksia, joilla rakennuksen energiatehokkuutta voidaan parantaa.

E-luvun laskennan lähtötiedot ja tulokset kootaan tarvittavilta osiltaan palveluntuottajan toimesta osana toimeksiantoa rakennuskohtaisesti tarjouspyynnön liitteessä olevaan Excel-muotoiseen taulukkoon. Tilaaja hyödyntää taulukkoa rakennuksien energiatehokkuuspotentiaalin tarkemmassa selvityksessä.

Energiatodistukset tulee olla laadittu ja toimeksiantoon liittyvä koontitaulukko täydennetty 30.5.2025 mennessä.


2 Hankinnan laajuus ja valittavien toimijoiden määrä

Hankinnan laajuus on jaettu kolmeen (3) osaan. Jokaiselle osalle on oma tarjoushintalomakkeensa. Tarjoava yritys voi saada vain yhden osa-alueen. Jos tarjouksia tulee vähemmän kuin kolme, niin tarjouksen antajalla on tällöin mahdollista saada sopimus enintään kahdesta alueesta.

Hankinnan kohde on jaettu seuraavaan kolmeen osaan:
- Kiinteistöryhmät 101-104 ja 201-204; 347 rakennusta (121 kustannuspaikkaa)
- Kiinteistöryhmät 301-303; 306 rakennusta (63 kustannuspaikkaa)
- Kiinteistöryhmät 401-404; 476 rakennusta (93 kustannuspaikkaa)

Tarjouksen antaja määrittää itse hintalomakkeessa esitettyjen lähtötietojen perusteella kohteelle tarvittavien energiatodistuksien määrän ja esittää tämän perusteella hintalomakkeissa kustannuspaikkakohtaiset arvonlisäverolliset hinnat.

Ks. myös kohta 10 ”Valintaperusteet”.


3 Energiatodistuksien laadinnan lähtöaineisto

Energiatodistukset laaditaan hyödyntämällä tilaajan sähköisessä muodossa olevaa aineistoa. Palveluntuottajan tehtävänä on osana toimeksiantoa määrittää energiatodistuksien laskennassa tarvittavat määrätiedot ja lämmönläpäisykertoimet (U-arvot) tif- ja pdf-muotoisista arkkitehtipiirustuksista. Palveluntuottaja saa oikeudet tilaajan käytössä olevaan dokumenttihallintajärjestelmään (M-Files), josta piirustukset ovat ladattavissa määrälaskentaa varten. Tämän lisäksi tilaajalta on saatavissa mm. seuraavia tietoja:
- rakennustunnukset,
- rakennuksen valmistumis- ja peruskorjausvuodet,
- rakennustyypit (rivitalo, paritalo, kerrostalo, luhtitalo jne.),
- rakennuskohtaiset kerrosalat,
- rakennuskohtainen kerrosluku,
- rakennuksen lämmitysmuoto ja ilmanvaihtojärjestelmän tyyppi,
- energiatehokkuuskorjaukset ja niiden ajankohdat sekä
- toteutunut ostoenergiankulutus.

Tarjouspyynnön liitteenä olevaan koontitaulukkoon on täydennetty tilaajan puolesta ne tiedot vanhoista energiatodistuksista, joita voidaan hyödyntää nykyisen vaatimuksen (1048/2017) mukaisessa energiatodistuksen laskennassa.


4 Hankintamenettely

Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton (alv 0 %) kokonaisarvo on 690 000 €. Kyseessä on EU-kynnysarvon (221 000 €, alv 0 %) ylittävä hankinta. Hankinnasta ilmoitetaan työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämässä sähköisessä ilmoituskanava HILMA:ssa.

Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (1397/2016).


5 Kelpoisuusehdot ja vaadittavat selvitykset

Ehdokkaan on täytettävä kohdassa 5.2 mainitut ammatilliset vähimmäisvaatimukset. Lisäksi, mikäli tarjoajalla on puutteita kohdassa 5.1 vaadittavissa selvityksissä, on Espoon Asunnoilla oikeus hylätä tarjous.

5.1 Tilaajavastuulain mukaiset ja muut tarjoajalta vaadittavat selvitykset

Tarjoajan on toimitettava tarjouksen yhteydessä seuraavat tilaajavastuulain (1233/2006) mukaiset selvitykset:
1. selvitys siitä, että yritys on merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvonlisäverollisen rekisteriin,
2. kaupparekisteriote,
3. todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty,
4. todistukset eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty,
5. selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta sekä
6. todistus tapaturmavakuutuksen voimassaolosta.

Selvitykset ja todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä laskettuna. Tarjoaja voi korvata edellä mainitut selvitykset kunnossa olevalla tilaajavastuuraportilla. Ne vaaditut selvitykset, jotka eivät selviä tarjoajan toimittamasta tilaajavastuuraportista on liitettävä erillisinä tarjouksen liitteisiin.

Menettelyn tärkeimmät piirteet

Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton (alv 0 %) kokonaisarvo on 690 000 €. Kyseessä on EU-kynnysarvon (221 000 €, alv 0 %) ylittävä hankinta. Hankinnasta ilmoitetaan työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämässä sähköisessä ilmoituskanava HILMA:ssa.

Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (1397/2016).

Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista

Luottoluokitus Rating Alfa A tai vastaava: Tarjoajan luottoluokitus on vähintään Suomen Asiakastieto Oy:n Rating Alfa A (tyydyttävä) tai vastaavan luottoluokittajan vastaava luottoluokitus esim. Bisnode Finland Oy A - luottoluokitus - Luottokelpoinen.

Lisätietoja

5.2 Ammatillinen pätevyys
Energiatodistuksien laatimista tarjoavalla yrityksellä tulee olla palveluksessaan vähintään yksi (1) projektipäällikkö ja viisi (5) varsinaista energiatodistuksien laatijaa, joilla on voimassa oleva energiatodistuksen laatijan perustason tai ylemmän tason pätevyys. Projektipäällikön tulee ohjata ja valvoa energiatodistusten laadullista toteuttamista. Projektipäällikön on huolehdittava, että energiatodistuksien laatijoilla on käytössään tarvittavat lähtötiedot toimeksiannon suorittamiseksi. Energiatodistuksen laatijat tekevät kohdekäynnit ja toimeksiannon mukaiset raportit.

Projektipäälliköltä vaadittavat vähimmäisvaatimukset ks. Laadunarviointilomake.
Energiatodistuksien laatijoilta vaadittavat vähimmäisvaatimukset ks. Laadunarviointilomake.

5.2.1 Yleiset vaatimukset

Kelpoisuusehto- ja laatuarviointilomakkeisiin täytetään tiedot tarjoajan niistä työntekijöistä, jotka tulevat tekemään tässä tarjouspyynnössä mainittua toimeksiantoa Espoon Asuntojen tilauksesta. Nimetyiltä työntekijöiltä edellytetään hyvää suomen kielen taitoa yleis- ja ammattisanaston hallinnan osalta.

Ammatilliset edellytykset selvitetään tarjouksen liitteinä olevissa kelpoisuusehto- ja laatuarviointilomakkeissa. Tarjoukseen tulee liittää työntekijöiden ansioluettelot, pätevyystodistukset ja referenssitiedot.

Jos tarjouksessa tehtävään nimettyjä työntekijöitä siirtyy toimeksiannon aikana uusiin tehtäviin, on Espoon Asunnoille toimitettava yhden (1) kuukauden kuluessa tiedot korvaavista työntekijöistä heidän hyväksymistään varten. Korvaavien työntekijöiden on täytettävä tarjouspyynnössä vaaditut vähimmäisvaatimukset.
Henkilöt, jotka eivät täytä edellä mainittuja kelpoisuusehtoja, voivat toimia vain energiantodistuksen laatimista koskevissa rutiininomaisissa ja avustavissa työtehtävissä, kelpoisuusehdot täyttävän henkilön opastamana.


6 Alihankinta

Tarjoajalla on oikeus hyödyntää alihankintaa rakennusvaipan rakenneosien määrälaskennassa. Tällaisessa tapauksessa tarjoajan on ilmoitettava tarjouksen liitteissä, mitkä projektin osa-alueet tarjotaan alihankintana. Alihankkijat on nimettävä.

Tarjoajan on vastattava alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omastaan. Tarjoajan tulee toimittaa tilaajalle käyttämiensä alihankkijoiden osalta, tämän tarjouspyynnön kohdan 5.1 mukaiset tilaajavastuulain edellyttämät todistukset ja selvitykset.


7 Tilaus- ja laskutusehdot

Palkkio työstä maksetaan kiinteistökohtaisesti niillä hinnoilla, jotka toimittaja on ilmoittanut tarjouksessaan. Työstä voidaan laskuttaa sen etenemisen mukaan vähintään viidentoista todistuksen erissä kiinteistökohtaisella laskulla sen jälkeen, kun ne on toimitettu tilaajalle tarjouspyynnön mukaisina.

Energiatodistukset toimitetaan tilaajalle sähköisesti pdf-muodossa tilaajan ohjeistaman nimeämisohjeen mukaisesti nimettynä. Laskutus tapahtuu verkkolaskutuksella.


8 Sopimusehdot

Sopimuksessa noudatetaan konsulttitoiminnan yleisiä sopimusehtoja KSE 2013 seuraavin poikkeuksin ja täydennyksin:

Täydennys kohtaan 3.2.3
Konsultti on vastuussa haltuunsa luovutetuista avaimista. Avaimien kadotessa konsultti on velvollinen omalla kustannuksellaan sarjoittamaan uudelleen kaikki kadonneille avaimille sarjoitetut lukot, vaikka vahingonkorvauksen yläraja ylittäisi toimeksiannon palkkion suuruuden.

Täydennys kohtaan 5.5.1 ja 6.1.2
Tilaaja on läpikäynyt sähköisessä muodossa olevien arkkitehtisuunnitelmien kattavuuden. Mikäli tästä huolimatta konsultti havaitsee puutteita pääpiirustuksien kattavuudessa, eikä kohteen suunnitelmia löydy sähköisesti tilaajalta, voi konsultti veloittaa rakennusvalvonnasta hankittavien pääpiirustuksien kustannukset tilaajalta. Tilatuista piirustuksista aiheutuneet kulut veloitetaan tässä tapauksessa tilaajalta todellisten kulujen mukaan (ns. läpilaskutus). Piirustuksien tilaus rakennusvalvonnasta ei saa olla kuitenkaan automaattista, vaan puuttuvia piirustuksia on aina ensin tiedusteltava tilaajalta. Omassa työssään käyttämänsä piirustuskopiot, konsultti maksaa itse.

Korvaa kohdan 5.6
Erillistä matka-, majoitus- ja päivärahakorvausta ei makseta. Nämä kulut tulee sisältyä konsultin ilmoittamiin kiinteistökohtaisiin kokonaishintoihin.

Korvaa kohdan 5.7.2
Sovitun tehtävän siirtymisellä tai keskeyttämisellä ei ole vaikutusta sopimuksessa mainittuihin veloitusperusteisiin tehtävää jatkettaessa.

Täydennys kohtaan 5.8
Työstä voi laskuttaa kiinteistökohtaisena kertasuorituksena sopimuksen mukaisissa erissä vasta, kun se on toimitettu hyväksytysti ja sopimuksen mukaisesti.

Täydennys kohtaan 5.8.4
Tilaajalle toimitettujen laskujen maksuaika on 30 vuorokautta.

Korvaa kohdan 6.1.1
Tilaajalla on oikeus käyttää konsultin toimeksiannon perusteella luovuttamaa aineistoa parhaaksi katsomallaan tavalla. Tilaajalla on oikeus muuttaa ja kehittää toimeksiannossa syntynyttä aineistoa joko itse tai valitsemansa kolmannen osapuolen avustuksella ja tässä tarkoituksessa luovuttaa aineisto kolmannen osapuolen käyttöön sekä käyttää niitä omiin tarkoituksiinsa muutetussa muodossa. Konsultti ei vastaa aineistosta niiltä osin, joihin tilaaja tai kolmas osapuoli on tehnyt muutoksia.

Täydennys kohtaan 7.2 ja 7.3
Korvausta tilaajasta johtuvasta työn viivästymisestä ei makseta. Tilaajasta johtuvasta työn viivästymisestä annetaan konsultille vastaava pidennys toimeksiannon suoritusaikaan.

Korvaa kohdan 7.4
Ellei sovittua aikataulua voida noudattaa konsultista johtuvista syistä, tilaajalla on oikeus periä viivästyssakkoa. Viivästyssakon suuruus on 1 % hankintasopimuksen arvonlisäverottomasta kokonaisarvosta kultakin alkavalta viikolta, jonka työ myöhästyy sovitusta aikataulusta, kuitenkin enintään 10 viikolta.

Korvaa kohdan 7.5
Jos viivästyminen tai töiden keskeytyminen johtuu osapuolista riippumattomista syistä, tilaaja on velvollinen antamaan konsultille tätä vastaavan pidennyksen tehtävän suoritusaikaan. Sopijaosapuolista riippumattomista syistä aiheutuneen viivästyksen tai keskeytymisen takia ei suoriteta konsultille korvausta.

Korvaa kohdan 7.9
Alkuperäistä aikataulua lyhyemmästä aikataulusta ei makseta konsultille korvausta.

Korvaa kohdan 8.1.4
Jos käynnissä oleva hanke peruuntuu tilaajasta riippuvasta syystä, on konsultilla oikeus saada korvaus siihen saakka hyväksytysti suoritetusta työstä. Muuta erillistä korvausta toimeksiannon keskeyttämisestä ei makseta.

Korvaa kohdan 9.1
Sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan. Jos sopimusasiakirjoissa ilmenee toisiinsa nähden ristiriitaisia määräyksiä, on asiakirjojen keskinäinen pätevyysjärjestys seuraava:
a) sopimukseen kummankin osapuolen toimesta hyväksytty kirjallinen muutos,
b) hankintasopimus liitteineen,
c) tarjouspyyntö liitteineen
d) konsulttitoiminnan yleiset sopimusehdot KSE 2013
e) tarjous

Täydennys kohtaan 10.5
Mikäli kiistakysymys ei ratkea neuvotteluin, erimielisyydet jätetään ratkaistavaksi tilaajan kotipaikan yleiseen alioikeuteen.


9 Muut ehdot

Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta.
Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa, kunnes palveluntuottaja on valittu, kuitenkin enintään viisi (5) kuukautta tässä tarjouspyynnössä määrätystä tarjouksen jättöpäivästä lukien.
Valitun toimittajan ja Espoon Asuntojen välille syntyy sitova sopimus hankinnan kohteesta vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan sopimuksen.


10 Valintaperusteet

Ammatillisten vaatimuksien täyttäneiden tarjoajien välillä valintaperusteena on halvin hinta. Tarjouksen hintalomakkeessa tulee ilmoittaa arvonlisäverolliset hinnat kiinteistökohtaisesti sisältäen kaikki palvelun tuottamiseen sisältyvät kulut, myös matkakustannukset.

Siltä varalta, että jollakin ammatillisen vähimmäisvaatimuksen täyttäneellä tarjoajalla olisi edullisin tarjous useammasta kuin yhdestä alueesta, on tarjouksen antajien esitettävä hintalomakkeissa ensisijainen halukkuusjärjestys energiatodistusten laatimisia koskeville alueille. Tällaisessa tapauksessa tarjoajan kanssa solmitaan sopimus hintalomakkeessa esitetystä ykkösalueesta ja muut alueet jaetaan seuraaviksi tulleiden ammatillisten vähimmäisvaatimuksien täyttäneiden tarjoajien kesken edullisuusjärjestyksessä.

10.1 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Tarjous voidaan hylätä tarjouspyynnön vastaisena, jos tarjouksessa on sellainen virhe tai puute, joka estää tarjouksen tasapuolisen vertailun muiden tarjouspyynnön mukaisten tarjousten kanssa.
Tilaajalla on oikeus hylätä kaikki tarjoukset perustelluista syistä. 10.2 Tarjouksen laatimista koskevat ohjeet

Kaikki kelpoisuusehto-, laatuarviointi- ja tarjoushintalomakkeet tulee olla täytettynä kaikilta osin lomakkeissa esitettyjen ohjeiden mukaisesti. Kelpoisuusehto- ja laatuarviointilomakkeisiin tulee liittää tarvittavat liitteet numeroituna.
Tarjous liitteineen on tehtävä kirjallisesti suomen kielellä.
Vaihtoehtoista tarjousta ei hyväksytä. Tarjoukseen ei saa liittää omia ehtoja.
Kelpoisuusehto- ja laatuarviointilomakkeisiin tulee täyttää tiedot niistä työntekijöistä, jotka tulevat tekemään tätä tarjouspyyntöä koskevaa toimeksiantoa Espoon Asuntojen tilauksesta.

10.3 Tarjousasiakirjojen julkisuus

Tarjoukset ovat pääsääntöisesti julkisia. Tarjoajan on ilmoitettava erillisellä liitteellä, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Tilaaja harkitsee, ovatko salaisiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjouksen vertailussa käytettävä hinta ei voi olla liike- tai ammattisalaisuus.
Hankintapäätös liitteineen ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen.
Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.
Tarjoajan tulee merkitä tarjouskaavakkeeseen sähköpostiosoite, johon hankintapäätös toimitetaan tiedoksi.