Asianhallintajärjestelmän hankinta

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue (myöhemmin myös Tilaaja) pyytää tarjouksia asianhallinta- ja päätöksentekojärjestelmän hankintaan. Hankinnan kohteena on asianhallinta- ja päätöksentekojärjestelmä ohjelmistopalveluna (SaaS, ”Software as a Service”), järjestelmän tuki- ja ylläpitopalvelut (”jatkuva palvelu”), täydentävät asiantuntijapalvelut (järjestelmän jatkokehitys ja muu asiantuntijapalvelu) sekä järjestelmän käyttöönottoprojekti. Hankittava järjestelmä tulee koko Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen käyttöön. Asianhallinta- ja päätöksentekojärjestelmän tulee sisältää vähintään seuraavat järjestelmän toiminnallisuudet ja osat: - Asianhallinta - Asiakirjahallinta - Viranhaltijapäätökset - Sopimushallinta - Tiedonohjaus - Työnkulkujen hallinta - Hakutoiminnallisuudet - Raportointi - Yhteystietorekisteri - Kokousaineistojen tuottaminen ja hallinta - Sähköinen kokoustaminen - Sähköinen kokousaineistojen ja päätösten julkaisu - Sähköinen allekirjoitus - Sähköinen asiointi Hankinnan tavoitteita ovat mm.: - Mahdollisimman mukautuva/joustava järjestelmä Tilaajan tarpeisiin nähden - Lainsäädännön vaatimukset täyttävä järjestelmä - Järjestelmä, joka mahdollistaa tekoälyn ja automatiikan hyödyntämisen Tilaajan vaatimusten mukaisesti - Tilaajan tulevaisuuden tarpeiden huomioiminen ja järjestelmän jatkuva kehittyminen Asianhallinta- ja päätöksentekojärjestelmän avulla on tarkoitus edistää digitalisaatioita ja tehostaa Tilaajan operatiivista toimintaa mm. prosesseja tehostamalla, hyödyntäen järjestelmän automatiikkaa ja tekoälyä. Tarjotun järjestelmän tulee olla käyttöliittymältään kaksikielinen (Suomi ja Ruotsi). Kilpailutuksen perusteella Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue tulee valitsemaan yhden (1) Toimittajan ja yhden (1) varatoimittajan. Tarkempi kuvaus hankinnan sisällöstä on tarjouspyynnön liitteellä 1. "Hankinnan kohteen kuvaus".

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2024-12-03. Hankinta julkaistiin 2024-10-31.

Kuka?

• Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue

Mitä?

Missä?

• Helsinki-Uusimaa › Helsinki-Uusimaa

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2024-10-31	hankintailmoitus
2024-11-15	hankintailmoitus

hankintailmoitus (2024-10-31)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Asianhallintajärjestelmän hankinta
Viitenumero: 9699/2023
Lyhyt kuvaus:

Lyhyt kuvaus

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue (myöhemmin myös Tilaaja) pyytää tarjouksia asianhallinta- ja päätöksentekojärjestelmän hankintaan.

Hankinnan kohteena on asianhallinta- ja päätöksentekojärjestelmä ohjelmistopalveluna (SaaS, ”Software as a Service”), järjestelmän tuki- ja ylläpitopalvelut (”jatkuva palvelu”), täydentävät asiantuntijapalvelut (järjestelmän jatkokehitys ja muu asiantuntijapalvelu) sekä järjestelmän käyttöönottoprojekti. Hankittava järjestelmä tulee koko Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen käyttöön.

Asianhallinta- ja päätöksentekojärjestelmän tulee sisältää vähintään seuraavat järjestelmän toiminnallisuudet ja osat:
- Asianhallinta
- Asiakirjahallinta
- Viranhaltijapäätökset
- Sopimushallinta
- Tiedonohjaus
- Työnkulkujen hallinta
- Hakutoiminnallisuudet
- Raportointi
- Yhteystietorekisteri
- Kokousaineistojen tuottaminen ja hallinta
- Sähköinen kokoustaminen
- Sähköinen kokousaineistojen ja päätösten julkaisu
- Sähköinen allekirjoitus
- Sähköinen asiointi

Hankinnan tavoitteita ovat mm.:
- Mahdollisimman mukautuva/joustava järjestelmä Tilaajan tarpeisiin nähden
- Lainsäädännön vaatimukset täyttävä järjestelmä
- Järjestelmä, joka mahdollistaa tekoälyn ja automatiikan hyödyntämisen Tilaajan vaatimusten mukaisesti
- Tilaajan tulevaisuuden tarpeiden huomioiminen ja järjestelmän jatkuva kehittyminen

Asianhallinta- ja päätöksentekojärjestelmän avulla on tarkoitus edistää digitalisaatioita ja tehostaa Tilaajan operatiivista toimintaa mm. prosesseja tehostamalla, hyödyntäen järjestelmän automatiikkaa ja tekoälyä. Tarjotun järjestelmän tulee olla käyttöliittymältään kaksikielinen (Suomi ja Ruotsi).

Kilpailutuksen perusteella Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue tulee valitsemaan yhden (1) Toimittajan ja yhden (1) varatoimittajan.

Tarkempi kuvaus hankinnan sisällöstä on tarjouspyynnön liitteellä 1. "Hankinnan kohteen kuvaus".

Sopimustyyppi: Palvelut
Tuotteet/palvelut: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa: 980 000 EUR 💰
Täydentävä hankintalaji: Tavarahankinnat
Kuvaus
Sisäinen tunniste: 756234
Tämä hankinta soveltuu myös pienille ja keskisuurille yrityksille (pk-yrityksille) ✅
Lisätuotteet/palvelut:

Asiakirjojen hallintaohjelmatuotteet 📦

Järjestelmien tukipalvelut 📦

Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät 📦

+ 11 lisää

Ohjelmistojen testaus 📦

Ohjelmistojen ylläpito- ja korjauspalvelut 📦

Ohjelmistokonsulttipalvelut 📦

Ohjelmiston kehittämispalvelut 📦

Ohjelmiston toimituspalvelut 📦

Ohjelmiston toteutuspalvelut 📦

Ohjelmistotuki 📦

Ohjelmointi ja siihen liittyvät neuvontapalvelut 📦

Sovellusohjelmiston ohjelmointipalvelut 📦

Tietokonelaitteiston integrointia koskevat konsulttipalvelut 📦

Valmisohjelmien ohjelmointipalvelut 📦

Edistettävä sosiaalinen tavoite: Oikeudenmukaiset työolot
Maa: Suomi 🇫🇮
Suorituspaikka: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Tietoa vaihtoehdoista
Vaihtoehdot ✅
Vaihtoehtojen kuvaus:

Tarjouspyyntöasiakirjoissa on kuvattu sopimukseen liittyvät lisähankintamahdollisuudet.

Myöntämisperusteet
Hinta ✅
Hinta (painotus): 40
Laatukriteeri (nimi): Tarjouksen laatupisteet muodostuvat tarjouspyynnön liitteessä 1.1. "Tarjousten vertailuperusteet" ilmoitettujen kriteerien perusteella ja laatupisteiden maksimimäärä on 60 pistettä.
Laatukriteeri (painotus): 60
Otsikko
Erän tunnistenumero: LOT-0000

Menettely
Toimenpiteen tyyppi
Avoin menettely ✅
Oikeusperusta: Direktiivi 2014/24/EU
Menettelyn tärkeimmät piirteet:

Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, hankintalaki). Hankinta toteutetaan hankintalain 32 §:n tarkoittamaa avointa menettelyä käyttäen. Alla on kuvattu hankintamenettelyn eteneminen ja alustava sitoumukseton arvio aikataulusta: - tarjousten jättö (joulukuu 2024) - tarjoajien soveltuvuuden ja tarjousten arviointi (joulukuu 2024) - hyväksyttyjen tarjoajien käytettävyysarvioinnit (tammikuu 2025) - tarjousten vertailu (joulukuu 2024-tammikuu 2025) - päätöksenteko (tammi-helmikuu 2025) - sopimuksen allekirjoitus (helmikuu 2025)

Hallinnolliset tiedot
Tarjousten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika: 2024-12-03 10:00:00 📅
Tarjousten avaamista koskevat ehdot: 2024-12-03 10:05:00 📅
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Vähimmäisaika, jonka kuluessa tarjoajan on pidettävä tarjous voimassa: 6 kuukautta
Tarjouspyynnön ehdot
Tarjoaja voi jättää useamman kuin yhden tarjouksen
Hankintasopimuksen toteuttamiseen osoitetun henkilöstön nimet ja ammatillinen pätevyys on ilmoitettava
Tarjousten avaamisen päivämäärä: 2024-12-03 10:05:00 📅
Sähköinen laskutus: Pakollinen
Sähköistä tilaamista käytetään ✅
Sähköistä maksua käytetään ✅
Lisätietojen pyytämisen määräaika: 2024-11-12 10:00:00 📅
Myöntämisperusteet
Painotustyyppi: Painotus (pisteinä, tarkka)

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Taloudellinen ja rahoituksellinen asema
Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista:

Tarjoajan (”yleinen”) vuotuinen liikevaihto on seuraava:: Tarjoajan liikevaihto on vähintään 1 500 000 euron suuruinen ainakin yhdeltä tilikaudelta, kun tarkastellaan tarjoajan kolmea viimeksi kulunutta tilikautta.

Tarjoajan ottaman ammatinharjoittajan vastuuvakuutuksen vakuutussumma on seuraava:: 1 000 000 euroa (per vahinkotapahtuma)

Taloudellinen tai rahoituksellinen vaatimus ja sen kuvaus::…

… Luottoluokitus: Tarjoajan rating -luokituksen on oltava vähintään A Tyydyttävä tai riskiluokitus 1-3.

… Luottotiedot: Tarjoajan luottotiedot ovat lähtökohtaisesti häiriöttömät. Tilaaja voi harkintansa mukaan hyväksyä tarjoajan, mikäli sen luottotiedoissa olevat häiriömerkinnät ovat vähäisiä.

Osallistumisehdot
Luettelo ja lyhyt kuvaus olosuhteista:

Asiaankuuluvaan ammattirekisteriin merkitseminen: Tarjoaja on merkitty asiaankuuluviin sijoittautumisjäsenvaltionsa pitämiin ammattirekistereihin: Se on merkitty sijoittautumisjäsenvaltion pitämään, direktiivin 2014/24/EU liitteessä XI kuvattuun ammattirekisteriin; tietyistä jäsenvaltioista tulevien tarjoajien täytyy mahdollisesti täyttää muita samassa liitteessä säädettyjä vaatimuksia.

Kaupparekisteriin merkitseminen: Tarjoaja on merkitty asiaankuuluviin sijoittautumisjäsenvaltionsa pitämiin kaupparekistereihin: Se on merkitty sijoittautumisjäsenvaltion pitämään, direktiivin 2014/24/EU liitteessä XI kuvattuun ammattirekisteriin; tietyistä jäsenvaltioista tulevien tarjoajien täytyy mahdollisesti täyttää muita samassa liitteessä säädettyjä vaatimuksia.

Tekninen ja ammatillinen pätevyys
Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista:

Tarjoaja on suorittanut viitejakson aikana seuraavan tyyppiset pääasialliset palvelut:: Kokemus vastaavista toimituksista/referenssit Tarjoajan tekniseen ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät tarjoajan kokemukselle asetetut vaatimukset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 5 ”Referenssilomake” (excel-lomake). Tarjoajan tulee täyttää kaikki tarjoajan kokemukselle asetetut referenssivaatimukset. Tarjoajan tulee täyttää ”Referenssilomake” siinä esitettyjen ohjeiden ja vaatimusten mukaisesti. Tarjoajan tulee ladata "Referenssilomake" tarjouksensa liitteeksi. Jos tarjous tehdään ryhmittymänä, ryhmittymän jäsenet voivat täyttää vaatimuksen yhdessä. Jos tarjoaja vetoaa muiden yksiköiden voimavaroihin (voimavarayksiköt) vaatimuksen täyttämiseksi, tarjoaja yhdessä voimavarayksiköidensä kanssa voi täyttää vaatimuksen. Muiden yksiköiden kokemukseen liittyviä voimavaroja voidaan käyttää hyväksi vain, jos kyseiset muut yksiköt suorittavat hankinnan kohteena olevat palvelut taikka osan niistä.

Koulutusta ja ammatillista pätevyyttä koskevat tiedot:: Tarjoajan tekniseen ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät tarjoajan asiantuntijoille asetetut vaatimukset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 8 ”Asiantuntijoiden kokemus ja osaaminen” (excel-lomake). Tarjoajan tarjoamien nimettyjen henkilöiden tulee täyttää heidän kokemukselle asetetut asiantuntijoiden kokemus- ja osaamisvaatimukset. Lomake tulee täyttää ja palauttaa tarjouksen liitteenä.

Osallistumisehdot
Poissulkemisperuste:

Ennenaikainen irtisanominen, vahingonkorvaukset tai muut vastaavat seuraamukset

Järjestelyt velkojien kanssa

Kansallisesta lainsäädännöstä johtuva konkurssia tai muuta sellaista vastaava tilanne

+ 21 lisää

Konkurssi

Korruptio

Lapsityövoima ja muut ihmiskaupan muodot

Liiketoiminta on keskeytetty

Maksukyvyttömyys

Petos

Puhtaasti kansalliset poissulkemisperusteet

Rahanpesu tai terrorismin rahoitus

Rikollisjärjestön toimintaan osallistuminen

Sosiaalilainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen

Sosiaaliturvamaksujen maksaminen

Syyllistyminen ammatin harjoittamiseen liittyvään vakavaan virheeseen

Syyllistyminen väärien tietojen antamiseen, tietojen antamatta jättämiseen, vaadittujen asiakirjojen antamiseen kykenemättömien tietojen toimittamiseen ja tätä menettelyä koskevien luottamuksellisten tietojen antamiseen

Talouden toimijan hankintamenettelyyn osallistumisesta johtuvat eturistiriidat

Terrorismirikokset tai terroritoimintaan liittyvät rikokset

Toisten talouden toimijoiden kanssa kilpailun vääristämiseksi tehdyt sopimukset

Työlainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen

Varat selvitysmiehen hallinnassa

Verojen maksu

Välitön tai välillinen osallistuminen tämän hankintamenettelyn valmisteluun

Ympäristölainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen

Kuvaus poissulkemisperusteista:

Tarjoaja on kansalliseen lainsäädäntöön ja kansallisiin määräyksiin perustuen yllämainittuja tilanteita vastaavassa samankaltaisessa menettelyssä.

Tarjoaja on konkurssissa.

Tarjoajalle tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, annettu lahjonnasta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoajalla on järjestelyjä velkojien kanssa.

Tarjoajalle tai henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu rikollisjärjestön toimintaan osallistumisesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoaja on tehnyt muiden kanssa sopimuksia, joilla pyritään vääristämään kilpailua.

Tarjoaja on rikkonut ympäristölainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.

Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu rahanpesusta tai terrorismin rahoituksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoajalle tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen, on annettu petoksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu lapsityövoiman käytöstä tai muista ihmiskaupan muodoista lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoajan osalta on käynnistetty maksukyvyttömyys- tai likvidaatiomenettely.

Tarjoaja on rikkonut työlainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.

Tarjoajan varat ovat selvitysmiehen tai tuomioistuimen hallinnassa.

Tarjoajaa koskee jokin seuraavista tilanteista. a) on syyllistynyt väärän tiedon antamiseen poissulkemis- tai valintaperusteiden osalta, b) on jättänyt antamatta tällaisia tietoja, c) on toimittanut viiveellä tai ei lainkaan ostajan vaatimia tietoja, tai d) on yrittänyt vaikuttaa ostajan päätöksentekoprosessiin asiattomalla tavalla tai hankkinut luottamuksellista tietoa, joista voisi olla sille hankintamenettelyssä asiaankuulumatonta etua, taikka on toimittanut harhaanjohtavia tietoja, joilla voi olla merkittävä vaikutus poissulkemista, tarjoajan valintaa tai hankintaa koskeviin päätöksiin.

Tarjoajan hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai edustus-,päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on rikosrekisteristä ilmenevällä lainvoimaisella tuomiolla tuomittu työturvallisuusrikoksesta, työaikasuojelurikoksesta, työsyrjinnästä, kiskonnantapaisesta työsyrjinnästä, työntekijöiden järjestäytymisvapauden loukkaamisesta tai luvattoman ulkomaisen työvoiman käytöstä.

Tarjoajan osallistumisesta hankintamenettelyyn aiheutuu eturistiriitoja.

Tarjoaja tai tarjoajaan liittyvä yritys on antanut ostajalle neuvoja tai muulla tavoin osallistunut hankintamenettelyn valmisteluun.

Tarjoaja on syyllistynyt ammatin harjoittamiseen liittyvään vakavaan virheeseen.

Tarjoajan aikaisempia hankintasopimuksia tai käyttöoikeussopimuksia on irtisanottu ennenaikaisesti tai kyseisen aikaisemman sopimuksen yhteydessä on vaadittu vahingonkorvauksia tai määrätty muita vastaavia seuraamuksia.

Tarjoaja on rikkonut sosiaalilainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.

Tarjoaja on rikkonut sosiaaliturvamaksujen maksamiseen liittyviä velvoitteitaan sijoittumismaassaan tai ostajan maassa.

Tarjoajan liiketoiminta on keskeytetty.

Tarjoaja on rikkonut verojen maksamiseen liittyviä velvoitteitaan sijoittumismaassaan tai ostajan maassa.

Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, annettu terrorismirikoksesta tai terroritoimintaan liittyvästä rikoksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Hankintaviranomainen
Nimi ja osoitteet
Nimi: Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue
Kansallinen rekisterinumero: 3221347-3
Postiosoite: Tekniikantie 15
Postinumero: 02033
Postitoimipaikka: PL 33 Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Yhteyspiste: Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue
Sähköposti: hankinta@luvn.fi 📧
Puhelin: +358 291512000 📞
URL: https://www.luvn.fi/fi 🌏
Hankintaviranomaisen tyyppi
Alue- tai paikallistason viranomainen
Päätoimi
Terveys
Viestintä
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/luhva?id=525316&tpk=62d0c5b7-e251-4952-ae23-ed11b4cbe9c3 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/luhva?id=525316&tpk=62d0c5b7-e251-4952-ae23-ed11b4cbe9c3 🌏
Tarjouksen/hakemuksen jättäminen sähköisesti: Pakollinen

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Kansallinen rekisterinumero: 3006157-6
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postinumero: 00520
Postitoimipaikka: Helsinki
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Puhelin: +358 295643300 📞
URL: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Tietoa sähköisistä työnkuluista
Sähköinen laskutus hyväksytään
Lähde: OJS 2024/S 214-668146 (2024-10-31)

hankintailmoitus (2024-11-15)
Kohde
Hankinnan laajuus
Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa: 980 000 EUR 💰

Muutokset
Muut lisätiedot

Hankintayksikkö korjaa tarjouspyyntöä, sillä liitteen 1.1 Tarjousten vertailuperusteet kohdassa 2.4.2 oli ristiriitaista tietoa kirjoitusvirheen johdosta. Liitteestä 1.1 julkaistaan korjattu versio.

Muutoksen pääasiallinen syy: Julkaisijan virheen korjaaminen
Tiedot muutoksista
Muutettavan ilmoituksen edellinen versio: e22c3c02-c23e-45cf-88f2-9712a22fca75-01
Lähde: OJS 2024/S 224-701703 (2024-11-15)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (>20 uudet hankinnat)