Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän hankinta 2023-2024, optio 1 +1

Lohjan kaupunki

Lohjan kaupunki pyytää tarjousta varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmästä SaaS-palveluna, jonka tulee sisältää toiminnanohjausjärjestelmän toimitus, ylläpito ja kehittäminen. Tarve on varhaiskasvatuksen kokonaisjärjestelmälle, joilla voi sujuvasti ja tehokkaasti hoitaa Lohjan kaupungin varhaiskasvatuksen toiminnanohjausta. Perusopetuksessa ja lukioissa on jo olemassa toimiva oppilashallintajärjestelmä, johon tämä nyt hankittavan toiminnanohjausjärjestelmän toivotaan integroituvan.
Toiminnanohjausjärjestelmän tulee sisältää toimiva hakuprosessi ja sijoituspäätösten teko sekä hoitoaikojen varaaminen ja varhaiskasvatuslaskutus. Lisäksi tarvitaan läsnäoloseuranta, pedagogisten asiakirjojen rakentaminen kunnan omien tarpeiden mukaan, monipuoliset viestintätoiminnot sekä rajapintaintegraatioiden mahdollisuus.
Toimittajan on esitettävä tarjouksen liitteenä vaiheistettu projektisuunnitelma, joka sisältää alustavat suunnitelmat konversiosta, koulutuksesta sekä käyttöönotosta.
Järjestelmän käyttöönottoprosessin tulisi olla käynnistynyt 1.8.2023 mennessä.
Huom!
RACI-matriisi käydään läpi yhdessä voittaneen tarjoajan kanssa sopimusneuvotteluissa ja sitä täydennetään yhteisen näkemyksen perusteella. Liitetään osaksi sopimusta.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2023-02-06. Hankinta julkaistiin 2023-01-02.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• Visma Enterprise Oy

Kuka?

• Lohjan kaupunki

Mitä?

Missä?

• Helsinki-Uusimaa › Helsinki-Uusimaa

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2023-01-02	hankintailmoitus
2023-06-29	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

hankintailmoitus (2023-01-02)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Lyhyt kuvaus:

Lohjan kaupunki pyytää tarjousta varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmästä SaaS-palveluna, jonka tulee sisältää toiminnanohjausjärjestelmän toimitus, ylläpito ja kehittäminen. Tarve on varhaiskasvatuksen kokonaisjärjestelmälle, joilla voi sujuvasti ja tehokkaasti hoitaa Lohjan kaupungin varhaiskasvatuksen toiminnanohjausta. Perusopetuksessa ja lukioissa on jo olemassa toimiva oppilashallintajärjestelmä, johon tämä nyt hankittavan toiminnanohjausjärjestelmän toivotaan integroituvan. Toiminnanohjausjärjestelmän tulee sisältää toimiva hakuprosessi ja sijoituspäätösten teko sekä hoitoaikojen varaaminen ja varhaiskasvatuslaskutus. Lisäksi tarvitaan läsnäoloseuranta, pedagogisten asiakirjojen rakentaminen kunnan omien tarpeiden mukaan, monipuoliset viestintätoiminnot sekä rajapintaintegraatioiden mahdollisuus. Toimittajan on esitettävä tarjouksen liitteenä vaiheistettu projektisuunnitelma, joka sisältää alustavat suunnitelmat konversiosta, koulutuksesta sekä käyttöönotosta. Järjestelmän käyttöönottoprosessin tulisi olla käynnistynyt 1.8.2023 mennessä. Huom! RACI-matriisi käydään läpi yhdessä voittaneen tarjoajan kanssa sopimusneuvotteluissa ja sitä täydennetään yhteisen näkemyksen perusteella. Liitetään osaksi sopimusta.

Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Lisä-CPV-koodi: Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Alue- tai paikallistason viranomainen
Hankintaviranomaisen nimi: Lohjan kaupunki
Postiosoite: Karstuntie 4
Postinumero: 08100
Postitoimipaikka: Lohja
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.lohja.fi 🌏
Sähköposti: oili.lehtonen@lohja.fi 📧
Puhelin: +358 443740487 📞
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/lohja?id=409956&tpk=3b544a5c-468a-4312-aee2-7baf3813cccc 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/lohja?id=409956&tpk=3b544a5c-468a-4312-aee2-7baf3813cccc 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2023-01-02 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2023-02-06 📅
Julkaisupäivä: 2023-01-06 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2023/S 005-010063
EUVL-S-numero: 5

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Toiminnanohjausjärjestelmän tulee sisältää toimiva hakuprosessi ja sijoituspäätösten teko sekä hoitoaikojen varaaminen ja varhaiskasvatuslaskutus. Lisäksi tarvitaan läsnäoloseuranta, pedagogisten asiakirjojen rakentaminen kunnan omien tarpeiden mukaan, monipuoliset viestintätoiminnot sekä rajapintaintegraatioiden mahdollisuus.

Toimittajan on esitettävä tarjouksen liitteenä vaiheistettu projektisuunnitelma, joka sisältää alustavat suunnitelmat konversiosta, koulutuksesta sekä käyttöönotosta.

Järjestelmän käyttöönottoprosessin tulisi olla käynnistynyt 1.8.2023 mennessä.

Huom!

RACI-matriisi käydään läpi yhdessä voittaneen tarjoajan kanssa sopimusneuvotteluissa ja sitä täydennetään yhteisen näkemyksen perusteella. Liitetään osaksi sopimusta.

Arvioitu kokonaisarvo: 400 000 EUR 💰
Lyhyt kuvaus:

Lohjan kaupunki pyytää tarjousta varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmästä SaaS-palveluna.

Sujuvat VARDA- ja KOSKI-siirrot ovat osa toimivaa järjestelmää, kuten myös yhteydet tulorekisteriin, KELAan ja Väestörekisteriin. Vardan ja Kosken vaatimien korjausten tekemisen on oltava mahdollisimman yksinkertaista ja hyvin ohjeistettua järjestelmätoimittajan toimesta. Erilaisten raporttien ja analytiikan saaminen toiminnanohjausjärjestelmästä on oltava sujuvaa toiminnan arvioinnin ja päätöksenteon tueksi. Valmiiden sekä muokattavien raporttien lisäksi käyttäjien on pystyttävä hakemaan ja tulostamaan haluttuja tietoja järjestelmästä. Palvelusetelien käsittelyn on sisällyttävä järjestelmään.

Keskeisiltä toiminnoilta edellytetään sujuvuutta ja helppokäyttöisyyttä sekä mobiilivalmiutta. Haemme yksinkertaisia ja selkeitä prosesseja nykyaikaisella ilmeellä ja teknologialla. Toiminnoissa tulee huomioida huoltajien osallisuus ja vuorovaikutus. Käyttö on vaivatonta ja laiteriippumatonta. Toiminnot ovat helposti ylläpitäjän hallittavissa ja ohjelmistojen päivitykset ovat automatisoitu. Järjestelmältä ja palveluntarjoajalta odotetaan asiakkaiden tarpeiden huomioimista sekä vahvaa yhteiskehittämistä asiakkaiden kanssa. Tukipalveluiden on oltava toimivia ja helposti saavutettavia.

Lohjan kaupungilla varhaiskasvatuksen toimintamuotoja ovat yksityinen ja kunnallinen päiväkoti- ja perhepäivähoito, vuorohoito sekä avoin varhaiskasvatus. Päiväkoteja on 21 ja perhepäivähoitajia reilut 20. Lisäksi Lohjalla on yksityisiä päiväkoteja sekä yksityisiä perhepäivähoitajia. Varhaiskasvatuksen asiakkaita on tällä hetkellä yhteensä noin 2000 (sis. esiopetuksen ja yksityisen varhaiskasvatuksen). Henkilöstöä on yhteensä 427 htv.

Yhtenäisellä toiminnanohjausjärjestelmällä lisätään perusopetuksessa ja varhaiskasvatuksessa olevien lasten tasavertaisuutta. Hankinnan tavoitteena on vahvistaa lapsen kasvuun ja kehitykseen liittyvää tiedonsiirtoa ja laatua.

Toimittajan on annettava palvelun kk-hinta, joka sisältää kaikki tuotantokäytön aikaiset kustannukset.

Toimittajan on sitouduttava tarjouksen mukaiseen hintaan. Palvelunjärjestäjän on toimitettava lakisääteisiin muutoksiin liittyvät tiedostot ilman lisäkuluja (esim. hallintopäätökset).

AIKATAULU

Avoimella hankintamenettelyllä haetaan kokonaisvastuullista toimittajaa toimittamaan kokonaisratkaisu tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyjen vaatimusten ja aikataulun mukaisesti. Järjestelmän käyttöönottoprosessin tulisi olla käynnistynyt 1.8.2023 mennessä. Toimittajan on esitettävä tarjouksen liitteenä vaiheistettu projektisuunnitelma, joka sisältää alustavat suunnitelmat konversiosta, koulutuksesta sekä käyttöönotosta.

VASTUUNJAKO

Toimittaja vastaa hankittavan järjestelmän toteuttamisesta ja sen ylläpidosta koko sopimuskauden ajan. Toimittaja vastaa siitä, että ohjelmisto toimii määritellyllä ja sovitulla tavalla.

Toimittaja vastaa tarpeellisten käyttöohjeiden laatimisesta ja koulutusten järjestämisestä tilaajan kanssa erikseen sovitulla tavalla (koulutussuunnitelma). Mahdollista lisäkoulutusta 12 kk:n aikana toteutetaan erillisinä tilauksina tarjouksessa annetulla päivä- tai tuntihinnalla. Koulutusten ja käyttöohjeiden perusteella järjestelmän käyttäjien on pystyttävä käyttämään järjestelmää itsenäisesti, kukin oman roolinsa mukaan.

Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa: 400 000 EUR 💰
Kesto: 26 kuukautta
Uudistusten kuvaus:

Sopimuskausi alkaa sopimuksen allekirjoituksesta ja kestää kaksi (2) vuotta. Sopimuskautta on mahdollista jatkaa alkuperäisin ehdoin 1 + 1 optiokausilla. Tilaaja ilmoittaa kunkin optiokauden käyttöönotosta 4 kk ennen vuoden päättymistä.

Suorituspaikka
Pääkohde tai suorituspaikka: Lohja.

Menettely
Oikeusperusta: 32014L0024
Tarjousten vastaanottoaika: 12:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 3 kuukautta
Tarjousten avauspäivä: 2023-02-06 📅
Tarjousten avausaika: 13:00
Paikka: Lohja

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 1068322-0
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Oili Lehtonen
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/lohja?id=409956&tpk=3b544a5c-468a-4312-aee2-7baf3813cccc 🌏

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Sörnäistenkatu 1
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00580
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2023/S 005-010063 (2023-01-02)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2023-06-29)
Kohde
Hankinnan laajuus
Viitenumero: 409956
Hankinnan kokonaisarvo: 350 000 EUR 💰
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2023-06-29 📅
Julkaisupäivä: 2023-07-04 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2023/S 126-401560
Viittaa ilmoitukseen: 2023/S 005-010063
EUVL-S-numero: 126

Menettely
Myöntämisperusteet
Laatukriteeri (nimi): Käyttöönotto- ja koulutussuunnitelma
Laatukriteeri (painotus): 10
Laatukriteeri (nimi): Integraatiosuunnitelma
Laatukriteeri (painotus): 20
Laatukriteeri (nimi): Ylläpito-, tukipalvelu- ja jatkokehityssuunnitelma
Järjestelmän toiminnallisuus
Laatukriteeri (painotus): 30
Hinta (painotus): 30

Sopimuksen tekeminen
Sopimuksen tekemispäivä: 2023-06-16 📅
Nimi: Visma Enterprise Oy
Kansallinen rekisterinumero: 1080465-1
Postiosoite: Keskuskatu 3
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 08100
Maa: Suomi 🇫🇮
Helsinki-Uusimaa 🏙️
Hankinnan kokonaisarvo: 350 000 EUR 💰
Tietoa tarjouskilpailuista
Saatujen tarjousten määrä: 2
Lähde: OJS 2023/S 126-401560 (2023-06-29)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (>20 uudet hankinnat)