Vanhojen tietojen poiminta ja arkistointi

Lyhyt kuvaus

Keski-Uudenmaan hyvinvointialue (myöhemmin myös Tilaaja) pyytää tarjousta asiakas- ja potilastietojärjestelmien vanhojen tietojen poiminnasta ja arkistoinnista Kelan määrittelemässä muodossa valtakunnalliseen arkistointipalveluun. Niiden tietojen osalta, joita ei voida arkistoida Kelan vanhojen tietojen arkistoon, Tilaaja edellyttää arkistointia Tilaajan omaan arkistointiratkaisuun.
Tarkempi kuvaus hankittavista palveluista on nähtävissä tarjouspyynnön liitteesta 1, Hankinnan kohteen kuvaus.
Hankinnassa sovellettavat sopimusehdot on kuvattu liitteenä 2 olevassa
sopimusluonnoksessa.

Hankinnan kuvaus

Keusote on toteuttanut asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinnan (KEUDno-2020-7220), jonka seurauksena uuden järjestelmän on tarkoitus korvata kaikki aikaisemmat hyvinvointialueen hoitoyksikköjen käytössä olleet asiakas- ja potilastietojärjestelmät. Kunnissa on käytössä useita käytöstä poistettavia asiakas- ja potilastietojärjestelmiä ja niiden tiedot tulisi lain säädännön edellyttämällä tavalla arkistoida.
Pegasos- järjestelmä on käytössä seuraavissa kunnissa:
• Mäntsälä-Pornainen
• Järvenpää-Tuusula
• Hyvinkää
ProConsona- järjestelmä on käytössä seuraavissa kunnissa:
• Mäntsälä-Pornainen
• Järvenpää
• Tuusula
Mukana- mobiilisovellus on käytössä kunnissa:
• Järvenpää
• Mäntsälä-Pornainen
Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän käytössä olleisiin asiakas- ja potilastietojärjestelmiin tallennetut asiakas- ja potilastiedot tulee viedä sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain (159/2007) 15.2 §:n mukaisesti Kelan määrittelemässä muodossa valtakunnalliseen arkistointipalveluun.
Tällä hetkellä käytössä olevissa ja tulevaisuudessa käytöstä poistettavissa potilastietojärjestelmissä on hoidollisia ja hallinnollisia tietoja, joita ei ole arkistoitu Kelan Kanta-arkistoon, johon Keusote on liittynyt vuonna 2014. Potilastietojärjestelmissä olevia hallinnollisia tietoja sekä Pegasoksiin kirjattuja sosiaalihuollon tietoja, joita ei ole lupa arkistoida Kelan Kanta-arkistoon, ei ole arkistoitu koko potilastietojärjestelmien käyttöaikana. Keusote ei ole liittynyt vielä Kelan Sosiaalihuollon Asiakastiedon arkistoon eikä näin ollen asiakastietoja ole arkistoitu Kelalle eikä hallinnollisia tietoja ole myöskään arkistoitu.
Kantaan tallennettavien vanhojen tietojen asiakirjamäärittelyt löytyvät Kanta.fi -sivuilta. Toimittajan tehtävänä on migroida asiakas- ja potilastiedot näiden määrittelyiden mukaiseen muotoon yhteistyössä tilaajan edustajien kanssa.
Niille tiedoille, joita ei tallenneta Kelan vanhojen tietojen arkistoon (esim. potilashallinto, ajanvaraukset, lokit), on Keusoten käytössä Istekin kautta oma vanhojen tietojen arkisto. Tämän arkiston toteutuksen toimittajana on Canon. Niiden tietojen osalta, joita ei voida arkistoida Kelan vanhojen tietojen arkistoon, Tilaaja edellyttää arkistointia Tilaajan omaan arkistointiratkaisuun.

Lyhyt kuvaus

Hankinnan kohteena on ollut Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen (myöhemmin myös Tilaaja) asiakas- ja potilastietojärjestelmien vanhojen tietojen poiminta ja arkistointi Kelan määrittelemässä muodossa valtakunnalliseen arkistointipalveluun. Niiden tietojen osalta, joita ei voida arkistoida Kelan vanhojen tietojen arkistoon, Tilaaja edellyttää arkistointia Tilaajan omaan arkistointiratkaisuun.
Tarkempi kuvaus hankittavista palveluista on nähtävissä tarjouspyynnön liitteesta 1, Hankinnan kohteen kuvaus.
Hankinnassa sovellettavat sopimusehdot on kuvattu liitteenä 2 olevassa
sopimusluonnoksessa.

Hankintamenettelyn keskeyttämisen perusteet
Hankintayksikön näkemyksen mukaan tässä hankinnassa asetetut tavoitteet ja tarkoitus eivät täyty ja hankinta tulisi keskeyttää ja järjestää kilpailutus uudelleen.
Tässä hankinnassa määräaikaan mennessä saatiin vain yksi tarjous. Kilpailun puute johtui hankintayksikön arvion mukaan hankinnan kohteen muotoilusta sekä liian tiukoista sopimusehdoista mm. vahingonkorvausehdot. Ainoa mahdollisuus saada aikaan aito kilpailutilanne on keskeyttää hankinta ja avata menettely uudelleen.
Hankintalain 125 §:n mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Säännöksen esitöiden (HE 108/2016 vp s. 223) säännös säilyi muuttumattomana vanhan hankintalain 73 a §:n nähden. Vanhan hankintalain esitöiden (HE182/2010 vp s. 22) hankintamenettelyn keskeyttämiseen on oikeuskäytännössä suhtauduttu suhteellisen sallivasti. Hankintamenettelyn keskeyttämisen on katsottu olevan perusteltua muun muassa seuraavista syistä:
- hankinnassa on saatu vain yksi hyväksyttävä tarjous;
- tarjouspyyntö on ollut virheellinen;
- hankintamenettelyssä on tapahtunut jokin muu virhe;
- hankintatarve on muuttunut; tai
- olosuhteet ovat muutoin muuttuneet hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen
Keskeyttämispäätöksen tekeminen ei edellytä myöskään poikkeuksellisten seikkojen olemassaoloa. Todellinen ja perusteltu syy voi johtua myös hankintayksikön omasta toiminnasta. Talousvaliokunnan mietinnössä (TaVM 48/2010 vp s. 4) on lisäksi todettu oikeuskäytännössä katsotun, ettei hankintamenettelyn keskeyttäminen edellytä vakavien tai poikkeuksellisten seikkojen olemassaoloa. Oikeuskäytännössä markkinaoikeus on mm. tapauksessa MAO:229/19 todennut, että hyväksyttävänä hankinnan keskeyttämisen perusteena on pidetty muun ohella tarjouspyynnön osoittautumista tulkinnanvaraiseksi tai virheelliseksi tai sitä, että hankinnasta on saatu vain yksi hyväksyttävä tarjous.
Koska hankintayksikkö sai vain yhden tarjouksen,​niin hankintayksikkö keskeyttää tämän hankinnan ja järjestää uuden tarjouskilpailun sekä harkitsee tarjouspyynnön ehtoja uudelleen.
Aloitettu hankintamenettely keskeytetään lopullista hankintapäätöstä ja hankintasopimusta tekemättä.
Edellä esitettyjen seikkojen perusteella Hankintayksikkö keskeyttää aloitetun hankintamenettelyn lopullista hankintapäätöstä ja hankintasopimusta
tekemättä.