Lyhyt kuvaus
Loviisan kaupunki edistää työntekijöidensä työhyvinvointia tarjoamalla näille mahdollisuuden työsuhdepolkupyörään. Loviisa hankkii leasingtoimittajalta työsuhdepolkupyörien leasingpalvelua kuukausimaksulla sisältäen polkupyörän, tarvikkeet, vakuutuksen ja huollon maksimissaan 48 kuukauden pituiselle sopimuskaudelle per polkupyörä. Puitesopimus on voimassa toistaiseksi. Kunnan palveluksessa on noin 650 työntekijää, joista noin 500 työntekijää ovat vakituisessa työ/virkasuhteessa.
Hankittava työsuhdepolkupyörien leasingpalvelu koostuu palvelun hallinnoinnista ja asiakaspalvelun tarjoamisesta tilaajalle ja käyttäjälle. Puitesopimus toimittajan kanssa tehdään toistaiseksi. Käyttäjän leasingkausi voi jatkua myös puitesopimuskauden päättymisen jälkeen, kunnes pyörä on maksettu tai lunastettu. Käyttäjän leasingkausi voi olla enintään 48 kuukautta.
Palvelut Tilaajalle
Toimittaja vastaa palvelun hallinnoinnista leasingsuhteen aikana. Toimittaja vastaa polkupyörien leasingsopimusten hallinnoinnista sekä siihen liittyvistä prosesseista, dokumenteista ja asiointipalvelusta kokonaisuudessaan. Työsuhdepyörän hankintaprosessi, huollot ja lisävarusteiden hankinnat tehdään käyttäjän, myyvän liikkeen ja toimittajan välillä. Toimittaja vastaa myös pyörän vakuutuksen ja rahoituksen järjestämisestä sekä niihin liittyvistä hallinnollisista palveluista. Toimittajan tulee toimittaa työsuhde-etuun liittyvät tiedot Tilaajalle. Laskutus tulee tapahtua koontilaskulla.
Toimittaja voi veloittaa palvelusta toimistomaksun. Toimistomaksuun sisällytetään digitaalinen alusta ja sen ylläpito tai erillinen lomake, jonka kautta käyttäjä voi myös tilata polkupyörän. Tilaaja ja Toimittaja laativat yhdessä ohjeet ja tarkentavat ehdot Käyttäjille palvelun käytöstä. Käyttäjän on voitava tutustua ja hyväksyä asiakirja ennen leasingkauden aloitusta.
Toimittajan tulee nimetä sopimuskaudella suomenkielinen asiakasvastuuhenkilö ja tälle varayhteyshenkilö sekä sitoutua vähintään 2 kertaa vuodessa järjestettävään yhteistyöpalaveriin, joka voidaan järjestää etäyhteyksin.
Palvelut käyttäjälle
Käyttäjä valitsee itse polkupyörän vapaasti oman valintansa mukaisesta Suomessa sijaitsevasta polkupyörä- liikkeestä.
Polkupyörään voidaan sisällyttää työntekijän valitsemia, verottajan polkupyöräetuun hyväksymiä pyörään kiinteästi liitettäviä lisävarusteita, kuten esimerkiksi kypärä, lukko, valot, tavarateline, nastarenkaat ja loka- suojat. Valitut lisävarusteet vaikuttavat verotusarvoon.