Sosiaalisen tuetun lomatoiminnan hankinta ja dynaamisen puitejärjestelyn perustaminen

Lyhyt kuvaus

Hyvinvointilomat ry (jäljempänä myös ”tilaaja”) pyytää tarjousta Hilma-ilmoituskanavassa julkaistun hankintailmoituksen sekä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti tuettujen lomien järjestämisestä (jäljempänä myös ”palvelu”).
Hankinnan tavoite ja kohde on kuvattu liitteessä 2, Hankinnan kohde – Palvelukuvaus.
Läheisyysperiaatteen noudattamiseksi Hyvinvointilomat ry tarvitsee valtakunnallisena toimijana erilaisia lomakohteita eri puolilta Suomea.
Hankita toteutetaan dynaamisena puitejärjestelynä, jonka tavoitteena on luoda joustoa hankinnan kohteen kilpailutuksiin sekä mahdollistaa hankintayksikön ketterän reagoimisen jatkuvasti muuttuvaan, haasteelliseen toimintaympäristöönsä.
Puitejärjestelyyn valittujen palveluntuottajien kanssa solmitaan palveluntuottajakohtaiset puitesopimukset, joiden perusteella tilataan hankittavat palvelut erikseen tapahtuvalla tilauksella.
Toiminta on valtakunnallisesti kattavaa, mutta eri osissa maata järjestettävien sekä eri kohderyhmille suunnattavien lomajaksojen hankintojen määrä on riippuvaista niiden kysynnästä.
Tarjouspyynnössä esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta.
Toiminnan volyymi vuositasolla on viime vuosina ollut noin 4,3 MEUR, mutta volyymi voi vaihdella, se voi olla pienempi tai suurempi ja se on täysin riippuvainen saadun ulkopuolisen rahoituksen määrästä.

Hankinnan kuvaus

Tarjoaja saa tarjota tähän Luokkaan ainoastaan siinä tapauksessa, jos tarjoajan tarjoama Lomakohde myös sijaitsee ao. maantieteellisessä Luokassa. Tarjoaja saa tarjota kaikkiin Luokkiin.
Tarjoajan tarjoama Lomakohde voi olla vain yhtä Lomakohde-tyyppiä. Toisin sanoen tarjoajan tarjoama yksi Lomakohde voi olla tarjottuna vain yhdessä Lomakohteen osa-alueessa (A, B, C tai D), eikä samaa Lomakohdetta voi näin ollen tarjota useampaan kertaan eri Lomakohteena. Jos tarjoajalla on useita Lomakohteita, tarjoaja voi tarjota kaikkia kohteitaan sillä edellytyksellä, että kohteet täyttävät Lomakohteelle asetetut vaatimukset.
Osa-alueen sisällä tarjoajan on tarjottava vähintään yhtä Kohderyhmää sillä edellytyksellä, että tarjoajan tarjous täyttää asetetut vaatimukset. Halutessaan tarjoaja voi tarjota kaikkia Kohderyhmiä. Tällöin tarjoaja täyttää osa-aluekohtaiset ja sen sisäiset osa-alueeseen liittyvät laatu- ja hintatiedot liitteille 3 ja 4.
Muunlaista lomakohdetyyppiä tai majoituspalvelua ei voi tarjota. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät siten ole sallittuja.
Dynaamisen puitejärjestelyn perustamisvaiheessa kilpailutuksen perusteella muodostetaan luokkakohtaiset, lomakohdetyypittäin, kohderyhmäkohtaiset enintään viiden (5) palveluntuottajan puitejärjestelyt. Toisin sanoen yhdessä luokassa voi olla 0–60 puitesopimusta.

Lisätietoja

Luokan osa-alueet eli Lomakohde-tyypit ovat:
A) Kylpylähotelli
B) Urheiluopisto tai liikuntakeskus
C) Lomakeskus tai hotelli
D) Lomakoti tai pieni lomakeskus
Lomakohdetyypin sisäiset osa-alueet eli Kohderyhmät ovat:
1. Lapsiperhelomat
2. Yhden vanhemman perheiden lomat
3. Aikuislomat

Puitesopimusten osalta on esitettävä perustelut 8 vuotta ylittävälle kestolle

Kyseessä on liitteen E mukainen muu erityinen palveluhankinta. Hankinta toteutetaan dynaamisena puitejärjestelynä. Hankintamenettelyä on kuvattu tarkemmin liitteellä 5.

Myöntämismenettelyn pääpiirteet

Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, myös ”hankintalaki”). Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä, liitteen E mukainen muu erityinen palveluhankinta.
Hankintalain 109 §:n mukaisesti hankintayksikön on kuvattava hankinnassa käyttämänsä menettely.
Hankinta toteutetaan dynaamisena puitejärjestelynä, joka on hankintayksikön itsensä suunnittelema, hankintalain periaatteiden mukaisia menettelyitä mukaileva menettely.
Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan todellisesta ja perustellusta syystä.
Mikäli tarjouskilpailussa on saatu vain tarjouksia, jotka eivät vastaa tarjouspyyntöä, tai jos tarjouksia ei voida hyväksyä, hankintayksikkö voi halutessaan siirtyä osa-aluekohtaisesti neuvottelumenettelyn kaltaiseen menettelyyn. Hankintayksikkö ilmoittaa tarkemmin neuvottelumenettelyn vaiheista, aikataulusta ja neuvotteluista oman tilannearvionsa ja harkintansa mukaan. Neuvottelumenettelyyn otetaan mukaan kaikki ne tarjoajat, jotka täyttävät asetetut soveltuvuusvaatimukset ja ovat jättäneet tarjousmenettelyn muotovaatimusten mukaisen tarjouksen.
Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn liittyvästä osallistumisesta ei makseta tarjoajalle korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä.
Hankinta on jaettu eri maantieteelliseen luokkaan (jäljempänä ”Luokka”). Luokat muodostuvat alla olevasta AVIn toimialueiden mukaisesta jaottelusta (https://www.avi.fi/web/avi/toiminta-alue), joiden alla hankinta jakautuu edelleen osa-alueisiin lomakohdetyypeittäin (A-D, jäljempänä ”Lomakohde”). Lomakohteensisäiset osa-alueet ovat kohderyhmät (1-3, jäljempänä ”Kohderyhmä”). (Hilman teknisestä ratkaisusta johtuen Luokat on mahdollista ilmoittaa vain osa-alueina.)
Luokat ovat:
• Etelä-Suomen AVI
• Itä-Suomen AVI
• Lounais-Suomen AVI ja Ahvenanmaan valtionvirasto
• Länsi- ja Sisä-Suomen AVI
• Lapin AVI ja Pohjois-Suomen AVI
Lomakohdetyypit ja lomien Kohderyhmät ovat tarkemmin liitteellä 2, Hankinnan kohde - Palvelukuvaus.
Hankintayksikkö määrittelee jokaisen kilpailutuksen yhteydessä, mikä on puitejärjestelyn keston pituus. Nyt kilpailutuksen perusteella muodostettavien puitesopimuskausien pituudet ovat 24 kuukautta.
TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN
Tarjous toimitetaan sähköisesti asetetussa määräajassa Hilman kautta. Tarjouksen jättäminen on lähettäjän vastuulla. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon.
TARJOUSTEN KÄSITTELY
Menettelyn vaiheet ovat seuraavat:
Hankintayksikkö
1. Avaa tarjoukset
2. Tarkastaa tarjoajan soveltuvuutta koskevat vastaukset ja tiedot
3. Tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden
[* Siirtyy neuvottelumenettelyyn, mikäli on saanut ainoastaan tarjouspyynnön vastaisia tarjouksia
* Neuvottelee ja saattaa tarjoukset vertailukelpoiseksi]
4. Vertailee tarjoukset ja valitsee puitejärjestelyn palveluntuottajat
5. Pyytää ja tarkastaa puitejärjestelyyn valittujen palveluntuottajien soveltuvuutta koskevat todistukset ja selvitykset sekä tekee hankintapäätöksen ja antaa päätöksen tiedoksi kaikille tarjoajille
6. Mahdollinen tilojen katselmus ennen puitesopimuksen solmimista. Solmii puitesopimuksen kaikkien puitejärjestelyyn valittujen tarjoajien kanssa.
Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

LISÄTIEDOT TARJOUSKILPAILUN AIKANA
Kysymykset tulee lähettää Hilman kautta. Vastaukset kysymyksiin annetaan Hilman kautta.
Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muilla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata. Tarjoajan tulee käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset Hilmasta ja käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan.
Teknisissä ongelmatilanteissa tarjoajia pyydetään ensisijaisesti ottamaan yhteyttä Hilman tukeen.
TARJOUSTIETOJEN JA HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty.
Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- ja ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava tiedot selvästi aineistosta tarjouksessaan. Hankintayksikkö päättää mahdollisesta salassapidosta.
Tarjouksen vertailuhinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus.
Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.
Tällä ilmoituksella on liitteitä/linkkejä osoitteessa https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/public/procurement/81720/notice/124141