Myöntämismenettelyn pääpiirteet
Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, myös ”hankintalaki”). Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä, liitteen E mukainen muu erityinen palveluhankinta.
Hankintalain 109 §:n mukaisesti hankintayksikön on kuvattava hankinnassa käyttämänsä menettely.
Hankinta toteutetaan dynaamisena puitejärjestelynä, joka on hankintayksikön itsensä suunnittelema, hankintalain periaatteiden mukaisia menettelyitä mukaileva menettely.
Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan todellisesta ja perustellusta syystä.
Mikäli tarjouskilpailussa on saatu vain tarjouksia, jotka eivät vastaa tarjouspyyntöä, tai jos tarjouksia ei voida hyväksyä, hankintayksikkö voi halutessaan siirtyä osa-aluekohtaisesti neuvottelumenettelyn kaltaiseen menettelyyn. Hankintayksikkö ilmoittaa tarkemmin neuvottelumenettelyn vaiheista, aikataulusta ja neuvotteluista oman tilannearvionsa ja harkintansa mukaan. Neuvottelumenettelyyn otetaan mukaan kaikki ne tarjoajat, jotka täyttävät asetetut soveltuvuusvaatimukset ja ovat jättäneet tarjousmenettelyn muotovaatimusten mukaisen tarjouksen.
Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn liittyvästä osallistumisesta ei makseta tarjoajalle korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä.
Hankinta on jaettu eri maantieteelliseen luokkaan (jäljempänä ”Luokka”). Luokat muodostuvat alla olevasta AVIn toimialueiden mukaisesta jaottelusta (
https://www.avi.fi/web/avi/toiminta-alue), joiden alla hankinta jakautuu edelleen osa-alueisiin lomakohdetyypeittäin (A-D, jäljempänä ”Lomakohde”). Lomakohteen sisäiset osa-alueet ovat kohderyhmät (1-3, jäljempänä ”Kohderyhmä”). (Hilman teknisestä ratkaisusta johtuen Luokat on mahdollista ilmoittaa vain osa-alueina.)
Luokat ovat:
• Etelä-Suomen AVI
• Itä-Suomen AVI
• Lounais-Suomen AVI ja Ahvenanmaan valtionvirasto
• Länsi- ja Sisä-Suomen AVI
• Lapin AVI ja Pohjois-Suomen AVI
Lomakohdetyypit ja lomien Kohderyhmät ovat tarkemmin liitteellä 2, Hankinnan kohde - Palvelukuvaus.
Hankintayksikkö määrittelee jokaisen kilpailutuksen yhteydessä, mikä on puitejärjestelyn keston pituus. Nyt kilpailutuksen perusteella muodostettavien puitesopimuskausien pituudet ovat 24 kuukautta.
LISÄTIEDOT TARJOUSKILPAILUN AIKANA
Kysymykset tulee lähettää Hilman kautta. Vastaukset kysymyksiin annetaan Hilman kautta.
Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muilla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata. Tarjoajan tulee käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset Hilmasta ja käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan.
TARJOUSTIETOJEN JA HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty.
Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- ja ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava tiedot selvästi aineistosta tarjouksessaan. Hankintayksikkö päättää mahdollisesta salassapidosta.
Tarjouksen vertailuhinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus.
Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.
TARJOUKSEN LAATIMINEN JA VAATIMUKSET
Tarjoaja laatii tarjouksen ja toimittaa pyydetyt selvitykset suomen kielellä.
Tarjoajaa koskevat vaatimukset on esitetty ESPD-lomakkeella.
Palvelua koskevat vähimmäisvaatimukset on esitetty erityisesti liitteissä 2, Hankinnan kohde – Palvelukuvaus, 2.1 Pakolliset vaatimukset ja 0 Sopimus. Palvelun hinnoittelu annetaan liitteellä 3, Hintalomake. Laatuvertailussa huomioitavat kriteerit ovat liitteellä 4, Pisteytys.
TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN
Tarjous toimitetaan sähköisesti asetetussa määräajassa Hilman kautta. Tarjouksen jättäminen on lähettäjän vastuulla. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon.
TARJOUSTEN KÄSITTELY
Menettelyn vaiheet ovat seuraavat:
Hankintayksikkö
1. Avaa tarjoukset
2. Tarkastaa tarjoajan soveltuvuutta koskevat vastaukset ja tiedot
3. Tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden
[* Siirtyy neuvottelumenettelyyn, mikäli on saanut ainoastaan tarjouspyynnön vastaisia tarjouksia
* Neuvottelee ja saattaa tarjoukset vertailukelpoiseksi]
4. Vertailee tarjoukset ja valitsee puitejärjestelyn palveluntuottajat
5. Pyytää ja tarkastaa puitejärjestelyyn valittujen palveluntuottajien soveltuvuutta koskevat todistukset ja selvitykset sekä tekee hankintapäätöksen ja antaa päätöksen tiedoksi kaikille tarjoajille
6. Mahdollinen tilojen katselmus ennen puitesopimuksen solmimista. Solmii puitesopimuksen kaikkien puitejärjestelyyn valittujen tarjoajien kanssa.
Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.
RYHMITTYMÄNÄ TARJOAMINEN
Hankintalain 92 §:n mukaan yritykset saavat ilmoittautua tarjoajaksi ryhmittymänä.
Ryhmittymällä tarkoitetaan yritysten yhteistyötä hankintasopimuksen saamiseksi. Ryhmittymiä voidaan käyttää erityisesti mittavissa, eri alojen ammattitaitoa tai resursseja edellyttävissä hankinnoissa.
Ryhmittymän on kyettävä viimeistään sopimuksen allekirjoitushetkellä osoittamaan yksi organisaatio, joka hoitaa kaiken yhteydenpidon tilaajan kanssa. Ryhmittymän on sitouduttava siihen, että tarjouksessa nimetyt ryhmittymän jäsenet ovat käytettävissä hankinnan toteuttamiseen, mikäli ryhmittymä tulee valituksi. Tilaaja vaatii, että ryhmittymän kaikki jäsenet allekirjoittavat puitesopimuksen yhteisvastuullisesti.
Tilaaja tarkastaa, että ryhmittymä täyttää taloudellista ja rahoituksellista tilannetta, teknistä suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä koskevat sekä muut vaatimukset, ja että ryhmittymän ilmoittamat resurssit ovat käytettävissä koko sen ajan, jonka puitesopimus kattaa.
Tarvittaessa todisteena voidaan esittää sitoumus, jolla osoitetaan, että vaaditut edellytykset täyttävät voimavarat ovat ryhmittymän käytettävissä.
ALIHANKINTA
Tarjoaja voi käyttää alihankkijoita.
Hankinnan tuottamisessa käytettävät alihankkijat on nimettävä ennen puitesopimuksen allekirjoittamista. Nimetyt alihankkijat katsotaan tarjoajan resursseiksi. Siksi tarjoajien on sitouduttava siihen, että tarjouksessa nimetyt alihankkijat ovat käytettävissä hankinnan toteuttamiseen, mikäli tarjoaja tulee valituksi.
Alihankintaan sovelletaan tarjouspyynnön liitteenä olevia sopimusehtoja. Tarjoaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan suhteessa hankintayksikköön. Hankintayksikkö allekirjoittaa puitesopimuksen vain tarjouksen jättäneen tarjoajan kanssa.
ULKOMAINEN TARJOAJA
Ulkomaisen tarjoajan on toimitettava vaatimuksissa tarkoitetut tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisteriotteella, vastaavalla muulla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla kuten antamalla sijoittumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus.
HANKINTAMENETTELYSTÄ POISSULKEMINEN
Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat, pyydetyt tiedot.
Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja.
Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. Tarjous voidaan myös hylätä poikkeuksellisen alhaisen hinnan johdosta.
Tarjoaja, joka syyllistyy hankintalain vastaiseen menettelyyn ja/tai väärien ja/tai puutteellisten tietojen antamiseen, voidaan sulkea poishankintamenettelystä. Hankintamenettelyn ulkopuolelle voidaan sulkea tarjoaja, jota koskee hankintalain 81 §:ssä tarkoitettu poissulkemisperuste. Hankintamenettelystä suljetaan pois ne tarjoajat, jotka eivät täytä tarjoajan soveltuvuudelle asetettuja vähimmäisvaatimuksia. Hankintamenettelystä suljetaan pois myös tarjoaja, joka on syyllistynyt tai jonka edustus-, päätös- tai valvontavaltaakäyttävä henkilö on syyllistynyt julkisista hankinnoista annetun lain 80 §:ssä mainittuihin rikoksiin.