Puhtaanapidon tarvikkeet 2024-2026 (2028)

Lyhyt kuvaus

HANKINNAN KOHDE

Tämän puitejärjestelyn kohteena on laaja valikoima puhtaanapidon ammattikäyttöön soveltuvia eri tuotekategorioiden laadukkaita tuotteita ja tarvikkeita Asiakkaalle toimitettuna. Lisäksi hankinnan kohteena ovat sopimustuotteiden tilaamiseen ja toimittamiseen liittyvät palvelut ja keittiöpalveluna koneellisen astianpesun annostelulaitteiden asennus, tekninen tuki, huolto ja korjaus sekä sopimustuotteiden tuotetuki. Lisäpalveluna erillisveloituksella Asiakas voi hankkia keittiöpalveluna pintahygieniamittauksia, asianpesuaineiden hintoihin sisältymättömiä ylimääräisiä teknisiä huoltokäyntejä, korjauksia ja kuormien kuljetusta Asiakkaan osoittamaan paikkaan kiinteistön sisällä sekä muita asiakaskohtaisesti sovittavia lisäpalveluja.

Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä, erityisesti liitteessä 1 "Hankinnan kohde".

SOPIMUSKAUSI

Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta. Hansel Oy:llä on oikeus jatkaa puitesopimuksen voimassaoloa enintään kahdella (2) enintään yhden (1) vuoden mittaisella optiokaudella puitesopimuksen ehdoin. Ks. myös tarjouspyynnön liitteenä B olevan puitesopimuksen luku 6.

Hankintasopimukset voivat olla voimassa enintään kaksi (2) kuukautta puitesopimuksen päättymisen jälkeen. Puitesopimukseen ja hankintasopimukseen perustuvia tilauksia voidaan tehdä hankintasopimuksen voimassaolon aikana siten, että toimitusten tulee tapahtua viimeistään kahden (2) kuukauden kuluessa ko. hankintasopimuksen päättymisestä.

PUITEJÄRJESTELYN LAAJUUS

Puitejärjestelyn arvioitu arvo on 80 000 000-100 000 000 euroa (alv 0 %) sisältäen myös optiokaudet. Puitejärjestelyn enimmäisarvo on 100 000 000 euroa (alv 0 %).

Tarjouspyynnön liitteellä 2 " Tuote ja hintalomake" on esitetty arvioidut vuotuiset hankintamäärät tuotteittain ja tuotekategorioittain.

Tässä esitetyt tiedot perustuvat liittyneiden asiakkaiden antamiin arvioihin puitejärjestelyn käytöstä sopimuskaudella. Lisäksi puitejärjestelyn enimmäisarvoa määriteltäessä on huomioitu tuotteiden hintakehitykseen vaikuttavat epävarmuudet. Ks. myös tarjouspyynnön liite A Asiakkaat.

Hankinnan kuvaus

HANKINNAN KOHDE

Tämän puitejärjestelyn kohteena on laaja valikoima puhtaanapidon ammattikäyttöön soveltuvia eri tuotekategorioiden laadukkaita tuotteita ja tarvikkeita Asiakkaalle toimitettuna. Lisäksi hankinnan kohteena ovat sopimustuotteiden tilaamiseen ja toimittamiseen liittyvät palvelut ja keittiöpalveluna koneellisen astianpesun annostelulaitteiden asennus, tekninen tuki, huolto ja korjaus sekä sopimustuotteiden tuotetuki. Lisäpalveluna erillisveloituksella Asiakas voi hankkia keittiöpalveluna pintahygieniamittauksia, asianpesuaineiden hintoihin sisältymättömiä ylimääräisiä teknisiä huoltokäyntejä, korjauksia ja kuormien kuljetusta Asiakkaan osoittamaan paikkaan kiinteistön sisällä sekä muita asiakaskohtaisesti sovittavia lisäpalveluja.

Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä, erityisesti liitteessä 1 "Hankinnan kohde".

SOPIMUSKAUSI

Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta. Hansel Oy:llä on oikeus jatkaa puitesopimuksen voimassaoloa enintään kahdella (2) enintään yhden (1) vuoden mittaisella optiokaudella puitesopimuksen ehdoin. Ks. myös tarjouspyynnön liitteenä B olevan puitesopimuksen luku 6.

Hankintasopimukset voivat olla voimassa enintään kaksi (2) kuukautta puitesopimuksen päättymisen jälkeen. Puitesopimukseen ja hankintasopimukseen perustuvia tilauksia voidaan tehdä hankintasopimuksen voimassaolon aikana siten, että toimitusten tulee tapahtua viimeistään kahden (2) kuukauden kuluessa ko. hankintasopimuksen päättymisestä.

PUITEJÄRJESTELYN LAAJUUS

Puitejärjestelyn arvioitu arvo on 80 000 000-100 000 000 euroa (alv 0 %) sisältäen myös optiokaudet. Puitejärjestelyn enimmäisarvo on 100 000 000 euroa (alv 0 %).

Tarjouspyynnön liitteellä 2 " Tuote ja hintalomake" on esitetty arvioidut vuotuiset hankintamäärät tuotteittain ja tuotekategorioittain.

Tässä esitetyt tiedot perustuvat liittyneiden asiakkaiden antamiin arvioihin puitejärjestelyn käytöstä sopimuskaudella. Lisäksi puitejärjestelyn enimmäisarvoa määriteltäessä on huomioitu tuotteiden hintakehitykseen vaikuttavat epävarmuudet. Ks. myös tarjouspyynnön liite A Asiakkaat.

Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista

Yleinen liikevaihto: Viimeisin vahvistettu tilikausi.

Tarjoajan yleinen vuotuinen liikevaihto on vähintään 12 miljoonaa euroa.

Tarjoaja toimittaa pyynnöstä liikevaihtoa koskevat tiedot vähintään viimeksi kuluneelta tilikaudelta, jos tarjoaja on sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaan oikeutettu ne toimittamaan. Jos tarjoaja täyttää liikevaihtovaatimuksen kuluvan tilikauden liikevaihdolla, tarjoaja voi osoittaa taloudellisen ja rahoituksellisen tilanteensa muulla Hansel Oy:n hyväksymällä asiakirjalla.

Jos tarjous tehdään ryhmittymänä, ryhmittymän jäsenet voivat täyttää vaatimuksen yhdessä. Jos tarjous tehdään ryhmittymänä, tulee tarjouksen lähettämisestä vastuussa olevan ryhmittymän jäsenen lähettää ESPD-lomake sähköisessä kilpailutusjärjestelmässä täytettäväksi muille ryhmittymän jäsenille. Ks. tarjouspyynnön liite C ESPD-
lomakkeen täyttöohje.

Jos tarjoaja vetoaa muiden yksiköiden voimavaroihin (voimavarayksiköt) vaatimuksen täyttämiseksi, tarjoaja yhdessä voimavarayksiköidensä kanssa voi täyttää vaatimuksen. Tällöin tarjoajalta voidaan pyytää selvitys taloudellisten voimavarojen olemassaoloa koskevista sitoumuksista ja sopimuksista.

Jos tarjoaja käyttää voimavarayksikön voimavaroja täyttääkseen tämän vaatimuksen, voimavarayksikkö sitoutuu yhteisvastuuseen tarjoajan kanssa tarjouspyynnön liitteenä B olevan puitesopimuksen mukaisista velvoitteista. Ks. erityisesti puitesopimuksen kohdat 9.6-9.9.

Jos tarjoaja vetoaa voimavarayksiköiden voimavaroihin vaatimuksen täyttämiseksi, tulee tarjoajan lähettää ESPD-lomake sähköisessä kilpailutusjärjestelmässä täytettäväksi voimavarayksiköille. Ks. tarjouspyynnön liite C ESPD-lomakkeen täyttöohje.

Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista

Vastuuvakuutus: Toimittajalla tulee olla sopimuskauden alkaessa ja koko sopimuskauden ajan puitesopimuksen mukaista toimintaa koskeva toiminnan vastuuvakuutus, jonka vakuutusmäärän tulee olla vähintään 500 000 euroa.

Jos tarjous tehdään ryhmittymänä, tulee kaikilla ryhmittymän jäsenillä olla tämän vaatimuksen mukainen vastuuvakuutus.

Tarjoaja sitoutuu toimittamaan todistuksen vastuuvakuutuksen olemassaolosta ennen puitesopimuksen allekirjoittamista, mikäli tulee valituksi toimittajaksi.

Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista

Riskiluokka: Tarjoajalla on oltava riittävä vakavaraisuus, taloudellinen kantokyky ja maksukyky hankinnan kohteena olevien tuotteiden toimittamiseen ja palvelujen tuottamiseen. Tarjoajan vakavaraisuus, taloudellinen kantokyky ja maksukyky voidaan katsoa riittäväksi, jos sen riskiluokitus Suomen Asiakastieto Oy:n Riskimittarin riskiluokituksessa on 1-3.

Tarjoajan vakavaraisuutta, taloudellista kantokykyä ja maksukykyä voidaan arvioida myös pyydettäessä toimitettavien tilinpäätöstietojen ja/tai muun selvityksen sekä hankintayksikön oma-aloitteisesti hankkiman selvityksen perusteella.

Tarjoaja, jonka riskiluokitus Suomen Asiakastieto Oy:n riskiluokituksessa on 5 tai jonka vakavaraisuuden, taloudellisen kantokyvyn ja maksukyvyn arvioidaan vastaavan riskiluokkaa 5, suljetaan hankintamenettelyn ulkopuolelle.

Tarjoaja, jonka riskiluokitus Suomen Asiakastieto Oy:n riskiluokituksessa on 4 tai jonka vakavaraisuuden, taloudellisen kantokyvyn ja maksukyvyn arvioidaan vastaavan riskiluokkaa 4, voidaan sulkea tarjouskilpailusta, jos tarjoaja ei kykene esittämään luotettavaa ja hankintayksikköä tyydyttävää selvitystä toimenpiteistä, joihin se ryhtyy tai on ryhtynyt vakavaraisuuden, taloudellisen kantokyvyn sekä maksukyvyn parantamiseksi.

Jos tarjous tehdään ryhmittymänä, vaatimus koskee ryhmittymän kaikkia jäseniä.

Jos tarjoaja käyttää voimavarayksiköitä, tulee tarjoajan ohella kaikkien voimavarayksiköiden täyttää vaatimus.

Luettelo ja lyhyt kuvaus olosuhteista

Kaupparekisterimerkintä: Tarjoaja on merkitty asiaankuuluviin sijoittautumisjäsenvaltionsa pitämiin kaupparekistereihin:
Se on merkitty sijoittautumisjäsenvaltion pitämään, direktiivin 2014/24/EU liitteessä XI kuvattuun ammattirekisteriin; tietyistä jäsenvaltioista tulevien tarjoajien täytyy mahdollisesti täyttää muita samassa liitteessä säädettyjä vaatimuksia.

Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista

Referenssit: Tarjoajalla tulee olla vähintään kolme (3) referenssiasiakasta, joille on toimittanut hankinnan kohteen mukaisia puhtaanapidon tarvikkeita ja palveluita.

Yhden referenssin osalta toteutuneen laskutuksen on tullut olla vähintään 500 000 euroa ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). Laskutuksen tulee olla muodostunut tuotteiden toimittamisesta. Kahden muun referenssin osalta toteutuneen laskutuksen on tullut olla vähintään 250 000 euroa/asiakas ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). Laskutuksen tulee olla muodostunut tuotteiden toimittamisesta.

Lisäksi kunkin nimetyn referenssin tulee täyttää seuraavat vähimmäisvaatimukset:
1. Referenssin toteutuneen laskutuksen tulee olla viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta (tarjouksen jättämisen ajankohdasta laskettuna eli 12.12.2020 - 11.12.2023).
2. Referenssi on sisältänyt asiakaspalvelua sekä tuotteiden tuki- ja koulutuspalvelua.

Ilmoitettuihin referenssiasiakkuuksiin on sisältynyt hankinnan kohteena olevien tuotteiden toimittamista yhteensä vähintään viidestä (5) eri tuotekategoriasta.

Tarjoajan tulee täyttää tarjouspyynnön liitteenä oleva ”Referenssit”-lomake siinä esitettyjen ohjeiden ja vaatimusten mukaisesti. "Referenssit"-lomake on ladattava tarjouksen liitteeksi sähköisen kilpailutusjärjestelmän välilehdelle ''Muut ehdot''.

Jos tarjous tehdään ryhmittymänä, ryhmittymän jäsenet voivat täyttää vaatimuksen yhdessä. Jos tarjous tehdään ryhmittymänä, tulee tarjouksen lähettämisestä vastuussa olevan ryhmittymän jäsenen lähettää ESPD-lomake sähköisessä kilpailutusjärjestelmässä täytettäväksi muille ryhmittymän jäsenille. Ks. tarjouspyynnön liite C ESPD-lomakkeen täyttöohje.

Tarjoaja voi vedota muiden yksiköiden voimavaroihin (voimavarayksiköt) vaatimuksen täyttämiseksi. Voimavarayksiköiden kokemukseen liittyviä voimavaroja voidaan käyttää hyväksi vain, jos kyseiset voimavarat ovat tarjoajan käytettävissä hankinnan toteuttamisessa.

Jos tarjoaja vetoaa voimavarayksiköiden voimavaroihin vaatimuksen täyttämiseksi, tulee tarjoajan lähettää ESPD-lomake sähköisessä kilpailutusjärjestelmässä täytettäväksi voimavarayksiköille. Ks. tarjouspyynnön liite C ESPD-lomakkeen täyttöohje.

Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista

Laadunvarmistustoimenpiteet: Tarjoajalla on käytössään laadunvarmistusmenetelmä, joka kattaa myös mahdollisten alihankkijoiden osuudet sopimusvelvoitteiden täyttämisessä.

Puitejärjestelyyn valitulta tarjoajalta pyydetään ennen puitesopimuksen tekemistä tässä kohdassa tarkoitettu selvitys laadunvarmistukseen käytettävistä teknisistä välineistä ja/tai toimenpiteistä.

Selvityksestä tulee käydä ilmi seuraavat asiat:

1. Asiakkuuksien haltuunottosuunnitelma
-Haltuunoton toimenpiteet, prosessikuvaus ja aikataulut sopimuskauden ensimmäiselle neljälle (4) kuukaudelle.
-Miten Toimittaja seuraa haltuunoton käynnistymistä ja toteutumista? Miten Toimittaja reagoi havaittuihin poikkeamiin?
-Miten riittävä tiedonvälitys varmistetaan eri osapuolten välillä (Toimittaja, Asiakas ja Hansel)?

2. Selvitys puitesopimukseen kohdennetuista henkilöresursseista ja niiden organisoinnista sisältäen vähintään seuraavat kohdat:
-Asiakkuusvastuut sopimuskaudella
-Asiakaspalvelu
-Sopimustuotteiden saatavuuksien seuranta ja saatavuushäiriöissä korvaavien tuotteiden esittäminen
-Toimitusten organisointi ja seuranta
-Sähköisen tilausjärjestelmän ylläpito mm. korvaavien tuotteiden lisääminen tilausjärjestelmään sekä tuotetietojen ylläpito
-Laskutus
-Reklamaatioiden käsittely, korjaavat toimenpiteet, asiakasviestintä, dokumentointi

3. Kuinka Asiakkaiden reklamaatiot käsitellään (dokumentointi, korjaavat toimenpiteet ja asiakasviestintä)?

4. Millä keinoilla sähköisen tilausjärjestelmän toimintavarmuutta ja tietojen ajantasaisuutta ylläpidetään?

5. Kuinka Toimittaja varmistaa varastonsa ja kuljetusten virheettömän toiminnan ja kuinka niitä seurataan?

6. Sopimustuotevalikoiman tuotteiden saatavuuksien varmistaminen, sisältäen vähintään seuraavat tiedot:
-Kuinka Toimittaja varmistaa, että perustuotevalikoiman tuotteita on saatavilla koko sopimuskauden ajan?
-Kuinka Toimittaja varmistaa puitesopimuksen mukaisen menettelyn saatavuushäiriöisten tuotteiden osalta?
-Menettelytavat poikkeusoloissa ja muissa mahdollisissa häiriötilanteissa?
-Millä työvälineillä tuotteiden saatavuutta seurataan?

7. Toimituksen toimitusvarmuus:
-Miten toimitusten virheettömyys varmistetaan (toimitus vastaa tilausta)?
-Kuinka varmistetaan toimitukset sopimuksen mukaisessa toimitusajassa?
-Miten poikkeamat toimituksissa havaitaan ja mitkä ovat menettelytavat mahdollisissa häiriötilanteissa?

8. Kuinka varmistetaan riittävä tiedon kulku sopimuskaudella eri osapuolten välillä (Asiakas, Toimittaja, Hansel sekä mahdolliset muut osapuolet)?

9. Haitallisten aineiden hallinta:
-Kuinka Toimittajan organisaatiossa on järjestetty ja vastuutettu kemikaalilainsäädännön seuranta ja lainsäädännöstä seuraavien velvoitteiden noudattamisen valvonta?
-Tuotteiden toimittajien on toimitettava REACH-asetuksen 33 artiklan 1 kohdan mukaiset tiedot Euroopan
kemikaaliviraston (ECHA) ylläpitämään SCIP-tietokantaan. Kuinka Toimittaja varmistaa vaatimuksen täyttymisen?
-Tuotteiden valmistajan tai maahantuojan on ilmoitettava erityistä huolta aiheuttavan aineen tiedot. Ilmoitus
Euroopan kemikaalivirastoon tulee tehdä 6 kuukauden kuluessa siitä, kun aine on lisätty kandidaattilistalle. Miten
Toimittaja seuraa kandidaattilistan päivityksiä ja varmistaa, että sen tuotteet eivät sisällä lisättyjä aineita sallittua 0,1 paino-% enempää?
-Kuinka Toimittaja varmistaa, että saa toimitusketjustaan tiedon tuotteiden sisältämistä haitallisista aineista? Kuinka kauan tiedon saanti arviolta kestää?
-Kuinka Toimittaja kerää ja dokumentoi tietoa tuotteiden sisältämistä haitallisista aineista?

Laadunvarmistustoimenpiteiden on oltava auditoitavissa sopimuskaudella.

Edellä mainittu selvitys ”Laadunvarmistustoimenpiteet” liitetään valitun Toimittajan kanssa tehtävän puitesopimuksen liitteeksi.

Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista

Ympäristönhoitotoimenpiteet: Tarjoajan ja sen alihankkijan tulee huomioida ympäristönäkökohdat tuottaessaan sopimuksen mukaisia palveluita.

Puitejärjestelyyn valitun tarjoajan tulee toimittaa ennen puitesopimuksen allekirjoittamista selvitys käytettävistä ympäristönhoitotoimenpiteistä, joita noudatetaan hankinnan kohteena olevien tuotteiden toimittamisessa ja tuotteisiin liittyvien palveluiden tuottamisessa.

Selvityksessä on annettava seuraavat tiedot:

1. Miten toimittaja edistää luonnonvarojen kestävää käyttöä ja minimoi muun muassa tuotteiden varastointiin, kuljetukseen ja muihin toimintoihin liittyviä haitallisia ympäristövaikutuksia.

2. Miten toimittaja edistää materiaali- ja energiatehokkuutta ja minimoi jätteen syntymistä.

3. Millaisia toimenpiteitä Toimittajalla on edistääkseen Asiakkaan mahdollisuuksia kierrättää ja uusiokäyttää tilauksista syntyvää jätettä, esim. pesuainepakkauksista kertyvä muovi- tai pahvijäte?

Ympäristönhoitotoimenpiteiden on oltava auditoitavissa sopimuskauden aikana.

Edellä mainittu selvitys " Ympäristöasioiden hallintatoimenpiteet" liitetään valitun Toimittajan kanssa tehtävän puitesopimuksen liitteeksi.