Paperiarkiston digitointi

Työeläkeasioiden muutoksenhakulautakunta

Hankinnan kohteena on Tilaajan osoitteessa Ratapihantie 11, 00520 Helsinki sijaitsevan arkiston muuntaminen digitaaliseen muotoon sekä digitoidun aineiston siirtäminen tilaajan osoittamaan pilvipalvelussa toimivaan säilytysympäristöön.
Optiona hankintaan kuuluu paperiarkiston materiaalin tietoturvallinen hävittäminen.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2023-04-20. Hankinta julkaistiin 2023-03-20.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• Canon Oy

Kuka?

• Työeläkeasioiden muutoksenhakulautakunta

Mitä?

• Arkistopalvelut › Arkistojen tuhoamispalvelut
• Järjestelmä- ja tukipalvelut › Tietotekniset arkistointipalvelut
• Kirjastonhallinta › Arkistointipalvelut
• Skannaus- ja laskutuspalvelut › Skannauspalvelut

Missä?

• Helsinki-Uusimaa › Helsinki-Uusimaa

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2023-03-20	hankintailmoitus
2023-04-03	Lisätietoilmoitus
2023-06-09	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

hankintailmoitus (2023-03-20)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Tietotekniset arkistointipalvelut
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohteena on Tilaajan osoitteessa Ratapihantie 11, 00520 Helsinki sijaitsevan arkiston muuntaminen digitaaliseen muotoon sekä digitoidun aineiston siirtäminen tilaajan osoittamaan pilvipalvelussa toimivaan säilytysympäristöön. Optiona hankintaan kuuluu paperiarkiston materiaalin tietoturvallinen hävittäminen.

Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Tietotekniset arkistointipalvelut 📦
Lisä-CPV-koodi: Arkistointipalvelut 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Kansallinen tai liittovaltiotason virasto/laitos
Hankintaviranomaisen nimi: Työeläkeasioiden muutoksenhakulautakunta
Postiosoite: PL 28
Postinumero: 00521
Postitoimipaikka: Helsinki
Yhteystiedot
Internetosoite: https://www.telk.fi 🌏
Sähköposti: lasse.lipsanen@ptcs.fi 📧
Asiakirjojen URL-osoite: https://hankintailmoitukset.fi/fi/public/procurement/83869/notice/122045 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://hankintailmoitukset.fi/fi/tendering/procurement/83869/call-for-tenders/1857 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2023-03-20 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2023-04-20 📅
Julkaisupäivä: 2023-03-24 📅
Aloituspäivä: 2023-06-01 📅
Loppupäivä: 2024-06-30 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2023/S 060-178304
EUVL-S-numero: 60
Lisätietoja

MAHDOLLISUUS TUTUSTUA ARKISTOITAVAAN MATERIAALIIN JA ARKISTOTILOIHIN TELK järjestää kiinnostuneille tarjoajille 28.3.2023 klo 9 – 12 mahdollisuuden tulla tutustumaan arkistoitavan materiaalin laatuun sekä arkistotiloihin. Mikäli aiotte käyttää tilaisuuden tutustua arkistoon, pyydämme ilmoittautumaan viimeistään 27.3.2023 klo 15 sähköpostilla osoitteeseen kimmo.kangasjarvi@telk.fi ja kertomaan viestissä kellonajan, jolloin olette tulossa. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi emme voi tutustumistilaisuudessa vastata yksittäisten tarjoajien hankintakriteereitä tai hankintaprosessia koskeviin kysymyksiin, vaan kysymykset on toimitettava Hilma-palvelussa. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset tulevat kaikkien tarjoajien nähtäville.

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Optiona hankintaan kuuluu paperiarkiston materiaalin tietoturvallinen hävittäminen.

Arvioitu kokonaisarvo: 230000.0 EUR 💰
Lyhyt kuvaus:

Työeläkeasioiden muutoksenhakulautakunta (TELK) on vaihtamassa toimitilojaan vuoden 2024 aikana ja muutoksen yhteydessä luovutaan fyysisestä arkistosta. Arkisto digitoidaan PDF/A-muotoon ja siirretään pysyväissäilytykseen TELKin käytössä olevaan pilvipalveluympäristöön.

Hankinnan kohteena on fyysisten asiakirjojen digitointityö sekä siirto Tilaajan osoittamaan ympäristöön. Lisäksi optiona hankintaan kuuluu fyysisten asiakirjojen tietoturvallinen hävittäminen.

Digitoitavaa aineistoa on yhteensä noin 360 hyllymetriä. Aineisto on mapeissa, joissa kussakin on noin 50 asian asiakirjat. Yhteen asiaan kuuluu tavanomaisesti noin 3–6 sivua, enimmillään merkittävästi enemmän sivuja. Yksittäisen asian asiakirjat on nidottu niitillä kiinni toisiinsa. Asiakirjat sisältävät erityisiä henkilötietoja (GDPR artiklan 9 mukaisia tietoja).

Arkisto on peräisin vuosilta 1962–2019, joten arkistossa on monen laatuista asiakirjaa paperi- ja tulostuslaadultaan. Asiakirjakokona on A4. Osa asiakirjoista on yksipuolista ja osa kaksipuolista. Osa asiakirjojen teksteistä on käsin kirjoitettua. Asiakirjat ovat suomeksi tai ruotsiksi. Asiakirjoissa ei ole kuvia.

TELKin arkisto sijaitsee osoitteessa Ratapihantie 11, -3 kerros. Tiloihin pääsee Veturimiehenkadun olevalta lastauslaiturilta, jossa sijaitsee -3 kerrokseen menevä tavarahissi. Lastauslaiturin oviaukon korkeus on 3,1 metriä. Arkistotiloissa on viisi pistorasiaa, ei tietoliikenneyhteyksiä, mobiilidata arkistossa on heikko ja hidas (3G varauksin/H+). TELKin oletus on, että arkistotilan rajoitteista johtuen digitointityö on suoritettava muualla.

Tarjouksen valintaperusteena käytetään parasta hinta-laatu-suhdetta, jossa hinnan painoarvo on 60 pistettä ja laadun 40 pistettä. Pisteytyksen tarkempi määräytyminen on esitelty tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Tilaaja valitsee yhden palveluntuottajan, jonka kanssa se solmii hankintasopimuksen.

KOEDIGITOINTI JA MAHDOLLISUUS VALITA TARJOUSVERTAILUSSA TOISEKSI SIJOITTUNUT TARJOAJA

Kun hankintayksikkö on allekirjoittanut hankintasopimuksen korkeimmat pisteet saaneen tarjoajan kanssa, tarjouskilpailun voittanut tarjoaja suorittaa koedigitoinnin. Mikäli koedigitoinnin aikana havaitaan, ettei palvelun laatu vastaa sovittua, irtisanotaan hankintasopimus ja hankintayksikkö solmii uuden sopimuksen toiseksi korkeimmat pisteet saaneen tarjoajan kanssa.

HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS

Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Merkitse tarjoukseen selkeästi liikesalaisuudet ja erota nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessa.

Tarjouksen vertailuhinta ei voi olla liikesalaisuus ja tieto tarjousten vertailussa käytetystä kokonaishinnasta on aina annettava.

Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa: 230000.0 EUR 💰
Vaihtoehtojen kuvaus:

Sopimus sisältää myös option digitoitavan asiakirja-aineiston fyysisten kappaleiden tietoturvallisesta tuhoamisesta.

Lisätietoja:

MAHDOLLISUUS TUTUSTUA ARKISTOITAVAAN MATERIAALIIN JA ARKISTOTILOIHIN

TELK järjestää kiinnostuneille tarjoajille 28.3.2023 klo 9 – 12 mahdollisuuden tulla tutustumaan arkistoitavan materiaalin laatuun sekä arkistotiloihin.

Mikäli aiotte käyttää tilaisuuden tutustua arkistoon, pyydämme ilmoittautumaan viimeistään 27.3.2023 klo 15 sähköpostilla osoitteeseen kimmo.kangasjarvi@telk.fi ja kertomaan viestissä kellonajan, jolloin olette tulossa.

Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi emme voi tutustumistilaisuudessa vastata yksittäisten tarjoajien hankintakriteereitä tai hankintaprosessia koskeviin kysymyksiin, vaan kysymykset on toimitettava Hilma-palvelussa. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset tulevat kaikkien tarjoajien nähtäville.

Menettely
Oikeusperusta: 32014L0024
Tarjousten vastaanottoaika: 12:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 4 kuukautta
Tarjousten avauspäivä: 2023-04-20 📅
Tarjousten avausaika: 12:15

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 1798818-2
Yhteystiedot
Asiakirjojen URL-osoite: https://hankintailmoitukset.fi/fi/public/procurement/83869/notice/122045 🌏

Viite
Lisätietoja

Tällä ilmoituksella on liitteitä/linkkejä osoitteessa https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/public/procurement/83869/notice/122045

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Sörnäistenkatu 1
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00580
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2023/S 060-178304 (2023-03-20)

Lisätietoilmoitus (2023-04-03)
Kohde
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Lisätietoilmoitus
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Skannauspalvelut 📦

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2023-04-03 📅
Julkaisupäivä: 2023-04-07 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2023/S 070-205559
Viittaa ilmoitukseen: 2023/S 060-178304
EUVL-S-numero: 70
Lisätietoja

Liitteisiin lisättiin 3.4.2023 kuvaukset digitaalisen arkiston säilytyspaikkana toimivan Tweb-pilvipalvelun rajapinnoista (Tweb rajapinta 1_2 REST rajapintakuvaus ja Tweb rajapinta 2_2 WebServices rajapintakuvaus).

Lähde: OJS 2023/S 070-205559 (2023-04-03)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2023-06-09)
Kohde
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2023-06-09 📅
Julkaisupäivä: 2023-06-14 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2023/S 113-354421
EUVL-S-numero: 113

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus: Digitoitavaa aineistoa on yhteensä noin 360 hyllymetriä.

Menettely
Myöntämisperusteet
Laatukriteeri (nimi): Projektipäälliköiden kokemus
Laatukriteeri (painotus): 10
Laatukriteeri (nimi): Digitoinnissa tarvittavien kuljetusten hiilidioksidipäästöt
Laatukriteeri (painotus): 20
Laatukriteeri (nimi): Tarjoajan projektisuunnitelma
Hinta (painotus): 60

Sopimuksen tekeminen
Sopimuksen tekemispäivä: 2023-05-31 📅
Nimi: Canon Oy
Kansallinen rekisterinumero: 0114931-7
Postitoimipaikka: Helsinki
Maa: Suomi 🇫🇮
Helsinki-Uusimaa 🏙️
Internetosoite: https://www.canon.fi 🌏
Tietoa tarjouskilpailuista
Saatujen tarjousten määrä: 4

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postinumero: 00520
Lähde: OJS 2023/S 113-354421 (2023-06-09)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (>20 uudet hankinnat)

Ohjelmointi ja siihen liittyvät neuvontapalvelut (14)

Järjestelmä- ja tukipalvelut (6)