Hankinnan kuvaus
Työeläkeasioiden muutoksenhakulautakunta (TELK) on vaihtamassa toimitilojaan vuoden 2024 aikana ja muutoksen yhteydessä luovutaan fyysisestä arkistosta. Arkisto digitoidaan PDF/A-muotoon ja siirretään pysyväissäilytykseen TELKin käytössä olevaan pilvipalveluympäristöön.
Hankinnan kohteena on fyysisten asiakirjojen digitointityö sekä siirto Tilaajan osoittamaan ympäristöön. Lisäksi optiona hankintaan kuuluu fyysisten asiakirjojen tietoturvallinen hävittäminen.
Digitoitavaa aineistoa on yhteensä noin 360 hyllymetriä. Aineisto on mapeissa, joissa kussakin on noin 50 asian asiakirjat. Yhteen asiaan kuuluu tavanomaisesti noin 3–6 sivua, enimmillään merkittävästi enemmän sivuja. Yksittäisen asian asiakirjat on nidottu niitillä kiinni toisiinsa. Asiakirjat sisältävät erityisiä henkilötietoja (GDPR artiklan 9 mukaisia tietoja).
Arkisto on peräisin vuosilta 1962–2019, joten arkistossa on monen laatuista asiakirjaa paperi- ja tulostuslaadultaan. Asiakirjakokona on A4. Osa asiakirjoista on yksipuolista ja osa kaksipuolista. Osa asiakirjojen teksteistä on käsin kirjoitettua. Asiakirjat ovat suomeksi tai ruotsiksi. Asiakirjoissa ei ole kuvia.
TELKin arkisto sijaitsee osoitteessa Ratapihantie 11, -3 kerros. Tiloihin pääsee Veturimiehenkadun olevalta lastauslaiturilta, jossa sijaitsee -3 kerrokseen menevä tavarahissi. Lastauslaiturin oviaukon korkeus on 3,1 metriä. Arkistotiloissa on viisi pistorasiaa, ei tietoliikenneyhteyksiä, mobiilidata arkistossa on heikko ja hidas (3G varauksin/H+). TELKin oletus on, että arkistotilan rajoitteista johtuen digitointityö on suoritettava muualla.
Tarjouksen valintaperusteena käytetään parasta hinta-laatu-suhdetta, jossa hinnan painoarvo on 60 pistettä ja laadun 40 pistettä. Pisteytyksen tarkempi määräytyminen on esitelty tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.
Tilaaja valitsee yhden palveluntuottajan, jonka kanssa se solmii hankintasopimuksen.
KOEDIGITOINTI JA MAHDOLLISUUS VALITA TARJOUSVERTAILUSSA TOISEKSI SIJOITTUNUT TARJOAJA
Kun hankintayksikkö on allekirjoittanut hankintasopimuksen korkeimmat pisteet saaneen tarjoajan kanssa, tarjouskilpailun voittanut tarjoaja suorittaa koedigitoinnin. Mikäli koedigitoinnin aikana havaitaan, ettei palvelun laatu vastaa sovittua, irtisanotaan hankintasopimus ja hankintayksikkö solmii uuden sopimuksen toiseksi korkeimmat pisteet saaneen tarjoajan kanssa.
HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Merkitse tarjoukseen selkeästi liikesalaisuudet ja erota nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessa.
Tarjouksen vertailuhinta ei voi olla liikesalaisuus ja tieto tarjousten vertailussa käytetystä kokonaishinnasta on aina annettava.