Ilmanvaihtosuodattimien hankintojen kilpailutus, puitejärjestely 2024-2026

Helsingin kaupunki, kaupunkiympäristön toimiala

Hankinnan kohteena olevat ilmanvaihtosuodattimien hankinnat kohdistuvat hankintayksikkönä toimivan Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan hallinnoimiin kiinteistöihin. Kohteet sijaitsevat pääosin Helsingissä. Hankinta sisältää normaalit ilmanvaihtokoneiden tulo- ja poistoilmaan tulevat suodattimet tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinta ei sisällä erikoissuodattimia kuten HEPA-suodattimia. Sopimustoimittajan tulee päivittää kiinteistöjen suodatinlistat Tilaajalle kokonaistaloudellisesti (hankinta + energiakustannus) edullisemman tuotteen mukaisiksi eli vastaamaan tarjouksen tuotteen erotusastetta, kehys- ja suodatinmateriaalia sekä suodatinpussien lukumäärää, vaikka kiinteistössä olisi huoltokirjan tiedoissa aikaisemmin tästä eroava suodatin. Kartoitettavia kohteita on keskimäärin 100–125 kohdetta/ vuosi. Tilaaja määrittelee kartoitettavat kohteet. Kohteiden kartoittaminen sisältyy suodattimien hintoihin, eikä näin ollen ole erillisveloitettavaa työtä. Kuvaus sopimuksen piiriin kuuluvista hankinnoista ja niiden sisällöstä on kerrottu tarkemmin tarjouspyynnön liitteinä olevissa asiakirjoissa. Puitesopimus tullaan tekemään yhden tarjoajan kanssa.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2024-01-02. Hankinta julkaistiin 2023-11-29.

Kuka?

• Helsingin kaupunki, kaupunkiympäristön toimiala

Mitä?

• Suodatuslaitteet › Ilmansuodattimet

Missä?

• Helsinki-Uusimaa › Helsinki-Uusimaa

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2023-11-29	hankintailmoitus
2023-11-30	hankintailmoitus

hankintailmoitus (2023-11-29)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Ilmanvaihtosuodattimien hankintojen kilpailutus, puitejärjestely 2024-2026
Viitenumero: HEL 2023-015060
Lyhyt kuvaus:

Sopimustyyppi: Tavarat
Tuotteet/palvelut: Ilmansuodattimet 📦
Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa: 2 500 000 EUR 💰
Kuvaus
Sisäinen tunniste: 686141
Tämä hankinta soveltuu myös pienille ja keskisuurille yrityksille (pk-yrityksille) ✅
Lisätietoja:

Tämä hankintailmoitus koskee samaa hankintaa, kuin 9.11.2023 julkaistu ja 28.11.2023 keskeytetty hankinta "Ilmanvaihtosuodattimien hankinta, puitejärjestely 2024-2026". Hankinnan keskeytyksen syynä oli laskentalomakkeeseen tehdyt korjaukset ja muutokset, jotka on päivitetty tämän hankinnan tarjouspyynnön liitteenä olevaan Laskentalomakkeeseen.

Edistettävä sosiaalinen tavoite: Pitkäaikaistyöttömien, heikossa asemassa olevien ja/tai vammaisten henkilöiden työllistymismahdollisuudet
Kesto
Aloituspäivä: 2024-04-01 📅
Loppupäivä: 2026-03-31 📅
Kuvaus
Sopimuksen optiokausien enimmäismäärä: 1
Lisätietoja uusimisesta:

Hankintaan sisältyy yksi (1) kahden (2) vuoden optiokausi. Option käyttöönotto on täysin Tilaajan harkinnassa. Tilaaja ilmoittaa option käytöstä ennen voimassa olevan sopimuskauden päättymistä.

Myöntämisperusteet
Hinta ✅
Hinta (painotus): 68
30
Laatukriteeri (nimi): Ympäristöseloste
Laatukriteeri (painotus): 2
Otsikko
Erän tunnistenumero: LOT-0000

Menettely
Toimenpiteen tyyppi
Avoin menettely ✅
Oikeusperusta: Direktiivi 2014/24/EU
Hallinnolliset tiedot
Tarjousten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika: 2024-01-02 09:00:00 📅
Tarjousten avaamista koskevat ehdot: 2024-01-02 09:05:00 📅
Tarjousten avaamista koskevat ehdot (paikka): Helsinki
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Vähimmäisaika, jonka kuluessa tarjoajan on pidettävä tarjous voimassa: 4 kuukautta
Puitesopimusta tai dynaamista hankintajärjestelmää koskevat tiedot
Puitesopimus useiden toimijoiden kanssa ✅
Tarjouspyynnön ehdot
Tarjoaja voi jättää useamman kuin yhden tarjouksen
Tarjousten avaamisen päivämäärä: 2024-01-02 09:05:00 📅
Paikka: Helsinki
Sähköinen laskutus: Pakollinen
Sähköistä tilaamista käytetään ✅
Sähköistä maksua käytetään ✅
Lisätietojen pyytämisen määräaika: 2023-12-15 09:00:00 📅
Myöntämisperusteet
Painotustyyppi: Painotus (pisteinä, tarkka)
Tarjouspyynnön ehdot
Sopimukseen sisältyy suoritusehtoja ✅

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Taloudellinen ja rahoituksellinen asema
Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista:

LIIKEVAIHTO: Tarjoajan kahden (2) viimeisen täyden tilikauden tilinpäätöksissä liikevaihdon on oltava vähintään 1 000 000 euroa/ tilikausi.

VAKAVARAISUUS: Tarjoajalla on oltava riittävä vakavaraisuus, taloudellinen kantokyky sekä maksukyky kohteena olevien palvelujen tuottamiseen. Tarjoajan taloudellinen tilanne voidaan katsoa riittäväksi, jos sen riskiluokitus Suomen Asiakastieto Oy:n Riskimittarin riskiluokituksessa on 1 – 3. Tarjoajat, joiden riskiluokitus Suomen Asiakastieto Oy:n riskiluokituksessa on 4 tai 5 tai joiden vakavaraisuuden, taloudellisen kantokyvyn sekä maksukyvyn arvioidaan vastaavan riskiluokkaa 4 tai 5, suljetaan hankintamenettelyn ulkopuolelle. Jos tarjous tehdään ryhmittymänä, vaatimus koskee ryhmittymän kaikkia jäseniä. Jos tarjoaja käyttää voimavarayksiköitä, tulee kaikkien voimavarayksiköiden täyttää vaatimus.

VAKUUTUKSET: Palveluntuottajalla on oltava lakisääteiset ja muut palvelun tuottamisen kannalta tarpeelliset vakuutukset. Palveluntuottajalla on oltava koko sopimuskannan kattava yritystoiminnan vastuuvakuutus, jonka tulee olla riittävä suhteessa palvelun tuottamiseen liittyviin riskeihin. Vakuutusten kustannuksista vastaa palveluntuottaja. Vastuuvakuutuksen tulee kattaa Palveluntuottajan tekemän tehtävän virheellisyydestä tai puutteellisesta suorittamisesta aiheutuneet henkilö-, esine- ja taloudelliset vahingot. Palveluntuottajan tulee pyydettäessä toimittaa todistus vastuuvakuutuksen voimassa olosta.

Osallistumisehdot
Luettelo ja lyhyt kuvaus olosuhteista: Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa
Tekninen ja ammatillinen pätevyys
Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista:

LAADUNVARMISTUSTOIMENPITEET: Tarjoajan on toimitettava tarjoustaulukon (Laskentalomake) käyttökustannuskorissa olevista suodattimista (8 kpl) standardin ISO 16890-1:2016 mukaiset puolueettoman tutkimuslaitoksen (esim. Eurofins tai RISE) testiraportit. Käyttökustannuskorin suodattimista ladatuista testiraporteista tulee liittää tarjouksen liitteeksi ko. tutkimuslaitosten vakuutus testausraporttien aitoudesta. Tarjoajalla on oltava kolmannen osapuolen valvoma laatujärjestelmä (sertifikaatti), jolla varmistetaan suodattimien tasalaatuisuus. Laatujärjestelmään on sisällyttävä puolueettoman tahon tekemät satunnaistarkastukset, joissa varmistetaan tuotteiden laatu suodatustehon ja energiataloudellisuuden kannalta (esimerkiksi Eurovent). Tarjoajan on ladattava satunnaisotokseen perustuvat laadunvarmistusjärjestelmän mukaiset tuotesertifikaatit (esim. Eurovent Product Perfomance Report) käyttökustannuskoriin tarjotuista suodattimista. Tarjotut suodattimet saavat poiketa satunnaisotoksen arvoista energiankulutukseltaan maksimissaan standardin mukaisesti. Sertifikaatit tulee olla ladattu järjestelmästä tarjouskilpailun aikana ja raportilla tulee näkyä latauspäivämäärä (Issued on:), joka tulee olla ajalta 6.11.2023- 1.1.2024.

SÄHKÖINEN TILAUSJÄRJESTELMÄ: Toimittajalla tulee olla käytössä sähköinen tilausjärjestelmä. Sähköposti ei riitä sähköiseksi tilausjärjestelmäksi. Sähköisessä tilausjärjestelmässä suodattimet tulee olla eriteltyinä rakennus- ja IV-kojekohtaisesti ja ne tulee voida tilata rakennus- ja IV-kojekohtaisesti. Sähköisessä tilausjärjestelmässä tulee olla mahdollisuus nähdä tilaushistoria vähintään kahden viimeisen vuoden ajalta (sitten, kun tilaushistoriaa kertyy). Sähköisestä tilausjärjestelmästä tulee saada tilaushistoria koko puitesopimuksen laajuisesti suodatinmalleittain eriteltynä.

YMPÄRISTÖKRITEERIT: Tarjoajalta edellytetään kestävän kehityksen ja ympäristövaikutusten huomioimista palvelun tuottamisessa. Tarjoajalla edellytetään olevan käytössään vähintään ympäristösuunnitelma, jossa tarjoaja 1) asettaa ympäristötavoitteet, 2) toteuttaa toimenpideohjelman tavoitteiden saavuttamiseksi ja 3) seuraa säännöllisesti tavoitteiden saavuttamista. Kopio ympäristösuunnitelmasta on toimitettava hankintayksikölle hankintamenettelyn aikana pyydettäessä.

Laadunvarmistusstandardin vaatimus: Tarjoajalla tulee olla kolmannen osapuolen valvoman suodattimien tasalaatuisuutta koskevan laatujärjestelmän LISÄKSI toiminnan laadun varmistamista koskeva laadunhallintajärjestelmä tai sertifikaatti. Tarjoajan tulee hankintayksikön pyytäessä antaa selvitys käytössä olevasta laadunhallintajärjestelmästä tai vaihtoehtoisesti antaa todistus tarjoajalle myönnetystä voimassa olevasta sertifikaatista esim. ISO 9001 tai vastaavasta, joka kattaa hankinnan kohteena olevat toiminnot. Mikäli laadunhallintajärjestelmää ei ole sertifioitu, tulee selvityksestä ilmetä vähintään kaikki alla mainitut asiat; 1) organisaation hallintotapa 2) organisaation laatupolitiikka 3) organisaation johdon tehtävät ja vastuut 4) laadunvarmistuksen toteuttaminen 5) laadunvarmistuksen ylläpito 6) laadunvarmistuksen valvonta Mikäli tarjoajana toimii ryhmittymä, niin selvityksen tulee koskea kaikkia ryhmittymän osapuolia.

Vaatimukset työvälineille, kalustolle tai teknisille laitteille: Tarjoajalla on käytössä elinkaarilaskenta (LCC-laskenta) ohjelma, jolla valittujen suodattimien energiataloudellisuus voidaan tarvittaessa osoittaa.

HENKILÖSTÖ: Tarjoajalla on oltava käytettävissä vähintään 2 myyntiedustajaa pääkaupunkiseudulla (mm. kohteiden kartoittamiseen). Myyntiedustajilla tulee olla vähintään 3 vuoden työkokemus suodatinalasta. Tarjoajan tulee toimittaa pyydettäessä selvitykset myyntihenkilöstön määrästä ja henkilöstön työkokemuksesta.

Sopimukseen liittyvät ehdot
Sopimuksen täytäntöönpanoehdot:

Puitesopimus ei synny hankintaa koskevan päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan erillisen kirjallisen sopimuksen. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Hankintasopimusta ei voida tehdä, ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset rikosrekisteriotteet. Hankintayksikkö tutkii otteista, koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain mukainen poissulkemisperuste.

Osallistumisehdot
Poissulkemisperuste:

Ennenaikainen irtisanominen, vahingonkorvaukset tai muut vastaavat seuraamukset

Järjestelyt velkojien kanssa

Kansallisesta lainsäädännöstä johtuva konkurssia tai muuta sellaista vastaava tilanne

+ 21 lisää

Konkurssi

Korruptio

Lapsityövoima ja muut ihmiskaupan muodot

Liiketoiminta on keskeytetty

Maksukyvyttömyys

Petos

Puhtaasti kansalliset poissulkemisperusteet

Rahanpesu tai terrorismin rahoitus

Rikollisjärjestön toimintaan osallistuminen

Sosiaalilainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen

Sosiaaliturvamaksujen maksaminen

Syyllistyminen ammatin harjoittamiseen liittyvään vakavaan virheeseen

Syyllistyminen väärien tietojen antamiseen, tietojen antamatta jättämiseen, vaadittujen asiakirjojen antamiseen kykenemättömien tietojen toimittamiseen ja tätä menettelyä koskevien luottamuksellisten tietojen antamiseen

Talouden toimijan hankintamenettelyyn osallistumisesta johtuvat eturistiriidat

Terrorismirikokset tai terroritoimintaan liittyvät rikokset

Toisten talouden toimijoiden kanssa kilpailun vääristämiseksi tehdyt sopimukset

Työlainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen

Varat selvitysmiehen hallinnassa

Verojen maksu

Välitön tai välillinen osallistuminen tämän hankintamenettelyn valmisteluun

Ympäristölainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen

Kuvaus poissulkemisperusteista:

Tarjoaja on kansalliseen lainsäädäntöön ja kansallisiin määräyksiin perustuen yllämainittuja tilanteita vastaavassa samankaltaisessa menettelyssä.

Tarjoaja on konkurssissa.

Tarjoajalle tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, annettu lahjonnasta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoajalla on järjestelyjä velkojien kanssa.

Tarjoajalle tai henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu rikollisjärjestön toimintaan osallistumisesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoaja on tehnyt muiden kanssa sopimuksia, joilla pyritään vääristämään kilpailua.

Tarjoaja on rikkonut ympäristölainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.

Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu rahanpesusta tai terrorismin rahoituksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoajalle tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen, on annettu petoksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu lapsityövoiman käytöstä tai muista ihmiskaupan muodoista lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoajan osalta on käynnistetty maksukyvyttömyys- tai likvidaatiomenettely.

Tarjoaja on rikkonut työlainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.

Tarjoajan varat ovat selvitysmiehen tai tuomioistuimen hallinnassa.

Tarjoajaa koskee jokin seuraavista tilanteista. a) on syyllistynyt väärän tiedon antamiseen poissulkemis- tai valintaperusteiden osalta, b) on jättänyt antamatta tällaisia tietoja, c) on toimittanut viiveellä tai ei lainkaan ostajan vaatimia tietoja, tai d) on yrittänyt vaikuttaa ostajan päätöksentekoprosessiin asiattomalla tavalla tai hankkinut luottamuksellista tietoa, joista voisi olla sille hankintamenettelyssä asiaankuulumatonta etua, taikka on toimittanut harhaanjohtavia tietoja, joilla voi olla merkittävä vaikutus poissulkemista, tarjoajan valintaa tai hankintaa koskeviin päätöksiin.

Tarjoajan hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai edustus-,päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on rikosrekisteristä ilmenevällä lainvoimaisella tuomiolla tuomittu työturvallisuusrikoksesta, työaikasuojelurikoksesta, työsyrjinnästä, kiskonnantapaisesta työsyrjinnästä, työntekijöiden järjestäytymisvapauden loukkaamisesta tai luvattoman ulkomaisen työvoiman käytöstä.

Tarjoajan osallistumisesta hankintamenettelyyn aiheutuu eturistiriitoja.

Tarjoaja tai tarjoajaan liittyvä yritys on antanut ostajalle neuvoja tai muulla tavoin osallistunut hankintamenettelyn valmisteluun.

Tarjoaja on syyllistynyt ammatin harjoittamiseen liittyvään vakavaan virheeseen.

Tarjoajan aikaisempia hankintasopimuksia tai käyttöoikeussopimuksia on irtisanottu ennenaikaisesti tai kyseisen aikaisemman sopimuksen yhteydessä on vaadittu vahingonkorvauksia tai määrätty muita vastaavia seuraamuksia.

Tarjoaja on rikkonut sosiaalilainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.

Tarjoaja on rikkonut sosiaaliturvamaksujen maksamiseen liittyviä velvoitteitaan sijoittumismaassaan tai ostajan maassa.

Tarjoajan liiketoiminta on keskeytetty.

Tarjoaja on rikkonut verojen maksamiseen liittyviä velvoitteitaan sijoittumismaassaan tai ostajan maassa.

Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, annettu terrorismirikoksesta tai terroritoimintaan liittyvästä rikoksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Hankintaviranomainen
Nimi ja osoitteet
Nimi: Helsingin kaupunki, kaupunkiympäristön toimiala
Kansallinen rekisterinumero: 0201256-6
Postiosoite: PL 58208
Postinumero: 00099
Postitoimipaikka: Helsingin kaupunki
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Yhteyspiste: Helsingin kaupunki, kaupunkiympäristön toimiala
Sähköposti: kymp.yllapitohankinnat@hel.fi 📧
Puhelin: +358 93102611 📞
URL: https://www.hel.fi/kaupunkiymparisto/fi/ 🌏
Hankintaviranomaisen tyyppi
Alue- tai paikallistason viranomainen
Päätoimi
Asuminen ja yhdyskuntapalvelut
Viestintä
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/helsinki?id=486207&tpk=15f28f05-7488-47b4-b494-c6396e66eeb7 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/helsinki?id=486207&tpk=15f28f05-7488-47b4-b494-c6396e66eeb7 🌏
Tarjouksen/hakemuksen jättäminen sähköisesti: Pakollinen

Täydentävät tiedot
Lisätietoja

Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Kansallinen rekisterinumero: 3006157-6
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postinumero: 00520
Postitoimipaikka: Helsinki
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Puhelin: +358 295643300 📞
URL: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Tietoa sähköisistä työnkuluista
Sähköinen laskutus hyväksytään
Lähde: OJS 2023/S 231-726255 (2023-11-29)

hankintailmoitus (2023-11-30)
Kohde
Hankinnan laajuus
Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa: 2 500 000 EUR 💰

Muutokset
Muut lisätiedot

Korjaus tarjouspyyntöön: Korjattava kohta: Tarjouspyynnön kohdan ”Muut ehdot” kohdan ”Laadunvarmistustoimenpiteet” kohta ”Sertifikaatit”, johon on merkitty, että ”Sertifikaatit tulee olla ladattu järjestelmästä tarjouskilpailun aikana ja raportilla tulee näkyä latauspäivämäärä (Issued on:), joka tulee olla ajalta 6.11.2023- 8.12.2023”. Korjaus: ”Sertifikaatit tulee olla ladattu järjestelmästä tarjouskilpailun aikana ja raportilla tulee näkyä latauspäivämäärä (Issued on:), joka tulee olla ajalta 6.11.2023- 1.1.2024”.

Tiedot muutoksista
Muutettavan ilmoituksen edellinen versio: 31e56cd3-a0d9-4dab-8964-e67323154e01-01
Lähde: OJS 2023/S 232-730575 (2023-11-30)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Teollisuuskoneet (15 uudet hankinnat)

Jäähdytys- ja ilmanvaihtolaitteet (2)

Lämmönvaihtimet, ilmastointi-, jäähdytys- ja suodatuslaitteet (2)

Kaasujen suodatus- tai puhdistuskoneet ja -laitteet (2)

Suodatuslaitteet (1)

Ilmansuodattimet (1)
Kaasunsuodattimet