Luettelo ja lyhyt kuvaus olosuhteista
Tarjoajan tulee täyttää tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset. Mikäli tarjouksen lähettäjä on ulkomainen yritys, on tilaajavastuulain mukaisia selvityksiä ja todistuksia vastaavat tiedot pyydettäessä toimitettava sijoittumismaan lainsäädännön mukaisina rekisteriotteina tai vastaavalla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksyttävällä tavalla. Vieraskielisten selvitysten tulee olla käännetty suomen kielelle auktorisoidun kääntäjän suorittamana ja leimalla varustettuna.
Tarjoajan on pyydettäessä esitettävä kaupparekisteriote sekä selvitykset seuraavista:
- Yritys on merkitty ennakkoperintärekisteriin
- Yritys on merkitty työnantajarekisteriin
- Yritys on merkitty arvonlisävelvollisten rekisteriin
- Todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus
- Todistus eläkevakuutusvelvoitteiden täyttämisestä ja eläkemaksujen suorittamisesta
- Selvitys sovellettavista työnantajan ja työntekijän välisistä työehtosopimuksista
- Todistus vastuuvakuutuksen suuruudesta ja voimassaolosta
- Todistus voimassa olevasta tapaturmavakuutuksesta
- Todistus lakisääteisen työterveyshuollon järjestämisestä
Hankintayksikkö vaatii ESPD lomakkeella vaaditut todistukset ja selvitykset vain siltä tarjoajalta, joka näyttää alustavan tarjousvertailun perusteella voittavan tarjouskilpailun.
Tarjoajan tulee käyttää Yhteistä eurooppalaista hankinta-asiakirjaa (ESPD) alustavana näyttönä osana tarjouspyynnön soveltuvuusvaatimusten täyttämistä. Tarjoaja voidaan sulkea tarjouskilpailusta, mikäli Yhteisessä eurooppalaisessa hankinta-asiakirjassa annetut tiedot ovat selvästi väärin tai epätäydelliset tai jos niitä ei voida täydentää todistavilla asiakirjoilla. Tarjoajalta voidaan tarvittaessa milloin tahansa hankintaprosessin aikana pyytää lisäselvityksiä ESPD-lomakkeella annettuihin tietoihin liittyen.
Asiakirjoja ei tarvitse liittää tarjoukseen. Asiakirjat tarkastetaan ennen hankintapäätöksen tekoa. Mikäli asiakirjojen tai Tilaajavastuu-palvelun perusteella tarjoaja ei täytä ilmoitettuja kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimuksia, suljetaan tarjoaja pois tarjouskilpailusta. Kaikki mainitut otteet, todistukset ja selvitykset koskien tilaajavastuulakia ja tarjoajan taloudellista tilannetta saavat olla enintään kolme ( 3) kuukautta vanhoja. Aika lasketaan asiakirjojen päiväyksestä.
Mikäli tarjoaja valitaan hankintamenettelyssä toimittajaksi, tarjoaja sitoutuu toimittamaan Hankintayksikölle tämän pyynnöstä ja viipymättä rikosrekisteriotteet tarjoajasta ja tarjoajan hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsenistä taikka henkilöistä, jotka käyttävät edustus-, päätös- tai valvontavaltaa kyseisessä yrityksessä tai yhteisössä, jotta Hankintayksikkö voi varmistua, että tarjoajaa ei koske hankintalain 80 §:n mukainen poissulkemisperuste. Otteet tulee toimittaa ainakin tarjoajasta (yhteisösakkokysely) sekä seuraavien henkilöiden osalta: pää- tai toimitusjohtaja, yrityksen varatoimitusjohtaja, hallituksen puheenjohtaja, nimenkirjoittajat ja prokuristit. Otteiden toimittamisvelvollisuus koskee kaikkia ryhmittymän jäseniä ja voimavara-alihankkijoita. Otteet voivat olla enintään 12 kuukautta vanhoja niiden esittämispäivästä lukien.