Hankinnan kuvaus
HANKINTA MUODOSTUU SEURAAVISTA TOIMENPITEISTÄ:
1) OKM laatii vuosittain kulttuurilehtivalikoiman, joka perustuu taiteen edistämiskeskuksen nimittämän valtion kulttuurilehtipaneelin tukilistaan sekä toiminta-avustusta saavien yhteisöjen julkaisemiin lehtiin. Kulttuurilehtivalikoima (v. 2023) on tarjouspyynnön liitteenä.
2) Tarjoaja hankkii kyseisen vuoden kulttuurilehtivalikoimaan sisältyvien lehtien hinnat (alv 0%).
3) Tarjoaja avaa sähköisen hankintakanavan kirjastoille. Hankintakanavan tulee täyttää tarjouspyynnön kohdassa "hankinnan kohteen kriteerit" mukaiset vähimmäisvaatimukset sekä ne pisteytettävät vaatimukset, jotka tarjoaja on tarjouksellaan sitoutunut palvelussa täyttämään.
4) Tarjoaja vastaa lehtien toimittamisesta kirjastoihin sekä kirjastojen tilauksia koskeviin tiedusteluihin viimeistään kolmen arkipäivän kuluessa tiedustelun saapumisesta.
5) Tarjoaja raportoi OKM:lle hankinnan toteutumisesta kunkin tilausvuoden helmikuun loppuun mennessä (loppuraportti), johon sisältyvät vähintään tarjouspyynnössä pakollisiksi vaaditut tilastot (kohdassa "hankinnan kohteen kriteerit")
Vuosittaisen tilaustukeen liittyvät toimenpiteet, vastuut ja aikataulu ovat pääpiirteissään seuraavat:
- ELOKUU:
*OKM päättää vähälevikkisten kulttuurilehtien seuraavaa vuotta koskevan tilaustuen piiriin kuuluvasta lehtivalikoimasta perustuen kulttuurilehtipaneelin ja toiminta-avustusta saavien yhteisöjen julkaisulistaan.
- SYYSKUU:
*OKM päättää kuntakohtaisesta tilaustuen määrärahasta.
*Kunnille, aluehallintoviranomaisille ja lehtivälittäjälle lähetettävän päätöksen liitteenä on lehtiluettelo.
*Lehtivälittäjä tiedottaa kirjastoja seuraavan vuoden lehtitilauksia koskevasta aikataulusta ja muusta tilausten tekemiseen tarvittavasta informaatiosta.
- LOKAKUU:
*Kirjastot tekevät tilaukset hankintakanavassa.
- MARRAS - JOULUKUU:
*Lehtivälittäjä toimittaa kirjastojen tilaukset kustantajille.
*Lehtivälittäjä informoi kirjastoja, joilla on käyttämätöntä määrärahaa ja vastaanottaa lisätilaukset ja toimittaa ne kustantajille.
*Lehtivälittäjä laskuttaa määrärahansa ylittäneet kirjastot ylimenevästä osasta.
- TAMMI-HELMIKUU:
*Lehtivälittäjä raportoi kirjastojen tilaukset OKM:lle viimeistään helmikuun loppuun mennessä ja laskuttaa OKM:tä tehtyjen tilausten perusteella.
Lehtivälittäjän tulee sopimuskaudella vuosittain noudattaa yllä kuvattua aikataulua.