Hankinnan kuvaus
Hankinnan kohteena on tutkimustoiminnan hallinnointiin ja sähköiseen asiointiin soveltuva projektinhallintajärjestelmä (jäljempänä ”tutkimustoiminnan sähköinen asiointi- ja hallinnointijärjestelmä” tai ”järjestelmä”), jota käytetään tutkimushankkeiden suunnitteluun, perustamiseen, eettisen toimikunnan lausunnon ja/tai muiden tarvittavien hakemusten ja lupien hakemiseen sekä hankkeiden hallinnointiin ja seurantaan tutkimuksen koko elinkaarelle. Hankittava järjestelmä asennetaan toimitusprojektissa tilaajan omaan konesaliin.
Hankintasopimuksen tavoitteena on varmistaa yhtenäinen, toimintavarma ja tietoturvallinen tutkimustoiminnan hallintaketju.
Järjestelmän kokonaistoimitus tulee sisältää tarvittavat ohjelmistot ja sen liittymät muihin järjestelmiin, toimitusprojekti (sisältäen mm. migraatiot, konversiot), valmisohjelmistojen ylläpito ja tuki, tukipalvelu sekä erikseen tilattavat asiantuntijapalvelut. Hankinta tehdään yhtenä kokonaisuutena käyttövalmiiksi toimitettuna vaatimusten mukaisesti. Hankittavaan järjestelmään voidaan tehdä jatkokehitystä sopimuskauden aikana joko pienkehityksenä tai erillisillä toimeksiannoilla.
Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti tässä tarjouspyynnössä ja seuraavissa liitteissä:
• Liite 1 Tietoturvasopimus laaja liitemuoto
• liite 2 Vaatimusmäärittely ja vertailuun vaikuttavat seikat, joka palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä
• liite 3 Hankinnan kohteen kuvaus
• liite 7 Palvelutasot SLA
• Liite 12 JIT 2015 – Erityisehtoja tilaajan sovellushankinnoista muulla kuin avoimella lähdekoodilla
• Liite 13 JIT 2015-Erityisehtoja ketterillä menetelmillä toteutettavista projekteista
• Liite 14 JIT 2015-Yleiset sopimusehdot
• liite Asiantuntijareferenssit
• liite Referenssilomake
• Tutkimustoiminnan sahkoinen asiointi- ja hallinnointijarjestelman hankintasopimus.
Tilaaja valitsee yhden (1) toimittajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. Hankintasopimusta tulee käyttämään ainoastaan Istekki Oy ja syntyvän sopimuksen osapuolina ovat ainoastaan Istekki Oy ja valittu toimittaja. Selvyyden vuoksi todetaan, että Istekin asiakkaat eivät ole tämän kilpailutuksen tai sen perusteella tehtävän hankintasopimuksen sopijapuolia, osapuolia eivätkä muutoinkaan tule liittymään hankintaan.
Tarjouspyynnössä esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta.
Hankinnan kohteena olevasta tutkimustoiminnan hallinnointi- ja sähköiseen asiointiin soveltuvasta projektinhallintajärjestelmäkokonaisuudesta tulee olla sopimuksen allekirjoitushetkellä tuotantokäytössä vähintään Tutkimuslupahakemus-toiminnallisuus ja koko järjestelmäkokonaisuus (katso liite 2 Vaatimusmäärittely ja vertailuun vaikuttavat seikat) tulee olla valmiina 31.12.2023 ja tuotantokäytössä 2.1.2024.