Tilavarausjärjestelmä ja sitä koskevat ylläpito-, asiantuntija- ja kehityspalvelut

Helsingin kaupunki

Helsingin Kaupunginkanslia (myöhemmin myös ”Tilaaja”) hankkii tilavarausjärjestelmän ja sitä koskevat ylläpito-, asiantuntija-, ja kehityspalveluita sekä mahdollisia toteutukseen sisältyvää datamigraatiota ja integraatiota kokonaispalveluna toimittajan tarjoamassa ympäristössä.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2023-01-27. Hankinta julkaistiin 2022-12-14.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• inBliss Oy

Kuka?

• Helsingin kaupunki

Mitä?

Missä?

• Manner-Suomi › Helsinki-Uusimaa

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2022-12-14	hankintailmoitus
2023-06-05	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

hankintailmoitus (2022-12-14)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Toimistojärjestelmän ohjelmistojen kehittämispalvelut
Viitenumero: H065-22, HEL 2022-014789
Lyhyt kuvaus:

Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Toimistojärjestelmän ohjelmistojen kehittämispalvelut 📦
Lisä-CPV-koodi: Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Alue- tai paikallistason viranomainen
Hankintaviranomaisen nimi: Helsingin kaupunki
Postiosoite: PL 1
Postinumero: 00099
Postitoimipaikka: Helsingin kaupunki
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.hel.fi 🌏
Sähköposti: sirkka.hiltunen@hel.fi 📧
Puhelin: +358 931031548 📞
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/helsinki?id=423841&tpk=d8706941-11dd-4379-b1a6-5eddadbbd2ce 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/helsinki?id=423841&tpk=d8706941-11dd-4379-b1a6-5eddadbbd2ce 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2022-12-14 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2023-01-27 📅
Julkaisupäivä: 2022-12-19 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2022/S 244-705314
EUVL-S-numero: 244

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Toimittajan on kyettävä toimittamaan, ylläpitämään, tukemaan ja jatkokehittämään mm. integrointeja ja toiminnallisuuksien konfigurointia Helsingin Microsoft-ympäristön sisällä: Microsoft Outlook, Sharepoint/Teams,

Toimittajan vastuulla on:

1. Käyttöönotto-, ohje-, koulutus- ja dokumentaatiotyön toteutus eri käyttäjäryhmille

2. Tilavarausjärjestelmän tuki ja ylläpito:

** Asiantuntijoiden yhteydenottopiste ja häiriöselvityksen koordinointi

** Tilavarausjärjestelmän kunnossapitotehtävien toteuttaminen ja hallinta

3. Tilavarausjärjestelmän päivitysten tuki ja vaatimustenmukaisuuden seuranta.

**Toimittaja seuraa esim. Microsoftin päivityksiä ja tukee Tilaajaa näiden päivityksissä järjestelmän osalta. Toimittaja arvioi päivitysten vaikutuksia Tilaajalle sovitettuun asiakaskohtaiseen järjestelmään esim. parametroinnin, raporttien, hakujen, tietojen ja integraatioiden pysyvyys päivityksessä. Toimittaja seuraa asetettujen vaatimusten ja erityisehtojen säilyvyyttä päivityksissä.

4. Päivitysten aiheuttamista mahdollisista muutostöistä sovitaan erikseen.

5. Konfiguraationhallinta ja dokumentointi

** Toimittaja ylläpitää jatkuvasti osana tuki- ja ylläpitotyötä riittävää ja kattavaa dokumentaatiota ilman eri veloitusta. Tämä dokumentaatio on myös Tilaajan saatavissa ajantasaisesti.

Tilaajan erikseen tilaamat asiantuntijapalvelut

* Tilaajalla on mahdollisuus, mutta ei velvollisuutta tilata jatkuvaa palvelua täydentäviä asiantuntijapalveluja Toimittajan resurssien puitteissa.

Jatkokehitys, pienkehitys ja muutospalvelu

* Muut tilavarausjärjestelmään, sen käyttöön ja järjestelmään liittyvään toimintaan liittyvät asiantuntijapalvelut

Järjestelmän mahdollisesti edellyttämiä Microsoft-lisenssejä tai käyttöoikeuksia ei hankita tällä hankintasopimuksella. Toimittajan tulee kuitenkin tarjouksessa huomioida myös mahdolliset muut tarvittavat lisenssit.

Tällä hankinnalla hankittavan tilavarausjärjestelmän arvioitu kokonaiskäyttäjämäärä on tälä hetkellä noin 1400 henkilöä (enintään 2000). Tilavarausjärjestelmää voidaan käyttää sekä kotimaassa että ulkomailla kannettavilla tietokoneilla, kuin myös tableteilla ja älypuhelimilla mobiiliversiolla tai responsiivisesti.

Tilavarausjärjestelmällä korvataan Kaupunginkansliassa oleva nykyinen järjestelmä. Käyttöönoton aikana pitää varmistaa tilojen varaamisen keskeytyksetön toiminta, kun nykyinen järjestelmä poistuu. Järjestelmä otetaan kerralla käyttöön kaikkien kaupungin keskustakortteleiden kokoustilojen osalta n. 50 kpl ja muissa pisteissä n. 200 kpl. Seuraavassa vaiheessa järjestelmään pitää pystyä lisäämään, muuttamaan ja poistamaan tilaajan toimesta työpistetasolla olevien kohteita ja niiden varausmahdollisuuksia.

Käyttöönotto on tarkoitus toteuttaa tammi- helmikususa 2023 tai 3 kk lainvoimaisesta hankintapäätöksestä.

Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa: 250 000 EUR 💰
Kesto: 24 kuukautta
Uudistusten kuvaus:

Sopimus tulee voimaan, kun molemmat sopijapuolet ovat sen allekirjoittaneet.

Sopimus on voimassa määräaikaisena siihen saakka, kunnes sopimuksen kohdan 4.3 (6) mukaisesta käyttöönottohetkestä on kulunut kaksi (2) vuotta, ja jatkuu sen jälkeen toistaiseksi voimassa olevana irtisanomisehdoin.

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa: Vaatimukset esitetään ESPD -osassa ja/tai muualla tarjouspyyntöasiakirjoissa.
Taloudellinen ja rahoituksellinen asema: Vaatimukset esitetään ESPD -osassa ja/tai muualla tarjouspyyntöasiakirjoissa.
Tekninen ja ammatillinen pätevyys: Vaatimukset esitetään ESPD -osassa ja/tai muualla tarjouspyyntöasiakirjoissa.
Sopimuksen toteuttaminen
Sopimuksen täytäntöönpanoehdot: Ehdot esitetään sopimusliitteessä.

Menettely
Oikeusperusta: 32014L0024
Tarjousten vastaanottoaika: 12:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 6 kuukautta
Tarjousten avauspäivä: 2023-01-27 📅
Tarjousten avausaika: 12:05

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 0201256-6
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Sirkka Hiltunen
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/helsinki?id=423841&tpk=d8706941-11dd-4379-b1a6-5eddadbbd2ce 🌏

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Sörnäistenkatu 1
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00580
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2022/S 244-705314 (2022-12-14)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2023-06-05)
Kohde
Hankinnan laajuus
Hankinnan kokonaisarvo: 244 600 EUR 💰
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta
Myöntämisperusteet
Alin hinta

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2023-06-05 📅
Julkaisupäivä: 2023-06-09 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2023/S 110-343070
Viittaa ilmoitukseen: 2022/S 244-705314
EUVL-S-numero: 110

Sopimuksen tekeminen
Sopimuksen tekemispäivä: 2023-05-26 📅
Nimi: inBliss Oy
Kansallinen rekisterinumero: FI22618696
Postiosoite: Itäkatu 1-5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00930
Maa: Suomi 🇫🇮
Helsinki-Uusimaa 🏙️
Hankinnan kokonaisarvo: 244 600 EUR 💰
Tietoa tarjouskilpailuista
Saatujen tarjousten määrä: 5
Lähde: OJS 2023/S 110-343070 (2023-06-05)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (>20 uudet hankinnat)

Ohjelmointi ja siihen liittyvät neuvontapalvelut (14)

Valmisohjelmien ohjelmointipalvelut (5)

Sovellusohjelmiston ohjelmointipalvelut (5)

Erilaiset ohjelmistojen ja tietokonejärjestelmien kehittämispalvelut (1)