Hankinnan kuvaus
Helsingin Kaupunginkanslia (myöhemmin myös ”Tilaaja”) hankkii tilavarausjärjestelmän ja sitä koskevat ylläpito-, asiantuntija-, ja kehityspalveluita sekä mahdollisia toteutukseen sisältyvää datamigraatiota ja integraatiota kokonaispalveluna toimittajan tarjoamassa ympäristössä vaatimusluettelossa (Liite 3) olevien vaatimusten mukaisesti.
Toimittajan on kyettävä toimittamaan, ylläpitämään, tukemaan ja jatkokehittämään mm. integrointeja ja toiminnallisuuksien konfigurointia Helsingin Microsoft-ympäristön sisällä: Microsoft Outlook, Sharepoint/Teams,
Toimittajan vastuulla on:
1. Käyttöönotto-, ohje-, koulutus- ja dokumentaatiotyön toteutus eri käyttäjäryhmille
2. Tilavarausjärjestelmän tuki ja ylläpito:
** Asiantuntijoiden yhteydenottopiste ja häiriöselvityksen koordinointi
** Tilavarausjärjestelmän kunnossapitotehtävien toteuttaminen ja hallinta
3. Tilavarausjärjestelmän päivitysten tuki ja vaatimustenmukaisuuden seuranta.
**Toimittaja seuraa esim. Microsoftin päivityksiä ja tukee Tilaajaa näiden päivityksissä järjestelmän osalta. Toimittaja arvioi päivitysten vaikutuksia Tilaajalle sovitettuun asiakaskohtaiseen järjestelmään esim. parametroinnin, raporttien, hakujen, tietojen ja integraatioiden pysyvyys päivityksessä. Toimittaja seuraa asetettujen vaatimusten ja erityisehtojen säilyvyyttä päivityksissä.
4. Päivitysten aiheuttamista mahdollisista muutostöistä sovitaan erikseen.
5. Konfiguraationhallinta ja dokumentointi
** Toimittaja ylläpitää jatkuvasti osana tuki- ja ylläpitotyötä riittävää ja kattavaa dokumentaatiota ilman eri veloitusta. Tämä dokumentaatio on myös Tilaajan saatavissa ajantasaisesti.
Tilaajan erikseen tilaamat asiantuntijapalvelut
* Tilaajalla on mahdollisuus, mutta ei velvollisuutta tilata jatkuvaa palvelua täydentäviä asiantuntijapalveluja Toimittajan resurssien puitteissa.
Jatkokehitys, pienkehitys ja muutospalvelu
* Muut tilavarausjärjestelmään, sen käyttöön ja järjestelmään liittyvään toimintaan liittyvät asiantuntijapalvelut
Järjestelmän mahdollisesti edellyttämiä Microsoft-lisenssejä tai käyttöoikeuksia ei hankita tällä hankintasopimuksella. Toimittajan tulee kuitenkin tarjouksessa huomioida myös mahdolliset muut tarvittavat lisenssit.
Tällä hankinnalla hankittavan tilavarausjärjestelmän arvioitu kokonaiskäyttäjämäärä on tälä hetkellä noin 1400 henkilöä (enintään 2000). Tilavarausjärjestelmää voidaan käyttää sekä kotimaassa että ulkomailla kannettavilla tietokoneilla, kuin myös tableteilla ja älypuhelimilla mobiiliversiolla tai responsiivisesti.
Tilavarausjärjestelmällä korvataan Kaupunginkansliassa oleva nykyinen järjestelmä. Käyttöönoton aikana pitää varmistaa tilojen varaamisen keskeytyksetön toiminta, kun nykyinen järjestelmä poistuu. Järjestelmä otetaan kerralla käyttöön kaikkien kaupungin keskustakortteleiden kokoustilojen osalta n. 50 kpl ja muissa pisteissä n. 200 kpl. Seuraavassa vaiheessa järjestelmään pitää pystyä lisäämään, muuttamaan ja poistamaan tilaajan toimesta työpistetasolla olevien kohteita ja niiden varausmahdollisuuksia.
Käyttöönotto on tarkoitus toteuttaa tammi- helmikususa 2023 tai 3 kk lainvoimaisesta hankintapäätöksestä.
Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.