Tilankäytön seurantajärjestelmäratkaisun hankinta

Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimiala

Hankinnan kohteena on Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimialan
käyttöön tuleva tilankäytön seurantajärjestelmäratkaisu. Ratkaisu hankitaan kilpailutuksessa valittavan järjestelmätoimittajan tuottamana kokonaispalveluna.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2022-06-29. Hankinta julkaistiin 2022-05-23.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• inBliss Oy

Kuka?

• Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimiala

Mitä?

• Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki

Missä?

• Helsinki-Uusimaa › Helsinki-Uusimaa

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2022-05-23	hankintailmoitus
2023-02-06	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

hankintailmoitus (2022-05-23)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohteena on Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimialan käyttöön tuleva tilankäytön seurantajärjestelmäratkaisu. Ratkaisu hankitaan kilpailutuksessa valittavan järjestelmätoimittajan tuottamana kokonaispalveluna.

Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Alue- tai paikallistason virasto/laitos
Hankintaviranomaisen nimi: Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimiala
Postiosoite: Toinen linja 4 A
Postinumero: 00530
Postitoimipaikka: Helsinki
Yhteystiedot
Internetosoite: https://www.hel.fi/sote/fi 🌏
Sähköposti: sote.hankinnat@hel.fi 📧
Puhelin: +358 931024074 📞
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/helsinki?id=363897&tpk=30708fc2-d59a-479c-8c7f-0850df5ee70b 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2022-05-23 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2022-06-29 📅
Julkaisupäivä: 2022-05-27 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2022/S 102-284984
EUVL-S-numero: 102

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohteena on Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimialan

käyttöön tuleva tilankäytön seurantajärjestelmäratkaisu. Ratkaisu hankitaan kilpailutuksessa valittavan järjestelmätoimittajan tuottamana kokonaispalveluna.

Arvioitu kokonaisarvo: 800 000 EUR 💰
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohteena on Helsingin sosiaali- ja terveystoimialan (SOTE) käyttöön tuleva tilanseuranta järjestelmäratkaisu, joka hankintaan järjestelmätoimittajan tarjoamana kokonaispalveluna (SaaS). Kokonaispalvelun tulee kattaa järjestelmä, sensorit ja jatkuvat palvelut sekä näiden käyttöönotto.

Helsingin kaupungin toimitilastrategian mukaisesti tilojen käyttöä on jatkossa seurattava nykyistä tarkemmin. SOTE toteuttaa kaupungin toimitilastrategiaa ja sen tavoitteiden saavuttamisen tueksi toimiala hankkii toimitilojen käytön seuranta- ja raportointiratkaisun (myöhemmin lyhennettynä Tilankäytön seuranta).

Hankittavan ratkaisukokonaisuuden kannalta toimitilastrategiasta korostuvat seuraavat tavoitteet:

- Tilahankintaprosesseja kehitetään siten, että ne toimivat aiempaa nopeammin ja joustavammin.

- Tiedon ja dokumenttien hallintaa kehitetään, jotta kaikki dokumentaatio saadaan helposti kiinnitettyä oikeaan asiaan, esimerkiksi tilaan, rakennukseen tai käyttäjään.

- Tilakustannusten hallintaa ja läpinäkyvyyttä kehitetään siten, että tilaan liittyvät tiedot olisivat reaaliaikaisesti käytettävissä tietojärjestelmien yhteisten rajapintojen kautta kaupunginkansliassa, käyttäjällä ja tiloista vastaavalla organisaatiolla.

- Sisäistä vuokramallia kehitetään siten, että se edistää tilojen kustannusten läpinäkyvyyttä, käyttäjien kustannustietoisuutta ja tilojen käytön tehokkuutta.

Tilankäytön seuranta luo edellytykset tilankäytön tietopohjaiselle suunnittelulle ja käytölle. SOTE:lla on ollut muutamassa kohteessa pilottikäytössä tilankäytön seurantajärjestelmä. Järjestelmän tuottama tieto on nähty arvokkaaksi suunnittelun ja kommunikaation näkökulmista. Tilankäytön seurantaa halutaan jatkaa ja käyttöä laajentaa, joten tähän tarkoitukseen täytyy kilpailuttaa järjestelmä.

Hankittava tilankäytön seurannan ratkaisu on tarkoitus ottaa SOTE:n ydintoiminnoissa laajamittaiseen ja pysyvään käyttöön osaksi arkea, ja sen on tarkoitus tukea tilapalveluiden tiedolla johtamisen tarpeita. Ratkaisun on tarkoitus helpottaa tilojen käyttöä sekä käytön seurantaa eri sidosryhmille mm. seuraavin tavoin:

- Reaaliaikainen tilankäytön seuranta mahdollistaa tilojen loppukäyttäjille reaaliaikaisen näkyvyyden tilojen saatavuuteen ja helpottaa vapaan tilan löytämistä.

- Helppokäyttöinen tilanvaraus mahdollistaa tilojen loppukäyttäjille joustavan sekä miellyttävän työkalun tilojen löytämiseen.

- Raportit tuovat tilapalveluiden asiantuntijoille nykyistä paremman käsityksen tilojen todellisesta käytöstä tuoden ruuhkahuiput näkyviksi ja mahdollistaen tilojen riittävyyden arvioinnin ja tilankäytön tehostamisen.

- Raportit tuovat näkyvyyttä monitoimikeskusten yhteiskäyttöisten tilojen käytön toteutumiseen.

- Raportit sekä reaaliaikainen tilankäytön seuranta antavat tilankäytön suunnittelijoille kuvaa varattujen tilojen käytön toteutumisesta.

Hankittavan ratkaisukokonaisuuden tulee soveltua sosiaali- ja terveystoimialan tilankäytön seurannan ratkaisuksi. Ratkaisu korvaa nykyisen pilottikäytössä olleen tilankäytön seurannan ratkaisun. Hankittavan ratkaisun tulee olla laajennettavissa uusiin tiloihin, sopia käytettäväksi tarjouspyynnön liitteissä kuvatussa toimintaympäristössä sekä mahdollistaa integroituminen tunnistettuihin liittyviin ratkaisuihin loppukäyttäjän näkökulmasta toimivan kokonaisuuden muodostamiseksi.

Tarkemmin hankinnan kohde on esitelty ja määritelty tarjouspyynnön liitteissä. Hankittavan järjestelmäratkaisun tulee kattaa tavoitetilan kuvauksen (liite 3 ja 4) ja vaatimusluetteloiden mukaiset vaatimukset (tarjouspyynnön liite 1 Toiminnalliset vaatimukset ja liite 2 Täydentävät vaatimukset) siten, että ratkaisun käyttö on joustavasti laajennettavissa ja ominaisuudet muokattavissa järjestelmän elinkaaren aikana myös uusien tai muuttuvien vaatimusten mukaiseksi.

Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että hinnan

painoarvo on 70 pistettä ja laadun painoarvo on 30 pistettä. (yht. 100 pistettä)

Kesto: 24 kuukautta
Uudistusten kuvaus:

Sopimus on voimassa määräaikaisesti 24 kuukautta ja jatkuu sen jälkeen toistaiseksi voimassa olevana.

Toistaiseksi voimassa oleva sopimus voidaan irtisanoa päättymään Tilaajan puolelta kuuden (6) kuukauden ja Toimittajan puolelta kahdentoista (12) kuukauden kuluttua irtisanomisesta. Irtisanomisaika lasketaan sen kuukauden viimeisestä päivästä, jonka aikana sopimus on irtisanottu.

Vaihtoehtojen kuvaus:

Sopimuksen jatkaminen

Sopimus on voimassa määräaikaisesti 24 kuukautta ja jatkuu sen jälkeen toistaiseksi voimassa olevana.

Järjestelmän käytön laajentaminen sopimusaikana (optio)

Järjestelmäratkaisun käyttöä voidaan laajentaa sopimusaikana sosiaali- ja terveystoimialan uusiin käyttökohteisiin. Uusien kohteiden (optioiden) käyttöönotosta sovitaan aina erikseen ja niistä tehdään erillinen päätös ja tilaus toimittajalle. Optioiden hinnoittelussa käytetään tämän tarjouspyynnön F1-F4 optiohintakohteita. Järjestelmän laajennuksen mahdollisesti vaatiman asiantuntijatyön hintana käytetään hintakohdan C) Kehittämis- ja laajennustyön sekä muun asiantuntijatyön tuntihintaa.

Suorituspaikka
Pääkohde tai suorituspaikka: Helsinki

Menettely
Oikeusperusta: 32014L0024
Tarjousten vastaanottoaika: 12:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 9 kuukautta
Tarjousten avauspäivä: 2022-06-29 📅
Tarjousten avausaika: 12:01

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 0201256-6
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Jukka-Pekka Lehtomaa
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/helsinki?id=363897&tpk=30708fc2-d59a-479c-8c7f-0850df5ee70b 🌏

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2022/S 102-284984 (2022-05-23)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2023-02-06)
Kohde
Hankinnan laajuus
Hankinnan kokonaisarvo: 252 779 EUR 💰
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2023-02-06 📅
Julkaisupäivä: 2023-02-10 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2023/S 030-084366
Viittaa ilmoitukseen: 2022/S 102-284984
EUVL-S-numero: 30

Menettely
Myöntämisperusteet
Laatukriteeri (nimi): Hinta
Laatukriteeri (painotus): 70
Laatukriteeri (nimi): Laatu
Laatukriteeri (painotus): 30
Hinta (painotus): 70

Sopimuksen tekeminen
Sopimuksen tekemispäivä: 2023-01-31 📅
Nimi: inBliss Oy
Kansallinen rekisterinumero: 2261869-6
Postiosoite: Itäkatu 1-5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00930
Maa: Suomi 🇫🇮
Helsinki-Uusimaa 🏙️
Hankinnan kokonaisarvo: 252 779 EUR 💰
Tietoa tarjouskilpailuista
Saatujen tarjousten määrä: 2
Lähde: OJS 2023/S 030-084366 (2023-02-06)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (>20 uudet hankinnat)