Hankinnan kuvaus
Hankinnan kohteena on Helsingin sosiaali- ja terveystoimialan (SOTE) käyttöön tuleva tilanseuranta järjestelmäratkaisu, joka hankintaan järjestelmätoimittajan tarjoamana kokonaispalveluna (SaaS). Kokonaispalvelun tulee kattaa järjestelmä, sensorit ja jatkuvat palvelut sekä näiden käyttöönotto.
Helsingin kaupungin toimitilastrategian mukaisesti tilojen käyttöä on jatkossa seurattava nykyistä tarkemmin. SOTE toteuttaa kaupungin toimitilastrategiaa ja sen tavoitteiden saavuttamisen tueksi toimiala hankkii toimitilojen käytön seuranta- ja raportointiratkaisun (myöhemmin lyhennettynä Tilankäytön seuranta).
Hankittavan ratkaisukokonaisuuden kannalta toimitilastrategiasta korostuvat seuraavat tavoitteet:
- Tilahankintaprosesseja kehitetään siten, että ne toimivat aiempaa nopeammin ja joustavammin.
- Tiedon ja dokumenttien hallintaa kehitetään, jotta kaikki dokumentaatio saadaan helposti kiinnitettyä oikeaan asiaan, esimerkiksi tilaan, rakennukseen tai käyttäjään.
- Tilakustannusten hallintaa ja läpinäkyvyyttä kehitetään siten, että tilaan liittyvät tiedot olisivat reaaliaikaisesti käytettävissä tietojärjestelmien yhteisten rajapintojen kautta kaupunginkansliassa, käyttäjällä ja tiloista vastaavalla organisaatiolla.
- Sisäistä vuokramallia kehitetään siten, että se edistää tilojen kustannusten läpinäkyvyyttä, käyttäjien kustannustietoisuutta ja tilojen käytön tehokkuutta.
Tilankäytön seuranta luo edellytykset tilankäytön tietopohjaiselle suunnittelulle ja käytölle. SOTE:lla on ollut muutamassa kohteessa pilottikäytössä tilankäytön seurantajärjestelmä. Järjestelmän tuottama tieto on nähty arvokkaaksi suunnittelun ja kommunikaation näkökulmista. Tilankäytön seurantaa halutaan jatkaa ja käyttöä laajentaa, joten tähän tarkoitukseen täytyy kilpailuttaa järjestelmä.
Hankittava tilankäytön seurannan ratkaisu on tarkoitus ottaa SOTE:n ydintoiminnoissa laajamittaiseen ja pysyvään käyttöön osaksi arkea, ja sen on tarkoitus tukea tilapalveluiden tiedolla johtamisen tarpeita. Ratkaisun on tarkoitus helpottaa tilojen käyttöä sekä käytön seurantaa eri sidosryhmille mm. seuraavin tavoin:
- Reaaliaikainen tilankäytön seuranta mahdollistaa tilojen loppukäyttäjille reaaliaikaisen näkyvyyden tilojen saatavuuteen ja helpottaa vapaan tilan löytämistä.
- Helppokäyttöinen tilanvaraus mahdollistaa tilojen loppukäyttäjille joustavan sekä miellyttävän työkalun tilojen löytämiseen.
- Raportit tuovat tilapalveluiden asiantuntijoille nykyistä paremman käsityksen tilojen todellisesta käytöstä tuoden ruuhkahuiput näkyviksi ja mahdollistaen tilojen riittävyyden arvioinnin ja tilankäytön tehostamisen.
- Raportit tuovat näkyvyyttä monitoimikeskusten yhteiskäyttöisten tilojen käytön toteutumiseen.
- Raportit sekä reaaliaikainen tilankäytön seuranta antavat tilankäytön suunnittelijoille kuvaa varattujen tilojen käytön toteutumisesta.
Hankittavan ratkaisukokonaisuuden tulee soveltua sosiaali- ja terveystoimialan tilankäytön seurannan ratkaisuksi. Ratkaisu korvaa nykyisen pilottikäytössä olleen tilankäytön seurannan ratkaisun. Hankittavan ratkaisun tulee olla laajennettavissa uusiin tiloihin, sopia käytettäväksi tarjouspyynnön liitteissä kuvatussa toimintaympäristössä sekä mahdollistaa integroituminen tunnistettuihin liittyviin ratkaisuihin loppukäyttäjän näkökulmasta toimivan kokonaisuuden muodostamiseksi.
Tarkemmin hankinnan kohde on esitelty ja määritelty tarjouspyynnön liitteissä. Hankittavan järjestelmäratkaisun tulee kattaa tavoitetilan kuvauksen (liite 3 ja 4) ja vaatimusluetteloiden mukaiset vaatimukset (tarjouspyynnön liite 1 Toiminnalliset vaatimukset ja liite 2 Täydentävät vaatimukset) siten, että ratkaisun käyttö on joustavasti laajennettavissa ja ominaisuudet muokattavissa järjestelmän elinkaaren aikana myös uusien tai muuttuvien vaatimusten mukaiseksi.
Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että hinnan
painoarvo on 70 pistettä ja laadun painoarvo on 30 pistettä. (yht. 100 pistettä)