Taloushallinnon kokonaisjärjestelmä

Porvoon kaupunki

HPK Palvelut Oy tuottaa omistaja-asiakkailleen talous-, palkka-, ICT- ja käännöspalveluita. Yrityksen omistajia ovat tällä hetkellä Porvoon kaupunki ja Itä-Uudenmaan hyvinvointialue.
HPK Palvelut Oy kilpailuttaa talousjärjestelmän, jotta se voi tuottaa talouspalveluita asiakkailleen. Tämä tarkoittaa, että haetaan kokonaisratkaisua, jossa pystytään hallinnoimaan niin Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen kuin kuntien ja osakeyhtiöiden talousprosessit hankinnasta maksuun.
Hankintasopimus tullaan tekemään määräaikaisena 31.12.2026 asti. Sopimukseen sisältyy lisäksi optiokausi ajalle 1.1.2027 - 31.12.2028.
31.12.2028 jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana, ellei tilaaja toisin päätä. Toistaiseksi voimassaolevan sopimuksen molemminpuolinen irtisanomisaika on yhdeksän (9) kuukautta.
Hankinta koskee kaikkia talousjärjestelmien osioita:
- taloussuunnittelu ja budjetointi, sisältäen henkilötasoisen palkkabudjetoinnin.
- ostolaskutus
- myyntilaskutus
- kirjanpito, mukaan lukien
- konsernilaskenta (optio), tulee tarjota
- käyttöomaisuuden kirjanpito
- raportointi, mukaan lukien viranomaisraportoinnin tarpeet täyttävä raportointi
Kilpailutuksella haetaan yhtä (1) kokonaisvastuullista toimittajaa toimittamaan kokonaisratkaisu pilvipalveluna (SaaS) hankintailmoituksessa ja sen liitteissä esitettyjen vaatimusten ja aikataulun mukaisesti, siten että ratkaisu on kokonaisuudessaan hyväksyttynä käytössä 1.1.2024.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2022-11-02. Hankinta julkaistiin 2022-09-27.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• CGI Suomi Oy

Kuka?

• Porvoon kaupunki

Mitä?

• Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät

Missä?

• Helsinki-Uusimaa › Helsinki-Uusimaa

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2022-09-27	hankintailmoitus
2025-11-24	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

hankintailmoitus (2022-09-27)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät
Lyhyt kuvaus:

HPK Palvelut Oy tuottaa omistaja-asiakkailleen talous-, palkka-, ICT- ja käännöspalveluita. Yrityksen omistajia ovat tällä hetkellä Porvoon kaupunki ja Itä-Uudenmaan hyvinvointialue. HPK Palvelut Oy kilpailuttaa talousjärjestelmän, jotta se voi tuottaa talouspalveluita asiakkailleen. Tämä tarkoittaa, että haetaan kokonaisratkaisua, jossa pystytään hallinnoimaan niin Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen kuin kuntien ja osakeyhtiöiden talousprosessit hankinnasta maksuun. Hankintasopimus tullaan tekemään määräaikaisena 31.12.2026 asti. Sopimukseen sisältyy lisäksi optiokausi ajalle 1.1.2027 - 31.12.2028. 31.12.2028 jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana, ellei tilaaja toisin päätä. Toistaiseksi voimassaolevan sopimuksen molemminpuolinen irtisanomisaika on yhdeksän (9) kuukautta. Hankinta koskee kaikkia talousjärjestelmien osioita: - taloussuunnittelu ja budjetointi, sisältäen henkilötasoisen palkkabudjetoinnin. - ostolaskutus - myyntilaskutus - kirjanpito, mukaan lukien - konsernilaskenta (optio), tulee tarjota - käyttöomaisuuden kirjanpito - raportointi, mukaan lukien viranomaisraportoinnin tarpeet täyttävä raportointi Kilpailutuksella haetaan yhtä (1) kokonaisvastuullista toimittajaa toimittamaan kokonaisratkaisu pilvipalveluna (SaaS) hankintailmoituksessa ja sen liitteissä esitettyjen vaatimusten ja aikataulun mukaisesti, siten että ratkaisu on kokonaisuudessaan hyväksyttynä käytössä 1.1.2024.

Lyhyt kuvaus

HPK Palvelut Oy tuottaa omistaja-asiakkailleen talous-, palkka-, ICT- ja käännöspalveluita. Yrityksen omistajia ovat tällä hetkellä Porvoon kaupunki ja Itä-Uudenmaan hyvinvointialue.

HPK Palvelut Oy kilpailuttaa talousjärjestelmän, jotta se voi tuottaa talouspalveluita asiakkailleen. Tämä tarkoittaa, että haetaan kokonaisratkaisua, jossa pystytään hallinnoimaan niin Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen kuin kuntien ja osakeyhtiöiden talousprosessit hankinnasta maksuun.

Hankintasopimus tullaan tekemään määräaikaisena 31.12.2026 asti. Sopimukseen sisältyy lisäksi optiokausi ajalle 1.1.2027 - 31.12.2028.

31.12.2028 jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana, ellei tilaaja toisin päätä. Toistaiseksi voimassaolevan sopimuksen molemminpuolinen irtisanomisaika on yhdeksän (9) kuukautta.

Hankinta koskee kaikkia talousjärjestelmien osioita:

- taloussuunnittelu ja budjetointi, sisältäen henkilötasoisen palkkabudjetoinnin.

- ostolaskutus

- myyntilaskutus

- kirjanpito, mukaan lukien

- konsernilaskenta (optio), tulee tarjota

- käyttöomaisuuden kirjanpito

- raportointi, mukaan lukien viranomaisraportoinnin tarpeet täyttävä raportointi

Kilpailutuksella haetaan yhtä (1) kokonaisvastuullista toimittajaa toimittamaan kokonaisratkaisu pilvipalveluna (SaaS) hankintailmoituksessa ja sen liitteissä esitettyjen vaatimusten ja aikataulun mukaisesti, siten että ratkaisu on kokonaisuudessaan hyväksyttynä käytössä 1.1.2024.

Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Tavarat
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Muu
Hankintaviranomaisen nimi: Porvoon kaupunki
Postiosoite: Raatihuoneenkatu 9
Postinumero: 06100
Postitoimipaikka: Porvoo
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.porvoo.fi 🌏
Sähköposti: tarja.juvonen@porvoo.fi 📧
Puhelin: +358 407522998 📞
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/porvoo?id=413527&tpk=eda68265-be50-4d96-8b38-cada978c9d10 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/porvoo?id=413527&tpk=eda68265-be50-4d96-8b38-cada978c9d10 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2022-09-27 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2022-11-02 📅
Julkaisupäivä: 2022-09-30 📅
Aloituspäivä: 2023-01-01 📅
Loppupäivä: 2026-12-31 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2022/S 189-532239
EUVL-S-numero: 189

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

HPK Palvelut Oy tuottaa omistaja-asiakkailleen talous-, palkka-, ICT- ja käännöspalveluita. Yrityksen omistajia ovat tällä hetkellä Porvoon kaupunki ja Itä-Uudenmaan hyvinvointialue.

HPK Palvelut Oy kilpailuttaa talousjärjestelmän, jotta se voi tuottaa talouspalveluita asiakkailleen. Tämä tarkoittaa, että haetaan kokonaisratkaisua, jossa pystytään hallinnoimaan niin Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen kuin kuntien ja osakeyhtiöiden talousprosessit hankinnasta maksuun.

Hankintasopimus tullaan tekemään määräaikaisena 31.12.2026 asti. Sopimukseen sisältyy lisäksi optiokausi ajalle 1.1.2027 - 31.12.2028.

31.12.2028 jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana, ellei tilaaja toisin päätä. Toistaiseksi voimassaolevan sopimuksen molemminpuolinen irtisanomisaika on yhdeksän (9) kuukautta.

Hankinta koskee kaikkia talousjärjestelmien osioita:

- taloussuunnittelu ja budjetointi, sisältäen henkilötasoisen palkkabudjetoinnin.

- ostolaskutus

- myyntilaskutus

- kirjanpito, mukaan lukien

- konsernilaskenta (optio), tulee tarjota

- käyttöomaisuuden kirjanpito

- raportointi, mukaan lukien viranomaisraportoinnin tarpeet täyttävä raportointi

Kilpailutuksella haetaan yhtä (1) kokonaisvastuullista toimittajaa toimittamaan kokonaisratkaisu pilvipalveluna (SaaS) hankintailmoituksessa ja sen liitteissä esitettyjen vaatimusten ja aikataulun mukaisesti, siten että ratkaisu on kokonaisuudessaan hyväksyttynä käytössä 1.1.2024.

Hankinnan kohteena on julkisen sektorin taloushallintaan soveltuvan talousjärjestelmän hankinta. Tavoitteena on luoda tilaajaa useamman vuoden palveleva kokonaisuus, jolla pystytään hallinnoimaan talouteen liittyvää Master dataa. Järjestelmässä on oltava julkishallinnon tilikartta; sekä kuntasektorin että hyvinvointialueen, sekä yhtiömuotoinen tilikartta. Raportoinnin osalta ohjelmiston pitää toimia kuntatietoraportoinnin vaatimusten mukaisesti.

Tavoitteena on saada käyttöön talousjärjestelmäkokonaisuus, joka soveltuu ns. moniasiakasympäristöön. Järjestelmässä voidaan käsitellä useamman organisaation (eri y-tunnukset) taloushallintoa. Hankkijana toimii HPK Palvelut Oy, joka palvelukeskuksena käyttää ohjelmistoa tarjotessaan talouspalveluja omistaja-asiakkailleen ja heidän konserniyhtiöilleen.

Hankinta tehdään tulevaisuushakuisesti, priorisoiden prosessien sähköistämistä ja automatisointia mahdollistavia piirteitä. Ratkaisujen on tarjottava reaaliaikaisia raportointivälineitä niin johdolle kuin käyttäjille. Myös käyttäjäystävällisyys ja prosessien vaiheiden sujuva suorittaminen ovat tilaajalle tärkeitä.

Talousjärjestelmien käyttöoikeuksia pitää pystyä hallinnoimaan käyttövaltuushallinnan automatiikkaa hyödyntäen (esim. ADFS-kirjautuminen, Azure AD). Ei sisällytetä tarjouksen hintaan.

Tarjoajan tulee osana tarjoustaan toimittaa aikataulutettu projektisuunnitelma käyttöönottoprojektista, jossa näkyy toimittajan sitomat henkilöresurssit sekä tilaajalta tarvittava resurssointi sekä kolmansien osapuolien rooli projektissa. Projektisuunnitelma on osa laadun arviointia.

Uudistusten kuvaus:

Sopimukseen sisältyy optiokausi ajalle 1.1.2027 - 31.12.2028.

31.12.2028 jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana, ellei tilaaja toisin päätä. Toistaiseksi voimassaolevan sopimuksen molemminpuolinen irtisanomisaika on yhdeksän (9) kuukautta.

Menettely
Oikeusperusta: 32014L0024
Tarjousten vastaanottoaika: 12:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 4 kuukautta
Tarjousten avauspäivä: 2022-11-02 📅
Tarjousten avausaika: 12:15

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 1061512-1
Muu hankintaviranomaisen tyyppi: Kunta
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Tarja Juvonen
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/porvoo?id=413527&tpk=eda68265-be50-4d96-8b38-cada978c9d10 🌏

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Sörnäistenkatu 1
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00580
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2022/S 189-532239 (2022-09-27)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2025-11-24)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Tekoälyominaisuuden hankkiminen HPK Palvelut Oy:n DataCycle 360 järjestelmään
Viitenumero: 10471001
Lyhyt kuvaus:

DataCycle360 (Rondo) ohjelmiston palvelua. Hankinnan tavoitteena on automatisoida ostolaskujen tiliöintikäytäntöjä, ja siten vähentää manuaalityötä, ja tuoda organisaatiolle kustannussäästöä. Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 136 §:n 2 momentin 2-kohdan mukaan hankintasopimukseen ja puitejärjestelyyn voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle. Nämä ehdot täyttyvät, koska markkinoilla ei ole aivan vastaavanlaisia ratkaisuja, jotka soveltuvat saumattomasti ja ilman teknistä haittaa nykyisen palvelun lisäominaisuudeksi. CGI:n toimittama ratkaisu on ainoa, joissa esimerkiksi tunnisteiden suhdetarkistus toimii järjestelmän sisällä. Korvaava ratkaisua ei voida toteuttaa teknisesti siten, että hankintayksikölle ei muodostuisi päällekkäistä työtä nykyisen toimittajan ohella. Tästä syystä korvaava ratkaisu aiheuttaisi kokonaisarvoon suhteutettuna taloudellista vahinkoa ja päällekkäistä työtä sekä kustannuksia.

Sopimustyyppi: Palvelut
Tuotteet/palvelut: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Hankinnan kokonaisarvo (ilman arvonlisäveroa): 259 821 EUR 💰
Suorituspaikkaa koskevat rajoitukset: Missä tahansa Euroopan talousalueella
Kuvaus
Sisäinen tunniste: 2025-033593-LOT-0001
Otsikko
Erän tunnistenumero: LOT-0000

Menettely
Toimenpiteen tyyppi
Oikeusperusta: Direktiivi 2014/24/EU
Tarjouspyynnön ehdot
Sähköinen laskutus: Pakollinen
Sähköistä maksua käytetään ✅

Sopimuksen tekeminen
Erän tunnistenumero: LOT-0000
Sopimuksen numero: 2025-033593 (CON-0001)
Sopimuksen tekopäivä: 2025-11-05 📅
Otsikko: MUUTOSSOPIMUS N:o10471001
Tiedot sopimuksen/erän arvosta (ilman alv:tä)
Sopimuksen/osuuden kokonaisarvo: 259 821 EUR 💰
Tarjouksen tunniste: T10471001_Tarjous_DataCycle360_AI_HPK_palvelut
Osan tai osien ryhmän tunniste: LOT-0000
Toimeksisaajan nimi ja osoite
Nimi: CGI Suomi Oy
Kansallinen rekisterinumero: 0357502-9
Postiosoite: Karvaamokuja 2
Postinumero: 00380
Postitoimipaikka: Helsinki
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: timo.kuokkanen@cgi.com 📧
URL: https://www.cgi.com/fi/fi 🌏

Hankintaviranomainen
Nimi ja osoitteet
Nimi: HPK Palvelut Oy
Kansallinen rekisterinumero: 3259263-7
Postiosoite: Urakoitsijantie 12 A
Postinumero: 06450
Postitoimipaikka: Porvoo
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: anders.backstrom@hpkpalvelut.fi 📧
Puhelin: +358 405010292 📞
URL: https://www.hpkpalvelut.fi 🌏

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Kansallinen rekisterinumero: FI30061576
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postinumero: 00520
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
URL: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Palvelu, josta voi saada tietoja uudelleentarkastelumenettelystä
Sama kuin: Nimi ja osoitteet
Tietoa sähköisistä työnkuluista
Sähköinen laskutus hyväksytään

Muutokset
Muut lisätiedot

Kun Rondo, nykyinen DataCycle360 otettiin käyttöön sopimuksen 10333227 perusteella, tekoälyominaisuutta ei ollut olemassa, eikä ollut mukana kilpailutuksessa tai sen optioissa. Tällä Muutossopimuksella Sopijapuolet sopivat seuraavista muutoksista Sopimukseen: Toimittaja tarjoaa Asiakkaalle palvelua DataCycle360 Tekoäly –ohjelmistoon liittyen. Uudessa tilanteessa tekoälyominaisuuksia on testattu. Todettiin, että tässä on tarpeen tehdä Hankintalaoin 136 § 2 mom. 2 kohdan mukainen lisätilaus, koska ehdot täyttyvät. Vaikka on olemassa muitakin toimijoita, jotka voivat tarjota itse tekoälyominaisuuden, niin datan käyttöä varten pitäisi kuitenkin konsultoida ohjelmistotoimittaja CGI:tä, ja ostaa heiltä palveluja. Lisäksi CGI:n toimittama ratkaisu on ainoa, joissa tunnisteiden suhdetarkistus toimii järjestelmän sisällä.

Muutoksen pääasiallinen syy: Muutosten tarve sellaisten olosuhteiden vuoksi, joita ostaja ei ole asianmukaista huolellisuutta noudattaen voinut ennakoida.
Uusi arvo
Teksti:

Tällä Muutossopimuksella Sopijapuolet sopivat seuraavista muutoksista Sopimukseen: Toimittaja tarjoaa Asiakkaalle palvelua DataCycle360 Tekoäly –ohjelmistoon liittyen.

Lähde: OJS 2025/S 227-782023 (2025-11-24)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät (>20 uudet hankinnat)