Hankintamenettelynä on hankintalain (Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016,
http://finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2016/20161397) 32 §:n mukainen avoin menettely. Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo ylittää palveluille tarkoitetun EU-kynnysarvon.
Hankintailmoitus on toimitettu sähköiseen ilmoituskanavaan
http://www.hankintailmoitukset.fi/fi/. Hankinnasta ei ole julkaistu ennakkoilmoitusta. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavissa vain suomenkielisenä.
Hankinnan keskeyttämiseen sovelletaan hankintalain 125 §:ää. Hankintayksikkö voi luopua hankinnasta kesken tarjouskilpailun esimerkiksi olosuhteiden muuttuessa tai muiden painavien perusteiden ilmetessä. Mahdolliset painavat perusteet aiheuttavat sen, että suunniteltua hankintaa ei ole tarkoituksenmukaista tai mahdollista toteuttaa esitetyllä tavalla. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta.
Hankinnan toteuttaminen edellyttää Aalto-korkeakoulusäätiön myönteisiä päätöksiä hankintaan liittyvään hankkeeseen.
Hankintayksikkö voi keskeyttää hankinnan myös, jos hyväksyttäviä tarjouksia ei saada riittävästi tarjousten vertailua varten.
Hankintayksikkö voi hylätä hankintalain 96 §:n mukaisen poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen.
Sopimus ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätös perusteluineen tiedoksi.
Osatarjoukset eivät ole sallittuja, koska hankintayksikön (tilaajan) arvion mukaan hankinta on kokonaistaloudelliset vaikutukset, riskien hallinta ja käytännön toteutus huomioon ottaen, tehokkainta toteuttaa yhdellä hankintasopimuksella.