Opetus- ja kulttuuriministeriön vähälevikkisen laatukirjallisuuden ostotukikirjojen hankinta

Lyhyt kuvaus

Hankinnan kohteena on opetus- ja kulttuuriministeriön vähälevikkisen laatukirjallisuuden ostotukikirjojen hankinta. Tämän kilpailutuksen kohteena ja tavoitteena on löytää vähälevikkisen laatukirjallisuuden ostotukikirjojen hankintaan palveluntuottaja, jolla on nykyaikainen, kustannustehokas ja helppokäyttöinen verkkopohjainen hankintakanava ja joka tarjoaa yleisille kirjastoille laajan valikoiman niille soveltuvaa kirjallisuutta. Hankittava kirjallisuus on yleistä kirjallisuutta eikä siihen sisälly esimerkiksi oppimateriaali.
Hankinnan kohdetta on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteissä Liite 1 Vaatimusmatriisi, Liite 2 Hankinnan kohteen kuvaus, Liite 3 Nykytilan kuvaus ja aikataulu sekä Liite 7 Sopimusluonnos.
Tilaaja valitsee yhden (1) toimittajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen.
Palveluntuottajan tulee sopimuskaudella (2022–2025) noudattaa liitteessä 3 Nykytilan kuvaus ja aikataulu kuvattua aikataulua.
Sopimus ei tule sisältämään määräostovelvoitetta.
HUOM! Hankinta on tavarahankinta. Hankinta-asiakirjoissa hankinnan kohteesta käytetään kuitenkin rinnakkain myös termiä "palvelu" sekä toimittajasta termiä "palveluntuottaja".

Hankinnan kuvaus

Hankinnan kohteena on opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) vähälevikkisen laatukirjallisuuden ostotukikirjojen hankinta. Tämän kilpailutuksen kohteena ja tavoitteena on löytää vähälevikkisen laatukirjallisuuden ostotukikirjojen hankintaan palveluntuottaja, jolla on nykyaikainen, kustannustehokas ja helppokäyttöinen verkkopohjainen hankintakanava ja joka tarjoaa yleisille kirjastoille laajan valikoiman niille soveltuvaa kirjallisuutta. Hankittava kirjallisuus on yleistä kirjallisuutta eikä siihen sisälly esimerkiksi oppimateriaali.
Palvelun pääkohdat ja velvollisuudet ovat palveluntuottajan osalta seuraavat:
• Sähköisen hankintakanavan saattaminen yleisten kirjastojen käyttöön
• Saatavissa olevien teosten tuotetietojen toimittaminen yhteisesti sovittavassa muodossa valtion kirjallisuustoimikunnalle ja tiedonjulkistamisen neuvottelukunnalle
• Ostotukivalikoiman muodostus OKM:n päätöksen mukaisesti ja teosten hinnoittelu liitteenä olevan sopimusluonnoksen hinnoittelukohdan 6 mukaisesti
• Tiedottaminen kirjastoille kuluvan vuoden aikatauluista ja menettelytavoista prosessin eri vaiheissa
• Tilausjärjestelmän käytön opastus kirjastoille, sisältäen OKM:n niin vaatiessa tiedotteen ja ohjepaketin jaettavaksi kirjastoille sekä järjestelmän käytön neuvonnan kirjastoille puhelimitse ja sähköpostitse
• Kirjojen hankkiminen ja toimitus kirjastoille kirjastojen tilausten mukaisesti
• Raportointi kirjastoille ja OKM:lle prosessin eri vaiheissa.
Lisäksi palveluntuottajan on sitouduttava muovittamaan kirjastojen tilauksesta kaikki aineistot (erikoispintaiset ja muotoon leikatut). Muovituksen sisältöä on kuvattu tarkemmin sopimusluonnoksen kohdassa 5 Muovitus.
Hankinnan kohdetta on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteissä Liite 1 Vaatimusmatriisi, Liite 2 Hankinnan kohteen kuvaus, Liite 3 Nykytilan kuvaus ja aikataulu sekä Liite 7 Sopimusluonnos. Hinnoitteluperusteet on kuvattu tarjouspyynnön liitteenä 7 olevassa sopimusluonnoksen kohdassa 6. Laskutus, maksuehto ja laskutuskäytäntö on kuvattu liitteenä 7 olevan sopimusluonnoksen kohdassa 8 sekä liitteessä 5 OKM 2021 Verkkolaskuohje (FI).
Tilaaja valitsee yhden (1) toimittajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen.
Palveluntuottajan tulee sopimuskaudella (2022–2025) noudattaa liitteessä 3 Nykytilan kuvaus ja aikataulu kuvattua aikataulua.
Sopimus ei tule sisältämään määräostovelvoitetta.
Vuosittainen ostotukiprosessi ja vastuut on kuvattu tarkemmin liitteessä 3 Nykytilan kuvaus ja aikataulu. Palveluntuottajan tulee sopimuskaudella (2022–2025) noudattaa liitteellä 3 Nykytilan kuvaus ja aikataulu kuvattua aikataulua.
Kuntien kirjastot voivat hankkia ostotukiluettelossa olevia teoksia suoraan palveluntuottajan internet-pohjaisesta palvelusta siten, että kirjastot tekevät palvelutuottajalle tilauksen, jonka perusteella palveluntuottaja toimittaa tilatut teokset kirjastoille ja veloittaa toimituksista OKM:tä. Palveluntuottaja myöntää yleisille kirjastoille hankintakanavan käyttöön tarvittavat käyttöoikeudet ilman eri korvausta sopimuksen voimassaoloajaksi.
Palveluntuottaja antaa selvityksen määrärahan käytöstä marraskuun lopulla. Mikäli määrärahaa on vielä jäljellä, OKM tekee vuoden lopulla päätöksen käyttämättä jääneen osan uudelleen kohdentamisesta kirjastoille.
Hankintakanavan tulee olla kirjastojen käytettävissä arviolta 1.8.2022 (päivämäärä täsmennetään sopimuksen allekirjoituksen yhteydessä). Kirjojen toimitusajasta ja -ehdosta on sovittu sopimuksen kohdassa 7. Toimitusaika ja -ehto.
Palveluntuottaja nimeää yhteyshenkilöt hoitamaan yhteistyötä OKM:n kanssa ja tarjoamaan järjestelmän käytön neuvontaa kirjastoille puhelimitse ja sähköpostitse.
HUOM! Hankinta on tavarahankinta. Hankinta-asiakirjoissa hankinnan kohteesta käytetään kuitenkin rinnakkain myös termiä "palvelu" ja toimittajasta termiä "palveluntuottaja".

Uudistusten kuvaus

Sopimuskausi alkaa hankintasopimuksen allekirjoituksen jälkeen (arviolta maalis-huhtikuussa 2022). Perussopimuskausi on voimassa 31.12.2022 saakka.
Perussopimuskauden jälkeen OKM:llä on oikeus jatkaa sopimuskautta kolmen erillisen optiovuoden ajan. OKM tekee päätöksen jokaisen optiovuoden käytöstä erikseen. Option käyttö on ainoastaan OKM:n harkinnassa. OKM ilmoittaa Palveluntuottajalle option käyttämisestä viimeistään kahta (2) kuukautta ennen optiovuoden alkua.
Sopimuskausi kokonaisuudessaan on siten korkeintaan neljä (4) vuotta sopimuskauden alusta lukien.
Palveluntarjoaja vastaa vuoden toisen jaon määrärahan käytön raportoinnista ja käyttämättä jääneen määrärahan palauttamisesta OKM:lle sopimuskauden päättymisen jälkeen seuraavan vuoden keväällä.

Vaihtoehtojen kuvaus

Perussopimuskauden jälkeen OKM:llä on oikeus jatkaa sopimuskautta kolmen erillisen optiovuoden ajan. OKM tekee päätöksen jokaisen optiovuoden käytöstä erikseen. Option käyttö on ainoastaan OKM:n harkinnassa. OKM ilmoittaa Palveluntuottajalle option käyttämisestä viimeistään kahta (2) kuukautta ennen optiovuoden alkua.

Lisätietoja

Hankintaa ei jaeta osiin. Tilaaja hakee kokonaisvastuullista palveluntarjoajaa. Osatarjoukset eivät ole sallittuja, vaan tarjoajan on tarjottava palveluja kaikilta osin itse tai alihankkijoidensa toimesta. Pääasiallisina syinä hankinnan osiin jakamattomuudelle on se, että palvelun tulee muodostaa sisällöllisesti ja ajallisesti yhtenäinen kokonaisuus. Hankinnasta ei ole erotettavissa loogisesti erillisiä osia, joten hankinta on tarkoituksenmukaisinta toteuttaa kokonaisuutena.
Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.

HANKINTAPÄÄTÖS JA HANKINTASOPIMUS
Hankintaa koskeva sopimus (hankintasopimus) syntyy kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.
Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen valitusosoituksineen ja oikaisuohjeineen tiedoksi (odotusaika).
Hankintayksikkö voi keskeyttää hankintamenettelyn todellisesta ja perustellusta syystä.
Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä hankintayksikön edellyttämällä tavalla tai mikäli olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei hankintayksikkö voi tarjouskilpailun tuloksia hyödyntää, hankintayksikkö voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan.
Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Jos tarjoaja haluaa tarjousasiakirjat jollain muulla kielellä, käännättäminen ja siitä aiheutuvat kustannukset ovat tarjoajan vastuulla.
HYLKÄÄMISPERUSTEET
Vaihtoehtoiset, osittaiset tai ehdolliset tarjoukset eivät ole sallittuja.
Tarjoajan ja tarjotun ratkaisun on täytettävä tarjoajan soveltuvuuteen ja hankinnan kohteeseen liittyvät vaatimukset. Tarjouksen tulee sisältää kaikki tarjouspyynnössä pyydetyt vaatimukset ja selvitykset.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastuksessa käytetään liitteissä vaadittuja ja annettuja tietoja ja selvityksiä sekä tarjousta kokonaisuudessaan.
Tarjoajan tulee sisällyttää tarjoukseensa kaikki tarjouspyynnössä edellytetty tieto. Tarjouksessa ilmoitettuja web-linkkejä ei huomioida, ellei tarjouspyynnössä ole ohjeistettu toisin.
Hankintayksiköllä voi olla oikeus tai velvollisuus sulkea pois tarjouskilpailusta sellainen tarjoaja, joka ei täytä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia tai joka on antanut puutteellisia tai vääriä tietoja soveltuvuudestaan. Hankintayksikkö voi sulkea pois tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tai puutteelliset tarjoukset. Mahdolliset täydennykset tarjouksiin hankintayksikkö pyytää kirjallisesti erikseen.
Tarjousten vertailussa parhaat pisteet saavan tarjoajan on esitettävä pisteiden todentamiseksi tarvittavat todistukset tai selvitykset ennen hankintasopimuksen tekemistä.
TARJOUKSEN TEKEMINEN JA SISÄLTÖ
Tarjoukseen tulee liittää kaikki pyydetyt tiedot, selvitykset ja asiakirjat. Tarjous on tehtävä liitteenä olevia lomakkeita hyödyntäen. Lomakkeita ei saa millään tavoin muuttaa, vaan ne tulee täyttää ainoastaan pyydetyiltä osin.
Tietojen, selvitysten tai asiakirjojen puuttuminen voi johtaa tarjoajan sulkemiseen pois tarjouskilpailusta. Tarjoukseen ei saa liittää muita kuin tarjouspyynnössä pyydetyt asiakirjat.
Tarjouksessa ilmoitettuja web-linkkejä ei huomioida tarjouksia vertailtaessa, ellei tarjouspyynnössä ole joiltakin kohdin toisin nimenomaisesti todettu.
ASIAKIRJOJEN JULKISUUS
Tarjousasiakirjojen julkisuudesta säädetään julkisista hankinnoista annetussa laissa sekä viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999). Tarjousasiakirjat tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintamenettelyn yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Tarjouksen valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa, tulevat julkisiksi.
Merkitse tarjoukseen selkeästi liike- tai ammattisalaisuudet ja erota nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessa. Koko tarjous ei voi olla liike- ja ammattisalaisuus.
Hankintayksikkö tekee tarvittaessa erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.
LISÄTIETOJEN PYYTÄMINEN
Kysymykset on lähetettävä 1.3.2022 klo 16:00 mennessä HILMA-portaalissa. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muilla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Samasta paikasta löytyvät myös kysymyksiin annetut vastaukset.
Tarjoaja on velvollinen huomioimaan kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä käyttämään hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan.
Kokoamme kaikki kysymykset yhteen ja vastaamme niihin. Kysymykset vastauksineen pyrimme julkaisemaan HILMA-portaalissa 8.3.2022 mennessä.
TARJOUSTEN TOIMITTAMINEN
Tarjoukset on toimitettava HILMA-portaalissa viimeistään 16.3.2022 klo 12.00.
Tarjouksen tulee olla voimassa kuusi (6) kuukautta tarjousten viimeisestä jättämispäivästä lukien.
Tarjouksen tekemisestä ei makseta palkkaa eikä palkkiota. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada hankintayksiköltä korvausta tarjouksen tekemisestä.
Tällä ilmoituksella on liitteitä/linkkejä osoitteessa https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/public/procurement/64197/notice/91523