Finavia Oyj: Mainostoimistopalveluiden hankinta 2023

Lyhyt kuvaus

Haemme kumppaniksemme mainostoimistoa, jonka kanssa rakentaa lentoasemien kansainvälistä tunnettuutta, yritys-, työantaja- ja vastuullisuusmielikuvaa sekä vaikuttaa kaupallisten palveluiden menestykseen, asiakaskokemukseen, lentoreittien syntymiseen ja niiden menestymiseen.

Hankinnan kuvaus

Haemme kumppaniksemme mainostoimistoa, jonka kanssa saavuttaa tärkeimmät tavoitteet, jotka vuodelle 2023 ovat lentoreittien menestys ja kaupallisten palveluiden myynti sekä työnantaja- ja vastuullisuuskuvan rakentaminen.
Mainostoimiston tehtäviin kuuluu esimerkiksi:
• Strateginen partneruus
• Brändi-identiteetti, visuaalinen ilme ja markkinointikonseptit
• Kampanjat ja muut markkinoinnin luovat toteutukset
• Mainonnan tuotannot
• Yhteistyö muiden kumppaneiden kanssa (kuten mediatoimisto, tapahtumatoimisto, PR-toimisto, IT-toimistot)
Kumppanilta odotetaan strategista kyvykkyyttä ja kiinnostusta toimialan ja tavoitteiden ymmärtämiseen. Kumppanilta vaaditaan kansainvälistä B2B ja B2C -kohderyhmätuntemusta Suomen lisäksi myös muilla markkinoilla, kuten Eurooppa ja Kiina. Kumppanin tulee osoittaa innovatiivisuutta, luovuutta, vahvaa projektijohto-osaamista sekä sujuvaa viestintää. Lisäksi kumppanilta odotetaan ymmärrystä asiakaskokemuksen kehittämisestä sekä palvelumuotoilusta.
Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin, eikä hankintasopimus tuota palveluntuottajalle yksinoikeutta hankinnan toteuttamiseen. Sopimuksen mukaiset palvelut tuotetaan tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvatun sisällön mukaisina.
Palvelut hankitaan kokonaispalveluna yhdeltä palveluntuottajalta. Palveluntuottajan on varauduttava toimittamaan kaikkia yllä mainittuja palveluita koko sopimuskauden ajan Hankintayksikön tarpeiden mukaisesti.
Kyseessä on kynnysarvon ylittävä julkinen kilpailutus. Hankintayksikkö asettaa tarjoajia koskevia soveltuvuusvaatimuksia.
Hankinta-asiakirjojen saantia on rajoitettu tietoturvasyistä. Hankintayksikkö luovuttaa asiakirjaluonnokset allekirjoitettua salassapitositoumusta vastaan. Asiakirjapyyntö ja allekirjoitettu salassapitositoumus toimitetaan sähköpostin liitteenä hankintapaallikot@finavia.fi otsikolla Finavia: Mainostoimistopalveluiden hankinta. Hankintayksikkö toimittaa sähköpostitse linkin, jonka kautta toimija voi ladata tarjousasiakirjat.
Salassapitositoumus on saatavilla Tarjouspalvelu -portaalissa. Hankintayksikköä sitoo salassapitovelvollisuus.
Keskeytettyyn hankintaan salassapitositoumuksen jättäneiden tulee tehdä salassapitositoumus uudelleen.
Hankintamenettelyn lopputuloksena Hankintayksikkö valitsee yhden (1) palveluntuottajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen.

Uudistusten kuvaus

Määräaikainen sopimuskausi (perussopimuskausi) on 24 kk (2 vuotta). Tämän lisäksi sopimukseen sisältyy yhteensä kaksi (2) kahden (2) vuoden optiokautta, jotka otetaan käyttöön kaksi (2) vuotta kerrallaan, mikäli Asiakas katsoo optiokauden käyttämisen perustelluksi.
Sopimuskausi on suunniteltu aloitettavaksi 1.4.2023.

Lisätietoja

Osallistumishakemuksen/tarjouksen tekemistä ja jättämistä Tarjouspalvelu.fi -portaalissa (ml. ehdokkaan käyttäjä- ja yhteyshenkilötiedot järjestelmässä) koskevissa tietoteknisissä kysymyksissä ja ongelmatilanteissa tulee olla yhteydessä Cloudia-tukeen. Sekaannuksien välttämiseksi on syytä rekisteröidä Tarjouspalveluun se yritystunnus (esim. y-tunnus), jonka nimissä allekirjoitetaan sopimus.

Tämä hankintamenettely käydään seuraavan alustavan aikataulun mukaan: Aikavyöhyke: Helsinki.
12.12.2022 - Osallistumishalukkaiden kysymykset klo 13:00 mennessä
22.12.2022 - Osallistumishakemuksen jättäminen klo 13:00 mennessä
02.01.2023 - Tarjoajien valinta ja tiedoksianto aikaisintaan
02.01.2023 - Neuvottelukutsu aikaisintaan
09.01.2023 - Tarjoajien sopimuskommentit klo 13:00 mennessä
10.01.2023 - 1. neuvottelupäivä
11.01.2023 - 2. neuvottelupäivä
12.01.2023 - 3. neuvottelupäivä
12.01.2023 - Neuvottelukierros päättyy
20.01.2023 - Lopullisen tarjouspyynnön julkaisu
31.01.2023 - Tarjoajien kysymykset klo 13:00 mennessä
01.03.2023 – Tarjoajilla mahdollisuus esittää case-esimerkit (30min / tarjoaja)
02.03.2023 – Tarjoajilla mahdollisuus esittää case-esimerkit (30min / tarjoaja)
03.03.2023 - Tarjouksen jättäminen klo 13:00 mennessä
10.03.2023 - Hankintapäätös aikaisintaan
24.03.2023 - Sopimuksen allekirjoitus aikaisintaan
Rikosrekisteriotteet tarkastetaan voittajalta voittajan kanssa sovittavana ajankohtana.
Hankintayksikkö pidättää oikeuden muuttaa aikataulua. Aikataulun muuttumiseen voi vaikuttaa mm. odotettua suurempi osallistujamäärä tai lisäselvitystarpeet. Tarjoaja on vastuussa osallistumisilmoittautumisen, asiakirjojensa, kysymyksiensä ja tarjoustensa toimittamisesta ajoissa.
Hankinnan ensimmäisessä vaiheessa pyydetään osallistumishakemuksia potentiaalisilta tarjoajilta. Osallistumishakemusten perusteella vähimmäisvaatimukset täyttävät tarjoajat kutsutaan neuvottelemaan.
Hankintayksikkö lähettää tarjoajien valinnan jälkeen kutsun neuvottelukierrokselle valituille tarjoajille. Neuvotteluohjelma julkaistaan neuvottelukutsussa.
Tarjoajakohtaiset neuvottelut käydään ensisijaisesti Microsoft Teamsilla. Finavia pidättää kuitenkin oikeuden muuttaa neuvottelujen aikaa, paikkaa, osallistumistapaa jne. Neuvottelemaan valittuja tarjoajia pyydetään antamaan palautetta, kommentteja ja ehdotuksia tarjousasiakirjoja sekä sopimusta koskien määräaikoihin mennessä. Tarvittaessa Finavia voi pyytää täsmennyksiä sähköpostitse. Finavia voi tarvittaessa kutsua tarjoajat usealle neuvottelukierrokselle.
Osallistujilla on mahdollisuus esittää kysymyksiä jokaisessa vaiheessa. Finavia pyrkii tarjoamaan vastauksia kysymyksiin mahdollisimman pian määräajan jälkeen ja mikäli mahdollista, myös ennen kysymyksille varatun ajan umpeutumista.
Kysymykset tulee esittää suomen kielellä ja niihin vastataan suomen kielellä Tarjouspalvelussa. Muilla tavoin esitettyihin kysymyksiin / kommentteihin ei vastata. Kysymykset tulee syöttää järjestelmään yksi kysymys kerrallaan. Kysymyksiin vastataan ainoastaan Tarjouspalvelussa. Kysymykset ja niihin tulleet vastaukset ovat julkisia.
Soveltuvuusvaatimuksia ja hankinnan kohteen kriteereitä koskevia lisätietoja on saatavilla Tarjouspalvelussa, jossa vaatimuskohtaiset lisätiedot ja -selvitykset avautuvat kysymysmerkki -painikkeesta ("[?]"). Tulosteessa lisätiedot ja -selvitykset ovat kursiivilla. Lukekaa ohjeet ja lisätiedot tarkasti ennen kysymysten esittämistä.
Osallistujilla on velvollisuus tutustua mahdollisiin lisäkysymyksiin sekä niihin annettuihin vastauksiin ennen osallistumisilmoittautumisen/tarjouksen jättämistä, vaikka osallistuja itse ei olisi esittänyt lainkaan kysymyksiä. Esitettyjen kysymysten vastaukset ovat osa osallistumispyyntöä/tarjouspyyntöä.
Osallistumishakemuksen/tarjouksen tekemistä ja jättämistä Tarjouspalvelu.fi - toimittajaportaalissa (ml. ehdokkaan käyttäjä- ja yhteyshenkilötiedot järjestelmässä) koskevissa tietoteknisissä kysymyksissä ja ongelmatilanteissa tulee olla yhteydessä Cloudia-tukeen arkipäivisin klo 08-16:00. Tarjoajien tukinumero on 020 766 1075 ja sähköpostiosoite tuki@cloudia.fi.
Tällä ilmoituksella on liitteitä/linkkejä osoitteessa https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/public/procurement/79215/notice/114697