VAV/ Avainhallinnan ja lukituksen palvelut

Lyhyt kuvaus

Hankintayksikön tavoitteena on hankkia yhteistyökumppani avainhallinnan sekä lukituksen palveluihin VAV Konsernin omistamiin asuinkiinteistöihin Vantaalla. Yhteistyön tarkoituksena on sopimuskauden aikana aikaansaada ja kehittää toimivaa ja tavoitteellista suhdetta Tilaajan ja Toimittajan välillä. Tavoitteena on kumppanuusluontoinen yhteistyö, joka perustuu vuorovaikutukseen ja sopimusosapuolien väliseen luottamukseen. Yhteistyön tuloksena varmistetaan paras mahdollinen asiakaskokemus VAV-konsernin asukkaille.

Tämä hankinta on osa laajempaa hankintakokonaisuutta, jossa kilpailutetaan yhteensä 4 kiinteistönhoidon palvelukokonaisuutta. Tämä hankintailmoitus sekä tarjouspyyntö liitteineen koskee avainhallinta- ja lukituspalveluja, jotka on määritelty liitteenä olevassa palvelukuvauksessa sekä muissa hankinnan liitteissä. Toimittaja sitoutuu toimittamaan Palvelun tuottamiseen tarjouserittelyssä kerrotuilla hinnoilla ja liitteenä olevan palvelukuvauksen sekä vastuunjakotaulukon mukaisesti.

Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä, jossa valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta ja hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007) ja hankinta direktiiviä (2014/24/EU).

Sopimuskauden tavoitealkamisaika on 1.6.2022 ja sopimus on voimassa toistaiseksi kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Sopimuksen alkuun ajoittuva haltuunottovaihe on kuvattu sopimusluonnoksessa. Toimittajan ensimmäinen mahdollinen irtisanomisajan alkamisen ajankohta on 1.6.2024. Tilaajan ensimmäinen mahdollinen irtisanomisajan alkamisen ajankohta on 1.6.2023.

Sopimuksen aikana käytettävät erillis- ja kuukausihinnat määritellään tarjouspyynnön liitteenä olevaan tarjouserittelyyn Tarjoajan toimesta. Mikäli tarjouserittelyssä ei ole ko. tehtävästä muuta sovittu, käytetään tuntiveloitusta. Yleisistä sopimusehdoista poiketen (JYSE 2014 Palvelut, luku 9) hinnat ovat kiinteät vuoden 2023 loppuun asti. Ensimmäinen mahdollinen hinnantarkastuksen ajankohta on siten 1.1.2024. Toimittajan on mahdollista esittää korkeampaa hintaa enintään yksityisten toimialojen kk-palkkaisten työntekijöiden ansiotasoindeksin muutoksen verran. Hinnanmuutosehdotus on toimitettava kirjallisesti vähintään kuusi kuukautta ennen mahdollisen hinnanmuutoksen voimaantuloa.

Tilaaja pidättää oikeuden tehdä Toimittajalta hankintasopimuksen aikana lisäostoja, jotka liittyvät välittömästi sopimuksen kohteen automatisoinnin ja tehokkuuden parantamiseen. Lisäosto-oikeus kohdistuu Toimittajan tai Sopijapuolten yhdessä sopimuskauden aikana mahdollisesti kehittämään uuteen ratkaisuun, jonka takia sopimuksen kohteen tehokkuus muuttuu paremmaksi esim. automaation hyödyntämisen ja asiakkaiden itsepalvelua lisäävien toimenpiteiden avulla. Selkeyden vuoksi todetaan, että lisäosto-oikeuden tulee liittyä muiden kustannusten vähentämiseen.

Toimittaja ei saa esittää esimerkiksi omissa tarjousasiakirjoissaan ehtoja, jotka vaikuttaisivat hankintasopimuksen sisältöön.

Lisätietoja

HANKINTAMENETTELY

Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007) sekä hankinta direktiiviä. Mikäli yksikään saaduista tarjouksista ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla, taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tarjouksen tekemisestä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta.

Tarjousten käsittelyvaiheet ovat seuraavat:

1.Tarjousten avaaminen (Ei ole julkinen tilaisuus)

2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen

3. Tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

4. Tarjousten pisteytys ja vertailu

5. Selontottoneuvottelut

6. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen

7. Hankintasopimuksen solmiminen

Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 vuorokauden kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen perusteluineen tiedoksi.