Hankintayksikön tavoitteena on hankkia yhteistyökumppani avainhallinnan sekä lukituksen palveluihin VAV Konsernin omistamiin asuinkiinteistöihin Vantaalla. Yhteistyön tarkoituksena on sopimuskauden aikana aikaansaada ja kehittää toimivaa ja tavoitteellista suhdetta Tilaajan ja Toimittajan välillä. Tavoitteena on kumppanuusluontoinen yhteistyö, joka perustuu vuorovaikutukseen ja sopimusosapuolien väliseen luottamukseen. Yhteistyön tuloksena varmistetaan paras mahdollinen asiakaskokemus VAV-konsernin asukkaille.
Tämä hankinta on osa laajempaa hankintakokonaisuutta, jossa kilpailutetaan yhteensä 4 kiinteistönhoidon palvelukokonaisuutta. Tämä hankintailmoitus sekä tarjouspyyntö liitteineen koskee avainhallinta- ja lukituspalveluja, jotka on määritelty liitteenä olevassa palvelukuvauksessa sekä muissa hankinnan liitteissä. Toimittaja sitoutuu toimittamaan Palvelun tuottamiseen tarjouserittelyssä kerrotuilla hinnoilla ja liitteenä olevan palvelukuvauksen sekä vastuunjakotaulukon mukaisesti.
Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä, jossa valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta ja hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007) ja hankinta direktiiviä (2014/24/EU).
Sopimuskauden tavoitealkamisaika on 1.6.2022 ja sopimus on voimassa toistaiseksi kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Sopimuksen alkuun ajoittuva haltuunottovaihe on kuvattu sopimusluonnoksessa. Toimittajan ensimmäinen mahdollinen irtisanomisajan alkamisen ajankohta on 1.6.2024. Tilaajan ensimmäinen mahdollinen irtisanomisajan alkamisen ajankohta on 1.6.2023.
Sopimuksen aikana käytettävät erillis- ja kuukausihinnat määritellään tarjouspyynnön liitteenä olevaan tarjouserittelyyn Tarjoajan toimesta. Mikäli tarjouserittelyssä ei ole ko. tehtävästä muuta sovittu, käytetään tuntiveloitusta. Yleisistä sopimusehdoista poiketen (JYSE 2014 Palvelut, luku 9) hinnat ovat kiinteät vuoden 2023 loppuun asti. Ensimmäinen mahdollinen hinnantarkastuksen ajankohta on siten 1.1.2024. Toimittajan on mahdollista esittää korkeampaa hintaa enintään yksityisten toimialojen kk-palkkaisten työntekijöiden ansiotasoindeksin muutoksen verran. Hinnanmuutosehdotus on toimitettava kirjallisesti vähintään kuusi kuukautta ennen mahdollisen hinnanmuutoksen voimaantuloa.
Tilaaja pidättää oikeuden tehdä Toimittajalta hankintasopimuksen aikana lisäostoja, jotka liittyvät välittömästi sopimuksen kohteen automatisoinnin ja tehokkuuden parantamiseen. Lisäosto-oikeus kohdistuu Toimittajan tai Sopijapuolten yhdessä sopimuskauden aikana mahdollisesti kehittämään uuteen ratkaisuun, jonka takia sopimuksen kohteen tehokkuus muuttuu paremmaksi esim. automaation hyödyntämisen ja asiakkaiden itsepalvelua lisäävien toimenpiteiden avulla. Selkeyden vuoksi todetaan, että lisäosto-oikeuden tulee liittyä muiden kustannusten vähentämiseen.
Toimittaja ei saa esittää esimerkiksi omissa tarjousasiakirjoissaan ehtoja, jotka vaikuttaisivat hankintasopimuksen sisältöön.
Määräaika
Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2022-02-03.
Hankinta julkaistiin 2021-12-31.
Toimittajat
Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:
Hankintaviranomainen (lisäksi)
Nimi: VAV Asunnot Oy
Kansallinen rekisterinumero: 2903526-6
Nimi: VAV Palvelukodit
Kansallinen rekisterinumero: 2696057–9
Nimi: VAV Hoiva-asunnot Oy
Kansallinen rekisterinumero: 3215910–4
Kohde Hankinnan laajuus
Otsikko: VAV/ Avainhallinnan ja lukituksen palvelut
Tuotteet/palvelut: Lukkosepänpalvelut📦
Lyhyt kuvaus:
“Hankintayksikön tavoitteena on hankkia yhteistyökumppani avainhallinnan sekä lukituksen palveluihin VAV Konsernin omistamiin asuinkiinteistöihin Vantaalla....”
Lyhyt kuvaus
Hankintayksikön tavoitteena on hankkia yhteistyökumppani avainhallinnan sekä lukituksen palveluihin VAV Konsernin omistamiin asuinkiinteistöihin Vantaalla. Yhteistyön tarkoituksena on sopimuskauden aikana aikaansaada ja kehittää toimivaa ja tavoitteellista suhdetta Tilaajan ja Toimittajan välillä. Tavoitteena on kumppanuusluontoinen yhteistyö, joka perustuu vuorovaikutukseen ja sopimusosapuolien väliseen luottamukseen. Yhteistyön tuloksena varmistetaan paras mahdollinen asiakaskokemus VAV-konsernin asukkaille.
Tämä hankinta on osa laajempaa hankintakokonaisuutta, jossa kilpailutetaan yhteensä 4 kiinteistönhoidon palvelukokonaisuutta. Tämä hankintailmoitus sekä tarjouspyyntö liitteineen koskee avainhallinta- ja lukituspalveluja, jotka on määritelty liitteenä olevassa palvelukuvauksessa sekä muissa hankinnan liitteissä. Toimittaja sitoutuu toimittamaan Palvelun tuottamiseen tarjouserittelyssä kerrotuilla hinnoilla ja liitteenä olevan palvelukuvauksen sekä vastuunjakotaulukon mukaisesti.
Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä, jossa valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta ja hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007) ja hankinta direktiiviä (2014/24/EU).
Sopimuskauden tavoitealkamisaika on 1.6.2022 ja sopimus on voimassa toistaiseksi kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Sopimuksen alkuun ajoittuva haltuunottovaihe on kuvattu sopimusluonnoksessa. Toimittajan ensimmäinen mahdollinen irtisanomisajan alkamisen ajankohta on 1.6.2024. Tilaajan ensimmäinen mahdollinen irtisanomisajan alkamisen ajankohta on 1.6.2023.
Sopimuksen aikana käytettävät erillis- ja kuukausihinnat määritellään tarjouspyynnön liitteenä olevaan tarjouserittelyyn Tarjoajan toimesta. Mikäli tarjouserittelyssä ei ole ko. tehtävästä muuta sovittu, käytetään tuntiveloitusta. Yleisistä sopimusehdoista poiketen (JYSE 2014 Palvelut, luku 9) hinnat ovat kiinteät vuoden 2023 loppuun asti. Ensimmäinen mahdollinen hinnantarkastuksen ajankohta on siten 1.1.2024. Toimittajan on mahdollista esittää korkeampaa hintaa enintään yksityisten toimialojen kk-palkkaisten työntekijöiden ansiotasoindeksin muutoksen verran. Hinnanmuutosehdotus on toimitettava kirjallisesti vähintään kuusi kuukautta ennen mahdollisen hinnanmuutoksen voimaantuloa.
Tilaaja pidättää oikeuden tehdä Toimittajalta hankintasopimuksen aikana lisäostoja, jotka liittyvät välittömästi sopimuksen kohteen automatisoinnin ja tehokkuuden parantamiseen. Lisäosto-oikeus kohdistuu Toimittajan tai Sopijapuolten yhdessä sopimuskauden aikana mahdollisesti kehittämään uuteen ratkaisuun, jonka takia sopimuksen kohteen tehokkuus muuttuu paremmaksi esim. automaation hyödyntämisen ja asiakkaiden itsepalvelua lisäävien toimenpiteiden avulla. Selkeyden vuoksi todetaan, että lisäosto-oikeuden tulee liittyä muiden kustannusten vähentämiseen.
Toimittaja ei saa esittää esimerkiksi omissa tarjousasiakirjoissaan ehtoja, jotka vaikuttaisivat hankintasopimuksen sisältöön.
Näytä lisää
Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa: EUR 1 704 694 💰
Hankinta käsittää VAV Yhtymä Oy:n tytäryhtiöineen omistamien ja täysin hallinnoimien vuokra- asuinkiinteistöjen avainhallinnan sekä lukituksen palvelut.
Lukitus- ja avainhallinta ovat keskeinen osa VAV:n kiinteistöjen turvallisuutta. Yhteistyössä korostuu vasteaikojen merkitys niin työn viivettömässä suorittamisessa, kuin laskutuksen sujuvuudessa ja raportoinnissa. Valitun toimittajan merkittäviä yhteistyökumppaneita ovat VAV:n kiinteistönhoitopalveluita tuottavat ulkopuoliset palveluntuottajat, joiden kanssa sujuva yhteistyö on palveluidemme toimivuuden kulmakivi.
Tavoitteiden saavuttamisen edellytykset on kerrottu tarkemmin tarjouspyynnön ESPD lomakkeella, Muissa ehdoissa, Hankinnan kohteet kriteerit-osiossa sekä tarjouspyynnön liitteissä. VAV-konsernin nykyisten kiinteistöjen perustiedot sekä lukostot on esitetty kohdetiedot liitteessä. Muutokset sopimuksen tekohetken kohdeluetteloon huomioidaan avainhallinnan hinnan osalta huoneistojen määrän muutoksen suhteessa. VAV-konsernin huoneistojen vaihtuvuus on ollut 11,2 % vuonna 2020 ja 11,8 % vuonna 2021.
Hankintapäätöksen tekoperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa hinnan painoarvo on 80 % ja laadun 20 %. Tarjoaja täyttää Avainhallinnan ja lukitustöiden hinnat liitteenä olevaan tarjouserittelyyn. Tarjouserittelylomake laskee osa-aluekohtaiset vertailuhinnat, jotka tarjoaja syöttää Tarjouspalvelu.fi tarjouslomakkeelle. Vertailuhintojen painoarvot ja laskentaperusteet osa-alueittain näkyvät tarjouslomakkeella. Tarjoajan on annettava tarjous kaikista tarjouslomakkeeseen eritellyistä tuotteista sekä palveluista. Osatarjous tulkitaan puutteelliseksi, joka hylätään. Lopulliset hintapisteet laskee hankintayksikkö ja laskenta laitetaan tarjouspyynnön liitteeksi. Hinnan enimmäispisteet (80p) saa tarjoaja, joka on saanut osa-alueista eniten pisteitä. Muiden pisteet suhteutetaan eniten pisteitä saaneen pistemäärään (suhde suurimpaan).
Tarjouspyynnössä on painotettu ja korostettu lukostojen ylläpidon, mekaanisten lukitusjärjestelmien sarjanvaihtokulujen ja elektronisissa sekä elektromekaanisissa järjestelmissä ohjelmointi- ja pääkäyttötöiden osuutta, sillä tilaaja pyrkii hankkimaan ne mahdollisimman kustannustehokkaasti asukkaiden etua ajatellen. VAV ei sitoudu tarjouspyyntöasiakirjoissa esitettyihin arvioihin hankintamääristä.
Laadulliset tekijät on pisteytetty ja ne vaikuttavat hankintapäätökseen. Laatua arvioidaan tarjouslomakkeella kahden (2) selvityksen perusteella, jotka arvioidaan anonyymisti perustuen tarjouslomakkeella esitettyihin kriteereihin. Lisäksi pisteitä annetaan referenssien sekä palvelupisteen sijainnin mukaan. Vertailussa käytetään kahden kuoren menettelyä, jolloin laatupisteet arvioidaan ennen hintaa.
Hankinnassa kokonaistaloudellisesti toiseksi edullisimman tarjouksen jättänyt tarjoaja valitaan varatoimittajaksi. Mikäli sopimus valittavan Toimittajan kanssa päättyy puitejärjestelyn aikana, voi Tilaaja neuvotella uudesta sopimuksesta varasijalla olevan kanssa. Sopimuksen sanktiomenettelyt on kerrottu tarjouspyynnön liitteenä olevassa sopimusluonnoksessa. Muut sopimuksen aikaisen yhteistyön periaatteet on kerrottu Yhteistyön johtamisjärjestelmä liitteessä.
Tarjoajan edellytetään tulkitsevan hankinta-asiakirjoja lukitusalan asiantuntijana. Mikäli tarjoaja havaitsee annetuissa tiedoissa puutteellisuuksia, jotka voivat vaikuttaa tarjouksen sisältöön, niistä on tiedusteltava etukäteen Tarjouspalvelu-toimittajaportaalin kautta.
Tarjous tulee tarjoajaa sitovaksi, kun Tilaaja on vastaanottanut tarjouksen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. EU kynnysarvon ylittävässä hankinnassa sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 vuorokauden kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen perusteluineen tiedoksi.
Näytä lisää Myöntämisperusteet
Hinta ei ole ainoa myöntämisperuste, ja kaikki perusteet ilmoitetaan ainoastaan hankinta-asiakirjoissa
Hankinnan laajuus
Arvioitu kokonaisarvo ilman arvonlisäveroa: EUR 1 704 694 💰
Kesto
Aloituspäivä: 2022-06-01 📅
Tietoa vaihtoehdoista
Vaihtoehdot ✅
Vaihtoehtojen kuvaus:
“Tilaaja pidättää oikeuden tehdä Toimittajalta hankintasopimuksen aikana lisäostoja, jotka liittyvät välittömästi sopimuksen kohteen automatisoinnin ja...”
Vaihtoehtojen kuvaus
Tilaaja pidättää oikeuden tehdä Toimittajalta hankintasopimuksen aikana lisäostoja, jotka liittyvät välittömästi sopimuksen kohteen automatisoinnin ja tehokkuuden parantamiseen. Lisäostooikeus kohdistuu Toimittajan tai Sopijapuolten yhdessä sopimuskauden aikana mahdollisesti kehittämään uuteen ratkaisuun, jonka takia sopimuksen kohteen tehokkuus muuttuu paremmaksi esim. automaation hyödyntämisen ja asiakkaiden itsepalvelua lisäävien toimenpiteiden avulla. Selkeyden vuoksi todetaan, että lisäosto-oikeuden tulee liittyä muiden kustannusten vähentämiseen.
Menettely Toimenpiteen tyyppi
Avoin menettely
Puitesopimusta tai dynaamista hankintajärjestelmää koskevat tiedot
Puitesopimus useiden toimijoiden kanssa
Kuvaus
Puitesopimuksen osallistujien arvioitu enimmäismäärä: 2
Hallinnolliset tiedot
Tarjousten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika: 2022-02-03
23:55 📅
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Jäljempänä oleva aikataulu on ilmaistu kuukausina.
Vähimmäisaika, jonka kuluessa tarjoajan on pidettävä tarjous voimassa: 12
Tarjousten avaamista koskevat ehdot: 2022-02-04
09:00 📅
Tarjousten avaamista koskevat ehdot (paikka): VAV Asunnot Oy, Veturikuja 7, 01300 Vantaa
Tarjousten avaamista koskevat ehdot (Tiedot valtuutetuista henkilöistä ja avaamismenettelystä): hankinnat@vav.fi
Täydentävät tiedot Tietoa sähköisistä työnkuluista
Sähköistä tilaamista käytetään
Sähköistä maksua käytetään
Lisätietoja
“HANKINTAMENETTELY
Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista...”
HANKINTAMENETTELY
Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007) sekä hankinta direktiiviä. Mikäli yksikään saaduista tarjouksista ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla, taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tarjouksen tekemisestä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta.
Tarjousten käsittelyvaiheet ovat seuraavat:
1.Tarjousten avaaminen (Ei ole julkinen tilaisuus)
2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen
3. Tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
4. Tarjousten pisteytys ja vertailu
5. Selontottoneuvottelut
6. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen
7. Hankintasopimuksen solmiminen
Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 vuorokauden kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen perusteluineen tiedoksi.
Täydentävät tiedot Alkuperäisen ilmoituksen viite
Ilmoituksen numero EUVL:ssä S: 2022/S 003-004781
Muutokset Alkuperäiseen ilmoitukseen korjattava teksti
Jakson numero: IV.2.2
Muutettavan tekstin paikka: Tietojen, tarjousten tai osallistumishakemusten määräaika
Vanha arvo
Päivämäärä: 2022-02-03 📅
Uusi arvo
Päivämäärä: 2022-02-08 📅
Alkuperäiseen ilmoitukseen korjattava teksti
Jakson numero: IV.2.7
Muutettavan tekstin paikka: Tarjousten avaamista koskevat ehdot
Vanha arvo
Päivämäärä: 2022-02-04 📅
Uusi arvo
Päivämäärä: 2022-02-09 📅
Muut lisätiedot
“Hankintayksikkö on täsmentänyt tarjouspyynnön liitteenä ollutta tarjouserittelyä.”
Lähde: OJS 2022/S 020-049641 (2022-01-24)
Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2022-05-02) Hankintaviranomainen Nimi ja osoitteet
Yhteyshenkilö: Jouni Heikkinen
Menettely Puitesopimusta koskevat tiedot
Hankintaan liittyy puitesopimuksen tekeminen
Hallinnolliset tiedot
Tätä menettelyä koskeva aiempi julkaisu: 2022/S 003-004781
Sopimuksen tekeminen
1️⃣
Otsikko: VAV/ Avainhallinnan ja lukituksen palvelut
Sopimuksen tekopäivä: 2022-05-02 📅
Tietoa tarjouskilpailuista
Saatujen tarjousten määrä: 4
Pk-yrityksiltä saatujen tarjousten määrä: 2
Sähköisesti vastaanotettujen tarjousten määrä: 4
Toimeksisaajan nimi ja osoite
Nimi: Certego Oy
Kansallinen rekisterinumero: 2127363-0
Postiosoite: Rajatorpantie 8
Postitoimipaikka: Vantaa
Postinumero: 01600
Maa: Suomi 🇫🇮
Alue: Suomi/Finland🏙️
Toimeksisaaja on pk-yritys
Tiedot sopimuksen/erän arvosta (ilman alv:tä)
Hankintasopimuksen/kiinteistön arvioitu kokonaisarvo: EUR 1 704 694 💰
Sopimuksen/osuuden kokonaisarvo: EUR 1 704 694 💰
Lähde: OJS 2022/S 089-243530 (2022-05-02)