Hankinnan kuvaus
Espoon seurakuntayhtymä hankkii leirikeskuspalveluita seurakuntien rippileireille koulujen lomakaudelle 2023-2024 ja optiona vuodelle 2025-2026.
Hankittava leirikeskus tarjoaa leiriläisille majoituksen lisäksi täysihoidon, opetustiloja, saunomis mahdollisuuden, viihtyisän turvallisen ympäristön sekä tarvittaessa muunneltavat puitteet erilaisiin leiriohjelmiin, kuten hartauksiin. Kohteen etäisyys Espoon keskuksesta tulee olla maksimissaan 500 km . Tällä pyritään vähentämään matkakustannuksia sekä matkan vaikutusta ympäristöön.
Hankinnassa kustannusten lisäksi ovat tärkeitä myös kohteen laadulliset tekijät, mahdollisuus omaan rauhaan leirikeskuksessa, ryhmätyötilojen saatavuus ja riittävyys, uimarannan läheisyys sekä ulkoliikuntapaikan tarjoaminen. Ympäristötekijöiden huomioiminen sekä sosiaalinen vastuullisuus toiminnassa ovat hankinnan kannalta myös tärkeitä.
Tilaaja noudattaa seuraavia peruutusehtoja
- tilaisuuden peruutus veloituksetta viimeistään 6 kk ennen ajankohtaa
- tilaisuuden peruutus 3 kk ennen ajankohtaa, veloitus 50 %
- tilaisuuden peruutus 1 kk ennen ajankohtaa, veloitus 100 %
- laskutettava henkilömäärän vahvistetaan viimeistään 14 vrk ennen ajankohtaa
Tapahtuman peruutus sopimuksen tavanomaisista varaus - ja peruutus ehdoista poiketen on myös mahdollinen, mikäli koronavirus tai vastaava aiheuttaa riskejä ihmisten terveydelle leirin ajankohtana. Näissä tilanteissa pyritään ensisijaisesti löytämään uusi ajankohta leirille. Jos uutta ajankohtaa ei löydy, osapuolet neuvottelevat maksun tai sen osan hyvittämisestä. Tapahtuman voi peruuttaa ilman kuluja, jos viranomaiset kehoittavat välttämään ko. alueelle matkustamista. Tilanteita seurataan ja päivitetään uusimpien viranomaisohjeiden mukaisesti.
HANKINTAMENETTELY
Hankinta toteutetaan avoimella menettelyllä, johon kaikki halukkaat toimijat voivat jättää tarjouksensa. Tarjoaja osallistuu hankintamenettelyyn jättämällä tarjouksensa Espoon seurakuntayhtymän Cloudia-tarjousportaaliin (Tarjouspalvelu-portaaliin) kaikkine edellytettyine liitteineen tarjousten jättämiselle varatun määräajan kuluessa. Osatarjoukset tai vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavilla suomen kielellä. Tarjous laaditaan suomen kielellä.
HANKINTAMENETTELYN VAIHEET JA KULKU
Tarjousten vastaanottamisen jälkeen hankintamenettelyn vaiheet ovat seuraavat.
Hankintayksikkö:
1. Avaa tarjoukset tarjousten jättöajan päättymisen jälkeen. Avaustilaisuus ei ole julkinen.
2. Tarkastaa tarjoajan soveltuvuutta koskevat vastaukset. Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 80 §:n mukainen pakollinen poissulkemisperuste. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoajat, joita koskee hankintalain 81 §:n mukainen harkinnanvarainen poissulkemisperuste. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön tarjoajan soveltuvuudelle asettamia vähimmäisvaatimuksia, suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle.
3. Tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden. Hankintayksikön on hylättävä tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset.
4. Vertailee tarjoukset.
5. Tekee hankintapäätöksen ja antaa sen tiedoksi kaikille tarjoajille. Hankintayksikkö antaa päätöksen tiedoksi sähköisesti.
6. Solmii hankintasopimuksen valituksi tulleiden tarjoajien kanssa.