Taloushallinnon kokonaisjärjestelmä

Lyhyt kuvaus

Porvoon kaupunki ja Itä-Uudenmaan hyvinvointialue selvittävät tällä hetkellä Inhouse-muotoisen yhtiön perustamista, jotta yhtiö voisi tuottaa talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita kummallekin toimijalle. Tuleva mahdollinen yhtiö tarvitsee talousjärjestelmän, jotta se voi tuottaa talouspalveluita asiakkailleen. Nyt kilpailutetaan talousjärjestelmä tulevan Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen taloushallinnon tarpeisiin.
Hankintaan sisältyy mahdollisuus laajentaa järjestelmän käyttöä siten, että järjestelmä voidaan ottaa käyttöön myös Porvoon kaupungin asiakkuudelle, joka toteutuessaan tulisi ajankohtaiseksi vuonna 2023/24.
Hankintailmoituksen julkaisee Porvoon kaupunki, jonka Hallintopalvelukeskus tuottaa hallinnollista tukea Itä-Uudenmaan hyvinvointialueelle. Hankintapäätöksen tekee perustettava tukipalveluyhtiö.
Hankinnan toteutuminen edellyttää, että tukipalveluyhtiö perustetaan ja että sen päätetään tuottavan talouspalveluita Itä-Uudenmaan hyvinvointialueelle. Mikäli yhtiötä ei perusteta, hankinta keskeytetään (hankintalaki 125 §).
Hankintasopimus tullaan tekemään määräaikaisena 31.12.2023 asti. Hankinta tehdään määräaikaisena johtuen hyvinvointialueita koskevasta lainsäädännöstä ja siitä, että valmistelutoimielimellä on valtuudet tehdä hankintoja vuoden 2023 loppuun. Sopimukseen sisältyy lisäksi optiokausi ajalle 1.1.2024 - 31.12.2026.
31.12.2026 jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana, ellei tilaaja toisin päätä. Toistaiseksi voimassaolevan sopimuksen molemminpuolinen irtisanomisaika on yhdeksän (9) kuukautta.
Hankinta koskee kaikkia talousjärjestelmien osioita:
- taloussuunnittelu ja budjetointi, sisältäen henkilötasoisen palkkabudjetoinnin.
- ostolaskutus
- myyntilaskutus
- kirjanpito, mukaan lukien
- konsernilaskenta (optio), tulee tarjota
- käyttöomaisuuden kirjanpito
- raportointi, mukaan lukien viranomaisraportoinnin tarpeet täyttävä raportointi
Kilpailutuksella haetaan yhtä (1) kokonaisvastuullista toimittajaa toimittamaan kokonaisratkaisu pilvipalveluna (SaaS) hankintailmoituksessa ja sen liitteissä esitettyjen vaatimusten ja aikataulun mukaisesti, siten että ratkaisu on kokonaisuudessaan hyväksyttynä käytössä 1.1.2023.
Ratkaisujen tulee soveltua julkishallinnollisen organisaation tarpeisiin, ja seurata kuntien ja kuntayhtymien kirjaussuunnitelmaa sekä täyttää kuntatietoraportoinnin tarpeet. Hankinta tehdään tulevaisuushakuisesti, priorisoiden prosessien sähköistämistä ja automatisointia mahdollistavia piirteitä. Ratkaisujen on tarjottava reaaliaikaisia raportointivälineitä niin johdolle kuin käyttäjille. Myös käyttäjäystävällisyys ja prosessien vaiheiden sujuva suorittaminen ovat tilaajalle tärkeitä. Talousjärjestelmien käyttöoikeuksia pitää pystyä hallinnoimaan käyttövaltuushallinnan automatiikkaa hyödyntäen (ADFS-kirjautuminen).

Uudistusten kuvaus

Sopimukseen sisältyy optiokausi ajalle 1.1.2024 - 31.12.2026.
31.12.2026 jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana, ellei tilaaja toisin päätä. Toistaiseksi voimassaolevan sopimuksen molemminpuolinen irtisanomisaika on yhdeksän (9) kuukautta.

Vaihtoehtojen kuvaus

Hankintaan sisältyy mahdollisuus laajentaa järjestelmän käyttöä siten, että järjestelmä voidaan ottaa käyttöön myös Porvoon kaupungin asiakkuudelle, joka toteutuessaan tulisi ajankohtaiseksi vuonna 2023/24.

Nopeutettu menettely

Hankinta tehdään julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 57 §:n mukaisella nopeutetulla menettelyllä. Lain 56 § 2 momentin mukaisia normaaleja määräaikoja ei voida tässä hankinnassa noudattaa, koska käyttöönottoprojektin tulee olla toteutettuna ja järjestelmän käytössä viimeistään 1.1.2023 alkaen.
Hankinnan aikatauluun vaikuttaa keskeisesti Hyvinvointialueita koskeva lainsäädäntö ja se, että Hyvinvointialueet aloittavat toimintansa 1.1.2023.
Arvioitu aikataulu käyttöönottoprojektin kestosta on noin 12 kuukautta. Käyttöönottoon arvioidaan kuluvan tavanomaista pidempi aika, koska eri toimittajilla Suomessa on samanaikaisesti työn alla useita vastaavia Hyvinvointialueiden järjestelmäprojekteja. Toisaalta aikaa arvioidaan kuluvan tavanomaista enemmän, koska Hyvinvointialueilla ei ole valmiina kaikkea sitä mitä talousjärjestelmän käyttöönotto edellyttää, esimerkiksi kirjaussuunnitelma.