Hankinnan kuvaus
Tämän hankinnan kohteena on nykyisin käytössä olevan SAP ECC6 EHP8 päivitys SAP S/4HANAan Certialle ja sen asiakaskorkeakouluille ja SAP-järjestelmien jatkuva ylläpito (sisältäen SAP S/4HANA, SAP BW on HANA, SAP PO, SAP Basis, OpenText, EC-CS). SAP S/4HANA toteutetaan OnPremise -ratkaisuna Certian kumppanin konesaliin.
Certia tuottaa asiakaskorkeakouluilleen taloushallinnon palvelut ja tarjoaa asiakkailleen järjestelmäympäristön osana palveluaan. Käyttöönottoprojektista ja jatkuvasta palvelusta solmitaan sopimus ajalle 10/2023 – 12/2028. Optiona sopimusta voidaan jatkaa vuosille 2029 ja 2030. Sopimuksen tulee olla laajennettavissa myös Certian mahdollisille uusille asiakkaille asiakkuuden ajaksi. Certian taloushallinnon asiakkaana on vuoden 2022 alussa 13 suomalaista korkeakoulua. Loppukäyttäjiä Certian asiakkailla on yhteensä 20 000, joista talouden asiantuntijakäyttäjiä, asiatarkastajia tai hyväksyjiä on noin 6 000.
Certian tiekartta projektin etenemiselle on esitetty liitteessä 1. Toimittajan tarjous käyttöönottoprojektin osalta tulee olla liitteen aikataulun ja sisällön mukainen.
SAP S/4HANA käyttöönottoprojektin sisältö:
Teknisen ympäristön toteutus Certian kumppanin konesaliin
- Toimittaja vastaa järjestelmän teknisestä toteutuksesta Certian kumppanin konesaliin
o Certian kumppanin vastuulla on palvelinten valmistelu ennen SAP-asennuksia
Sandbox-ympäristön toteutus ja toiminnallisuuksien rakentaminen ja varmistaminen:
- Teknisen migraation läpiviennin varmistaminen riskien minimoimiseksi
- Sandbox-ympäristön tuottaminen rajatulla datalla S/4HANA prosessien testausta ja käyttöönotettavien Fiorien suunnittelua varten
o Sandbox-ympäristön rakentaminen sisältää:
Certian käytössä olevat SAP-modulit (Liite 9)
Certian ympäristöön tehdyt räätälöinnit (Liite 2: Certian SAP-järjestelmän Custom Code Check -raportti)
Liitteen 3 mukaiset toiminnallisuudet, joiden tulee toimia myös SAP S/4HANA -ratkaisussa
• Huomioitava myös liite 4, SA laskutuksen toiminnallisuus
Liittymien (Liite 5: Liittymät) toimivuuden varmistaminen niin, että tiedonsiirtoihin SAP-järjestelmän ja PO:n välille ei tule kuin välttämättömiä muutoksia. PO:n asiakasrajapinnan tiedonsiirtojen tulee pysyä ennallaan. Mikäli PO:hon vaaditaan muutoksia, vastaa toimittaja näistä.
OpenText yhteensopivuuden varmistaminen (OpenTextiin ei tehdä muutoksia käyttöönottoprojektissa)
BW toiminnallisuuksien toimivuuden varmistaminen (BW on HANA versio 7.5)
• Tiedonsiirtoihin SAP BW:n ja SAP-järjestelmän välille ei tule muutoksia
• Tiedonsiirtoihin SAP PO:n ja OpenHubien välille ei tule muutoksia
- Teknisen ympäristön testaus
o Toimittaja tekee yksikkötestauksen huomioiden ympäristön rakentamisessa mainitut seikat
o Toimittaja vastaa integraatiotestauksesta ja sen testitapausten tekemisestä, Certia suorittaa testauksen. Toimittaja tukee testauksessa ja vastaa tarvittavien korjauksien tekemisestä.
- Certian pääkäyttäjien koulutus ja muokattavissa olevat koulutusmateriaalit loppukäyttäjien koulutuksen pohjaksi
Migraatioprojekti:
- Perustietojen saattaminen migraatiovalmiuteen, lisäksi huomioitava:
o Business Partner valmistelu – CVI konfigurointi (Customer-Vendor Integration)
o Arvonlisäverotukseen liittyvät perustiedot (alv-koodit, verotaulut)
- Migraation läpivieminen
o Migraatiossa otettava huomioon, että datasta on arkistoituna vuodet 2010-2016 OpexText-järjestelmässä. Uudella HANA-ratkaisulla tulee pystyä katselemaan myös arkistoitua dataa.
- Käyttöoikeusroolien määrittely ja tuki migraatiossa sekä roolien jakamisessa IDM:n kautta
- Toimittaja vastaa yksikkötestauksesta ja integraatiotestauksesta yhdessä sovittujen testitapausten mukaisesti. Certia tekee hyväksymistestauksen uuden järjestelmän osalta, toimittaja tukee testauksessa ja vastaa mahdollisista korjauksista.
- Muut migraatioprojektiin liittyvät tehtävät ottaen huomioon Sandbox -vaiheessa esiin nousseet kehitysasiat perustoiminnallisuuksien varmistamiseksi
- Alla lueteltuihin osa-alueisiin ei tehdä muutoksia migraatioprojektissa. Toimittajan on otettava huomioon, että ko. osa-alueiden toiminnallisuuksien tulee säilyä ennallaan migraation jälkeen. Toimittaja vastaa tarvittavista korjauksista migraatiossa, jotta alla luetellut osa-alueet pystyvät jatkamaan toimintaansa migraation jälkeen ennallaan.
o SAP Travel (Mini-HR), jatkaa Compatibility Mode:ssa migraation jälkeen
o Ostolaskujen kierrätys (Smart Invoice)
o Varastonhallinta (MM)
o Vastuuhenkilösovellus (Kustannuskohdisteiden vastuuhenkilöiden ylläpitoon rakennettu Fiori)
Räätälöitävät Fiorit:
- ”Myyntitilaus (VA01-VA03)” käyttöliittymä
- Projektihallinnan ”Projektin ylläpito (CJ20N ja CJR2)” käyttöliittymä
Fiori sovellusalustan käyttöönotto
- Fiori sovellusalustan käyttöönotto ja Certian käyttäjien koulutus
- SSO/MFA autentikointikonseptin käyttöönotto
- Standardi Fiorien valinta ja käyttöönotto/julkaisu
- 3. osapuolen sovellusten julkaisu
Jatkuva palvelu sopimuskauden ajan sisältäen:
- Ylläpitopalvelut (SAP PO, S/4HANA, SAP BW on HANA, SAP Basis, OpenText)
o Ei palvelinalustan ylläpitoa, Certian kumppani vastaa palvelinalustasta ja sen ylläpidosta, kuten päivityksistä ja varmuuskopioista
- Raportoinnin ja valvonnan
- Tuki- ja neuvontapalvelut
- Jatkuvan palvelun sopimus ei koske osa-alueita, joita ei migroida (SAP Travel (Mini-HR), Ostolaskujen kierrätys (Smart Invoice), Varastonhallinta (MM), Vastuuhenkilösovellus (Kustannuskohdisteiden vastuuhenkilöiden ylläpitoon rakennettu Fiori)
- Jatkuvan palvelun osalta otettava huomioon, että Certian SAP-järjestelmää kehittävät jatkossa myös muut kumppanit (Certian SAP-järjestelmän pienkehityksen kumppanitoimittajat).