Hankinnan kuvaus
SaaS-palvelu sisältää tarvittavat käyttöliittymät, ohjelmat, laitteistot, varusohjelmistot, lisenssit ja ylläpito- ja tukipalvelut tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti.
Hankittava kokonaisuus on ratkaisu, jonka elinkaaresta on olemassa kehityssuunnitelma yli kuuden (6) vuoden päähän. Ratkaisuun sisältyy vaiheen 1 ja 2 käyttöönotto integraatioineen, jatkuvat palvelut, optiot sekä muutoshallinnan kautta toteutettavat toiminnallisuudet.
Sähköiseen arkistoon siirretään pitkäaikaisesti ja pysyvästi säilytettävää aineistoa. Arkistoitavalla aineistolla tarkoitetaan pitkään (yli kymmenen (10) vuotta) säilytettävää tai pysyvästi säilytettävää aineistoa. Mikäli kyse on elinkaaren päättävästä järjestelmästä tai mahdollisesta muusta poikkeavasta tilanteesta, arkistoitava aineisto voi myös kattaa lyhyen, alle kymmenen (10) vuotta säilytettävän aineiston.
Sähköiseen arkistoon siirretään asiakirja-aineistot operatiivisista järjestelmistä tai muulta tietovälineeltä. Siirrettävien aineistojen osalta noudatetaan Sähke2-metatietomallia.
Vantaan työntekijät (AD) pääsevät käyttöoikeuksiensa rajoissa lukemaan suoraan sähköisen arkiston aineistoja.
Hankittavaan sähköiseen arkistokokonaisuuteen sisältyvät mm. seuraavat erilliset arkistoinstanssit:
1) Vantaan kaupungin sähköinen arkisto
2) Vantaan Sote-arkisto (optio)
3) Varhaiskasvatuksen arkisto
4) Vantaan konserniyhtiöiden arkistot (jokainen yhtiö eriytetty).
Aineisto- ja lokitietojen tulee olla rajattu käyttöoikeuksien mukaisesti. Ratkaisulla on pääkäyttäjä, ja eri arkistoilla on omat erilliset pääarkistonhoitajat.
Sähköisen arkiston toiminnalliset vaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti liitteessä Vaatimusmäärittelyt. Alustavat käyttäjäroolit on kuvattu vaatimusmäärittelyssä ja muissa tarjouspyynnön liitteissä.
Hankintaa ohjaavat oikeusohjeet muodostuvat Euroopan unionin tai kansallisesta lainsäädännöstä (esim. EU:n asetus sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisiin transaktioihin liittyvistä luottamuspalveluista sisämarkkinoilla, eIDAS ja EU:n yleinen tietosuoja-asetus, GDPR ja tiedonhallintalaki) sekä määräyksistä, normeista ja ohjeista.
Käyttöönottovaiheet
Vaihe 1, v. 2021 toukokuu–syyskuu
– Vantaan sähköisen (SaaS) arkistoratkaisun toteutus
Siirrot seuraavista operatiivisista järjestelmistä:
– eHijat1, HR-aineistot (testisiirto)
– Kuntatoimisto, vanhan diaarijärjestelmän aineistot
Integraatiot:
– MS Azure AD (käyttövaltuushallinta Vantaan sisäisille käyttäjille)
– WebArkki, Vantaan tiedonohjausjärjestelmä.
Vaihe 2, v. 2021 lokakuu–joulukuu
Operatiiviset järjestelmät ja aineistot:
– eHijat1, HR-aineistot (osittainen aineistosiirto)
– Asta-järjestelmän jatkuvat ajastetut aineistosiirrot
– Muut vaatimusmäärittelyssä vaiheeseen 2 määritellyt toiminnot.
Optiot:
Vaatimusmäärittelyn (liite 2) välilehden Optiot mukaisesti.
Ratkaisua voidaan muutoshallinnan kautta tilaajan päätöksellä kehittää hankkimalla uusia toiminnallisuuksia, kokonaisuuksia sekä integraatioita. Lisäksi ratkaisuun voidaan muutoshallinnan kautta tilaajan päätöksellä liittää uusia arkistoitavia kokonaisuuksia.